Cách Tra Cứu Hóa Đơn Đã Được Phát Hành Chưa? Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Bạn Đang Lo Lắng Không Biết Hóa Đơn Đã Được Phát Hành Chưa?

Chắc hẳn bạn đã từng rơi vào tình huống này: đã gửi yêu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, hoặc đã nhận được thông báo từ đối tác, nhưng mãi vẫn chưa thấy hóa đơn đâu. Bạn băn khoăn không biết liệu hóa đơn đã thực sự được phát hành hay chưa, hay đang mắc kẹt ở đâu đó trong quy trình. Đừng lo, việc kiểm tra trạng thái hóa đơn không hề khó như bạn nghĩ. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật các cách tra cứu hóa đơn đã được phát hành chưa một cách nhanh chóng và chính xác nhất, từ phương pháp thủ công đến sử dụng các công cụ hiện đại trong thời đại số.

Việc nắm rõ trạng thái hóa đơn không chỉ giúp bạn chủ động trong công tác kế toán, mà còn tránh được những rủi ro về thuế, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp. Tôi còn nhớ có lần công ty tôi suýt bị phạt vì một hóa đơn đầu vào "mất tích", mãi sau này tra cứu mới biết nó đã được phát hành nhưng bị thất lạc trong email. Kể từ đó, tôi luôn chú trọng đến việc kiểm tra kỹ lưỡng.

Tại Sao Cần Tra Cứu Trạng Thái Hóa Đơn?

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần có file hóa đơn gửi về là xong, nhưng thực tế không phải vậy. Việc hóa đơn đã "được phát hành" trên hệ thống của cơ quan thuế mới là yếu tố quyết định tính hợp lệ, hợp pháp để bạn được khấu trừ thuế đầu vào. Tôi đã gặp không ít trường hợp doanh nghiệp nhận được hóa đơn PDF từ đối tác, nhưng khi lên tra cứu thì nó vẫn chỉ ở trạng thái "chờ ký số" hoặc thậm chí bị từ chối. Nếu không kiểm tra, bạn sẽ mất tiền oan.

Tra cứu trạng thái giúp bạn:

• Xác minh tính hợp lệ: Đảm bảo hóa đơn đã được ký số và gửi lên cơ quan thuế thành công.
• Theo dõi tiến độ: Biết được hóa đơn đang ở đâu trong quy trình (mới tạo, đã phát hành, đã hủy...).
• Giải quyết tranh chấp: Khi có mâu thuẫn với đối tác về việc đã xuất hóa đơn hay chưa, bạn có bằng chứng rõ ràng.
• Tuân thủ pháp luật: Tránh vi phạm các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là thời hạn lưu trữ và báo cáo.

Các Trạng Thái Cơ Bản Của Hóa Đơn Điện Tử

Trước khi đi vào chi tiết cách tra cứu, bạn cần hiểu các trạng thái mà một hóa đơn điện tử có thể có. Hiểu được mấy cái này thì khi tra cứu lên bạn mới biết nó đang bị sao.

• Mới tạo/Chờ ký: Hóa đơn đã được lập xong trên phần mềm nhưng chưa được ký số bởi doanh nghiệp. Chưa có giá trị pháp lý.
• Đã ký/Chờ phát hành: Đã ký số, sẵn sàng gửi đi nhưng chưa chuyển trạng thái cuối cùng.
• Đã phát hành: Trạng thái quan trọng nhất. Hóa đơn đã được ký số và gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Lúc này nó mới chính thức có hiệu lực. Đây chính là thứ bạn cần xác nhận khi tìm cách tra cứu hóa đơn đã được phát hành chưa.
• Đã hủy/Điều chỉnh: Hóa đơn không còn giá trị sử dụng hoặc đã được thay thế bằng một hóa đơn khác.
• Bị từ chối: Hệ thống thuế từ chối tiếp nhận do có lỗi (sai MST, sai mẫu số, ký số lỗi...).

Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Hóa Đơn Đã Được Phát Hành Chưa

Dưới đây là các cách phổ biến và hiệu quả nhất, tùy vào bạn là người mua hay người bán, và công cụ bạn đang có.

Tra Cứu Trực Tiếp Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Của Cơ Quan Thuế

Đây là cách chính thống và đáng tin cậy nhất, vì bạn tra cứu ngay trên "sân nhà" của cơ quan quản lý. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) cho phép tra cứu hóa đơn dựa trên mã số thuế của người bán và các thông tin chi tiết trên hóa đơn.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập trang web của Tổng cục Thuế và đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp bạn (nếu bạn là người mua) hoặc tài khoản người bán.
2. Tìm đến mục "Tra cứu hóa đơn" hoặc "Hóa đơn điện tử".
3. Nhập các thông tin tìm kiếm: Mã số thuế người bán, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành... Càng chi tiết càng dễ tìm.
4. Hệ thống sẽ trả về kết quả. Nếu hóa đơn tồn tại và ở trạng thái "Đã phát hành", bạn sẽ thấy đầy đủ thông tin và có thể tải về bản PDF chính thức từ hệ thống thuế.

Ưu điểm của cách này là độ chính xác tuyệt đối. Nhược điểm là thao tác hơi nhiều bước và bắt buộc phải có chữ ký số để đăng nhập.

Sử Dụng Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Của Nhà Cung Cấp

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp (như MISA, FAST, BRAVO, hoặc các phần mềm chuyên biệt khác), thì đây là cách tiện lợi nhất. Hầu hết các phần mềm tra cứu hóa đơn hiện đại đều có tính năng theo dõi trạng thái hóa đơn trực quan ngay trên giao diện.

Bạn chỉ cần vào danh sách hóa đơn, tìm đến hóa đơn cần kiểm tra. Cột "Trạng thái" sẽ hiển thị rõ ràng: "Đã phát hành", "Chờ ký", hay "Lỗi". Một số phần mềm còn cho phép bạn click vào để xem chi tiết lịch sử phát hành: thời gian ký số, thời gian gửi lên thuế, phản hồi từ hệ thống... Rất tiện.

Nếu bạn chưa có phần mềm chuyên nghiệp, có thể tham khảo thêm các giải pháp trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tìm công cụ phù hợp.

Kiểm Tra Qua Email Xác Nhận Hoặc SMS

Khi một hóa đơn được phát hành thành công, hệ thống phần mềm thường tự động gửi email thông báo cho người mua (nếu có email). Email này thường đính kèm file hóa đơn PDF đã ký số và có thông tin xác nhận. Tuy nhiên, hãy cẩn thận! Việc nhận được email không 100% đồng nghĩa với việc hóa đơn đã lên hệ thống thuế. Email có thể chỉ được gửi tự động từ phần mềm ngay sau khi người bán ký số, còn việc đồng bộ lên cổng thuế có thể bị trễ hoặc lỗi.

Vì vậy, email chỉ nên dùng để tham khảo ban đầu. Để chắc chắn, bạn vẫn nên dùng một trong hai cách trên để kiểm tra lại. Tương tự, tin nhắn SMS cũng vậy.

Tra Cứu Bằng Mã Số Thuế Và Mã Hóa Đơn

Đây là cách linh hoạt khi bạn chỉ có một vài thông tin cơ bản. Một số trang web của các đơn vị trung gian cung cấp công cụ tra cứu công khai. Bạn chỉ cần nhập Mã số thuế của người bán và Số hóa đơn (hoặc Mã tra cứu - thường là một chuỗi ký tự trên hóa đơn) là có thể kiểm tra được trạng thái. Cách này tiện cho người mua hàng cá nhân hoặc kế toán khi cần kiểm tra hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau mà không cần đăng nhập nhiều tài khoản.

Tuy nhiên, độ tin cậy của các công cụ bên thứ ba này phụ thuộc vào nguồn dữ liệu của họ. Cách tốt nhất vẫn là tra cứu trực tiếp trên cổng thuế hoặc phần mềm chính chủ.

So Sánh Các Phương Pháp Tra Cứu Hóa Đơn

Giải Quyết Các Tình Huống Thường Gặp Khi Tra Cứu

Trong quá trình làm việc, tôi gặp khá nhiều tình huống dở khóc dở cười liên quan đến tra cứu hóa đơn. Dưới đây là vài trường hợp và cách xử lý:

• Tra cứu không thấy hóa đơn: Đầu tiên, kiểm tra lại thông tin nhập có chính xác không (MST người bán hay bị sai nhất). Nếu đúng mà vẫn không có, rất có thể hóa đơn chưa được phát hành. Hãy liên hệ trực tiếp với bên bán để xác nhận. Có thể họ quên chưa ký số hoặc gặp lỗi kỹ thuật.
• Trạng thái "Bị từ chối": Lúc này cần xem chi tiết lý do. Thường là do sai định dạng dữ liệu, sai MST người mua không tồn tại, hoặc lỗi chữ ký số. Người bán cần điều chỉnh và phát hành lại hóa đơn mới.
• Hóa đơn đã phát hành nhưng khách hàng báo chưa nhận được: Hãy gửi lại file PDF từ email hoặc từ phần mềm. Quan trọng hơn, hướng dẫn họ cách tự tra cứu trên cổng thuế (nếu họ có MST) để tự xác minh. Điều này minh bạch và tránh mất thời gian cho đôi bên.
• Cần tra cứu hóa đơn cho dịch vụ đặc thù: Ví dụ như hóa đơn điện thoại, xăng dầu, thì quy trình có thể có chút khác biệt. Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết chuyên sâu như hướng dẫn về cách tra cứu hóa đơn điện thoại hoặc cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu.

Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Làm sao để tra cứu hóa đơn nếu tôi không phải doanh nghiệp, không có chữ ký số?

Bạn có thể sử dụng các công cụ tra cứu công khai trên internet bằng cách nhập MST của người bán và số hóa đơn. Ngoài ra, nếu bạn có email nhận hóa đơn, trong email đó thường có một liên kết (link) hoặc mã QR dẫn đến trang xác thực hóa đơn của nhà cung cấp. Click vào đó cũng có thể kiểm tra được trạng thái.

Thời gian từ khi doanh nghiệp ký số đến khi hóa đơn hiện lên hệ thống thuế là bao lâu?

Với hệ thống hiện nay, quá trình này gần như tức thời hoặc chỉ trong vài phút nếu đường truyền internet ổn định. Nếu sau 24 giờ mà vẫn không tra cứu thấy, khả năng cao là có lỗi trong quá trình phát hành.

Tôi có thể tra cứu hàng loạt hóa đơn cùng lúc được không?

Có, nhưng chủ yếu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Các phần mềm này thường có chức năng xuất báo cáo trạng thái hóa đơn theo kỳ, giúp kế toán quản lý tập trung. Tra cứu thủ công trên cổng thuế thường chỉ cho phép tra từng cái một.

Hóa đơn trạng thái "Đã phát hành" có bị hủy được không?

Có, nhưng phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo quy định. Người bán phải lập "Thông báo hủy hóa đơn" có lý do cụ thể, ký số và gửi lên hệ thống thuế. Sau khi được chấp thuận, trạng thái hóa đơn gốc sẽ chuyển thành "Đã hủy". Việc này cần làm trước thời điểm kê khai thuế của kỳ có hóa đơn đó.

Tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp khác có vi phạm quyền riêng tư không?

Không. Thông tin về hóa đơn đã phát hành (mã số, ngày, MST người bán, người mua, tổng tiền) là thông tin công khai được cung cấp bởi cơ quan thuế nhằm minh bạch hóa giao dịch. Tuy nhiên, chi tiết hàng hóa dịch vụ cụ thể thì chỉ người mua và người bán mới xem được đầy đủ khi đăng nhập bằng tài khoản có liên quan.

Kết Luận

Việc nắm vững các cách tra cứu hóa đơn đã được phát hành chưa là kỹ năng tối cần thiết cho bất kỳ ai làm kế toán, quản lý doanh nghiệp, hay thậm chí là người tiêu dùng có nhu cầu. Nó giúp bạn làm chủ thông tin, chủ động trong công việc và tránh được những rủi ro không đáng có về thuế má, pháp lý.

Theo tôi, tùy vào nhu cầu cụ thể mà bạn chọn phương pháp phù hợp. Nếu cần kiểm tra chính xác tuyệt đối, hãy dùng cổng thuế. Nếu cần sự tiện lợi và tốc độ cho công việc hàng ngày, đầu tư vào một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là lựa chọn sáng suốt. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp tổng thể trong bài viết hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ thực tế này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu có thắc mắc gì, đừng ngại để lại bình luận bên dưới nhé!