Định khoản kế toán là gì?

Bạn mới vào nghề kế toán hoặc đang loay hoay tìm hiểu về kế toán cho doanh nghiệp của mình? Chắc hẳn bạn đã nghe đến cụm từ "Phần mềm tra cứu hóa đơn" và cả "định khoản kế toán" rồi đúng không? Vậy, định khoản kế toán là gì mà ai làm kế toán cũng phải nắm vững như cháo?

Nói một cách dễ hiểu, định khoản kế toán là việc xác định các tài khoản kế toán bị ảnh hưởng bởi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có và số tiền tương ứng. Nó giống như việc bạn "đặt tên" và "gắn thẻ" cho mỗi giao dịch tài chính của doanh nghiệp, giúp việc theo dõi và phân tích trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ví dụ, khi bạn mua một chiếc máy tính cho văn phòng, bạn sẽ phải định khoản như thế nào? Tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm? Số tiền là bao nhiêu? Đó chính là công việc của định khoản.

Vì sao định khoản lại quan trọng trong kế toán?

Nếu bạn nghĩ định khoản chỉ là một bước thủ tục nhàm chán thì bạn đã lầm to rồi đấy! Định khoản kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc:

• Ghi chép chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi lại một cách có hệ thống và không bị bỏ sót.
• Cung cấp thông tin để lập các báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính như Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh đều dựa trên các định khoản chính xác.
• Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp: Giúp nhà quản lý và các bên liên quan hiểu rõ về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa gian lận: Định khoản chính xác giúp phát hiện các sai sót và gian lận trong quá trình hoạt động.

Nếu định khoản sai, hậu quả có thể rất nghiêm trọng, từ việc báo cáo tài chính không chính xác đến việc đưa ra các quyết định kinh doanh sai lầm, thậm chí là vi phạm pháp luật. Ai mà chẳng muốn tránh xa mấy chuyện rắc rối này, đúng không?

Nguyên tắc cơ bản trong định khoản kế toán

Định khoản không phải là một trò chơi may rủi mà nó tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hiểu rõ các nguyên tắc này sẽ giúp bạn định khoản chính xác và tránh được những sai sót không đáng có.

Nguyên tắc về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

Nguyên tắc này dựa trên phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Theo đó:

• Khi tài sản tăng, một trong hai yếu tố còn lại (nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu) cũng phải tăng hoặc một tài sản khác phải giảm.
• Khi tài sản giảm, một trong hai yếu tố còn lại cũng phải giảm hoặc một tài sản khác phải tăng.

Ví dụ, khi bạn mua hàng hóa tồn kho bằng tiền mặt, tài sản (hàng tồn kho) tăng lên và tài sản (tiền mặt) giảm xuống.

Nguyên tắc về doanh thu và chi phí

Doanh thu làm tăng vốn chủ sở hữu, trong khi chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu. Điều này có nghĩa là:

• Khi doanh thu tăng, tài khoản doanh thu được ghi Có.
• Khi chi phí tăng, tài khoản chi phí được ghi Nợ.

Ví dụ, khi bạn bán hàng và thu tiền, tài khoản doanh thu được ghi Có và tài khoản tiền mặt được ghi Nợ.

Nguyên tắc về số tiền và thời gian

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi nhận bằng số tiền cụ thể và vào đúng thời điểm phát sinh. Điều này đảm bảo tính chính xác và khách quan của thông tin kế toán.

Nói chung, cứ nhớ là "tiền nào, việc nấy", và "việc nào, ngày đó" là không lo sai lệch đâu.

Các tài khoản kế toán thông dụng cần nhớ

Để định khoản chính xác, bạn cần nắm vững hệ thống tài khoản kế toán. Có rất nhiều tài khoản, nhưng dưới đây là một số tài khoản thông dụng mà bạn cần phải "nằm lòng":

• Tiền mặt (111): Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền mặt hiện có của doanh nghiệp.
• Tiền gửi ngân hàng (112): Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền gửi tại ngân hàng.
• Hàng tồn kho (156): Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hàng hóa, vật tư đang tồn kho.
• Phải thu khách hàng (131): Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
• Phải trả người bán (331): Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền mà doanh nghiệp còn nợ người bán.
• Vốn góp chủ sở hữu (411): Tài khoản này dùng để theo dõi số vốn mà các chủ sở hữu đã góp vào doanh nghiệp.
• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511): Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Giá vốn hàng bán (632): Tài khoản này dùng để theo dõi giá vốn của hàng hóa đã bán.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp (642): Tài khoản này dùng để theo dõi các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về Tài khoản kế toán TT200: Hướng dẫn A-Z cho DN để hiểu rõ hơn về hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành.

À, mà nếu doanh nghiệp của bạn đang áp dụng Thông tư 133 thì đừng quên nghía qua bài TK Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024 nữa nha. Nó sẽ giúp bạn nắm bắt những điểm khác biệt quan trọng đấy.

Quy trình định khoản kế toán từng bước

Định khoản kế toán không khó như bạn nghĩ đâu. Chỉ cần bạn nắm vững quy trình sau đây, bạn sẽ có thể định khoản một cách dễ dàng và chính xác:

Bước 1: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần xác định rõ nghiệp vụ kinh tế nào đã phát sinh, ví dụ: mua hàng, bán hàng, trả lương, thanh toán tiền điện, v.v.

Bước 2: Xác định các tài khoản bị ảnh hưởng

Sau khi xác định được nghiệp vụ kinh tế, bạn cần xác định các tài khoản kế toán nào bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ đó. Ví dụ, khi mua hàng hóa bằng tiền mặt, tài khoản hàng tồn kho và tài khoản tiền mặt sẽ bị ảnh hưởng.

Bước 3: Xác định bên Nợ và bên Có

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình định khoản. Bạn cần xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có. Để làm được điều này, bạn cần nắm vững bản chất của từng tài khoản và nguyên tắc kế toán cơ bản.

• Tài sản: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
• Nợ phải trả: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
• Vốn chủ sở hữu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
• Doanh thu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ (trường hợp điều chỉnh giảm doanh thu).
• Chi phí: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có (trường hợp hoàn nhập chi phí).

Bước 4: Ghi chép định khoản

Sau khi xác định được tài khoản Nợ, tài khoản Có và số tiền tương ứng, bạn tiến hành ghi chép định khoản vào sổ sách kế toán. Thông thường, định khoản được ghi theo cấu trúc:

Nợ Tài khoản...: Số tiền
Có Tài khoản...: Số tiền

Ví dụ, Nợ TK 156: 10.000.000 VNĐ, Có TK 111: 10.000.000 VNĐ (mua hàng hóa nhập kho bằng tiền mặt).

Ví dụ minh họa định khoản kế toán

Để bạn dễ hình dung hơn, chúng ta cùng xem xét một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua một lô hàng hóa trị giá 20.000.000 VNĐ, chưa thanh toán cho người bán.

• Nghiệp vụ kinh tế: Mua hàng hóa chưa thanh toán.
• Tài khoản bị ảnh hưởng: Hàng tồn kho (156) và Phải trả người bán (331).
• Định khoản:
  Nợ TK 156: 20.000.000 VNĐ
  Có TK 331: 20.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho nhân viên, tổng số tiền là 15.000.000 VNĐ.

• Nghiệp vụ kinh tế: Thanh toán tiền lương.
• Tài khoản bị ảnh hưởng: Chi phí tiền lương (642) và Tiền mặt (111).
• Định khoản:
  Nợ TK 642: 15.000.000 VNĐ
  Có TK 111: 15.000.000 VNĐ

Ví dụ 3: Khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ doanh nghiệp, số tiền là 5.000.000 VNĐ.

• Nghiệp vụ kinh tế: Khách hàng thanh toán tiền hàng.
• Tài khoản bị ảnh hưởng: Tiền mặt (111) và Phải thu khách hàng (131).
• Định khoản:
  Nợ TK 111: 5.000.000 VNĐ
  Có TK 131: 5.000.000 VNĐ

Những lỗi sai thường gặp trong định khoản và cách khắc phục

Ngay cả những kế toán viên dày dặn kinh nghiệm đôi khi cũng mắc phải sai sót trong quá trình định khoản. Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp và cách khắc phục:

• Xác định sai tài khoản: Chọn sai tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có. Cách khắc phục: Nắm vững hệ thống tài khoản kế toán và bản chất của từng tài khoản.
• Ghi sai số tiền: Ghi sai số tiền vào tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có. Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ số liệu trước khi ghi chép.
• Bỏ sót nghiệp vụ: Bỏ quên không định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cách khắc phục: Xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ và đảm bảo tất cả các nghiệp vụ đều được ghi nhận đầy đủ.
• Định khoản trùng lặp: Định khoản một nghiệp vụ kinh tế nhiều lần. Cách khắc phục: Rà soát kỹ lưỡng sổ sách kế toán để phát hiện và loại bỏ các định khoản trùng lặp.

Nếu bạn đang loay hoay với việc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, đừng bỏ qua bài viết Hạch Toán Tạm Ứng Lương Cho Nhân Viên: A-Z 2024. Nó sẽ giúp bạn tránh được những sai sót phổ biến trong quá trình này đấy.

Để tránh những sai sót không đáng có, bạn nên thường xuyên đối chiếu số liệu và kiểm tra lại các định khoản đã thực hiện. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán cũng có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán: Lựa chọn nào tốt nhất?

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Phần mềm kế toán không chỉ giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán mà còn hỗ trợ định khoản một cách nhanh chóng và chính xác.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp hay không?
• Giao diện: Giao diện phần mềm có dễ sử dụng và thân thiện với người dùng hay không?
• Giá cả: Giá cả phần mềm có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không?
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt hay không?

Ngoài ra, việc sử dụng các Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng giúp cho quá trình đối chiếu và kiểm tra hóa đơn đầu vào trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình định khoản.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán

1. Định khoản kế toán có bắt buộc không?

Có. Định khoản kế toán là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Việc định khoản chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính.

2. Có thể sửa đổi định khoản đã ghi không?

Có, nhưng cần thực hiện đúng quy trình và có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Việc sửa đổi định khoản cần được thực hiện bởi người có thẩm quyền và phải được ghi rõ lý do sửa đổi.

3. Nên sử dụng phần mềm kế toán nào để hỗ trợ định khoản?

Có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường, bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.

4. Làm thế nào để nâng cao kỹ năng định khoản kế toán?

Bạn có thể nâng cao kỹ năng định khoản bằng cách tham gia các khóa học kế toán, đọc sách báo chuyên ngành, và thực hành thường xuyên.

5. Định khoản sai thì có bị phạt không?

Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự.

Kết luận

Định khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực kế toán. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản và cần thiết về định khoản kế toán. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi ở phần bình luận bên dưới nhé. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!