Cách Làm Định Khoản Kế Toán Chuẩn Nhất 2024
HUVISOFT
Phần mềm TRA CỨU HÓA ĐƠN
Chỉ từ 10đ/hóa đơn
Tải bảng kê chi tiết từng mặt hàng
Tải theo Quý, Năm chỉ với 1 click
Tải hóa đơn PDF gốc hàng loạt
Nhập liệu 1.000 hóa đơn trong 5 phút
Chỉ còn 10 suất giá khuyến mại cuối cùng!
GÓI | 1,000 hóa đơn | 2,500 hóa đơn | 6,700 hóa đơn | 400,000 hóa đơn | Không giới hạn hóa đơn |
---|---|---|---|---|---|
ĐƠN GIÁ | 250đ /hóa đơn | 200đ /hóa đơn | 150đ /hóa đơn | 10đ /hóa đơn | 0đ /hóa đơn |
TỔNG | 249k | 499k | 999k | 3.999k | 4.999k Còn 2 suất* |
Dùng thử 7 ngày miễn phí. Hóa đơn đã mua được sử dụng trọn đời
* Gói Không giới hạn hóa đơn dành cho Kế toán dịch vụ, với hàng chục nhân viên dùng cùng lúc, dễ gây quá tải hệ thống, hết khuyến mại sẽ không bán nữa.
HUVISOFT
Phần mềm TRA CỨU HÓA ĐƠN
Chỉ từ 10đ/hóa đơn
Tải bảng kê chi tiết từng mặt hàng
Tải theo Quý, Năm chỉ với 1 click
Tải hóa đơn PDF gốc hàng loạt
Nhập liệu 1.000 hóa đơn trong 5 phút
⚡ Ưu đãi đặc biệt
Chỉ còn 10 suất giá khuyến mại cuối cùng!
Dùng thử 7 ngày miễn phí
Hóa đơn đã mua được sử dụng trọn đời
* Gói Không giới hạn hóa đơn dành cho Kế toán dịch vụ, với hàng chục nhân viên dùng cùng lúc, dễ gây quá tải hệ thống, hết khuyến mại sẽ không bán nữa.
- Giới thiệu: Định khoản kế toán là gì và tại sao nó quan trọng?
- Nguyên tắc cơ bản của định khoản kế toán
- Các loại tài khoản kế toán thường gặp
- Cách xác định tài khoản ghi Nợ và Có
- Ví dụ minh họa cách làm định khoản kế toán
- Những lưu ý quan trọng khi định khoản kế toán
- Các lỗi sai thường gặp khi định khoản kế toán và cách khắc phục
- Công cụ hỗ trợ định khoản kế toán
- FAQ - Câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán
- Kết luận
Giới thiệu: Định khoản kế toán là gì và tại sao nó quan trọng?
Định khoản kế toán – nghe có vẻ “hàn lâm” nhỉ? Thực ra, nó là bước cực kỳ quan trọng, nền tảng của mọi nghiệp vụ kế toán đó bạn ơi! Nói một cách dễ hiểu, cách làm định khoản kế toán là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: mua hàng, bán hàng, trả lương…) sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng nào (tăng hay giảm), từ đó ghi nhận vào sổ sách kế toán một cách chính xác. Nó giống như việc bạn “dịch” ngôn ngữ kinh doanh sang ngôn ngữ kế toán vậy đó.

Vậy tại sao lại quan trọng? Đơn giản thôi, nếu định khoản sai, thông tin tài chính của doanh nghiệp sẽ bị sai lệch, dẫn đến việc ra quyết định sai lầm, thậm chí là vi phạm pháp luật. Tôi đã từng chứng kiến một doanh nghiệp bị phạt nặng vì định khoản sai một vài nghiệp vụ, làm sai lệch báo cáo thuế đấy. Nghiêm trọng hơn nữa, việc này còn ảnh hưởng đến việc vay vốn ngân hàng hay kêu gọi đầu tư nữa đó. Vì vậy, nắm vững cách làm định khoản kế toán là điều kiện tiên quyết để trở thành một kế toán viên giỏi, và cũng là “chìa khóa” để doanh nghiệp vận hành trơn tru.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách làm định khoản kế toán từ A đến Z, từ những nguyên tắc cơ bản nhất đến những lưu ý “xương máu” mà tôi đã đúc kết được sau nhiều năm làm nghề. Yên tâm, tôi sẽ cố gắng giải thích mọi thứ một cách dễ hiểu nhất có thể, kể cả khi bạn mới bắt đầu làm quen với kế toán.
Nguyên tắc cơ bản của định khoản kế toán
Trước khi đi sâu vào cách làm định khoản kế toán cụ thể, chúng ta cần nắm vững một số nguyên tắc “vàng” sau:
- Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền ghi Nợ phải luôn bằng tổng số tiền ghi Có. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất, đảm bảo tính chính xác của định khoản.
- Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng một phương pháp định khoản nhất quán trong suốt kỳ kế toán. Tránh thay đổi phương pháp tùy tiện, gây khó khăn cho việc so sánh và phân tích.
- Nguyên tắc thận trọng: Không ghi nhận doanh thu khi chưa chắc chắn, và ghi nhận chi phí khi có khả năng phát sinh. Cái này dân kế toán hay gọi là “bảo thủ” đó!
- Nguyên tắc phù hợp: Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận trong cùng một kỳ kế toán. Ví dụ, nếu bạn bán hàng trong tháng 1, thì chi phí liên quan đến việc bán hàng đó cũng phải được ghi nhận trong tháng 1.
Ngoài ra, bạn cũng cần nắm vững Cách Hạch Toán Tài Khoản: Chuẩn, Chi Tiết, Dễ Hiểu! để có thể vận dụng linh hoạt các nguyên tắc này vào thực tế.
Các loại tài khoản kế toán thường gặp
Để có thể định khoản chính xác, bạn cần phải quen thuộc với các loại tài khoản kế toán. Về cơ bản, chúng ta có thể chia tài khoản kế toán thành 5 nhóm chính:
- Tài sản: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, tài sản cố định…
- Nợ phải trả: Bao gồm các khoản vay, nợ phải trả nhà cung cấp, thuế phải nộp…
- Vốn chủ sở hữu: Bao gồm vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận giữ lại…
- Doanh thu: Bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ…
- Chi phí: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí bán hàng…

Mỗi nhóm tài khoản này lại được chia thành nhiều tài khoản chi tiết hơn. Ví dụ, trong nhóm tài sản, chúng ta có tài khoản 111 (Tiền mặt), tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), tài khoản 156 (Hàng hóa)… Bạn có thể tham khảo Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý các tài khoản này một cách hiệu quả hơn.
Việc nắm vững hệ thống tài khoản kế toán là cực kỳ quan trọng. Tôi nhớ hồi mới ra trường, tôi đã mất rất nhiều thời gian để học thuộc và hiểu rõ bản chất của từng tài khoản. Nhưng đó là một sự đầu tư xứng đáng, vì nó giúp tôi tự tin hơn rất nhiều khi làm việc.
Cách xác định tài khoản ghi Nợ và Có
Đây có lẽ là phần “khó nhằn” nhất trong cách làm định khoản kế toán. Để xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, bạn cần dựa vào bản chất của từng loại tài khoản và ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế đến tài khoản đó. Dưới đây là một số quy tắc chung:
- Tài sản: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
- Nợ phải trả: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
- Vốn chủ sở hữu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
- Doanh thu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ (thường không giảm).
- Chi phí: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có (thường không giảm).
Tuy nhiên, những quy tắc này chỉ mang tính chất tham khảo. Trong một số trường hợp, bạn cần phải suy luận logic và dựa vào kinh nghiệm để xác định chính xác tài khoản ghi Nợ và Có. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp trả tiền thuê nhà bằng tiền mặt, thì tài khoản Tiền mặt (Tài sản) sẽ giảm (ghi Có), nhưng tài khoản nào sẽ ghi Nợ? Trong trường hợp này, chúng ta sẽ ghi Nợ tài khoản Chi phí thuê nhà.
Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo Cách Hạch Toán Theo Thông Tư 200: A-Z Từ Chuyên Gia để nắm vững các quy định hiện hành và áp dụng chúng vào thực tế.
Ví dụ minh họa cách làm định khoản kế toán
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách làm định khoản kế toán, chúng ta sẽ cùng nhau xem xét một số ví dụ cụ thể:
- Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 156 (Hàng hóa): 100.000.000 đồng
Có TK 111 (Tiền mặt): 100.000.000 đồng - Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngân hàng 500 triệu đồng.
Định khoản:
Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 500.000.000 đồng
Có TK 341 (Vay ngắn hạn): 500.000.000 đồng - Ví dụ 3: Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên 50 triệu đồng bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50.000.000 đồng
Có TK 111 (Tiền mặt): 50.000.000 đồng

Bạn thấy đấy, cách làm định khoản kế toán không hề phức tạp như bạn nghĩ. Quan trọng là bạn phải nắm vững nguyên tắc, hiểu rõ bản chất của từng tài khoản, và thực hành thật nhiều.
Những lưu ý quan trọng khi định khoản kế toán
Trong quá trình định khoản kế toán, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Xác định đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế: Đừng vội vàng định khoản khi chưa hiểu rõ nghiệp vụ đó là gì. Hãy đặt mình vào vị trí của người thực hiện nghiệp vụ, và suy nghĩ xem nó sẽ ảnh hưởng đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp như thế nào.
- Tuân thủ chế độ kế toán hiện hành: Chế độ kế toán là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động kế toán. Hãy luôn cập nhật những thay đổi mới nhất của chế độ kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
- Kiểm tra lại định khoản: Sau khi định khoản, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tính chính xác. Đừng chủ quan, vì một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn.
- Ghi chép đầy đủ thông tin: Khi định khoản, hãy ghi chép đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế, ví dụ như ngày tháng, số chứng từ, nội dung nghiệp vụ… Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu và kiểm tra lại sau này.
Và đừng quên rằng, Cách Hạch Toán TK 331: Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp! cũng là một phần quan trọng trong quá trình làm kế toán, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều giao dịch mua bán chịu.
Các lỗi sai thường gặp khi định khoản kế toán và cách khắc phục
Ngay cả những kế toán viên giàu kinh nghiệm cũng không tránh khỏi những sai sót khi định khoản. Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp và cách khắc phục:
- Sai sót trong việc xác định tài khoản ghi Nợ và Có: Lỗi này thường xảy ra khi bạn chưa nắm vững bản chất của từng loại tài khoản. Cách khắc phục là ôn lại kiến thức về hệ thống tài khoản kế toán, và thực hành nhiều hơn với các ví dụ cụ thể.
- Sai sót trong việc tính toán số tiền: Lỗi này thường xảy ra do sơ suất. Cách khắc phục là kiểm tra lại cẩn thận các số liệu trước khi định khoản.
- Sai sót trong việc ghi chép thông tin: Lỗi này có thể gây khó khăn cho việc tra cứu và kiểm tra lại sau này. Cách khắc phục là rèn luyện tính cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc.
Khi phát hiện ra sai sót, bạn cần phải sửa chữa ngay lập tức. Có nhiều cách sửa chữa, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót. Trong một số trường hợp, bạn có thể sửa chữa trực tiếp trên sổ sách kế toán. Trong những trường hợp khác, bạn cần phải lập bút toán điều chỉnh.
Công cụ hỗ trợ định khoản kế toán
Ngày nay, có rất nhiều công cụ có thể hỗ trợ bạn trong việc định khoản kế toán. Trong đó, phần mềm tra cứu hóa đơn là một lựa chọn tuyệt vời giúp bạn quản lý hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán liên quan một cách dễ dàng và hiệu quả. Ngoài ra, còn có các phần mềm kế toán chuyên dụng, các trang web cung cấp thông tin kế toán, và các khóa học trực tuyến.
Việc sử dụng các công cụ này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, bạn cần phải lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình. Và quan trọng nhất, bạn phải luôn giữ vững kiến thức và kỹ năng của mình, vì công cụ chỉ là công cụ, người sử dụng mới là yếu tố quyết định.
FAQ - Câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán
- Câu hỏi: Định khoản kế toán có bắt buộc không?
Trả lời: Có, định khoản kế toán là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. - Câu hỏi: Có thể sử dụng Excel để định khoản kế toán không?
Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng Excel để định khoản kế toán, nhưng nó không phải là giải pháp tối ưu. Các phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu kế toán một cách hiệu quả hơn. - Câu hỏi: Làm thế nào để học định khoản kế toán nhanh nhất?
Trả lời: Cách tốt nhất để học định khoản kế toán nhanh nhất là thực hành thật nhiều. Hãy tìm kiếm các bài tập định khoản trên mạng, hoặc tham gia các khóa học kế toán thực hành.
Kết luận
Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua mọi ngóc ngách của cách làm định khoản kế toán. Hy vọng rằng, những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn trên con đường trở thành một kế toán viên giỏi. Đừng quên rằng, kế toán là một nghề đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, và không ngừng học hỏi. Hãy luôn trau dồi kiến thức và kỹ năng của mình, và bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp.