Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: A-Z cho DN!

Giới thiệu: Chuyện xuất hóa đơn thời 4.0

Chào bạn, dạo này công việc làm ăn thế nào rồi? Chắc hẳn là đang bận rộn với đống sổ sách, giấy tờ, đặc biệt là mấy cái hóa đơn phải không? Thời buổi 4.0 rồi, ai còn ôm khư khư cái đống hóa đơn giấy nữa, chuyển sang hóa đơn điện tử hết rồi bạn ạ! Nhưng mà xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư nào cho đúng quy định, không bị phạt ấy chứ? Đấy, chính là câu chuyện về xuất hóa đơn theo Thông tư 78 mà tôi muốn chia sẻ với bạn hôm nay.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về Thông tư 78, từ khái niệm, đối tượng áp dụng, nguyên tắc, hình thức hóa đơn, đến cách lựa chọn phần mềm hỗ trợ. Nói chung là đọc xong bài này, bạn sẽ tự tin "cân" được mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, không lo bị "hỏi thăm" bởi các chú thuế nữa!

Thông tư 78 là gì? Tại sao lại quan trọng?

Nói một cách dễ hiểu, Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) là văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử. Nó thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC và một số văn bản khác, đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ trong việc điện tử hóa quy trình hóa đơn của Việt Nam. Theo đó, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn mới này.

Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Theo tôi thấy, có mấy lý do chính sau:

• Minh bạch và chống gian lận: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra, từ đó hạn chế tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn khống, trốn thuế.
• Tiết kiệm chi phí: Không còn tốn tiền in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp.
• Thuận tiện và nhanh chóng: Phát hành, gửi nhận hóa đơn mọi lúc mọi nơi, giảm thời gian xử lý, thanh toán.
• Bắt kịp xu hướng: Hòa nhập với xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Ví dụ, trước đây, một công ty như chỗ tôi, mỗi tháng tốn cả chục triệu đồng cho việc in ấn, lưu trữ hóa đơn. Từ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, chi phí này giảm hẳn, mà lại còn tiện lợi hơn nhiều.

Ai cần xuất hóa đơn theo Thông tư 78?

Theo quy định của Thông tư 78, đối tượng áp dụng bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư.
• Tổ chức kinh tế được thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức khác có hoạt động kinh doanh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Nói tóm lại, hầu hết các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh đều phải thực hiện xuất hóa đơn theo Thông tư 78. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp được miễn trừ, ví dụ như hộ kinh doanh cá thể có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn mình có thuộc đối tượng áp dụng hay không, tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được giải đáp.

Nguyên tắc "vàng" khi xuất hóa đơn theo TT78

Để xuất hóa đơn theo Thông tư 78 một cách chuẩn chỉ, bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau:

• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ: Thông tin trên hóa đơn phải khớp với thực tế giao dịch, không được sai sót, tẩy xóa.
• Tuân thủ định dạng: Hóa đơn phải tuân thủ theo định dạng XML quy định của cơ quan thuế.
• Ký điện tử hợp lệ: Hóa đơn phải được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ của người bán.
• Gửi hóa đơn cho người mua: Hóa đơn phải được gửi cho người mua ngay sau khi phát hành, bằng phương thức điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn an toàn: Hóa đơn phải được lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian quy định.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến việc lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Bạn có thể tham khảo Cách Tra Cứu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Nhanh Nhất để biết thêm chi tiết.

Một lời khuyên nhỏ là nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn, tránh sai sót không đáng có. "Cẩn tắc vô áy náy" mà!

Các hình thức hóa đơn theo Thông tư 78

Theo Thông tư 78, có hai hình thức hóa đơn điện tử chính:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế, hoặc mới thành lập. Hóa đơn này phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế còn lại. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hóa đơn.

Vậy làm sao để biết mình thuộc đối tượng nào? Cái này thì bạn phải căn cứ vào thông báo của cơ quan thuế. Nếu không có thông báo gì, thì mặc định là bạn được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

À, còn một loại nữa là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cái này thì dành cho các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng... Nói chung là những nơi có số lượng giao dịch lớn, cần xuất hóa đơn nhanh chóng. Hóa đơn này cũng không cần mã của cơ quan thuế, nhưng phải đáp ứng một số yêu cầu đặc biệt về phần mềm, thiết bị.

So sánh hóa đơn điện tử theo TT32 và TT78

Để bạn dễ hình dung hơn về sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 (cũ) và Thông tư 78 (mới), tôi xin phép lập một bảng so sánh nhỏ:

Nhìn vào bảng này, bạn có thể thấy rõ là Thông tư 78 có nhiều thay đổi quan trọng so với Thông tư 32. Đặc biệt là về định dạng hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế và lưu trữ dữ liệu. Do đó, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là điều bắt buộc, không thể trì hoãn.

Lưu ý quan trọng khi chuyển đổi và sử dụng

Trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín: Điều này rất quan trọng, vì phần mềm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của bạn. Nên chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín, hỗ trợ tốt.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Thủ tục này khá đơn giản, bạn có thể làm trực tuyến hoặc đến trực tiếp cơ quan thuế.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên của bạn nắm vững quy trình, thao tác trên phần mềm.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn: Tránh sai sót, nhầm lẫn.
• Lưu trữ hóa đơn an toàn: Sử dụng các biện pháp bảo mật để tránh mất mát, rò rỉ dữ liệu.

Ngoài ra, bạn cũng nên thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất về Thông tư 78 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Luật pháp thay đổi liên tục mà!

Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn theo Thông tư 78. Mỗi phần mềm có những ưu điểm, nhược điểm riêng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mình.

Một số tiêu chí bạn có thể tham khảo khi lựa chọn phần mềm:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết hay không? (ví dụ: tạo hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo, tích hợp với các phần mềm khác...)
• Giá cả: Giá cả có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không?
• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm có thân thiện, dễ sử dụng hay không?
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp có hỗ trợ tốt hay không?
• Uy tín: Nhà cung cấp có uy tín trên thị trường hay không?

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Phần mềm tra cứu hóa đơn để lựa chọn cho mình một phần mềm ưng ý.

Tôi thấy nhiều doanh nghiệp hay dùng các phần mềm như MISA MeInvoice, BKAV eHoadon, Thai Son eInvoice... Bạn có thể tìm hiểu thêm về các phần mềm này và so sánh để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

FAQ: Giải đáp thắc mắc về xuất hóa đơn TT78

Chắc hẳn bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về xuất hóa đơn theo Thông tư 78 đúng không? Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời:

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp tôi mới thành lập, có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?

Trả lời: Có, trừ khi bạn thuộc trường hợp được miễn trừ theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 2: Tôi có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được không?

Trả lời: Không, bạn chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn duy nhất.

Câu hỏi 3: Tôi làm mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?

Trả lời: Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cấp lại hóa đơn (bản sao).

Câu hỏi 4: Tôi muốn tra cứu hóa đơn điện tử của mình thì làm như thế nào?

Trả lời: Bạn có thể tra cứu trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc trên trang web của nhà cung cấp phần mềm. Chi tiết bạn có thể xem tại Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: Chi Tiết & Dễ Hiểu!.

Câu hỏi 5: Hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT khác nhau như thế nào?

Trả lời: Bạn có thể tìm hiểu thêm về Hóa Đơn Trực Tiếp và Hóa Đơn VAT: Phân Biệt & Cách Chọn để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Kết luận: Đừng để hóa đơn "ngáng đường" doanh nghiệp!

Vậy là tôi đã chia sẻ với bạn tất tần tật về xuất hóa đơn theo Thông tư 78 rồi đấy. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định mới và áp dụng thành công vào thực tế.

Nói chung, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đừng ngần ngại thay đổi để bắt kịp thời đại, bạn nhé! Nếu bạn cần thêm thông tin hay có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi hoặc các chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ.

Chúc bạn thành công!