Giới thiệu: Định khoản kế toán là gì mà ai cũng phải biết?

Bạn là dân kế toán mới vào nghề, hay chủ doanh nghiệp muốn hiểu rõ hơn về hoạt động tài chính của công ty? Chắc chắn bạn đã từng nghe đến cụm từ “định khoản kế toán”. Nghe thì có vẻ cao siêu, nhưng thực chất, đây là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực kế toán đều phải nắm vững. Nói một cách đơn giản, **cách định khoản tài khoản kế toán** là việc xác định và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán phù hợp. Nó giống như việc bạn “gắn nhãn” cho từng giao dịch, giúp bạn theo dõi và quản lý tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí một cách chính xác nhất.

Nếu bạn định khoản sai, coi như “xôi hỏng bỏng không”! Báo cáo tài chính sẽ bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của doanh nghiệp, thậm chí là vi phạm pháp luật. Vì vậy, hãy cùng tôi khám phá bí mật của **cách định khoản tài khoản kế toán** trong bài viết này nhé. Chúng ta sẽ đi từ những khái niệm cơ bản nhất đến những ví dụ thực tế, giúp bạn tự tin hơn trong công việc kế toán của mình.

Tài khoản kế toán: Nắm vững “bảng chữ cái” của kế toán

Trước khi đi sâu vào **cách định khoản tài khoản kế toán**, chúng ta cần phải hiểu rõ về tài khoản kế toán. Hãy tưởng tượng tài khoản kế toán như những chiếc “hộp” dùng để chứa đựng và theo dõi sự biến động của các đối tượng kế toán. Mỗi đối tượng kế toán sẽ có một hoặc nhiều tài khoản kế toán riêng biệt.

Phân loại tài khoản kế toán: Đâu là tài sản, đâu là nợ phải trả?

Tài khoản kế toán được chia thành nhiều loại khác nhau, nhưng phổ biến nhất là 5 loại sau:

• **Tài sản:** Bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu, tài sản cố định… Đây là những gì doanh nghiệp sở hữu và có giá trị kinh tế.
• **Nợ phải trả:** Các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba, ví dụ như vay ngân hàng, phải trả người bán…
• **Vốn chủ sở hữu:** Phần vốn thuộc sở hữu của chủ sở hữu doanh nghiệp, bao gồm vốn góp, lợi nhuận giữ lại…
• **Doanh thu:** Tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• **Chi phí:** Tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Việc phân loại đúng tài khoản là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong **cách định khoản tài khoản kế toán**. Nếu bạn nhầm lẫn giữa tài sản và chi phí, chắc chắn bạn sẽ định khoản sai.

Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 và 133: Cái nào phù hợp với bạn?

Ở Việt Nam, hệ thống tài khoản kế toán được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Vậy hai thông tư này khác nhau ở điểm nào và doanh nghiệp của bạn nên áp dụng theo thông tư nào?

• **Thông tư 200:** Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có quy mô hoạt động phức tạp. Hệ thống tài khoản trong Thông tư 200 chi tiết và đầy đủ hơn, phù hợp với việc lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
• **Thông tư 133:** Áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Hệ thống tài khoản trong Thông tư 133 đơn giản hơn, dễ sử dụng hơn, phù hợp với đặc điểm hoạt động của các SME.

Việc lựa chọn áp dụng theo thông tư nào phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn là một SME, Thông tư 133 sẽ là lựa chọn phù hợp hơn. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tham khảo và áp dụng một số tài khoản chi tiết trong Thông tư 200 nếu thấy cần thiết. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai thông tư này, bạn có thể tham khảo bài viết Cách Định Khoản Kế Toán Chuẩn Nhất 2024.

Nguyên tắc định khoản kế toán: “Kim chỉ nam” không thể bỏ qua

Sau khi đã nắm vững về tài khoản kế toán, chúng ta sẽ đến với các nguyên tắc định khoản. Đây là những “kim chỉ nam” giúp bạn định khoản đúng và chính xác.

Nguyên tắc kế kép: Mọi nghiệp vụ đều có “cặp đôi hoàn hảo”

Nguyên tắc quan trọng nhất trong **cách định khoản tài khoản kế toán** là nguyên tắc kế kép. Theo nguyên tắc này, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản kế toán. Một tài khoản sẽ được ghi bên Nợ, tài khoản còn lại sẽ được ghi bên Có. Tổng số tiền ghi bên Nợ phải luôn bằng tổng số tiền ghi bên Có.

Ví dụ, khi bạn mua hàng hóa và trả bằng tiền mặt, nghiệp vụ này sẽ ảnh hưởng đến hai tài khoản: Tài khoản “Hàng tồn kho” (tăng lên) và tài khoản “Tiền mặt” (giảm đi). Bạn sẽ ghi Nợ tài khoản “Hàng tồn kho” và ghi Có tài khoản “Tiền mặt” với cùng một số tiền.

Lưu ý quan trọng: Sai một ly, đi một dặm!

Ngoài nguyên tắc kế kép, bạn cũng cần lưu ý một số nguyên tắc khác:

• **Nguyên tắc giá gốc:** Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc tại thời điểm mua.
• **Nguyên tắc phù hợp:** Chi phí phải phù hợp với doanh thu.
• **Nguyên tắc nhất quán:** Các phương pháp kế toán phải được áp dụng nhất quán qua các kỳ kế toán.
• **Nguyên tắc thận trọng:** Không ghi nhận doanh thu khi chưa chắc chắn, nhưng phải ghi nhận chi phí khi có khả năng xảy ra.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp bạn đảm bảo tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ kế toán thường gặp, hãy đọc bài viết Cách Định Khoản Nghiệp Vụ Kế Toán: Chuẩn & Dễ Hiểu!.

Cách định khoản tài khoản kế toán: Bước đi vững chắc

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào chi tiết **cách định khoản tài khoản kế toán** theo từng bước.

Xác định tài khoản bị ảnh hưởng: Đâu là “nhân vật chính”?

Bước đầu tiên là xác định xem nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến những tài khoản nào. Hãy tự hỏi mình: Nghiệp vụ này làm tăng hay giảm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí nào? Ví dụ, khi doanh nghiệp trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, nghiệp vụ này sẽ ảnh hưởng đến tài khoản “Chi phí lương” (tăng lên) và tài khoản “Tiền mặt” (giảm đi).

Xác định bên Nợ, bên Có: Tăng giảm thế nào cho đúng?

Sau khi đã xác định được các tài khoản bị ảnh hưởng, bạn cần xác định xem tài khoản nào ghi bên Nợ, tài khoản nào ghi bên Có. Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo bảng sau:

Ví dụ, với nghiệp vụ trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, tài khoản “Chi phí lương” (thuộc loại chi phí) tăng lên, nên sẽ ghi bên Nợ. Tài khoản “Tiền mặt” (thuộc loại tài sản) giảm đi, nên sẽ ghi bên Có.

Ghi sổ kế toán: Cẩn thận, tỉ mỉ là chìa khóa thành công

Sau khi đã xác định được tài khoản và bên Nợ, bên Có, bạn sẽ tiến hành ghi sổ kế toán. Bạn cần ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, số tiền phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó, bạn sẽ chuyển các thông tin này vào sổ cái của từng tài khoản. Việc ghi sổ kế toán cần phải cẩn thận và tỉ mỉ, tránh sai sót.

Ví dụ định khoản tài khoản kế toán thực tế: Học từ kinh nghiệm

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về **cách định khoản tài khoản kế toán**, chúng ta sẽ cùng xem xét một số ví dụ thực tế.

Ví dụ 1: Bán hàng thu tiền mặt

Doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng với giá 10.000.000 VNĐ, thu bằng tiền mặt. Định khoản như sau:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000 VNĐ
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): 10.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Mua hàng trả chậm

Doanh nghiệp mua hàng hóa của nhà cung cấp với giá 5.000.000 VNĐ, chưa thanh toán. Định khoản như sau:

• Nợ TK 156 (Hàng hóa): 5.000.000 VNĐ
• Có TK 331 (Phải trả người bán): 5.000.000 VNĐ

Bạn có thể thấy, việc áp dụng đúng các nguyên tắc và bước định khoản sẽ giúp bạn ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để nắm vững hơn, bạn nên thực hành với nhiều ví dụ khác nhau. Bài viết Cách Tính Định Khoản Kế Toán Chuẩn & Dễ Hiểu Nhất sẽ cung cấp cho bạn thêm nhiều ví dụ cụ thể và hướng dẫn chi tiết.

Định khoản kế toán trong phần mềm: Giải pháp cho doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến. Phần mềm kế toán giúp tự động hóa nhiều công đoạn trong quá trình kế toán, trong đó có cả việc định khoản. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rõ về **cách định khoản tài khoản kế toán** trước khi sử dụng phần mềm. Việc này giúp bạn kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của các bút toán mà phần mềm tạo ra.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường. Khi lựa chọn phần mềm, bạn cần xem xét các yếu tố như tính năng, giao diện, giá cả và khả năng hỗ trợ. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu về các tính năng liên quan đến Phần mềm tra cứu hóa đơn, vì đây là một công cụ quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

FAQ: Giải đáp thắc mắc về định khoản kế toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về **cách định khoản tài khoản kế toán**:

• **Câu hỏi 1:** Làm thế nào để nhớ hết các tài khoản kế toán?

**Trả lời:** Không cần phải nhớ hết tất cả các tài khoản. Bạn chỉ cần nắm vững nguyên tắc phân loại tài khoản và thường xuyên tra cứu hệ thống tài khoản kế toán khi cần thiết. Dần dần, bạn sẽ quen thuộc với các tài khoản thường dùng.

• **Câu hỏi 2:** Định khoản sai thì phải làm thế nào?

**Trả lời:** Nếu phát hiện sai sót, bạn cần phải sửa chữa ngay. Có hai cách sửa chữa sai sót: Ghi bút toán điều chỉnh hoặc ghi bút toán âm.

• **Câu hỏi 3:** Có thể định khoản bằng bút chì không?

**Trả lời:** Không nên định khoản bằng bút chì. Bạn nên sử dụng bút mực để đảm bảo tính rõ ràng và tránh tẩy xóa.

Kết luận: Làm chủ định khoản, làm chủ kế toán!

Hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về **cách định khoản tài khoản kế toán**. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực kế toán đều cần phải nắm vững. Hãy luyện tập thường xuyên, áp dụng các nguyên tắc và bước định khoản một cách cẩn thận, và bạn sẽ trở thành một kế toán viên giỏi. Chúc bạn thành công!

P/S: Đừng quên thường xuyên cập nhật kiến thức về kế toán và các quy định pháp luật mới nhất để đảm bảo công việc của bạn luôn chính xác và tuân thủ quy định.