Chào mọi người! Định khoản kế toán là gì mà khiến bao dân kế toán mới vào nghề phải đau đầu? Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật về bản định khoản kế toán, từ những khái niệm cơ bản đến cách lập định khoản nâng cao. Đảm bảo sau bài viết này, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều với công việc kế toán của mình. Đây không chỉ là lý thuyết suông đâu nhé, tôi sẽ lồng ghép cả ví dụ thực tế và kinh nghiệm xương máu của bản thân nữa.

1. Bản định khoản kế toán là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, bản định khoản kế toán là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và theo chiều hướng tăng hay giảm. Nghe thì có vẻ khô khan, nhưng thực tế nó là nền tảng để ghi chép và tổng hợp thông tin tài chính của doanh nghiệp đó bạn. Nếu bạn làm trong lĩnh vực kế toán thì đây là kiến thức cơ bản và quan trọng không thể bỏ qua. Nói chung, không biết định khoản thì coi như chưa biết làm kế toán.

Ví dụ, khi bạn mua một chiếc máy tính cho văn phòng, bạn cần định khoản xem tiền mặt của công ty giảm đi, và tài sản cố định (máy tính) tăng lên. Cái hay của định khoản là nó luôn đảm bảo sự cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, theo đúng phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nguồn vốn. Tham khảo thêm Bản Tài Khoản Kế Toán: Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp để nắm rõ hơn về các tài khoản kế toán nhé!

Tôi nhớ hồi mới ra trường, tôi cũng vật lộn với cái đống định khoản này. Cứ lơ mơ là định khoản sai, mà sai một ly đi một dặm, báo cáo tài chính “toang” ngay. Nhưng đừng lo, ai rồi cũng quen thôi.

2. Nguyên tắc định khoản kế toán bạn cần nắm lòng

Để định khoản chính xác, bạn cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc cân đối: Như đã nói ở trên, tổng giá trị ghi Nợ phải luôn bằng tổng giá trị ghi Có.
• Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng một phương pháp định khoản duy nhất cho các nghiệp vụ tương tự.
• Nguyên tắc phù hợp: Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau trong cùng một kỳ kế toán.
• Nguyên tắc thận trọng: Không ghi nhận doanh thu khi chưa chắc chắn, nhưng phải ghi nhận chi phí khi có khả năng xảy ra.

Ngoài ra, bạn cũng cần hiểu rõ bản chất của từng loại tài khoản kế toán, như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí. Tài sản tăng ghi Nợ, giảm ghi Có. Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tăng ghi Có, giảm ghi Nợ. Doanh thu ghi Có, chi phí ghi Nợ. Nhớ kỹ mấy cái này là định khoản “ngon ơ” luôn.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính (Nguồn: Thư viện Pháp luật)

3. Bản tài khoản kế toán: Chìa khóa của mọi định khoản

Bản tài khoản kế toán là hệ thống các tài khoản được sử dụng để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Mỗi tài khoản có một số hiệu và tên gọi riêng, ví dụ: 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi ngân hàng, 156 – Hàng hóa,…

Việc nắm vững hệ thống tài khoản kế toán là vô cùng quan trọng để có thể định khoản chính xác. Bạn cần biết mỗi tài khoản thuộc loại nào (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí), và khi nào thì nó tăng, khi nào thì nó giảm. Để hiểu rõ hơn về hệ thống tài khoản, bạn có thể tham khảo Bản Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán: Cập Nhật 2024 nhé. Nó sẽ giúp bạn cập nhật những thay đổi mới nhất đó.

Ngày xưa, tôi phải học thuộc lòng cả một quyển danh mục tài khoản dày cộp. Giờ thì đỡ rồi, có nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ tra cứu nhanh chóng. Nhưng dù sao thì cũng nên nắm vững các tài khoản chính, để còn hiểu bản chất vấn đề chứ đúng không?

4. Ví dụ bản định khoản kế toán chi tiết, dễ hiểu

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ về bản định khoản kế toán nhé:

• Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua hàng hóa nhập kho, trị giá 10 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
  Định khoản:
  • Nợ TK 156 – Hàng hóa: 10.000.000
  • Có TK 111 – Tiền mặt: 10.000.000
• Ví dụ 2: Doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng, thu bằng tiền gửi ngân hàng, trị giá 20 triệu đồng, giá vốn hàng bán là 12 triệu đồng.
  Định khoản:
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 20.000.000
  • Đồng thời:
    • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 12.000.000
    • Có TK 156 – Hàng hóa: 12.000.000
• Ví dụ 3: Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, tổng số tiền là 15 triệu đồng.
  Định khoản:
  • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 15.000.000
  • Có TK 111 – Tiền mặt: 15.000.000

Bạn thấy đấy, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh vào ít nhất hai tài khoản, theo nguyên tắc Nợ – Có. Luyện tập nhiều sẽ giúp bạn thành thạo thôi.

Để hiểu rõ hơn về các bài tập định khoản, bạn có thể tham khảo Bài Tập Định Khoản Kế Toán Thương Mại Dịch Vụ: Từ A-Z. Nó có rất nhiều bài tập hay để bạn thực hành đó.

5. Phần mềm kế toán: Trợ thủ đắc lực cho định khoản

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến và cần thiết đối với các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán không chỉ giúp tự động hóa các công việc kế toán thủ công, mà còn hỗ trợ định khoản một cách nhanh chóng và chính xác.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay bao gồm MISA, FAST, BRAVO,… Các phần mềm này thường có tính năng tự động định khoản dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Tôi nhớ có lần công ty tôi dùng một phần mềm kế toán “dỏm”, định khoản sai tùm lum, báo cáo tài chính lệch lạc hết cả. Từ đó, tôi rút ra kinh nghiệm là phải chọn phần mềm uy tín, có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt. À, nếu công ty bạn có nhu cầu về phần mềm tra cứu hóa đơn thì đừng quên tìm hiểu các sản phẩm của HuviSoft nhé. Tôi thấy nhiều người dùng đánh giá cao lắm đó. Với Phần mềm tra cứu hóa đơn, việc quản lý và đối soát hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

So sánh một số phần mềm kế toán phổ biến:

6. Hỏi đáp nhanh về bản định khoản kế toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về bản định khoản kế toán:

• Câu hỏi 1: Định khoản có quan trọng không?
  Trả lời: Rất quan trọng. Định khoản là nền tảng của kế toán, giúp ghi chép và tổng hợp thông tin tài chính một cách chính xác.
• Câu hỏi 2: Làm sao để định khoản chính xác?
  Trả lời: Nắm vững nguyên tắc định khoản, hiểu rõ hệ thống tài khoản kế toán, và luyện tập thường xuyên.
• Câu hỏi 3: Có cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán không?
  Trả lời: Nên sử dụng. Phần mềm kế toán giúp tự động hóa công việc, giảm thiểu sai sót, và cung cấp báo cáo tài chính chi tiết.
• Câu hỏi 4: Tôi mới bắt đầu học kế toán, nên bắt đầu từ đâu?
  Trả lời: Bắt đầu từ những khái niệm cơ bản, sau đó học về hệ thống tài khoản kế toán, và luyện tập định khoản với các ví dụ đơn giản.

Tôi hy vọng những câu trả lời này sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc ban đầu.

7. Lời kết

Bản định khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực kế toán. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để bắt đầu hành trình chinh phục thế giới kế toán đầy thú vị. Chúc bạn thành công!

Đừng quên rằng, việc học hỏi và cập nhật kiến thức liên tục là chìa khóa để trở thành một kế toán giỏi. Hãy luôn trau dồi kỹ năng của mình, và sẵn sàng đối mặt với những thử thách mới. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Tôi sẽ cố gắng trả lời trong thời gian sớm nhất.