Bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200: Cập nhật mới nhất 2024

Giới thiệu tổng quan về bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200

Chào bạn, tôi là một kế toán viên đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề. Nhớ hồi mới ra trường, cái thời mà tôi còn lọ mọ với mớ bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200, đúng là ác mộng. Cứ mỗi lần hạch toán là phải lật tung cuốn sổ lên xem, nhiều khi còn nhầm lẫn tai hại. Nhưng mà các bạn ạ, cái thời đó qua rồi. Giờ đây, với sự phát triển của công nghệ và những phần mềm tra cứu hóa đơn thông minh, việc nắm vững bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bài viết này tôi viết ra từ chính những trải nghiệm xương máu của mình, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn, đặc biệt là những ai mới vào nghề hoặc đang loay hoay với hệ thống tài khoản kế toán. Chúng ta sẽ cùng nhau đi từ A đến Z về cái bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 này nhé.

Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200

Trước khi đi vào chi tiết cái bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200, tôi muốn các bạn hiểu rõ về cái nền tảng của nó. Thông tư 200/2014/TT-BTC ra đời thay thế cho Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, và nó là "kim chỉ nam" cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, trừ các doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng Thông tư 133. Cái hay của Thông tư 200 là nó khá linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên danh mục tài khoản tổng hợp mà Bộ Tài chính ban hành.

Cấu trúc của hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản trong Thông tư 200 được chia làm 9 loại, từ Loại 1 đến Loại 9, mỗi loại lại có các tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3... Các bạn cứ hình dung nó như một cái cây gia phả vậy, càng xuống dưới càng chi tiết. Ví dụ, tài khoản 11 là "Tiền", bên dưới nó có 111 "Tiền mặt", 112 "Tiền gửi ngân hàng". Cứ thế, mỗi tài khoản lại có thể có thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4 để phản ánh chi tiết hơn. Cái này tôi thấy cực kỳ quan trọng, nhất là khi các bạn làm việc với Phần mềm tra cứu hóa đơn, việc hiểu rõ cấu trúc này sẽ giúp bạn hạch toán nhanh và chính xác hơn nhiều.

Nguyên tắc đánh số tài khoản

Số hiệu tài khoản trong bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 được đánh theo nguyên tắc rất logic. Tài khoản cấp 1 có 2 chữ số, tài khoản cấp 2 có 3 chữ số, tài khoản cấp 3 có 4 chữ số... Ví dụ, 1121 là "Tiền gửi ngân hàng - Tiền Việt Nam". Các bạn thấy đấy, nó rất dễ nhớ nếu mình hiểu được quy luật. Tôi thường nói vui với các bạn học viên của mình rằng, hãy nhìn số tài khoản như số điện thoại vậy, nhìn nhiều sẽ quen thôi. Nhưng mà nói thật, hồi mới học tôi cũng ức chế lắm, toàn phải tra đi tra lại mới nhớ.

Bảng số hiệu tài khoản chi tiết theo Thông tư 200

Đây là phần mà tôi tin chắc các bạn đang mong chờ nhất. Tôi sẽ liệt kê chi tiết bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200, nhưng tôi sẽ không copy nguyên xi từ thông tư ra đâu, mà tôi sẽ giải thích kèm theo những kinh nghiệm thực tế của mình. Các bạn lưu ý nhé, đây chỉ là danh mục tài khoản tổng hợp, tùy vào đặc thù kinh doanh mà doanh nghiệp có thể thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp.

Loại 1: Tài sản ngắn hạn (Đầu 1)

Loại này bao gồm các tài khoản từ 111 đến 199. Nổi bật nhất là 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), 131 (Phải thu của khách hàng), 133 (Thuế GTGT được khấu trừ). Tôi nhớ có lần một anh bạn mới ra trường hỏi tôi: "Sao em hạch toán 133 mãi mà không hết?" Tôi cười bảo: "Mày có mua hàng đâu mà hết, 133 nó chỉ được khấu trừ khi mình mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn GTGT thôi." Các bạn thấy đấy, hiểu bản chất của từng tài khoản mới quan trọng, chứ không chỉ nhớ số.

Loại 2: Tài sản dài hạn (Đầu 2)

Loại 2 gồm các tài khoản từ 211 đến 299. Đây là nhóm tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính dài hạn. Tài khoản 211 (Tài sản cố định hữu hình) là một trong những tài khoản "khó nhằn" nhất, vì nó liên quan đến khấu hao, hao mòn. Các bạn nhớ nhé, khi mua TSCĐ về, hạch toán vào 211, nhưng hàng tháng phải trích khấu hao vào 214 (Hao mòn TSCĐ). Cái này mà nhầm là to chuyện đấy.

Loại 3: Nợ phải trả (Đầu 3)

Loại 3 bao gồm các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, từ 311 đến 399. Tài khoản 331 (Phải trả người bán) và 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước) là hai tài khoản được sử dụng nhiều nhất. Tôi thấy nhiều bạn kế toán hay lúng túng khi hạch toán thuế, nhất là thuế GTGT. Các bạn cứ nhớ nguyên tắc: đầu ra là 3331, đầu vào là 133. Cứ thế mà làm, nhưng phải cẩn thận với hóa đơn điện tử nhé, vì nếu sai thì việc tra cứu hóa đơn sẽ rất vất vả.

Loại 4: Vốn chủ sở hữu (Đầu 4)

Loại 4 gồm các tài khoản từ 411 đến 499. Đây là nhóm tài khoản phản ánh vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ. Tài khoản 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu) là quan trọng nhất. Khi mới thành lập doanh nghiệp, các bạn hạch toán vốn góp vào 411. Nhưng lưu ý, nếu góp bằng tài sản thì phải có biên bản định giá tài sản, đừng có hạch toán bừa nhé.

Loại 5: Doanh thu (Đầu 5)

Loại 5 từ 511 đến 599. Tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) là tài khoản "làm mưa làm gió" trong báo cáo kết quả kinh doanh. Cuối kỳ, các bạn nhớ kết chuyển 511 sang 911 (Xác định kết quả kinh doanh) nhé. Nhiều bạn quên mất bước này, đến khi lên báo cáo tài chính mới tá hỏa.

Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh (Đầu 6)

Loại 6 từ 611 đến 699. Đây là nhóm tài khoản chi phí, bao gồm 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), 627 (Chi phí sản xuất chung), 632 (Giá vốn hàng bán), 641 (Chi phí bán hàng), 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Các bạn làm kế toán sản xuất thì phải thuộc nằm lòng mấy cái tài khoản này. Tôi có một bài viết về Quy trình hạch toán kế toán sản xuất chi tiết từ A-Z cho kế toán mới, các bạn có thể tham khảo thêm.

Loại 7: Thu nhập khác (Đầu 7)

Loại 7 chỉ có một tài khoản chính là 711 (Thu nhập khác). Tài khoản này dùng để hạch toán các khoản thu nhập bất thường, như thanh lý tài sản, thu tiền phạt, thu từ nợ khó đòi đã xóa sổ...

Loại 8: Chi phí khác (Đầu 8)

Tương tự, loại 8 có tài khoản 811 (Chi phí khác). Đây là các khoản chi phí bất thường, như chi phí thanh lý tài sản, tiền phạt vi phạm hợp đồng, chi phí do hỏa hoạn...

Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh (Đầu 9)

Loại 9 có tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh). Đây là tài khoản trung gian, dùng để kết chuyển doanh thu và chi phí để tính ra lãi hay lỗ. Cuối kỳ, số dư của 911 sẽ được kết chuyển sang 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).

Nguyên tắc áp dụng bảng số hiệu tài khoản

Không phải cứ có bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 là xong đâu các bạn ạ. Quan trọng là phải biết áp dụng nó như thế nào cho đúng. Tôi thấy nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ, cứ copy y chang bảng tài khoản của Thông tư 200 về dùng, không thêm bớt gì. Điều này không sai, nhưng chưa tối ưu. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn chỉ kinh doanh một mặt hàng, thì không cần thiết phải mở tài khoản 1561, 1562... chi tiết làm gì. Cứ 156 (Hàng hóa) là đủ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều ngành hàng, nhiều chi nhánh, thì phải mở chi tiết để quản lý.

Nguyên tắc nhất quán

Một nguyên tắc vàng nữa là tính nhất quán. Một khi đã chọn một hệ thống tài khoản chi tiết nào, thì phải áp dụng nó xuyên suốt trong kỳ kế toán. Đừng có tháng trước hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân, tháng sau lại đổi sang phương pháp nhập trước xuất trước mà không có lý do chính đáng. Cái này mà thay đổi lung tung thì báo cáo tài chính sẽ không thể so sánh được giữa các kỳ. Tôi có một bài viết về Hạch toán hàng tồn kho: Cẩm nang A-Z cho kế toán doanh nghiệp 2024, các bạn có thể tìm hiểu thêm về các phương pháp tính giá hàng tồn kho.

So sánh Thông tư 200 và Thông tư 133

Nhiều bạn hay nhầm lẫn giữa Thông tư 200 và Thông tư 133. Tôi xin phép so sánh một cách ngắn gọn để các bạn dễ hình dung. Thông tư 200 dành cho doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ (trừ siêu nhỏ). Thông tư 133 dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Sự khác biệt lớn nhất nằm ở bảng số hiệu tài khoản. Thông tư 133 có hệ thống tài khoản đơn giản hơn nhiều, số lượng tài khoản ít hơn, và các tài khoản thường được gộp lại. Ví dụ, Thông tư 200 có tách bạch giữa 131 (Phải thu khách hàng) và 331 (Phải trả người bán), nhưng Thông tư 133 lại gộp chung vào tài khoản 131 (Các khoản phải thu) và 331 (Các khoản phải trả). Về báo cáo tài chính, Thông tư 133 cũng đơn giản hơn, không yêu cầu lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong diện siêu nhỏ, thì nên áp dụng Thông tư 133 để giảm bớt gánh nặng hành chính. Còn nếu không, cứ Thông tư 200 mà chiến.

Kinh nghiệm thực tế áp dụng bảng số hiệu tài khoản

Tôi nhớ hồi mới ra trường, tôi vào làm cho một công ty thương mại. Sếp giao cho tôi việc hạch toán các nghiệp vụ mua bán hàng hóa. Lúc đầu tôi cứng nhắc quá, cứ theo đúng bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 mà làm. Mua hàng thì ghi Nợ 156, Có 331. Bán hàng thì ghi Nợ 632, Có 156. Nhưng đến cuối tháng, khi đối chiếu với thủ kho, tôi phát hiện ra số lượng hàng tồn kho trên sổ sách và thực tế không khớp. Hóa ra, tôi quên mất rằng công ty có một số lô hàng bị hỏng, phải xuất hủy. Nếu tôi hạch toán đúng, thì phải ghi Nợ 632 (Giá vốn hàng bán) hoặc 811 (Chi phí khác), Có 156. Nhưng tôi lại không làm. Thế mới thấy, có bảng tài khoản trong tay chưa chắc đã làm đúng, mà phải hiểu bản chất nghiệp vụ mới được.

Lỗi thường gặp khi áp dụng bảng số hiệu tài khoản

Một lỗi nữa mà tôi thường thấy là các bạn hay nhầm lẫn giữa tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) và 138 (Phải thu khác). Ví dụ, khi mua hàng, nếu hóa đơn GTGT đầu vào hợp lệ, thì phần thuế GTGT được hạch toán vào 133. Nhưng nếu hóa đơn không hợp lệ, hoặc hàng hóa dùng cho sản xuất kinh doanh hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì phần thuế GTGT đó phải tính vào giá trị hàng mua, chứ không được hạch toán vào 133. Cái này mà sai thì khi làm quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ loại trừ, và doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm thuế và tiền phạt. Các bạn có thể tham khảo thêm bài viết tổng quan về Hạch toán kế toán doanh nghiệp: Cẩm nang từ A-Z cho chủ doanh nghiệp để có cái nhìn tổng thể hơn.

Phần mềm hỗ trợ tra cứu và hạch toán

Thú thật, nếu bây giờ bắt tôi phải nhớ hết bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 và hạch toán thủ công, chắc tôi chịu. May mắn thay, công nghệ đã giúp chúng ta rất nhiều. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán tích hợp sẵn hệ thống tài khoản theo Thông tư 200. Khi các bạn nhập một nghiệp vụ, phần mềm sẽ tự động đề xuất tài khoản phù hợp. Các bạn chỉ cần kiểm tra lại và phê duyệt. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót. Đặc biệt, với các phần mềm tra cứu hóa đơn, việc đối chiếu và hạch toán các hóa đơn đầu vào, đầu ra trở nên cực kỳ nhanh chóng. Tôi khuyên các bạn nên đầu tư một phần mềm kế toán tốt, nó sẽ là "cánh tay phải" đắc lực cho công việc của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn để hỗ trợ việc quản lý hóa đơn điện tử và hạch toán hiệu quả hơn.

Câu hỏi thường gặp về bảng số hiệu tài khoản theo Thông tư 200

Có bắt buộc phải sử dụng tất cả các tài khoản trong bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 không?

Không, bạn chỉ cần sử dụng những tài khoản nào phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bỏ qua những tài khoản không sử dụng đến. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến tài khoản nào thì bắt buộc phải sử dụng tài khoản đó.

Tôi có thể tự thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 không?

Có, Thông tư 200 khuyến khích doanh nghiệp mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3, cấp 4) để phục vụ yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, các tài khoản này phải phù hợp với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp cấp 1 và không được trùng lặp với các tài khoản khác.

Sự khác biệt giữa tài khoản 632 và 642 là gì?

Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã bán. Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như lương bộ phận văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm... Hai tài khoản này hoàn toàn khác nhau về bản chất và cách hạch toán.

Làm thế nào để tra cứu bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200 nhanh nhất?

Có nhiều cách: bạn có thể tra cứu trực tiếp trên các website của Bộ Tài chính, các diễn đàn kế toán, hoặc sử dụng các phần mềm kế toán có tích hợp sẵn. Cách nhanh nhất là sử dụng phần mềm kế toán, vì nó sẽ tự động gợi ý tài khoản khi bạn nhập nghiệp vụ.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã đi qua một hành trình khá dài về bảng số hiệu tài khoản theo thông tư 200. Tôi hy vọng rằng, với những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của mình, các bạn đã có một cái nhìn rõ ràng và đầy đủ hơn về hệ thống tài khoản kế toán quan trọng này. Việc nắm vững bảng số hiệu tài khoản không chỉ giúp bạn làm đúng các nghiệp vụ kế toán mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn. Đừng ngần ngại áp dụng công nghệ vào công việc, vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại để lại bình luận bên dưới, tôi sẽ cố gắng giải đáp trong khả năng của mình. Chúc các bạn thành công!