Ngồi vào bàn làm kế toán, cái đầu tiên mà nhiều bạn mới vào nghề “toát mồ hôi” chính là… định khoản. Nghe thì có vẻ cao siêu, nhưng thực chất, định khoản kế toán chỉ là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng nào (tăng hay giảm). Bài viết này sẽ giúp bạn “gỡ rối” mọi thứ về các định khoản trong kế toán, từ cơ bản đến nâng cao, đảm bảo đọc xong là “làm ngon” luôn!

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán, hiểu đơn giản, là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các tài khoản kế toán liên quan. Nó giống như việc bạn “dán nhãn” cho mỗi giao dịch, cho biết giao dịch đó tác động đến những “ngăn kéo” nào trong “tủ” kế toán của doanh nghiệp. Mỗi “ngăn kéo” này chính là một tài khoản kế toán, ví dụ như “Tiền mặt”, “Hàng tồn kho”, “Doanh thu”,...

Để dễ hình dung, cứ tưởng tượng thế này: bạn bán một chiếc áo với giá 200.000 đồng. Khi đó, bạn sẽ định khoản như sau:

• Nợ tài khoản “Tiền mặt” (tăng 200.000 đồng)
• Có tài khoản “Doanh thu bán hàng” (tăng 200.000 đồng)

Nghĩa là, bạn ghi nhận việc tiền mặt của bạn tăng lên, đồng thời doanh thu của bạn cũng tăng lên. Đấy, đơn giản vậy thôi!

Nguyên tắc định khoản kế toán bạn cần nắm lòng

Tuy đơn giản là vậy, nhưng định khoản kế toán cũng có những nguyên tắc “bất di bất dịch” mà bạn cần phải tuân thủ. Nếu không, sổ sách của bạn sẽ “loạn xì ngầu” ngay lập tức. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng:

• Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền ghi Nợ phải luôn bằng tổng số tiền ghi Có. Cái này quan trọng lắm nha, sai một ly là đi một dặm đó!
• Nguyên tắc tài khoản đối ứng: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nhất phải liên quan đến hai tài khoản, một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.
• Nguyên tắc phù hợp: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được định khoản phù hợp với bản chất của chúng. Ví dụ, nếu bạn mua hàng hóa, thì phải ghi nhận vào tài khoản “Hàng tồn kho”, chứ không thể ghi vào tài khoản “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được.

Nói chung, cứ nhớ “cân đối”, “đối ứng”, và “phù hợp” là bạn đã nắm được “kim chỉ nam” rồi đó.

Các tài khoản kế toán thường dùng (cho người mới bắt đầu)

Để định khoản được, bạn phải “nằm lòng” hệ thống tài khoản kế toán. Cái này thì không có cách nào khác ngoài việc học và thực hành thôi. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng, bạn không cần phải học thuộc tất cả các tài khoản đâu. Ban đầu, chỉ cần nắm vững những tài khoản thường dùng là đủ.

Dưới đây là một số tài khoản kế toán “quen mặt” mà bạn sẽ gặp thường xuyên:

• Tiền mặt (TK 111): Dùng để theo dõi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.
• Tiền gửi ngân hàng (TK 112): Dùng để theo dõi tiền gửi tại các ngân hàng.
• Hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156): Dùng để theo dõi giá trị hàng hóa, vật tư, sản phẩm dở dang, thành phẩm,...
• Phải thu khách hàng (TK 131): Dùng để theo dõi các khoản nợ mà khách hàng còn phải trả cho doanh nghiệp.
• Phải trả người bán (TK 331): Dùng để theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp còn phải trả cho nhà cung cấp.
• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511): Dùng để theo dõi doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Giá vốn hàng bán (TK 632): Dùng để theo dõi giá vốn của hàng hóa đã bán.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Dùng để theo dõi các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm Hệ Thống Tài Khoản Doanh Nghiệp: A-Z Cho Người Mới! để nắm rõ hơn về các loại tài khoản này nhé.

Mẹo nhỏ: Hãy tạo một bảng danh sách các tài khoản thường dùng và dán nó ngay trên bàn làm việc. Cứ nhìn vào đó mỗi khi định khoản, dần dần bạn sẽ nhớ hết thôi.

Ví dụ định khoản kế toán thực tế (siêu dễ hiểu)

“Học đi đôi với hành”, bây giờ chúng ta sẽ cùng nhau “xử lý” một vài ví dụ thực tế để xem định khoản kế toán “ra ngô ra khoai” thế nào nhé.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A mua một lô hàng hóa trị giá 50.000.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt.

Định khoản:

• Nợ TK 156 (Hàng tồn kho): 50.000.000 đồng
• Có TK 111 (Tiền mặt): 50.000.000 đồng

Giải thích: Hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng lên (ghi Nợ), và tiền mặt của doanh nghiệp giảm đi (ghi Có).

Ví dụ 2: Doanh nghiệp B bán một lô hàng hóa cho khách hàng với giá 100.000.000 đồng, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.

Định khoản:

• Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 100.000.000 đồng
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 100.000.000 đồng

Giải thích: Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp tăng lên (ghi Nợ), và doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tăng lên (ghi Có).

Ví dụ 3: Doanh nghiệp C trả lương cho nhân viên bộ phận quản lý là 20.000.000 đồng bằng tiền mặt.

Định khoản:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 20.000.000 đồng
• Có TK 111 (Tiền mặt): 20.000.000 đồng

Giải thích: Chi phí quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp tăng lên (ghi Nợ), và tiền mặt của doanh nghiệp giảm đi (ghi Có).

Bạn thấy đấy, không hề khó đúng không? Quan trọng là bạn phải xác định đúng bản chất của nghiệp vụ, và lựa chọn tài khoản phù hợp. Đừng ngại “lục lại” lý thuyết, hoặc hỏi ý kiến đồng nghiệp nếu bạn cảm thấy bối rối nhé.

Nếu bạn gặp tình huống Hàng Bán Bị Trả Lại, hãy tham khảo bài viết chi tiết này để biết cách hạch toán chính xác.

Định khoản kế toán dễ dàng hơn với phần mềm

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc định khoản kế toán đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán. Thay vì phải “cặm cụi” ghi chép bằng tay, bạn chỉ cần nhập liệu vào phần mềm, và phần mềm sẽ tự động định khoản cho bạn.

Tuy nhiên, bạn cũng cần phải hiểu rõ nguyên tắc định khoản, để có thể kiểm tra lại xem phần mềm có định khoản đúng hay không. Bởi vì, “cẩn tắc vô áy náy” mà!

Ngoài ra, một số phần mềm kế toán còn tích hợp thêm tính năng tra cứu hóa đơn điện tử, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn. Ví dụ như các Phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft, giúp bạn dễ dàng tra cứu hóa đơn, tải hóa đơn và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, như phân tích tài chính, lập kế hoạch kinh doanh,...

Mẹo hay giúp bạn định khoản kế toán "chuẩn chỉnh"

Dưới đây là một vài “bí kíp” nhỏ mà tôi đã “gom góp” được trong quá trình làm kế toán, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn:

• Nắm vững hệ thống tài khoản kế toán: Cái này là “tối thượng công phu” rồi, không nắm vững thì đừng hòng định khoản đúng.
• Đọc kỹ chứng từ gốc: Chứng từ gốc là “căn cứ” để bạn định khoản, đọc kỹ để hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ.
• Hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc người có kinh nghiệm: Đừng ngại hỏi, “muốn biết phải hỏi, muốn giỏi phải học” mà!
• Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, nhưng đừng quên kiểm tra lại nhé.
• Thường xuyên cập nhật kiến thức: Luật kế toán thay đổi liên tục, bạn phải luôn cập nhật để không bị “tụt hậu”.

Và cuối cùng, hãy luôn giữ một tinh thần học hỏi, cầu tiến. Kế toán là một nghề đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận, và không ngừng trau dồi kiến thức. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán

1. Định khoản sai thì có sao không?
   Trả lời: Định khoản sai sẽ dẫn đến sai lệch số liệu kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, và có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng hơn (ví dụ như bị phạt thuế).
2. Có những loại định khoản nào?
   Trả lời: Có nhiều loại định khoản, tùy theo cách phân loại. Ví dụ, theo số lượng tài khoản liên quan, có định khoản đơn (liên quan đến 2 tài khoản) và định khoản phức tạp (liên quan đến nhiều hơn 2 tài khoản).
3. Làm sao để nhớ được hệ thống tài khoản kế toán?
   Trả lời: Không có cách nào khác ngoài việc học và thực hành. Hãy tạo một bảng danh sách các tài khoản thường dùng và dán nó ngay trên bàn làm việc.
4. Phần mềm kế toán nào tốt nhất cho người mới bắt đầu?
   Trả lời: Có rất nhiều phần mềm kế toán tốt, bạn nên tìm hiểu và dùng thử một vài phần mềm để xem cái nào phù hợp với mình nhất. Bạn có thể tham khảo các phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft để bắt đầu, vì chúng có giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
5. Tôi có thể tìm hiểu thêm về định khoản kế toán ở đâu?
   Trả lời: Bạn có thể tìm hiểu thêm trên các trang web chuyên về kế toán, các diễn đàn kế toán, hoặc tham gia các khóa học kế toán ngắn hạn. Ngoài ra, bài viết Định Khoản Các Nghiệp Vụ Kế Toán: A-Z Cho Dân Kế! cũng sẽ giúp bạn rất nhiều đấy!

Lời kết

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các định khoản trong kế toán. Định khoản kế toán không hề “khó nhằn” như bạn nghĩ, chỉ cần bạn nắm vững nguyên tắc, học hỏi và thực hành thường xuyên, bạn sẽ trở thành một kế toán “cao thủ” thôi. Chúc bạn thành công!