Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Thông Tư 78 Và Hóa Đơn Xuất Khẩu: Điểm Khác Biệt Lớn

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn đã từng đau đầu với việc xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78. Tôi còn nhớ lần đầu tiên phụ trách mảng này, cứ tưởng xuất hóa đơn cho khách nước ngoài cũng giống như trong nước, ai ngờ sai be bét. Thông tư 78/2021/TT-BTC thực sự đã tạo ra một hành lang pháp lý rõ ràng hơn, nhưng cũng kèm theo những quy định chặt chẽ mà nếu không nắm vững, doanh nghiệp dễ mắc sai sót, ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT và hoàn thuế sau này.

Về cơ bản, xuất hóa đơn xuất khẩu là việc lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Điểm then chốt ở đây là giao dịch phải có yếu tố “xuất khẩu” – tức là hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc dịch vụ được cung cấp cho đối tác nước ngoài. Khác với xuất hóa đơn cho khách lẻ trong nước, hóa đơn xuất khẩu có nhiều trường thông tin đặc thù và yêu cầu về chứng từ đi kèm khá phức tạp.

Điều Kiện Để Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu Theo Thông Tư 78

Không phải cứ bán hàng cho người nước ngoài là được gọi là xuất khẩu và xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 đâu. Tôi đã gặp không ít trường hợp doanh nghiệp nhầm lẫn ở điểm này, dẫn đến việc kê khai thuế sai. Để được xuất hóa đơn xuất khẩu, giao dịch của bạn phải đáp ứng một số điều kiện tiên quyết sau:

Điều Kiện Về Hàng Hóa, Dịch Vụ

Hàng hóa phải thực sự xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, được xác nhận bởi tờ khai hải quan. Còn đối với dịch vụ, phải là dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài và không phát sinh tại Việt Nam. Ví dụ, bạn cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế website cho một công ty tại Mỹ, công việc được thực hiện và chuyển giao hoàn toàn qua internet, không có nhân viên nào của đối tác sang Việt Nam làm việc cùng.

Điều Kiện Về Chứng Từ

Đây là phần “khó nhằn” nhất. Bạn bắt buộc phải có hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), và quan trọng nhất là Tờ khai hải quan đã được thông quan đối với hàng hóa. Với dịch vụ, cần có hợp đồng cung cấp dịch vụ với bên nước ngoài và các chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Thiếu một trong những thứ này, cơ quan thuế có quyền từ chối không công nhận đó là hoạt động xuất khẩu.

Các Bước Thực Hiện Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu Cụ Thể

Vậy quy trình để xuất một hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 diễn ra như thế nào? Tôi sẽ chia sẻ các bước thực tế mà team của tôi vẫn đang áp dụng, hy vọng giúp bạn hình dung rõ hơn.

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Xác Nhận Thông Tin

Trước khi lên hóa đơn, hãy chắc chắn bạn đã có đầy đủ: Hợp đồng, Tờ khai hải quan (bản scan có dấu đỏ của hải quan), Thông tin đầy đủ của người mua (tên, địa chỉ nước ngoài, mã số thuế nếu có). Đặc biệt kiểm tra kỹ số tờ khai, ngày thông quan. Một sai sót nhỏ ở đây có thể kéo theo cả một chuỗi vấn đề về sau.

Bước 2: Lập Hóa Đơn Điện Tử

Khi lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần chú ý điền đúng các trường quan trọng:

• Loại hóa đơn: Chọn “Hóa đơn xuất khẩu”.
• Thông tin người mua: Ghi đầy đủ tên và địa chỉ bằng tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ trong hợp đồng).
• Mã số thuế người mua: Nếu đối tác có mã số thuế nước ngoài (như Tax ID của Mỹ), nên điền vào. Nếu không, có thể để trống hoặc ghi “Không có”.
• Thông tin hàng hóa: Mô tả bằng tiếng Anh, đơn vị tính, đơn giá, tổng tiền. Lưu ý: Đơn giá và tổng tiền ghi bằng đồng ngoại tệ (USD, EUR…) theo hợp đồng, đồng thời ghi rõ tỷ giá áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn để quy đổi ra VND.
• Trường “Tờ khai hải quan”: Đây là trường bắt buộc. Bạn phải điền số tờ khai và ngày thông quan vào đây.

Sau khi lập xong, ký số và phát hành hóa đơn cho đối tác. Nhớ lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn. Thông thường, nên xuất hóa đơn sau khi có tờ khai hải quan đã thông quan, hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng (có thể xuất trước khi giao hàng - Proforma Invoice, nhưng hóa đơn chính thức vẫn phải đính kèm tờ khai).

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Hóa Đơn Xuất Khẩu

Từ kinh nghiệm bản thân và trao đổi với nhiều kế toán trưởng, tôi rút ra mấy điểm “vàng” sau, nếu bỏ qua rất dễ bị quyết định truy thu thuế:

1. Tỷ Giá Ngoại Tệ: Đây là lỗi phổ biến. Tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ ra VND trên hóa đơn phải là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Bạn không được tự ý chọn một tỷ giá có lợi. Hãy ghi rõ tỷ giá đó vào hóa đơn.

2. Ký Hiệu Hóa Đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn xuất khẩu có thể giống hoặc khác hóa đơn nội địa, tùy theo đăng ký với cơ quan thuế. Nhưng phải đảm bảo đó là hóa đơn điện tử hợp pháp, có mã của cơ quan thuế.

3. Chứng Từ Đính Kèm: Khi nộp hồ sơ khai thuế GTGT để được hưởng thuế suất 0%, bạn phải nộp kèm bản scan hóa đơn xuất khẩu, tờ khai hải quan, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Hồ sơ phải được lưu trữ đầy đủ, vì cơ quan thuế có quyền kiểm tra sau 5-10 năm.

4. Trường Hợp Hàng Mẫu, Quảng Cáo: Với hàng xuất khẩu là hàng mẫu, hàng quảng cáo không thanh toán, việc xuất hóa đơn cũng cần tuân thủ quy định riêng. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về xuất hóa đơn hàng mẫu để tránh sai sót.

So Sánh Hóa Đơn Xuất Khẩu Và Hóa Đơn Nội Địa

Để bạn dễ hình dung sự khác biệt, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Cá nhân tôi thấy việc nắm rõ những điểm này giúp công việc kế toán trôi chảy hơn hẳn.

Nhìn vào bảng, bạn có thể thấy xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 phức tạp hơn hẳn về mặt thủ tục và ràng buộc chứng từ. Điều này cũng dễ hiểu vì nó liên quan đến dòng tiền xuyên biên giới và chính sách hoàn thuế của nhà nước.

Giải Pháp Phần Mềm Hỗ Trợ Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu

Làm thủ công tất cả các bước trên vừa chậm vừa dễ sai. Giờ đây, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để tối ưu hóa quy trình. Những phần mềm này không chỉ giúp lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, mà còn có những tính năng đặc thù cho xuất khẩu:

• Tự động điền thông tin tờ khai hải quan: Khi bạn nhập số tờ khai, phần mềm có thể tự động đồng bộ ngày thông quan, thông tin hàng hóa từ hệ thống hải quan điện tử (nếu được kết nối).
• Kiểm soát tỷ giá: Phần mềm tự động cập nhật tỷ giá từ Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
• Lưu trữ và liên kết chứng từ: Bạn có thể đính kèm trực tiếp file scan tờ khai hải quan, hợp đồng vào hóa đơn, tạo thành một bộ hồ sơ điện tử hoàn chỉnh, dễ dàng tra cứu hóa đơn sau này khi cần.
• Cảnh báo sai sót: Phần mềm sẽ cảnh báo nếu bạn để trống trường bắt buộc như số tờ khai, hoặc nhập đơn giá chưa phù hợp.

Sử dụng phần mềm không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định về xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78, mà còn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Nó đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp có tần suất xuất khẩu cao.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu

Có được xuất hóa đơn xuất khẩu trước khi có tờ khai hải quan không?

Về nguyên tắc, bạn cần có tờ khai hải quan đã thông quan để chứng minh hàng đã thực sự xuất khẩu. Tuy nhiên, trong thực tế, một số doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn (dạng Proforma) trước để đối tác mở L/C hoặc làm thủ tục thanh toán. Hóa đơn chính thức (để kê khai thuế) vẫn nên xuất sau khi có đầy đủ chứng từ. Việc này cần được thỏa thuận rõ trong hợp đồng.

Xuất hóa đơn xuất khẩu cho cá nhân nước ngoài có được không?

Hoàn toàn được. Dù người mua là cá nhân hay tổ chức, miễn là họ không cư trú tại Việt Nam và hàng hóa/dịch vụ được xuất/tiêu dùng ở nước ngoài. Thủ tục về chứng từ có thể đơn giản hơn nếu là hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không, bưu điện (có chứng từ vận chuyển quốc tế thay cho tờ khai hải quan truyền thống). Bạn có thể xem thêm về cách xuất hóa đơn cho cá nhân trong một số trường hợp cụ thể.

Nếu xuất hóa đơn sai thông tin trên tờ khai hải quan thì xử lý thế nào?

Đây là tình huống khá rủi ro. Cách tốt nhất là hủy hóa đơn sai đó (nếu chưa kê khai thuế) và xuất lại hóa đơn mới với thông tin chính xác. Nếu đã kê khai thuế, bạn cần làm thủ tục điều chỉnh hóa đơn theo quy định. Tốt hơn hết là nên kiểm tra kỹ thông tin giữa hợp đồng, tờ khai và hóa đơn trước khi phát hành.

Dịch vụ xuất khẩu phần mềm, số hóa có cần tờ khai hải quan không?

Không. Với dịch vụ xuất khẩu (như dịch vụ phần mềm, tư vấn qua mạng), chứng từ chính là hợp đồng dịch vụ và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, SWIFT). Bạn không cần tờ khai hải quan nhưng phải chứng minh được dịch vụ được cung cấp và tiêu dùng ở nước ngoài.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và am hiểu quy định. Nắm vững các điều kiện, bước thực hiện và lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp bạn tận dụng được ưu đãi thuế suất 0%, hoàn thuế GTGT đầu vào hiệu quả và tránh được những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế. Nếu công việc này quá phức tạp, đừng ngần ngại tìm đến các giải pháp công nghệ như phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để được hỗ trợ tốt nhất.