Cách Tính Định Khoản Kế Toán Chuẩn Nhất 2024

Chào mừng bạn đến với thế giới định khoản kế toán!

Bạn đang loay hoay không biết cách tính định khoản kế toán sao cho đúng? Đừng lo, bạn không hề đơn độc! Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm kế toán, nhưng cũng là nỗi ám ảnh của không ít người mới vào nghề. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, áp dụng được ngay vào công việc thực tế. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá các nguyên tắc, phương pháp định khoản, cũng như những mẹo hay để tránh sai sót. Cam đoan sau khi đọc xong, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều với nghiệp vụ này!

Định khoản kế toán là gì?

Nói một cách đơn giản, định khoản kế toán là việc xác định và ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán liên quan. Nó giống như việc bạn phân loại và dán nhãn cho từng giao dịch của doanh nghiệp. Ví dụ, khi bạn mua một chiếc máy tính cho văn phòng, định khoản sẽ giúp bạn ghi nhận nó vào tài khoản tài sản cố định, đồng thời ghi giảm tiền mặt hoặc tăng công nợ phải trả, tùy thuộc vào hình thức thanh toán.

Việc định khoản đúng giúp bạn theo dõi chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Định khoản sai thì… thôi rồi, sổ sách loạn hết cả lên, báo cáo tài chính sai lệch, mà đã sai lệch thì nguy cơ "dính chưởng" từ cơ quan thuế là rất cao. Nói chung, làm kế toán mà không vững định khoản thì coi như “tàn”.

Nguyên tắc cơ bản trong cách tính định khoản kế toán

Để định khoản chuẩn chỉ, bạn cần nắm vững các nguyên tắc “vàng” sau:

• Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi nào thì ghi nhận vào thời điểm đó, không quan trọng đã thu tiền hay chưa.
• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí phải phù hợp với doanh thu. Ví dụ, chi phí quảng cáo phải được ghi nhận vào kỳ mà doanh thu từ quảng cáo đó được tạo ra.
• Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng một phương pháp kế toán nhất quán trong suốt kỳ kế toán. Đừng nay dùng phương pháp này, mai lại đổi phương pháp khác.
• Nguyên tắc thận trọng: Không đánh giá cao tài sản và doanh thu, không đánh giá thấp nợ phải trả và chi phí.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản được ghi nhận theo giá mua thực tế.
• Cân đối: Tổng giá trị ghi bên Nợ phải bằng tổng giá trị ghi bên Có. Đây là nguyên tắc sống còn, nếu không cân đối thì chắc chắn có sai sót.

Nói thật, mấy nguyên tắc này nghe có vẻ khô khan, nhưng bạn cứ ngẫm kỹ rồi áp dụng dần dần sẽ thấy nó rất logic và hữu ích. Mà muốn hiểu sâu hơn về các loại tài khoản kế toán, bạn có thể tham khảo bài viết Chi Tiết Các Tài Khoản Kế Toán: Hướng Dẫn A-Z. Nó sẽ giúp bạn "nằm lòng" hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đấy.

Hướng dẫn chi tiết cách tính định khoản kế toán

Đây là quy trình từng bước giúp bạn chinh phục định khoản:

1. Xác định đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là những gì liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ví dụ, mua hàng hóa thì đối tượng kế toán là hàng hóa và tiền (hoặc công nợ phải trả). Bán hàng hóa thì đối tượng kế toán là hàng hóa và doanh thu.

2. Xác định tài khoản kế toán sử dụng

Mỗi đối tượng kế toán sẽ được phản ánh vào một hoặc nhiều tài khoản kế toán nhất định. Ví dụ:

• Tiền mặt: Tài khoản 111
• Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản 112
• Hàng hóa: Tài khoản 156
• Doanh thu bán hàng: Tài khoản 511
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản 642

Bạn có thể tham khảo Bảng Tài Khoản Kế Toán TT200: Chi Tiết & Cách Dùng để nắm rõ hơn về các tài khoản kế toán theo Thông tư 200 – văn bản pháp lý quan trọng nhất trong lĩnh vực kế toán.

3. Xác định bên Nợ, bên Có

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định sự đúng sai của định khoản. Bạn cần nắm vững quy tắc sau:

• Tài sản: Tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có.
• Nguồn vốn: Tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ.
• Doanh thu: Ghi bên Có.
• Chi phí: Ghi bên Nợ.

Tuy nhiên, quy tắc này có thể gây nhầm lẫn cho người mới bắt đầu. Một cách dễ nhớ hơn là:

• Nợ: Cái gì "vào" doanh nghiệp (tài sản tăng, chi phí phát sinh).
• Có: Cái gì "ra" khỏi doanh nghiệp (tài sản giảm, nguồn vốn tăng, doanh thu phát sinh).

4. Ghi sổ kế toán

Sau khi xác định được tài khoản và bên Nợ, bên Có, bạn tiến hành ghi vào sổ kế toán theo đúng mẫu quy định. Thông thường, các phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ sau khi bạn nhập định khoản.

Ví dụ minh họa cách tính định khoản kế toán

Để bạn dễ hình dung, chúng ta cùng xem một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Mua hàng hóa trị giá 10 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.

• Đối tượng kế toán: Hàng hóa, tiền mặt.
• Tài khoản sử dụng: 156 (Hàng hóa), 111 (Tiền mặt).
• Bên Nợ, bên Có: Hàng hóa tăng (Nợ 156), tiền mặt giảm (Có 111).
• Định khoản: Nợ 156/Có 111: 10.000.000 đồng.

Ví dụ 2: Bán hàng hóa thu tiền mặt 20 triệu đồng.

• Đối tượng kế toán: Hàng hóa, tiền mặt, doanh thu.
• Tài khoản sử dụng: 111 (Tiền mặt), 511 (Doanh thu).
• Bên Nợ, bên Có: Tiền mặt tăng (Nợ 111), doanh thu tăng (Có 511).
• Định khoản: Nợ 111/Có 511: 20.000.000 đồng.

Ví dụ 3: Chi tiền mặt trả lương nhân viên quản lý 5 triệu đồng.

• Đối tượng kế toán: Tiền mặt, chi phí lương.
• Tài khoản sử dụng: 642 (Chi phí quản lý), 111 (Tiền mặt).
• Bên Nợ, bên Có: Chi phí tăng (Nợ 642), tiền mặt giảm (Có 111).
• Định khoản: Nợ 642/Có 111: 5.000.000 đồng.

Cứ luyện tập nhiều với các ví dụ khác nhau, bạn sẽ dần quen và "nhạy bén" hơn với việc định khoản.

Các lỗi sai thường gặp và cách khắc phục

Dưới đây là một số lỗi sai “kinh điển” mà nhiều người mới làm kế toán hay mắc phải, cùng với cách khắc phục:

• Nhầm lẫn giữa tài sản và nguồn vốn: Cần phân biệt rõ tài sản là những gì doanh nghiệp sở hữu, còn nguồn vốn là nguồn hình thành tài sản đó.
• Sai sót trong việc xác định bên Nợ, bên Có: Luôn đặt câu hỏi "Cái gì vào, cái gì ra?" để xác định đúng bên Nợ, bên Có.
• Ghi thiếu hoặc ghi trùng nghiệp vụ: Kiểm tra kỹ chứng từ gốc trước khi định khoản để tránh bỏ sót hoặc ghi trùng.
• Không cân đối Nợ - Có: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Luôn kiểm tra lại tổng số tiền bên Nợ và bên Có sau khi định khoản.

Khi phát hiện sai sót, cần sửa chữa kịp thời theo đúng quy định của chế độ kế toán. Sai đâu sửa đó, đừng để lâu ngày "lòi" ra thì mệt lắm!

Ứng dụng định khoản kế toán trong phần mềm kế toán

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán để quản lý sổ sách. Các phần mềm này thường có tính năng tự động định khoản, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, bạn vẫn cần nắm vững kiến thức về định khoản để kiểm tra lại tính chính xác của phần mềm và xử lý các nghiệp vụ phức tạp.

Nếu doanh nghiệp bạn đang xây dựng nhà xưởng, việc hạch toán chi phí có thể phức tạp hơn. Bạn có thể tham khảo bài viết Hạch Toán Chi Phí Tự Xây Dựng Nhà Xưởng: A-Z! để có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả, hãy tìm hiểu về Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay:

Tài liệu tham khảo và học tập

Để nâng cao kiến thức về định khoản kế toán, bạn có thể tham khảo các tài liệu sau:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• Các giáo trình kế toán tài chính tại các trường đại học, cao đẳng.
• Các khóa học kế toán ngắn hạn hoặc trực tuyến.
• Các diễn đàn, group kế toán trên mạng xã hội.

Điều quan trọng là bạn cần thực hành thường xuyên, áp dụng kiến thức vào các tình huống thực tế để rèn luyện kỹ năng.

FAQ về định khoản kế toán

1. Định khoản kế toán có khó không?

Ban đầu có thể hơi khó, nhưng nếu bạn nắm vững nguyên tắc và thực hành thường xuyên thì sẽ trở nên dễ dàng hơn.

2. Tôi có cần học thuộc tất cả các tài khoản kế toán không?

Không nhất thiết phải học thuộc lòng, nhưng bạn cần nắm vững nguyên tắc phân loại và sử dụng các tài khoản chính.

3. Phần mềm kế toán có thể thay thế hoàn toàn công việc định khoản không?

Phần mềm kế toán có thể giúp bạn tự động định khoản, nhưng bạn vẫn cần kiểm tra lại tính chính xác và xử lý các nghiệp vụ phức tạp.

4. Làm sao để tránh sai sót khi định khoản?

Luôn kiểm tra kỹ chứng từ gốc, nắm vững nguyên tắc định khoản và sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về cách tính định khoản kế toán. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục kế toán!