Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Hiểu Đúng Về Hàng Mẫu Và Hóa Đơn Hàng Mẫu

Chào bạn, có lẽ bạn đang tìm hiểu về việc xuất hóa đơn hàng mẫu theo thông tư 78 phải không? Tôi cũng đã từng rất lúng túng với vấn đề này, nhất là khi công ty mình bắt đầu có nhu cầu gửi sản phẩm mẫu cho đối tác hoặc khách hàng tiềm năng. Nhiều người cứ nghĩ hàng mẫu là cho không, nên không cần hóa đơn, nhưng thực tế không phải vậy đâu.

Theo quy định hiện hành, cụ thể là Thông tư 78/2021/TT-BTC, hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng mẫu, khuyến mại theo chương trình khuyến mại… đều phải lập hóa đơn khi xuất kho. Điều này nghe có vẻ phiền phức, nhưng nó giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch tài sản, chi phí và là cơ sở để tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có). Nói nôm na, dù là cho đi để kỳ vọng bán được hàng sau này, thì về mặt kế toán, nó vẫn là một nghiệp vụ phát sinh.

Hàng mẫu khác gì với hàng khuyến mại?

Đây là điểm dễ nhầm lẫn. Hàng mẫu thường là sản phẩm được gửi đi để người nhận trải nghiệm, đánh giá chất lượng, không kèm theo điều kiện mua hàng ngay. Còn hàng khuyến mại (như hàng tặng kèm, quà tặng) thường đi kèm với một giao dịch mua bán cụ thể. Tuy nhiên, cả hai trường hợp này đều cần có hóa đơn khi xuất kho theo quy định.

Điều Kiện Để Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Theo Thông Tư 78

Không phải cứ xuất hàng đi là lập hóa đơn ngay. Để xuất hóa đơn hàng mẫu theo thông tư 78 một cách hợp lệ và hợp lý, bạn cần đảm bảo một số điều kiện cơ bản sau:

• Có văn bản, chương trình cụ thể: Doanh nghiệp cần có quyết định, kế hoạch hoặc văn bản phê duyệt nội bộ về việc cung cấp hàng mẫu. Điều này chứng minh tính chính đáng của nghiệp vụ.
• Xác định rõ đối tượng nhận: Hàng mẫu phải được gửi cho đối tác, khách hàng cụ thể, có thông tin liên hệ rõ ràng. Không thể ghi chung chung.
• Lập biên bản bàn giao hoặc xác nhận: Nên có biên bản giao nhận hàng mẫu có chữ ký của bên nhận. Đây là chứng từ quan trọng đi kèm hóa đơn.
• Tuân thủ về giá: Giá ghi trên hóa đơn hàng mẫu thường là giá xuất kho (giá vốn) hoặc giá bán chưa bao gồm thuế GTGT. Bạn cần nhất quán trong chính sách kế toán của mình.

Tôi nhớ có lần công ty tôi gửi mẫu vải cho một đối tác may mặc mà quên lập biên bản. Đến cuối kỳ, kế toán vật tư và kế toán thuế "cãi nhau" vì số liệu không khớp, mãi mới tìm ra nguyên nhân. Bài học là mọi thứ phải có giấy tờ rõ ràng.

Quy Trình Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Đúng Chuẩn

Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ mô tả quy trình mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng. Nó khá đơn giản nếu bạn làm tuần tự.

1. Lập Đề Xuất/Phiếu Yêu Cầu: Bộ phận kinh doanh hoặc marketing lập đề xuất xuất hàng mẫu, nêu rõ lý do, đối tượng nhận, số lượng, chủng loại hàng.
2. Phê Duyệt Nội Bộ: Đề xuất được trình lên cấp có thẩm quyền (Trưởng phòng, Giám đốc) để phê duyệt.
3. Xuất Kho & Lập Hóa Đơn: Căn cứ vào đề xuất đã duyệt, thủ kho xuất hàng và kế toán lập hóa đơn. Trên hóa đơn cần ghi rõ: "Hàng mẫu", "Hàng quảng cáo" hoặc "Hàng biếu tặng".
4. Giao Nhận & Ký Xác Nhận: Giao hàng cho đối tác và lập biên bản giao nhận có đầy đủ chữ ký.
5. Lưu Trữ Chứng Từ: Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ (Đề xuất, Hóa đơn, Biên bản) để lưu trữ và làm căn cứ hạch toán.

Một lưu ý nhỏ từ trải nghiệm của tôi: Nếu bạn dùng hóa đơn điện tử, hãy tận dụng mục "Ghi chú" hoặc tạo một mẫu hóa đơn riêng cho hàng mẫu để dễ quản lý và tra cứu hóa đơn sau này. Việc này cực kỳ tiện lợi khi cần kiểm tra lại lịch sử gửi mẫu cho từng khách hàng.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu

Làm đúng quy trình là một chuyện, nhưng để tránh những rắc rối về thuế sau này, bạn cần ghi nhớ mấy điểm then chốt này.

Về Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

Đây là vấn đề gây tranh cãi nhiều nhất. Theo Thông tư 78, hàng hóa dùng để quảng cáo, hàng mẫu không được tính là hàng khuyến mại nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của số hàng này. Nghĩa là, nếu bạn mua nguyên vật liệu về làm mẫu, số thuế GTGT đầu vào của phần nguyên vật liệu đó bạn không được khấu trừ, mà phải tính vào chi phí. Tuy nhiên, nếu hàng mẫu sau đó được bán ra (ví dụ khách hàng giữ lại và thanh toán), thì lúc đó mới được lập hóa đơn bán hàng và kê khai thuế bình thường. Khá là rắc rối, nên tốt nhất bạn nên tham vấn kế toán trưởng hoặc chuyên gia thuế của công ty.

Về Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

Giá trị của hàng mẫu xuất đi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nhưng nhớ là phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ như tôi đã nói ở trên. Không có hóa đơn, cơ quan thuế sẽ loại chi phí này ra và bạn sẽ bị tính thuế cao hơn.

Ngoài ra, nếu bạn cần xuất hóa đơn cho cá nhân nào đó nhận hàng mẫu (ví dụ một KOL, một chuyên gia đánh giá), bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết trong bài viết về cách xuất hóa đơn cho cá nhân theo Thông tư 78 để nắm rõ các quy định về thông tin ghi trên hóa đơn trong trường hợp này.

So Sánh Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Với Các Trường Hợp Khác

Để bạn không bị nhầm lẫn, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Nhìn vào là thấy ngay sự khác biệt.

Như bạn thấy, mỗi loại có một cách xử lý khác nhau. Đặc biệt, nếu bạn bán lẻ, việc xuất hóa đơn cho khách lẻ cũng có những quy tắc riêng mà bạn nên nắm vững. Bạn có thể đọc thêm trong bài hướng dẫn xuất hóa đơn cho khách lẻ để được giải đáp chi tiết.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu

Phần này tôi tổng hợp lại những thắc mắc mà tôi và đồng nghiệp hay gặp phải nhất. Hy vọng giải đáp được băn khoăn của bạn.

1. Xuất hàng mẫu cho nhân viên dùng thử có cần lập hóa đơn không?

Có. Về bản chất, đây vẫn là hàng hóa xuất ra khỏi kho để sử dụng cho mục đích quảng cáo, nội bộ. Bạn vẫn cần lập hóa đơn xuất kho nội bộ và hạch toán vào chi phí hợp lý. Nên có văn bản phê duyệt việc phát mẫu cho nhân viên.

2. Có bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho hàng mẫu không?

Từ ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi nghiệp vụ, bao gồm cả xuất hàng mẫu. Trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vì vậy, khả năng cao là bạn phải dùng hóa đơn điện tử.

3. Nếu khách hàng không trả lại hàng mẫu, xử lý thế nào?

Nếu có thỏa thuận trả lại mà khách không trả, bạn có thể chuyển giá trị lô hàng mẫu đó sang khoản phải thu khó đòi và xử lý theo chính sách công ty. Về thuế, vì ban đầu đã không khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đã tính vào chi phí, nên việc này không ảnh hưởng nhiều đến kê khai thuế GTGT nữa.

4. Làm sao để quản lý hiệu quả việc xuất hàng mẫu?

Câu trả lời là nhờ công nghệ. Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán có tích hợp chức năng quản lý xuất hàng mẫu. Ghi chú rõ ràng trên từng phiếu, số hóa biên bản giao nhận. Việc tra cứu hóa đơn điện tử cũng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn dùng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, giúp bạn lọc và tìm kiếm các hóa đơn hàng mẫu một cách nhanh chóng.

Giải Pháp Phần Mềm Hỗ Trợ Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu

Thú thật, làm thủ công mọi thứ rất dễ sai sót và mất thời gian. Giờ đây, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các giải pháp phần mềm để tự động hóa quy trình này.

Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt không chỉ giúp bạn lập hóa đơn điện tử cho hàng mẫu nhanh chóng, mà còn cho phép bạn:

• Tạo mẫu hóa đơn riêng với tiêu đề "HÓA ĐƠN HÀNG MẪU/QUẢNG CÁO".
• Tự động điền thông tin dựa trên đề xuất đã được phê duyệt trong hệ thống ERP.
• Liên kết chứng từ (Biên bản giao nhận scan) ngay trên hóa đơn.
• Dễ dàng lọc, tìm kiếm và báo cáo tổng hợp tất cả các hóa đơn hàng mẫu đã xuất trong kỳ.
• Hỗ trợ tra cứu hóa đơn theo mã, ngày, khách hàng, mặt hàng chỉ với vài cú click.

Việc có một hệ thống website hoặc phần mềm tra cứu hóa đơn toàn diện thực sự là cứu cánh cho bộ phận kế toán và kinh doanh. Nó giúp mọi thứ minh bạch, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần đối chiếu, kiểm tra.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn hàng mẫu theo thông tư 78 không quá phức tạp nếu bạn nắm vững bản chất và quy trình. Quan trọng nhất là phải có chứng từ đầy đủ và xử lý đúng về thuế. Đừng ngại đầu tư vào các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn và hóa đơn điện tử để công việc được trơn tru, chuyên nghiệp hơn. Nếu còn băn khoăn gì, bạn có thể để lại câu hỏi hoặc tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để có thêm nhiều thông tin hữu ích khác.