Định khoản kế toán là việc gì? Tại sao dân kế toán phải làm?

Nói thật, hồi mới vào nghề, nghe đến “định khoản kế toán” là tôi thấy hơi run rồi. Cảm giác như kiểu phải làm một cái gì đó siêu to khổng lồ, phức tạp lắm ấy. Nhưng thực ra, hiểu đơn giản thì định khoản kế toán là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng tăng hay giảm. Nghe thì có vẻ khô khan, nhưng đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng để ghi chép sổ sách kế toán, các bạn ạ.

Ví dụ, khi công ty mình mua một lô hàng hóa trả bằng tiền mặt, thì mình phải xác định là tài khoản “Hàng hóa” sẽ tăng lên (vì mình có thêm hàng), còn tài khoản “Tiền mặt” sẽ giảm đi (vì mình đã trả tiền). Sau đó, mình sẽ ghi chép thông tin này vào sổ sách theo đúng quy định. Đấy, định khoản kế toán là việc đơn giản vậy thôi!

Tại sao định khoản kế toán lại quan trọng đến vậy?

Có bạn sẽ thắc mắc: “Ơ, thế không định khoản có được không? Cứ ghi bừa vào sổ có sao đâu?”. Câu trả lời là: CÓ SAO ĐẤY BẠN ƠI!!! Định khoản kế toán chính xác là nền tảng để có báo cáo tài chính đúng đắn. Báo cáo tài chính lại là căn cứ để doanh nghiệp ra quyết định, để nhà đầu tư đánh giá, để ngân hàng cho vay vốn. Nếu định khoản sai, coi như toàn bộ hệ thống kế toán “toang” hết. Chẳng khác nào xây nhà mà móng bị lệch, kiểu gì cũng đổ sập.

Nó quan trọng ở chỗ, định khoản đúng giúp:

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.
• Cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh.
• Giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán được dễ dàng hơn.

À, mà nói nhỏ nhé, định khoản đúng còn giúp các bạn kế toán viên "ghi điểm" với sếp nữa đấy! Ai mà chẳng thích nhân viên làm việc cẩn thận, tỉ mỉ, đúng quy trình đúng không nào?

Những nguyên tắc vàng khi định khoản kế toán

Để định khoản kế toán một cách chính xác, chúng ta cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau đây. Coi như đây là "kim chỉ nam" để các bạn không bị lạc lối trong "ma trận" kế toán nhé:

1. Nguyên tắc “kép”: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận ít nhất vào hai tài khoản kế toán, một bên Nợ và một bên Có, với số tiền bằng nhau. Cái này nhiều người hay gọi vui là "Nợ ai thì phải Có lại".
2. Nguyên tắc “cân đối”: Tổng số tiền ghi bên Nợ của tất cả các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi bên Có của tất cả các tài khoản.
3. Hiểu rõ bản chất của tài khoản: Phải nắm vững tài khoản nào là tài sản, tài khoản nào là nguồn vốn, tài khoản nào là doanh thu, chi phí… thì mới biết nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến tài khoản nào.
4. Tuân thủ chế độ kế toán hiện hành: Việc định khoản phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về kế toán, ví dụ như Thông tư 133 hoặc Thông tư 200.

Nắm chắc mấy nguyên tắc này, cộng thêm một chút kinh nghiệm thực tế, là các bạn có thể tự tin "chiến đấu" với mọi nghiệp vụ kinh tế rồi đấy!

Các tài khoản kế toán “quen mặt” cần nhớ

Để định khoản được, bạn cần phải biết các tài khoản kế toán cơ bản. Mình liệt kê một vài tài khoản hay dùng để các bạn dễ hình dung:

• 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• 131: Phải thu của khách hàng
• 152, 156: Hàng tồn kho (nguyên vật liệu, hàng hóa)
• 211: Tài sản cố định
• 331: Phải trả người bán. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về tài khoản này, có thể tham khảo bài viết TK 331 Theo Thông Tư 133: Giải Mã Chi Tiết Nhất! nhé.
• 411: Vốn chủ sở hữu
• 511: Doanh thu bán hàng
• 632: Giá vốn hàng bán
• 641, 642: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngoài ra còn rất nhiều tài khoản khác nữa, các bạn có thể tìm hiểu thêm trong Bảng Tài Khoản TT200: Giải Mã Chi Tiết & Ứng Dụng hoặc các văn bản pháp luật liên quan.

Mỗi tài khoản này có những quy tắc riêng về việc tăng giảm, ghi Nợ, ghi Có. Nắm vững được “tính cách” của từng tài khoản, bạn sẽ thấy việc định khoản trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ví dụ minh họa dễ hiểu về định khoản kế toán

Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về định khoản kế toán là việc gì, mình xin đưa ra một vài ví dụ cụ thể:

• Ví dụ 1: Công ty A bán một lô hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
  * Định khoản: * Nợ TK 111 (Tiền mặt): 100 triệu đồng * Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 100 triệu đồng
• Ví dụ 2: Công ty B mua một chiếc máy tính trị giá 20 triệu đồng, chưa thanh toán cho người bán.
  * Định khoản: * Nợ TK 211 (Tài sản cố định): 20 triệu đồng * Có TK 331 (Phải trả người bán): 20 triệu đồng
• Ví dụ 3: Công ty C trả lương cho nhân viên bộ phận bán hàng bằng tiền mặt, số tiền 15 triệu đồng.
  * Định khoản: * Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 15 triệu đồng * Có TK 111 (Tiền mặt): 15 triệu đồng

Các bạn thấy đấy, định khoản kế toán là việc không hề khó khăn như mình nghĩ ban đầu. Quan trọng là mình phải hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ, nắm vững nguyên tắc kế toán, và thực hành thường xuyên.

Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ như Hạch Toán Hàng Khuyến Mãi: Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp, việc định khoản có thể phức tạp hơn một chút, nhưng về cơ bản vẫn tuân theo các nguyên tắc trên.

Phần mềm kế toán – Trợ thủ đắc lực cho việc định khoản

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến và gần như là bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán không chỉ giúp tự động hóa các công việc kế toán, mà còn hỗ trợ rất nhiều trong việc định khoản.

Vậy, phần mềm kế toán giúp ích gì cho việc định khoản?

• Tự động định khoản: Một số phần mềm kế toán có khả năng tự động định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các thiết lập ban đầu.
• Kiểm tra tính chính xác: Phần mềm kế toán sẽ tự động kiểm tra tính cân đối của các định khoản, giúp giảm thiểu sai sót.
• Lưu trữ dữ liệu: Phần mềm kế toán lưu trữ toàn bộ dữ liệu kế toán, giúp cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.
• Báo cáo nhanh chóng: Phần mềm kế toán hỗ trợ lập các báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của mình, đừng quên tìm hiểu về các tính năng liên quan đến định khoản nhé. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức đấy!

FAQ: Giải đáp nhanh về định khoản kế toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán là việc gì. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn:

1. Câu hỏi: Định khoản kế toán có khó không?
   * Trả lời: Không khó nếu bạn nắm vững kiến thức cơ bản và thực hành thường xuyên.
2. Câu hỏi: Có cần thiết phải học kế toán để định khoản được không?
   * Trả lời: Nên học để có kiến thức nền tảng vững chắc.
3. Câu hỏi: Phần mềm kế toán nào hỗ trợ định khoản tốt nhất?
   * Trả lời: Cái này tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn, nên tìm hiểu kỹ trước khi quyết định nhé. Bạn có thể tham khảo các phần mềm tra cứu hóa đơn để hỗ trợ cho công việc kế toán.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về định khoản kế toán là việc gì, tại sao nó lại quan trọng, và làm thế nào để định khoản một cách chính xác. Dù bạn là sinh viên mới ra trường, hay là một kế toán viên đã có kinh nghiệm, việc nắm vững kiến thức về định khoản kế toán luôn là điều cần thiết để thành công trong sự nghiệp. Chúc các bạn luôn thành công trên con đường mình đã chọn nhé!