Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán, nghe có vẻ “cao siêu” nhưng thực chất là một công việc hết sức cơ bản và quan trọng trong kế toán. Hiểu đơn giản, nó là việc xác định và ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán liên quan. Nói cách khác, bạn đang “dịch” một sự kiện kinh tế thành ngôn ngữ kế toán để máy tính (hoặc sổ sách) hiểu được.

Ví dụ, khi công ty mua một chiếc máy tính để bàn, nghiệp vụ này sẽ được định khoản vào tài khoản “Tài sản cố định” (nợ) và tài khoản “Tiền mặt” (có). Cái khó là làm sao xác định được đúng tài khoản và số tiền cần ghi. Đó là lúc bạn cần đến bảng định khoản kế toán.

Vì sao cần bảng định khoản kế toán?

Bạn có thể nghĩ: “Tôi có thể tự nhớ các tài khoản, cần gì bảng định khoản cho rắc rối!”. Tuy nhiên, khi công việc kế toán ngày càng phức tạp, số lượng nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều, việc ghi nhớ và xử lý thủ công sẽ trở nên khó khăn và dễ mắc sai sót. Đấy là chưa kể đến việc mỗi kế toán viên có một cách hiểu khác nhau, dẫn đến sự thiếu thống nhất trong công tác kế toán.

Bảng định khoản kế toán ra đời để giải quyết vấn đề này. Nó cung cấp một danh sách các tài khoản kế toán được sử dụng phổ biến, kèm theo hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng, giúp kế toán viên:

• Định khoản chính xác và nhanh chóng: Thay vì phải “đoán già đoán non”, bạn chỉ cần tra cứu bảng định khoản và áp dụng theo hướng dẫn.
• Đảm bảo tính thống nhất: Mọi kế toán viên đều sử dụng cùng một bảng định khoản, giúp đảm bảo sự nhất quán trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Không còn phải mất thời gian tìm kiếm thông tin trên mạng hay hỏi ý kiến đồng nghiệp, bảng định khoản sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.

Nói chung, bảng định khoản kế toán giống như một “kim chỉ nam” giúp bạn đi đúng hướng trong thế giới kế toán đầy phức tạp. Đặc biệt với những bạn mới vào nghề, đây là một công cụ vô cùng hữu ích.

Nguyên tắc cơ bản của định khoản kế toán

Trước khi đi sâu vào chi tiết, chúng ta cần nắm vững một vài nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc bút toán kép: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản kế toán, một tài khoản ghi bên Nợ và một tài khoản ghi bên Có. Tổng số tiền ghi bên Nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên Có.
• Nguyên tắc phù hợp: Các khoản doanh thu và chi phí phải được ghi nhận trong cùng một kỳ kế toán, ngay cả khi dòng tiền chưa thực sự phát sinh.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá mua ban đầu, không được thay đổi theo biến động của thị trường.

Hiểu rõ các nguyên tắc này sẽ giúp bạn định khoản một cách chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Các tài khoản kế toán thông dụng

Thế giới tài khoản kế toán vô cùng rộng lớn, nhưng chúng ta có thể chia chúng thành 5 nhóm chính:

1. Tài sản: Tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, các khoản phải thu…
2. Nợ phải trả: Các khoản vay, các khoản phải trả nhà cung cấp, thuế phải nộp…
3. Vốn chủ sở hữu: Vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận giữ lại…
4. Doanh thu: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ…
5. Chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí quản lý…

Mỗi nhóm tài khoản lại được chia thành nhiều tài khoản chi tiết hơn. Ví dụ, tài khoản “Tài sản cố định” có thể bao gồm “Nhà cửa, vật kiến trúc”, “Máy móc, thiết bị”, “Phương tiện vận tải”… Để nắm rõ hơn về các tài khoản này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về Bảng Tên Các Tài Khoản Kế Toán: Chi Tiết Từ A-Z mà bên mình đã tổng hợp đầy đủ.

Việc nắm vững danh sách và bản chất của các tài khoản này là bước đầu tiên để bạn làm chủ được công việc định khoản.

Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng định khoản kế toán

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào phần quan trọng nhất: cách lập bảng định khoản kế toán. Quy trình này thường bao gồm các bước sau:

1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ, các bên liên quan và các yếu tố ảnh hưởng.
2. Xác định các tài khoản kế toán liên quan: Dựa vào bản chất của nghiệp vụ, bạn xác định các tài khoản kế toán bị ảnh hưởng. Ví dụ, khi mua hàng tồn kho bằng tiền mặt, các tài khoản liên quan là “Hàng tồn kho” và “Tiền mặt”.
3. Xác định bên Nợ và bên Có: Xác định tài khoản nào ghi bên Nợ và tài khoản nào ghi bên Có. Ví dụ, khi mua hàng tồn kho, tài khoản “Hàng tồn kho” tăng lên (ghi bên Nợ) và tài khoản “Tiền mặt” giảm xuống (ghi bên Có).
4. Ghi số tiền vào các tài khoản: Ghi số tiền tương ứng vào bên Nợ và bên Có của các tài khoản.
5. Kiểm tra tính cân đối: Đảm bảo tổng số tiền ghi bên Nợ bằng tổng số tiền ghi bên Có.

Để hiểu rõ hơn về cách định khoản theo Thông tư 200, bạn có thể tham khảo bài viết Bảng Tài Khoản TT200: Giải Mã Chi Tiết, Dễ Dùng!. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững các quy định và hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng các tài khoản theo Thông tư 200.

Nghe có vẻ phức tạp, nhưng khi bạn thực hành thường xuyên, quy trình này sẽ trở nên quen thuộc và dễ dàng hơn rất nhiều.

Ví dụ cụ thể về bảng định khoản kế toán

Để minh họa rõ hơn, chúng ta sẽ xem xét một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua một lô hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.

• Nghiệp vụ: Mua hàng hóa bằng tiền mặt.
• Tài khoản liên quan: Hàng tồn kho (156) và Tiền mặt (111).
• Định khoản:
  • Nợ TK 156: 100.000.000 đồng
  • Có TK 111: 100.000.000 đồng

Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngân hàng 500 triệu đồng để bổ sung vốn lưu động.

• Nghiệp vụ: Vay ngân hàng.
• Tài khoản liên quan: Tiền gửi ngân hàng (112) và Vay ngắn hạn (311).
• Định khoản:
  • Nợ TK 112: 500.000.000 đồng
  • Có TK 311: 500.000.000 đồng

Ví dụ 3: Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên với tổng số tiền 50 triệu đồng.

• Nghiệp vụ: Trả lương nhân viên.
• Tài khoản liên quan: Chi phí nhân công (622) và Tiền mặt (111).
• Định khoản:
  • Nợ TK 622: 50.000.000 đồng
  • Có TK 111: 50.000.000 đồng

Những ví dụ này chỉ là một phần nhỏ trong vô vàn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng giúp bạn hình dung rõ hơn về cách áp dụng các nguyên tắc và quy trình định khoản.

Phần mềm hỗ trợ lập bảng định khoản kế toán - Giải pháp từ Phần mềm tra cứu hóa đơn

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công tác định khoản là một xu hướng tất yếu. Phần mềm kế toán giúp bạn tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, các phần mềm hiện đại thường tích hợp sẵn bảng định khoản kế toán, giúp bạn tra cứu và áp dụng một cách dễ dàng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng tra cứu hóa đơn của phần mềm tra cứu hóa đơn để tự động lấy thông tin và định khoản các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ. Thay vì phải nhập liệu thủ công, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể hoàn thành công việc.

Ngoài ra, phần mềm kế toán còn cung cấp các báo cáo phân tích, giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp kế toán toàn diện, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán ngay hôm nay.

Và đừng quên tham khảo thêm bài viết Bảng Tài Khoản TT 200: Chi Tiết, Dễ Hiểu Cho Doanh Nghiệp! để có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 nhé!

FAQ về Bảng Định Khoản Kế Toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về bảng định khoản kế toán:

1. Bảng định khoản kế toán có bắt buộc phải sử dụng không?

   Không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng bảng định khoản kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng bảng định khoản sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, thống nhất và hiệu quả trong công tác kế toán.

2. Tôi có thể tự tạo bảng định khoản kế toán cho doanh nghiệp của mình không?

   Hoàn toàn có thể. Bạn có thể tùy chỉnh bảng định khoản kế toán sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo bảng định khoản tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các chuẩn mực kế toán.

3. Bảng định khoản kế toán có cần phải cập nhật thường xuyên không?

   Có. Khi có sự thay đổi về chính sách kế toán, chế độ kế toán hoặc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cần phải cập nhật bảng định khoản cho phù hợp.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về bảng định khoản kế toán. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!