Định khoản kế toán là gì?

Nếu bạn mới bắt đầu làm quen với kế toán, chắc hẳn bạn đã nghe đến cụm từ “định khoản kế toán” rồi đúng không? Hiểu một cách đơn giản, cách làm định khoản kế toán là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng tăng hay giảm. Sau đó, chúng ta sẽ ghi lại thông tin này vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc Nợ - Có.

Ví dụ, khi công ty mua một chiếc máy tính để bàn, nghiệp vụ này sẽ ảnh hưởng đến tài khoản “Tiền mặt” (giảm) và tài khoản “Tài sản cố định” (tăng). Việc định khoản sẽ giúp chúng ta ghi lại sự thay đổi này một cách chính xác và có hệ thống.

Tại sao cần học định khoản kế toán?

Bạn có thể nghĩ rằng, thời đại công nghệ 4.0 rồi, có phần mềm kế toán hết cả, cần gì phải học định khoản nữa? Sai lầm! Việc nắm vững cách làm định khoản kế toán là cực kỳ quan trọng, dù bạn có sử dụng phần mềm hay không. Tại sao ư?

• Nền tảng vững chắc: Định khoản là nền tảng của mọi quy trình kế toán. Nếu bạn không hiểu bản chất của định khoản, bạn sẽ không thể hiểu được các báo cáo tài chính.
• Kiểm soát số liệu: Khi bạn tự tay định khoản, bạn sẽ hiểu rõ hơn về các con số, từ đó dễ dàng phát hiện ra sai sót và kiểm soát số liệu một cách hiệu quả.
• Làm chủ công việc: Ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm kế toán, việc hiểu rõ định khoản vẫn giúp bạn làm chủ công việc, biết cách khai báo và kiểm tra dữ liệu một cách chính xác.
• Phát triển sự nghiệp: Nếu bạn muốn tiến xa hơn trong lĩnh vực kế toán, việc nắm vững định khoản là điều kiện bắt buộc.

Nói chung, định khoản không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một tư duy. Nó giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.

Nguyên tắc cơ bản trong cách làm định khoản kế toán

Trước khi bắt tay vào cách làm định khoản kế toán, chúng ta cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc kép: Nền tảng của mọi định khoản

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi nhận ít nhất vào hai tài khoản, một bên Nợ và một bên Có. Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.

Sử dụng tài khoản kế toán: Nhớ kỹ hệ thống tài khoản

Bạn cần nắm vững hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn). Mỗi tài khoản có một số hiệu và tên gọi riêng, thể hiện một loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, v.v.

Ví dụ, tài khoản 111 là Tiền mặt, tài khoản 131 là Phải thu khách hàng, tài khoản 331 là Phải trả người bán,...

Xác định đối ứng tài khoản: Quan trọng nhất là xác định đúng!

Đây là bước khó nhất trong cách làm định khoản kế toán. Bạn cần xác định xem nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng tăng hay giảm. Để làm được điều này, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng nghiệp vụ.

Ví dụ, khi công ty trả tiền thuê văn phòng bằng tiền mặt, nghiệp vụ này sẽ làm giảm tài khoản “Tiền mặt” (111) và tăng tài khoản “Chi phí thuê văn phòng” (642).

Các bước làm định khoản kế toán chi tiết

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào chi tiết các bước trong cách làm định khoản kế toán:

Bước 1: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần xác định rõ nghiệp vụ kinh tế nào đã phát sinh, ví dụ: mua hàng, bán hàng, trả lương, vay ngân hàng, v.v.

Bước 2: Xác định tài khoản bị ảnh hưởng

Sau khi xác định được nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bạn cần xác định xem nghiệp vụ này sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào. Hãy nhớ rằng, theo nguyên tắc kép, ít nhất phải có hai tài khoản bị ảnh hưởng.

Bước 3: Xác định tính chất tăng/giảm của tài khoản

Đối với mỗi tài khoản bị ảnh hưởng, bạn cần xác định xem nó tăng hay giảm. Điều này phụ thuộc vào bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm của từng tài khoản.

Ví dụ, tài sản tăng ghi Nợ, giảm ghi Có; nợ phải trả tăng ghi Có, giảm ghi Nợ; chi phí tăng ghi Nợ, giảm ghi Có; doanh thu tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.

Bước 4: Xác định số tiền ghi Nợ, ghi Có

Sau khi xác định được tài khoản bị ảnh hưởng và tính chất tăng/giảm của chúng, bạn cần xác định số tiền cần ghi vào bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản. Hãy nhớ rằng, tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.

Bước 5: Ghi chép định khoản vào sổ nhật ký

Cuối cùng, bạn sẽ ghi chép định khoản vào sổ nhật ký. Sổ nhật ký là một cuốn sổ ghi lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. Mỗi định khoản sẽ được ghi thành một dòng, bao gồm ngày tháng, số hiệu tài khoản, tên tài khoản, số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có và diễn giải nghiệp vụ.

Ví dụ minh họa cách làm định khoản kế toán

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách làm định khoản kế toán, chúng ta sẽ cùng xem xét một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt

Nghiệp vụ: Công ty mua văn phòng phẩm trị giá 500.000 VNĐ bằng tiền mặt.

Phân tích:

• Tài khoản bị ảnh hưởng: Tiền mặt (111) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (642).
• Tiền mặt giảm (vì công ty đã trả tiền), chi phí quản lý doanh nghiệp tăng (vì công ty đã mua văn phòng phẩm).
• Số tiền: 500.000 VNĐ.

Định khoản:

• Nợ TK 642: 500.000 VNĐ
• Có TK 111: 500.000 VNĐ

Diễn giải: Mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt.

Ví dụ 2: Công ty vay ngân hàng

Nghiệp vụ: Công ty vay ngân hàng 100.000.000 VNĐ.

Phân tích:

• Tài khoản bị ảnh hưởng: Tiền gửi ngân hàng (112) và Vay ngắn hạn (311).
• Tiền gửi ngân hàng tăng (vì công ty nhận được tiền vay), vay ngắn hạn tăng (vì công ty có thêm nợ phải trả).
• Số tiền: 100.000.000 VNĐ.

Định khoản:

• Nợ TK 112: 100.000.000 VNĐ
• Có TK 311: 100.000.000 VNĐ

Diễn giải: Vay ngân hàng.

Các lỗi sai thường gặp khi định khoản và cách khắc phục

Trong quá trình học và thực hành cách làm định khoản kế toán, bạn có thể mắc phải một số lỗi sai sau:

• Xác định sai tài khoản: Đây là lỗi phổ biến nhất. Để tránh lỗi này, bạn cần nắm vững hệ thống tài khoản và hiểu rõ bản chất của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Xác định sai tính chất tăng/giảm của tài khoản: Lỗi này thường xảy ra khi bạn chưa hiểu rõ mối quan hệ giữa tài khoản và nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hãy suy nghĩ kỹ xem nghiệp vụ đó sẽ làm tăng hay giảm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí.
• Ghi sai số tiền: Hãy cẩn thận khi nhập liệu và kiểm tra lại số tiền trước khi ghi vào sổ sách.
• Không tuân thủ nguyên tắc kép: Hãy luôn nhớ rằng tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.

Nếu bạn mắc phải những lỗi sai này, đừng lo lắng. Hãy kiểm tra lại các bước thực hiện và tìm hiểu kỹ hơn về các nguyên tắc và quy định kế toán.

Mẹo nhỏ để định khoản kế toán chuẩn nhất

Để định khoản kế toán một cách chính xác và hiệu quả, tôi (tác giả bài viết này, cũng là một người đã từng vật lộn với kế toán) xin chia sẻ một vài mẹo nhỏ sau đây, đúc kết từ kinh nghiệm thực tế:

• Đọc kỹ đề bài: Đọc kỹ và hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đừng vội vàng định khoản khi chưa nắm rõ thông tin.
• Vẽ sơ đồ chữ T: Vẽ một sơ đồ chữ T với hai bên Nợ và Có. Ghi các tài khoản bị ảnh hưởng vào sơ đồ này, cùng với tính chất tăng/giảm của chúng. Điều này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về định khoản.
• Tra cứu tài liệu: Nếu bạn không chắc chắn về cách định khoản một nghiệp vụ nào đó, hãy tra cứu tài liệu tham khảo, hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc chuyên gia kế toán.
• Thực hành thường xuyên: Không có cách nào tốt hơn để cải thiện kỹ năng định khoản bằng cách thực hành thường xuyên. Hãy làm nhiều bài tập và ví dụ khác nhau để làm quen với các tình huống thực tế.

Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft hỗ trợ kế toán như thế nào?

Trong thời đại số, việc sử dụng phần mềm kế toán là điều không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của kế toán. Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft là một giải pháp tuyệt vời, giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc.

Ngoài các tính năng cơ bản như tạo và quản lý hóa đơn điện tử, phần mềm HuviSoft còn cung cấp các tính năng nâng cao như:

• Tra cứu và tải hóa đơn hàng loạt: Giúp kế toán dễ dàng tra cứu và tải hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật, tránh rủi ro về thuế.
• Tự động đối chiếu hóa đơn: Giúp kế toán phát hiện sai sót và gian lận trong hóa đơn, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
• Tích hợp với các phần mềm kế toán khác: Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến như MISA, Bravo, Fast,...

Nhờ đó, kế toán có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn như phân tích dữ liệu, lập báo cáo và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm tra cứu hóa đơn mạnh mẽ và dễ sử dụng, hãy cân nhắc đến HuviSoft. Đặc biệt, với những ai đang làm trong lĩnh vực xây dựng, việc tìm hiểu Cách Hạch Toán Công Ty Xây Dựng: Chi Tiết, Dễ Hiểu [2024] kết hợp với phần mềm này sẽ giúp công việc trở nên trơn tru hơn rất nhiều.

Ngoài ra, để hạch toán hàng tồn kho hiệu quả, việc nắm vững Cách Hạch Toán Hàng Tồn Kho: Chuẩn Xác, Dễ Hiểu! cũng vô cùng quan trọng. Phần mềm tra cứu hóa đơn có thể giúp bạn quản lý và đối chiếu các hóa đơn liên quan đến hàng tồn kho một cách dễ dàng, giảm thiểu sai sót và gian lận. Đừng quên tìm hiểu kỹ Cách Hạch Toán Tài Khoản Kế Toán: Chi Tiết A-Z 2024 để có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về toàn bộ quy trình kế toán.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách làm định khoản kế toán và câu trả lời:

1. Hỏi: Tôi là sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm làm kế toán. Tôi nên bắt đầu từ đâu để học định khoản kế toán?
   Đáp: Bạn nên bắt đầu bằng việc học lý thuyết cơ bản về kế toán, đặc biệt là hệ thống tài khoản và các nguyên tắc kế toán. Sau đó, hãy thực hành làm nhiều bài tập và ví dụ khác nhau để làm quen với các tình huống thực tế. Bạn cũng có thể tham gia các khóa học kế toán ngắn hạn để được hướng dẫn chi tiết hơn.
2. Hỏi: Làm thế nào để xác định đúng tài khoản khi định khoản?
   Đáp: Để xác định đúng tài khoản, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nắm vững hệ thống tài khoản. Hãy luôn đặt câu hỏi: Nghiệp vụ này sẽ làm tăng hay giảm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí?
3. Hỏi: Có những phần mềm kế toán nào hỗ trợ định khoản tự động không?
   Đáp: Có rất nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ định khoản tự động, ví dụ như MISA, Bravo, Fast,... Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải kiểm tra lại các định khoản do phần mềm tạo ra để đảm bảo tính chính xác.

Kết luận

Cách làm định khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực kế toán. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bắt đầu học và thực hành định khoản kế toán. Đừng ngại khó khăn, hãy kiên trì học tập và thực hành, bạn sẽ thành công!

Và đừng quên, trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn là vô cùng quan trọng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc một cách đáng kể.