Các Nghiệp Vụ Kế Toán Thương Mại: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp thương mại, từ một cửa hàng nhỏ lẻ đến một công ty xuất nhập khẩu, thì việc nắm vững các nghiệp vụ kế toán thương mại là điều sống còn. Tôi đã gặp không ít chủ doanh nghiệp, lúc đầu chỉ tập trung vào kinh doanh, xem nhẹ phần sổ sách kế toán, đến khi cần báo cáo thuế hay vay vốn ngân hàng thì mới tá hỏa vì số liệu lộn xộn, không minh bạch. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một cách thực tế và chi tiết về tất cả những nghiệp vụ kế toán mà một doanh nghiệp thương mại cần phải làm, từ mua bán hàng hóa đến quản lý chi phí, để bạn có cái nhìn toàn diện và chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính của mình.

Kế toán thương mại là gì? Đặc điểm riêng biệt

Hiểu một cách đơn giản, kế toán thương mại là công việc ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa của doanh nghiệp. Khác với kế toán sản xuất (tập trung vào chi phí nguyên vật liệu, nhân công sản xuất), trọng tâm của kế toán thương mại nằm ở hàng tồn kho và lưu chuyển hàng hóa.

Đặc điểm lớn nhất mà tôi thấy ai cũng cần lưu ý: hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại mua về chỉ để bán lại, không có sự biến đổi về hình thái vật chất. Vì vậy, việc tính toán giá vốn hàng bán chính xác là yếu tố then chốt quyết định lợi nhuận thực tế của bạn. Một sai sót nhỏ trong việc định giá hàng tồn kho hay tính giá vốn có thể khiến bạn tưởng mình đang lãi nhưng thực chất lại đang lỗ.

Nghiệp vụ kế toán mua hàng: Từ đặt hàng đến nhập kho

Quy trình này bắt đầu từ khi bạn đặt hàng với nhà cung cấp. Kế toán cần theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng (PO). Khi hàng về và có hóa đơn (bây giờ chủ yếu là hóa đơn điện tử), nghiệp vụ chính thức bắt đầu.

Định khoản khi mua hàng nhập kho

Khi nhận được hóa đơn mua hàng và hàng đã nhập kho đầy đủ, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 156 (Hàng hóa) - Giá mua chưa thuế.
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) - Thuế VAT đầu vào.
Có TK 331 (Phải trả người bán) - Tổng giá thanh toán.

Việc hiểu rõ các loại tài khoản kế toán như TK 156, 133, 331 ở đây là rất quan trọng. Nếu bạn chưa nắm vững, tôi khuyên nên dành thời gian tìm hiểu kỹ để tránh định khoản sai.

Quản lý chứng từ mua hàng

Hóa đơn mua vào là chứng từ quan trọng nhất để doanh nghiệp được khấu trừ thuế. Bạn phải lưu trữ đầy đủ: Hợp đồng, Hóa đơn điện tử (file XML và bản PDF), Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận. Ngày nay, việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn giúp kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử cực kỳ nhanh chóng, tránh rủi ro về hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ.

Nghiệp vụ kế toán bán hàng: Trái tim của doanh nghiệp thương mại

Đây là nghiệp vụ tạo ra doanh thu. Mỗi khi xuất hàng bán cho khách, bạn cần lập hóa đơn bán hàng (thường là hóa đơn điện tử).

Định khoản khi bán hàng

Khi xuất hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) - Tổng giá thanh toán.
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) - Giá bán chưa thuế.
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) - Thuế VAT đầu ra.

Đồng thời, phải ghi nhận giá vốn của số hàng vừa bán:
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán).
Có TK 156 (Hàng hóa).

Việc định khoản này liên quan mật thiết đến các loại định khoản kế toán. Có những nghiệp vụ phát sinh phức tạp hơn như bán hàng có chiết khấu, hàng bán bị trả lại, giảm giá... đều cần được hạch toán đúng nguyên tắc.

Theo dõi công nợ phải thu

Sau khi bán hàng, kế toán phải theo dõi sát sao công nợ từng khách hàng (TK 131). Lập bảng theo dõi công nợ, nhắc nợ đúng hạn và hạch toán khi thu tiền:
Nợ TK 111 (Tiền mặt)/112 (Tiền gửi ngân hàng).
Có TK 131 (Phải thu khách hàng).

Nghiệp vụ quản lý kho hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tài sản lớn, dễ biến động. Quản lý kho kém là con đường nhanh nhất dẫn đến thất thoát, mất mát hoặc ứ đọng vốn.

Phương pháp tính giá xuất kho

Đây là phần "khó nhằn" nhưng cực kỳ quan trọng. Tùy đặc điểm hàng hóa, bạn có thể chọn một trong các phương pháp:

• Bình quân gia quyền: Phổ biến nhất, tính giá xuất kho dựa trên giá trung bình của hàng tồn.
• Nhập trước, xuất trước (FIFO): Phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng.
• Nhập sau, xuất trước (LIFO): Ít phổ biến ở Việt Nam.
• Giá thực tế đích danh: Dùng cho hàng hóa có giá trị cao, đặc thù như ô tô, máy móc.

Phương pháp	Ưu điểm	Nhược điểm	Phù hợp với
Bình quân gia quyền	Đơn giản, dễ tính, giá ổn định	Không phản ánh sát biến động giá thị trường	Hầu hết doanh nghiệp thương mại
FIFO (Nhập trước, xuất trước)	Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sát giá thị trường	Giá vốn có thể thấp hơn thực tế khi giá tăng	Hàng hóa dễ hư hỏng, có date
Thực tế đích danh	Chính xác tuyệt đối	Phức tạp, chỉ áp dụng được cho hàng đặc thù	Xe, máy móc, bất động sản

Kiểm kê kho định kỳ

Dù có phần mềm hiện đại đến đâu, việc kiểm kê thực tế (đối chiếu sổ sách với hàng thực tế trong kho) vẫn phải làm ít nhất mỗi quý. Chênh lệch cần được xử lý kịp thời: nếu hao hụt phải lập biên bản, xác định nguyên nhân và hạch toán giảm giá trị hàng tồn kho.

Nghiệp vụ kế toán chi phí và giá vốn

Lợi nhuận = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí. Nếu chỉ tập trung vào doanh thu mà bỏ qua hai yếu tố sau, bạn đang kinh doanh mù.

Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Các chi phí vận hành như lương nhân viên bán hàng, marketing, thuê mặt bằng, điện nước, khấu hao tài sản... được tập hợp vào:

• TK 641 - Chi phí bán hàng.
• TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các chi phí này để xác định lợi nhuận.

Tính giá vốn hàng bán chính xác

Giá vốn không chỉ là giá mua. Với doanh nghiệp thương mại, đôi khi còn bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng mua về (nếu không tách riêng). Công thức cơ bản: Giá vốn hàng bán = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ. Việc áp dụng đúng phương pháp tính giá xuất kho như đã nói ở trên sẽ cho ra con số giá vốn chính xác.

Nghiệp vụ ngân hàng và quản lý thu chi tiền mặt

Dòng tiền là huyết mạch. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ mọi khoản thu chi.

Đối chiếu ngân hàng

Hàng tháng, phải in sao kê từ ngân hàng và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng (TK 112) trên sổ sách kế toán. Mọi chênh lệch (như phí ngân hàng chưa hạch toán, séc chưa về tài khoản...) phải được tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. Đây là việc bắt buộc để đảm bảo số dư tiền gửi thực tế và sổ sách khớp nhau.

Quỹ tiền mặt

Quản lý thu chi tiền mặt (TK 111) cần có phiếu thu, phiếu chi đầy đủ, có chữ ký. Hạn chế giao dịch lớn bằng tiền mặt. Cuối ngày phải kiểm quỹ, đảm bảo số tồn quỹ thực tế khớp với sổ quỹ.

Công cụ và phần mềm hỗ trợ hiệu quả

Ngày nay, làm kế toán thủ công là tự làm khó mình. Các phần mềm kế toán như MISA, FAST, BRAVO... giúp tự động hóa rất nhiều nghiệp vụ: lập phiếu nhập/xuất, tính giá xuất kho, đối chiếu ngân hàng, tổng hợp báo cáo.

Đặc biệt, với nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng sẽ là trợ thủ đắc lực. Nó giúp bạn kiểm tra nhanh hóa đơn mua vào có hợp lệ không, tra cứu hóa đơn của đối tác, lưu trữ tập trung và an toàn, thậm chí cảnh báo về hóa đơn sắp hết hạn khấu trừ. Điều này giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuế rất nhiều.

Việc sử dụng phần mềm cũng đòi hỏi kế toán phải hiểu bản chất công việc để thiết lập và kiểm soát đầu vào/đầu ra cho chính xác. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng các tài khoản kế toán trong môi trường phần mềm qua bài viết về các loại TK kế toán.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tóm lại, việc nắm vững và thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán thương mại không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là chìa khóa để bạn thực sự làm chủ tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Nó giúp bạn biết mình kiếm tiền từ đâu, chi tiêu vào đâu, và quan trọng nhất là có thực sự sinh lời hay không. Hãy xem kế toán như một công cụ quản trị, đừng xem nó như một gánh nặng. Bắt đầu từ những nghiệp vụ cơ bản nhất, thiết lập quy trình rõ ràng và tận dụng công nghệ, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.