Định Khoản Là Gì? Sao Kế Toán Viên Nào Cũng Phải Biết?

Chào bạn, dân kế toán ai mà chẳng quen thuộc với hai từ “định khoản”. Nhưng mà, định khoản là cái gì, tại sao nó lại quan trọng đến thế trong công việc của chúng ta? Nói một cách đơn giản, định khoản là việc xác định và ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán liên quan. Nó giống như việc bạn dán nhãn cho từng giao dịch để sau này còn biết tiền đi đâu, về đâu ấy.

Mà bạn biết đấy, kế toán mà không định khoản chuẩn thì coi như “toang”. Sổ sách sai bét nhè, báo cáo tài chính sai lệch, ra quyết định kinh doanh cũng “đi tong” luôn. Vậy nên, nắm vững kiến thức về định khoản là điều kiện cần và đủ để trở thành một kế toán viên giỏi.

Nói chung, định khoản kế toán là xương sống của mọi hoạt động ghi chép kế toán. Nếu xương sống yếu thì coi như cả cơ thể “liệt” luôn, đúng không nào?

Nguyên Tắc Vàng Trong Định Khoản Kế Toán

Định khoản không phải là thích ghi sao thì ghi, mà nó có những nguyên tắc “vàng” mà bạn phải tuân thủ theo. Nếu không, bạn sẽ dễ dàng “lạc trôi” trong thế giới các con số đấy. Mình sẽ chia sẻ một vài nguyên tắc quan trọng nhất:

• Nguyên tắc cân đối: Tổng giá trị ghi Nợ phải luôn bằng tổng giá trị ghi Có. Cái này là bắt buộc, sai là “chết” ngay. Nó đảm bảo sự cân bằng của phương trình kế toán.
• Nguyên tắc tài khoản đối ứng: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nhất phải liên quan đến hai tài khoản trở lên (một Nợ, một Có, hoặc nhiều Nợ, nhiều Có).
• Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp định khoản phải được áp dụng nhất quán trong suốt kỳ kế toán. Đừng nay thế này, mai thế khác, sẽ rất khó theo dõi.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải nắm vững bản chất của từng loại tài khoản, để biết khi nào nó tăng, khi nào nó giảm, và ghi vào bên Nợ hay bên Có cho đúng.

Hiểu Rõ Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán

Để định khoản “ngon lành”, bạn phải hiểu rõ hệ thống tài khoản kế toán. Nó giống như bảng chữ cái của ngôn ngữ kế toán vậy. Mỗi tài khoản sẽ đại diện cho một loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, v.v.

Ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nhưng mà, nếu bạn làm trong lĩnh vực hành chính sự nghiệp thì phải xem thêm Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Mới Nhất, vì nó có những quy định riêng đấy.

Bạn nên học thuộc và hiểu rõ ý nghĩa của từng tài khoản, cũng như mối quan hệ giữa chúng. Có vậy thì khi định khoản, bạn mới không bị “ngớ” và chọn sai tài khoản.

Cách Định Khoản Kế Toán: Chi Tiết Từng Bước, Dễ Hiểu

Giờ thì mình sẽ hướng dẫn bạn cách định khoản kế toán từng bước một. Yên tâm, mình sẽ cố gắng giải thích một cách dễ hiểu nhất, ngay cả khi bạn mới “chân ướt chân ráo” vào nghề.

1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Bước đầu tiên là phải hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ, xem nó là cái gì, ảnh hưởng đến những yếu tố nào của doanh nghiệp. Ví dụ, mua hàng hóa, bán hàng, trả lương nhân viên,…
2. Xác định các tài khoản kế toán liên quan: Sau khi hiểu rõ nghiệp vụ, bạn phải xác định xem nó liên quan đến những tài khoản nào. Ví dụ, mua hàng hóa thì liên quan đến tài khoản hàng tồn kho, tiền mặt (hoặc phải trả người bán).
3. Xác định tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm: Tiếp theo, bạn phải xem xét xem nghiệp vụ này làm cho tài khoản nào tăng lên, tài khoản nào giảm xuống. Ví dụ, mua hàng hóa thì hàng tồn kho tăng, tiền mặt giảm.
4. Ghi Nợ cho tài khoản tăng, ghi Có cho tài khoản giảm (đối với tài sản, chi phí): Đối với các tài khoản thuộc loại tài sản và chi phí, khi tăng thì ghi vào bên Nợ, khi giảm thì ghi vào bên Có.
5. Ghi Có cho tài khoản tăng, ghi Nợ cho tài khoản giảm (đối với nguồn vốn, doanh thu): Đối với các tài khoản thuộc loại nguồn vốn và doanh thu, khi tăng thì ghi vào bên Có, khi giảm thì ghi vào bên Nợ.
6. Đảm bảo nguyên tắc cân đối: Cuối cùng, bạn phải đảm bảo rằng tổng giá trị ghi Nợ bằng tổng giá trị ghi Có. Nếu không bằng thì phải kiểm tra lại ngay.

Nghe có vẻ hơi phức tạp, nhưng bạn cứ làm quen dần dần là sẽ thấy nó cũng không khó lắm đâu. Quan trọng là bạn phải thực hành nhiều, làm nhiều bài tập, thì mới “lên tay” được.

Ví Dụ Định Khoản Kế Toán Thực Tế, Ai Cũng Hiểu

Để bạn dễ hình dung hơn, mình sẽ đưa ra một vài ví dụ định khoản kế toán thực tế:

• Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 10 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
  Định khoản:
  Nợ TK 156 (Hàng hóa): 10.000.000
  Có TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000
• Ví dụ 2: Doanh nghiệp bán hàng hóa thu bằng tiền mặt 20 triệu đồng, giá vốn hàng bán là 12 triệu đồng.
  Định khoản:
  a) Ghi nhận doanh thu:
  Nợ TK 111 (Tiền mặt): 20.000.000
  Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 20.000.000
  b) Ghi nhận giá vốn hàng bán:
  Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 12.000.000
  Có TK 156 (Hàng hóa): 12.000.000
• Ví dụ 3: Chi phí quảng cáo trả bằng tiền mặt là 5 triệu đồng, đây là một phần trong TK 641 Theo Thông Tư 200: Giải Mã Chi Tiết, Ví Dụ Thực Tế, bạn cần tìm hiểu kỹ.
  Định khoản:
  Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 5.000.000
  Có TK 111 (Tiền mặt): 5.000.000

Bạn thấy đấy, định khoản cũng không quá khó đúng không? Chỉ cần bạn nắm vững nguyên tắc và thực hành nhiều là sẽ quen thôi.

Những Sai Sót Thường Gặp Khi Định Khoản (Và Cách Tránh)

Trong quá trình định khoản, dù bạn có cẩn thận đến đâu thì cũng khó tránh khỏi những sai sót. Mình sẽ liệt kê một vài sai sót thường gặp nhất, cũng như cách để bạn tránh chúng:

• Chọn sai tài khoản: Đây là lỗi phổ biến nhất, do bạn chưa hiểu rõ bản chất của tài khoản. Cách khắc phục là học kỹ hệ thống tài khoản, đọc kỹ hướng dẫn sử dụng tài khoản.
• Ghi nhầm bên Nợ, bên Có: Lỗi này thường xảy ra do bạn không nắm vững nguyên tắc tăng giảm của tài khoản. Hãy nhớ rằng, tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ, giảm thì ghi Có; nguồn vốn và doanh thu tăng thì ghi Có, giảm thì ghi Nợ.
• Bỏ sót nghiệp vụ: Đôi khi, bạn có thể quên ghi chép một nghiệp vụ nào đó. Để tránh điều này, bạn nên lập danh sách các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày và kiểm tra lại vào cuối ngày.
• Tính toán sai số tiền: Lỗi này có thể xảy ra do bạn nhập sai số liệu, hoặc tính toán sai công thức. Hãy cẩn thận khi nhập liệu và kiểm tra lại kết quả tính toán.

Nếu bạn phát hiện ra sai sót, hãy sửa chữa ngay lập tức. Đừng để sai sót tích tụ, đến cuối kỳ sẽ rất khó khăn để xử lý. Quan trọng là phải thật cẩn thận và tỉ mỉ, vì chỉ cần sai một ly là đi một dặm.

Phần Mềm Kế Toán Hỗ Trợ Định Khoản

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến. Phần mềm kế toán không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng công việc, mà còn hỗ trợ bạn định khoản một cách chính xác và nhanh chóng.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay như MISA, FAST, BRAVO… Các phần mềm này thường có các tính năng tự động định khoản, kiểm tra tính hợp lệ của định khoản, và tạo báo cáo tài chính một cách tự động. Đặc biệt, các **phần mềm tra cứu hóa đơn** như sản phẩm của chúng tôi còn giúp bạn kiểm soát hóa đơn đầu vào, tự động hạch toán các chi phí liên quan đến hóa đơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Tuy nhiên, bạn cũng đừng quá ỷ lại vào phần mềm. Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ, còn kiến thức và kỹ năng của bạn mới là yếu tố quyết định. Bạn vẫn phải hiểu rõ bản chất của định khoản, để có thể kiểm tra và điều chỉnh các định khoản do phần mềm tạo ra.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu về Quy Trình Hạch Toán Kế Toán Sản Xuất Chuẩn Nhất 2024, vì nó có thể khác biệt so với quy trình hạch toán thông thường.

FAQ: Giải Đáp Thắc Mắc Về Định Khoản

Chắc hẳn bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về định khoản đúng không? Mình sẽ tổng hợp một vài câu hỏi thường gặp nhất, và đưa ra câu trả lời chi tiết:

1. Câu hỏi: Định khoản có bắt buộc không? Trả lời: Có, định khoản là một phần không thể thiếu của kế toán. Nếu không định khoản, bạn sẽ không thể ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2. Câu hỏi: Có thể định khoản sai không? Trả lời: Có, sai sót là điều khó tránh khỏi. Nhưng quan trọng là bạn phải phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời.
3. Câu hỏi: Định khoản bằng tay hay bằng phần mềm tốt hơn? Trả lời: Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít thì định khoản bằng tay cũng được. Nhưng nếu doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều thì nên sử dụng phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
4. Câu hỏi: Làm sao để trở thành một chuyên gia định khoản? Trả lời: Không có con đường tắt nào cả. Bạn phải học tập chăm chỉ, thực hành nhiều, và luôn cập nhật kiến thức mới.

Hy vọng những giải đáp này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho mình nhé!

Tóm lại, định khoản là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần phải nắm vững. Nó đòi hỏi bạn phải có kiến thức vững chắc về hệ thống tài khoản, nguyên tắc kế toán, và kỹ năng phân tích nghiệp vụ. Hãy học tập chăm chỉ, thực hành nhiều, và luôn cập nhật kiến thức mới, bạn sẽ trở thành một chuyên gia định khoản trong tương lai không xa. Đừng quên, nếu bạn cần một công cụ hỗ trợ đắc lực, hãy tìm đến Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nó sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn và hạch toán một cách dễ dàng và hiệu quả.

Nguồn tham khảo:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp: Thông tư 200/2014/TT-BTC
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực kế toán Việt Nam