Chào mừng bạn đến với thế giới định khoản kế toán!

Định khoản kế toán, nghe thì có vẻ “đao to búa lớn”, nhưng thực tế lại là một kỹ năng sống còn cho bất kỳ ai làm trong lĩnh vực tài chính - kế toán. Thử tưởng tượng, bạn đang lướt TikTok, thấy một món đồ xinh xắn và quyết định “chốt đơn”. Khoảnh khắc đó, bạn đã thực hiện một giao dịch kinh tế. Và nhiệm vụ của kế toán là ghi lại giao dịch đó một cách chính xác. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững cách ghi định khoản kế toán một cách dễ hiểu nhất, từ cơ bản đến nâng cao, để dù bạn là sinh viên mới ra trường hay kế toán “gạo cội” đều có thể áp dụng được.

1. Định khoản kế toán là gì?

Nói một cách đơn giản, định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó giống như việc bạn "dán nhãn" cho mỗi giao dịch, giúp bạn hiểu rõ dòng tiền đang chảy đi đâu, về đâu. Ví dụ, khi bạn mua một chiếc máy tính cho công ty, tiền mặt của bạn giảm (tài khoản tiền mặt giảm), nhưng tài sản của công ty lại tăng lên (tài khoản tài sản cố định tăng). Việc xác định đúng các tài khoản bị ảnh hưởng và ghi vào sổ sách chính là định khoản kế toán.

2. Nguyên tắc vàng trong cách ghi định khoản kế toán

Để định khoản đúng, bạn cần nắm vững 4 nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc kép: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nhất phải ảnh hưởng đến hai tài khoản trở lên. Một tài khoản ghi Nợ, một tài khoản ghi Có.
• Nguyên tắc cân bằng: Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có. Đây là “kim chỉ nam” giúp bạn kiểm tra tính chính xác của định khoản.
• Nguyên tắc phù hợp: Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau. Ví dụ, khi bạn bán một sản phẩm, bạn phải ghi nhận cả doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.
• Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Tránh việc hôm nay dùng phương pháp này, ngày mai lại dùng phương pháp khác, gây khó khăn cho việc so sánh và phân tích.

  Nhớ kỹ mấy nguyên tắc này nha, nó như “bí kíp võ công” của dân kế toán đó!

  3. Hệ thống tài khoản kế toán: “Bảng chữ cái” của dân kế toán

  Hệ thống tài khoản kế toán giống như một “bảng chữ cái” mà bạn cần phải học thuộc để có thể “đọc” và “viết” kế toán. Các tài khoản được chia thành nhiều loại, bao gồm:

  • Tài sản: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, tài sản cố định…
  • Nợ phải trả: Vay ngắn hạn, vay dài hạn, phải trả người bán…
  • Vốn chủ sở hữu: Vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận giữ lại…
  • Doanh thu: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ…
  • Chi phí: Giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng…

  Mỗi loại tài khoản lại được chia thành nhiều tài khoản chi tiết hơn. Ví dụ, tài khoản tiền mặt có thể chia thành tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng… Bạn có thể tham khảo Thông tư 200/2014/TT-BTC để nắm rõ hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Việt Nam.

  Nắm vững hệ thống tài khoản là bước đầu tiên để bạn có thể định khoản kế toán một cách chính xác. Phần mềm tra cứu hóa đơn có thể giúp bạn quản lý và theo dõi các tài khoản này một cách dễ dàng hơn.

  

  4. Các loại định khoản kế toán thường gặp

  Sau khi đã nắm vững các nguyên tắc và hệ thống tài khoản, chúng ta hãy cùng đi vào các loại định khoản kế toán thường gặp trong thực tế.

  4.1. Định khoản khi mua hàng hóa, dịch vụ

  Khi mua hàng hóa, dịch vụ, bạn cần xác định xem hàng hóa, dịch vụ đó dùng cho mục đích gì. Nếu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bạn sẽ hạch toán vào chi phí. Nếu dùng để bán lại, bạn sẽ hạch toán vào hàng tồn kho.

  Ví dụ: Công ty A mua 100kg nguyên vật liệu với giá 10.000.000 VNĐ, chưa bao gồm VAT 10%. Định khoản như sau:

  • Nợ TK 152 (Nguyên vật liệu): 10.000.000 VNĐ
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 1.000.000 VNĐ
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 11.000.000 VNĐ

  Trong trường hợp này, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Định Khoản Kế Toán Bán Hàng: Từ A Đến Z Cho Sếp! để hiểu rõ hơn về các loại định khoản liên quan đến bán hàng.

  4.2. Định khoản khi bán hàng hóa, dịch vụ

  Khi bán hàng hóa, dịch vụ, bạn cần ghi nhận cả doanh thu và giá vốn hàng bán.

  Ví dụ: Công ty B bán 50 sản phẩm với giá 500.000 VNĐ/sản phẩm, giá vốn là 300.000 VNĐ/sản phẩm, chưa bao gồm VAT 10%. Định khoản như sau:

  • Ghi nhận doanh thu:
    • Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 27.500.000 VNĐ
    • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): 25.000.000 VNĐ
    • Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): 2.500.000 VNĐ
  • Ghi nhận giá vốn:
    • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 15.000.000 VNĐ
    • Có TK 156 (Hàng hóa): 15.000.000 VNĐ

  Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về định khoản kế toán bán hàng, bài viết Định Khoản Kế Toán Bán Hàng: Chi Tiết A-Z [2024] sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết nhất.

  4.3. Định khoản chi phí lương và các khoản trích theo lương

  Chi phí lương là một trong những chi phí quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khi hạch toán chi phí lương, bạn cần ghi nhận cả chi phí lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).

  Ví dụ: Tổng lương phải trả cho nhân viên là 50.000.000 VNĐ. Các khoản trích theo lương (tính trên lương đóng BHXH) bao gồm:

  • BHXH (8%): 4.000.000 VNĐ
  • BHYT (1.5%): 750.000 VNĐ
  • BHTN (1%): 500.000 VNĐ

  Định khoản như sau:

  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50.000.000 VNĐ
  • Có TK 334 (Phải trả người lao động): 50.000.000 VNĐ
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 6.250.000 VNĐ (4.000.000 + 750.000 + 500.000 + 1.000.000)
  • Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 6.250.000 VNĐ

  (Lưu ý: Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN có thể thay đổi theo quy định của pháp luật).

  4.4. Định khoản các khoản vay ngân hàng

  Khi vay ngân hàng, bạn cần ghi nhận cả khoản vay và chi phí lãi vay.

  Ví dụ: Công ty C vay ngân hàng 100.000.000 VNĐ, lãi suất 10%/năm, thời hạn vay 1 năm. Định khoản như sau:

  • Khi nhận tiền vay:
    • Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 100.000.000 VNĐ
    • Có TK 341 (Vay ngắn hạn): 100.000.000 VNĐ
  • Hàng tháng trả lãi vay:
    • Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): 833.333 VNĐ (100.000.000 * 10% / 12)
    • Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 833.333 VNĐ

  Đây chỉ là một vài ví dụ về các loại định khoản kế toán thường gặp. Trong thực tế, bạn sẽ gặp nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn nắm vững các nguyên tắc và hệ thống tài khoản, bạn sẽ có thể định khoản một cách chính xác.

  

  5. Cách thực hiện định khoản kế toán chi tiết từng bước

  Để thực hiện định khoản kế toán một cách chính xác và hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ, các bên liên quan và các chứng từ liên quan.
  2. Xác định các tài khoản bị ảnh hưởng: Dựa vào bản chất của nghiệp vụ, bạn cần xác định các tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm.
  3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có: Số tiền ghi Nợ và ghi Có phải bằng nhau.
  4. Ghi vào sổ sách kế toán: Ghi đầy đủ thông tin về nghiệp vụ, tài khoản, số tiền, ngày tháng… vào sổ sách kế toán.
  5. Kiểm tra lại: Sau khi ghi xong, bạn cần kiểm tra lại tính chính xác của định khoản.

  Ví dụ: Công ty D bán chịu hàng hóa cho khách hàng với giá 20.000.000 VNĐ, chưa bao gồm VAT 10%. Giá vốn hàng bán là 12.000.000 VNĐ.

  1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Bán chịu hàng hóa cho khách hàng.
  2. Xác định các tài khoản bị ảnh hưởng:
     • TK 131 (Phải thu khách hàng): Tăng
     • TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Tăng
     • TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Tăng
     • TK 632 (Giá vốn hàng bán): Tăng
     • TK 156 (Hàng hóa): Giảm
  3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có:
     • Nợ TK 131: 22.000.000 VNĐ
     • Có TK 511: 20.000.000 VNĐ
     • Có TK 3331: 2.000.000 VNĐ
     • Nợ TK 632: 12.000.000 VNĐ
     • Có TK 156: 12.000.000 VNĐ
  4. Ghi vào sổ sách kế toán: Ghi đầy đủ thông tin vào sổ sách kế toán.
  5. Kiểm tra lại: Kiểm tra lại tính chính xác của định khoản.

  Thực hành càng nhiều, bạn sẽ càng quen tay và định khoản càng nhanh chóng, chính xác.

  6. Những lưu ý quan trọng để tránh “sập bẫy” khi định khoản

  Trong quá trình định khoản, bạn cần lưu ý những điều sau:

  • Đọc kỹ chứng từ gốc: Chứng từ gốc là “căn cứ” quan trọng nhất để bạn định khoản. Hãy đọc kỹ, hiểu rõ nội dung của chứng từ trước khi ghi vào sổ sách.
  • Nắm vững bản chất của nghiệp vụ: Đừng “học thuộc lòng” các định khoản mẫu. Hãy hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ để có thể định khoản chính xác trong mọi tình huống.
  • Cẩn thận với các nghiệp vụ phức tạp: Các nghiệp vụ phức tạp thường liên quan đến nhiều tài khoản. Hãy chia nhỏ nghiệp vụ thành các bước đơn giản hơn để dễ dàng định khoản.
  • Luôn kiểm tra lại: Sau khi định khoản xong, hãy kiểm tra lại tính chính xác của định khoản. Đảm bảo rằng tổng số tiền ghi Nợ bằng tổng số tiền ghi Có.
  • Tham khảo ý kiến của người có kinh nghiệm: Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình định khoản, đừng ngần ngại hỏi ý kiến của những người có kinh nghiệm.

  Thực tế là, đôi khi mình cũng “lú” khi gặp các nghiệp vụ lạ. Lúc đó, mình thường tìm đến các đồng nghiệp “cứng” để xin ý kiến. Học hỏi từ người khác là cách tốt nhất để tiến bộ.

  7. Ứng dụng phần mềm kế toán để đơn giản hóa việc định khoản

  Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết. Phần mềm kế toán giúp bạn tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, các phần mềm kế toán hiện nay thường có tính năng tự động định khoản, giúp bạn định khoản một cách nhanh chóng và chính xác.

  Một số phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam:

  Phần mềm	Ưu điểm	Nhược điểm
  MISA SME.NET	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều tính năng	Chi phí cao hơn so với các phần mềm khác
  FAST Accounting	Tính năng mạnh mẽ, phù hợp với doanh nghiệp lớn	Giao diện phức tạp, khó sử dụng đối với người mới bắt đầu
  BRAVO	Khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp	Cần có kiến thức về kế toán để sử dụng hiệu quả

  Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp phụ thuộc vào quy mô, loại hình hoạt động và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn đơn giản hóa việc định khoản và quản lý tài chính một cách hiệu quả.

  Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn đầu vào, giúp bạn kiểm soát chi phí và hạch toán thuế một cách chính xác. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc kế toán của bạn.

  8. Các câu hỏi thường gặp về cách ghi định khoản kế toán (FAQ)

  1. Định khoản Nợ Có là gì?
     Định khoản Nợ Có là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tài khoản ghi Nợ là tài khoản làm tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tài khoản ghi Có là tài khoản làm giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
  2. Khi nào thì tài khoản tăng ghi Nợ, khi nào thì ghi Có?
     
     • Tài sản: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
     • Nợ phải trả: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
     • Vốn chủ sở hữu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
     • Doanh thu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
     • Chi phí: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
  3. Có cần thiết phải học thuộc hệ thống tài khoản kế toán không?
     Việc học thuộc hệ thống tài khoản kế toán là rất quan trọng. Nó giúp bạn hiểu rõ bản chất của các tài khoản và định khoản một cách chính xác.
  4. Sử dụng phần mềm kế toán có thay thế được việc học định khoản không?
     Phần mềm kế toán giúp bạn tự động hóa nhiều công đoạn, nhưng không thể thay thế được việc học định khoản. Bạn cần có kiến thức về định khoản để kiểm tra tính chính xác của các số liệu và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
  5. Tôi nên bắt đầu học định khoản từ đâu?
     Bạn nên bắt đầu bằng việc nắm vững các nguyên tắc và hệ thống tài khoản kế toán. Sau đó, bạn có thể thực hành định khoản trên các nghiệp vụ đơn giản. Dần dần, bạn sẽ làm quen với các nghiệp vụ phức tạp hơn.

  9. Kết luận: Làm chủ định khoản, tự tin làm kế toán!

  Định khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực tài chính - kế toán. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm chủ định khoản. Hãy nhớ rằng, không có con đường tắt nào dẫn đến thành công. Chỉ có sự nỗ lực, kiên trì và đam mê mới giúp bạn trở thành một kế toán giỏi.

  Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kế toán tổng hợp, đừng bỏ lỡ bài viết Định Khoản Kế Toán Tổng Hợp: A-Z Cho Dân Kế Toán! để có cái nhìn toàn diện hơn về công việc kế toán.

  Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!