Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán, nói nôm na là việc bạn xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào, và ảnh hưởng theo hướng tăng hay giảm. Hiểu đơn giản hơn, nó giống như việc bạn "gọi tên" và "định lượng" tác động của một sự kiện kinh doanh lên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Nói một cách chính xác hơn thì đây là bước cực kì quan trọng, đặc biệt với những ai mới làm quen với nghiệp vụ kế toán. Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực này, việc nắm vững định khoản kế toán là điều bắt buộc để đảm bảo sổ sách của bạn chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.

Tại sao cần nắm vững cách lập định khoản?

Bạn biết đấy, kế toán không chỉ là ghi chép số liệu một cách máy móc. Việc lập định khoản chính xác là nền tảng để:

• Lập báo cáo tài chính chính xác: Định khoản sai thì số liệu sai, báo cáo tài chính chắc chắn "đi tong".
• Đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt: Báo cáo tài chính chính xác giúp bạn có cái nhìn đúng đắn về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định đầu tư, kinh doanh hiệu quả hơn.
• Tuân thủ pháp luật: Sai sót trong định khoản có thể dẫn đến việc không tuân thủ các quy định về kế toán, thuế, và có thể bị phạt.
• Quản lý dòng tiền hiệu quả: Định khoản đúng giúp bạn theo dõi dòng tiền vào ra của doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó có kế hoạch sử dụng vốn hợp lý.

Nói chung, nắm vững cách lập định khoản là yếu tố sống còn đối với bất kỳ ai làm kế toán, dù là kế toán viên mới vào nghề hay kế toán trưởng dày dặn kinh nghiệm.

Nguyên tắc bất di bất dịch khi lập định khoản

Trước khi đi sâu vào cách lập định khoản, chúng ta cần nắm vững một vài nguyên tắc cơ bản:

• Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền ghi Nợ phải luôn bằng tổng số tiền ghi Có. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất, đảm bảo tính chính xác của định khoản.
• Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng một phương pháp kế toán nhất quán trong suốt kỳ kế toán.
• Nguyên tắc thận trọng: Không ghi nhận doanh thu khi chưa chắc chắn, nhưng phải ghi nhận chi phí khi có khả năng phát sinh.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản được ghi nhận theo giá mua ban đầu.

Nắm vững những nguyên tắc này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót cơ bản khi lập định khoản.

Các tài khoản kế toán thông dụng

Để lập định khoản, bạn cần hiểu rõ về các tài khoản kế toán. Dưới đây là một số tài khoản thường gặp:

• Tài sản (Assets):
  • Tiền mặt (111) - Xem thêm Cách Hạch Toán Tài Khoản 111: Chi Tiết, Dễ Hiểu Nhất!
  • Tiền gửi ngân hàng (112)
  • Phải thu khách hàng (131)
  • Hàng tồn kho (152, 156)
  • Tài sản cố định (211)
• Nợ phải trả (Liabilities):
  • Phải trả người bán (331) - Tìm hiểu thêm về Cách Hạch Toán TK 331: Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp!
  • Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (333)
  • Vay và nợ thuê tài chính (341)
• Vốn chủ sở hữu (Equity):
  • Vốn góp của chủ sở hữu (411)
  • Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (421)
• Doanh thu (Revenue):
  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511)
• Chi phí (Expenses):
  • Giá vốn hàng bán (632)
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (642)
  • Chi phí bán hàng (641)

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (nhớ tìm hiểu các sửa đổi bổ sung mới nhất nhé!).

Hướng dẫn chi tiết cách lập định khoản kế toán

Đây là phần quan trọng nhất của bài viết. Chúng ta sẽ đi từng bước để bạn có thể tự tin lập định khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bước 1: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nghiệp vụ kinh tế nào vừa xảy ra. Ví dụ:

• Bán hàng thu tiền mặt
• Mua hàng trả chậm
• Trả lương cho nhân viên

Phải hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ thì mới có thể định khoản đúng.

Bước 2: Xác định các tài khoản kế toán liên quan

Sau khi xác định nghiệp vụ, bạn cần xác định những tài khoản nào bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ đó. Ví dụ:

• Bán hàng thu tiền mặt: Tiền mặt (111) và Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511).
• Mua hàng trả chậm: Hàng tồn kho (156) và Phải trả người bán (331).

Bước này đòi hỏi bạn phải có kiến thức về hệ thống tài khoản kế toán.

Bước 3: Xác định tính chất của tài khoản

Mỗi tài khoản có tính chất riêng: là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí. Việc xác định đúng tính chất sẽ giúp bạn biết tài khoản đó tăng hay giảm khi ghi Nợ hay ghi Có.

• Tài sản: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
• Nợ phải trả: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
• Vốn chủ sở hữu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
• Doanh thu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
• Chi phí: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.

Bước 4: Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có

Xác định chính xác số tiền cần ghi vào mỗi tài khoản. Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.

Bước 5: Lập định khoản kế toán

Cuối cùng, bạn ghi lại định khoản vào sổ sách kế toán. Định khoản thường được viết dưới dạng:

Nợ TK A: Số tiền
Có TK B: Số tiền

Ví dụ:

Nợ TK 111: 10.000.000 VNĐ
Có TK 511: 10.000.000 VNĐ

Ghi chú nghiệp vụ: Bán hàng thu tiền mặt.

Ví dụ minh họa cách lập định khoản kế toán

Để dễ hình dung, chúng ta cùng xem một ví dụ cụ thể:

Nghiệp vụ: Công ty A mua một lô hàng hóa trị giá 50.000.000 VNĐ, chưa thanh toán cho người bán.

1. Xác định nghiệp vụ: Mua hàng trả chậm.
2. Xác định tài khoản liên quan: Hàng tồn kho (156) và Phải trả người bán (331).
3. Xác định tính chất: Hàng tồn kho là tài sản (tăng), Phải trả người bán là nợ phải trả (tăng).
4. Xác định số tiền: 50.000.000 VNĐ.
5. Lập định khoản:
   Nợ TK 156: 50.000.000 VNĐ
   Có TK 331: 50.000.000 VNĐ
   Ghi chú: Mua hàng trả chậm.

Vậy là xong! Bạn đã lập được một định khoản kế toán hoàn chỉnh.

Những sai lầm thường gặp khi lập định khoản kế toán

Ai rồi cũng mắc sai lầm cả, nhưng quan trọng là học hỏi từ những sai lầm đó. Dưới đây là một số lỗi thường gặp:

• Nhầm lẫn giữa Nợ và Có: Đây là lỗi cơ bản nhất. Hãy nhớ nguyên tắc tài sản tăng ghi Nợ, nợ phải trả tăng ghi Có.
• Không cân đối Nợ - Có: Luôn kiểm tra lại xem tổng số tiền ghi Nợ có bằng tổng số tiền ghi Có hay không.
• Chọn sai tài khoản: Chọn sai tài khoản là do chưa hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ hoặc chưa nắm vững hệ thống tài khoản.
• Bỏ sót nghiệp vụ: Đôi khi, do quá tải công việc, kế toán viên có thể bỏ sót một vài nghiệp vụ, dẫn đến sai lệch số liệu.

Để tránh những sai lầm này, bạn nên cẩn thận, tỉ mỉ, và luôn tự kiểm tra lại công việc của mình.

FAQ về định khoản kế toán

Câu hỏi 1: Làm thế nào để nhớ hết các tài khoản kế toán?
Trả lời: Không ai nhớ hết được ngay từ đầu cả. Hãy bắt đầu với những tài khoản thường dùng, sau đó mở rộng dần. Sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp bạn tra cứu tài khoản dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo thêm Cách Làm Định Khoản Kế Toán Chuẩn Nhất 2024.

Câu hỏi 2: Tôi nên sử dụng phần mềm kế toán nào để hỗ trợ định khoản?
Trả lời: Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường. Hãy chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp bạn. Đừng quên tìm hiểu về Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, bạn nhé!

Câu hỏi 3: Định khoản sai thì có sửa được không?
Trả lời: Có. Nếu phát hiện sai sót, bạn có thể điều chỉnh bằng cách lập định khoản điều chỉnh hoặc ghi bút toán âm (ghi số tiền âm vào tài khoản sai).

Kết luận

Định khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm kế toán. Hy vọng rằng, với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm vững được cách lập định khoản kế toán một cách chính xác và hiệu quả. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!