Định khoản nghiệp vụ kế toán là gì? Sao kế toán nào cũng phải thuộc lòng?

Chào bạn, dân kế toán tụi mình chắc chắn ai cũng từng 'vật vã' với cái vụ định khoản nghiệp vụ kế toán này rồi, đúng không? Nhiều khi nhìn nghiệp vụ phát sinh mà cứ ngơ ngác không biết Nợ gì, Có gì. Vậy nên, hôm nay tui sẽ chia sẻ tất tần tật những gì tui biết về định khoản, đảm bảo đọc xong bài này bạn sẽ tự tin 'cân' mọi loại định khoản luôn.

Nói nôm na, định khoản là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng, giảm những tài khoản kế toán nào, và số tiền tăng giảm là bao nhiêu. Nghe thì có vẻ 'cao siêu' nhưng thực tế nó là bước cực kỳ quan trọng để ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính đó nha. Không định khoản đúng thì coi như 'toang', báo cáo sai hết trơn!

Định khoản nghiệp vụ kế toán là gì?

Thực tế thì định khoản nghiệp vụ kế toán là một trong những công việc cốt lõi của người làm kế toán. Nó giống như việc bạn dịch một sự kiện kinh tế sang ngôn ngữ kế toán vậy. Hiểu một cách đơn giản, định khoản chính là việc xác định:

• Tài khoản nào tăng lên?
• Tài khoản nào giảm xuống?
• Số tiền tăng/giảm là bao nhiêu?
• Bên Nợ hay bên Có của tài khoản đó?

Ví dụ: Khi bạn mua một chiếc máy tính để bàn làm việc cho công ty, nghiệp vụ này sẽ làm tăng tài sản cố định (máy móc thiết bị) và giảm tiền mặt của công ty. Như vậy, bạn cần định khoản Nợ tài khoản Máy móc thiết bị và Có tài khoản Tiền mặt.

Nguyên tắc định khoản kế toán bạn cần nắm vững

Để định khoản đúng và chuẩn, bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau:

1. Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền bên Nợ phải bằng tổng số tiền bên Có của mỗi nghiệp vụ. Đây là nguyên tắc 'bất di bất dịch' trong kế toán đó nha.
2. Nguyên tắc tài khoản: Xác định đúng loại tài khoản (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí) và tính chất của tài khoản (tăng, giảm).
3. Nguyên tắc phù hợp: Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau. Ví dụ, nếu bạn bán hàng, bạn phải ghi nhận cả doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.

Nếu bạn chưa nắm vững hệ thống tài khoản, thì có thể tham khảo bài viết Tổng Hợp Tài Khoản Kế Toán: A-Z Cho DN 2024 của HuviSoft để 'ôn lại' kiến thức nha.

Các bước định khoản nghiệp vụ kế toán cơ bản

Tui hay làm theo các bước này nè, thấy cũng khá hiệu quả:

1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ đó là gì.
2. Xác định các tài khoản liên quan: Nghiệp vụ này ảnh hưởng đến những tài khoản nào? Ví dụ: Tiền mặt, hàng tồn kho, phải thu khách hàng,...
3. Xác định tính chất tăng, giảm của tài khoản: Tài khoản nào tăng lên, tài khoản nào giảm xuống?
4. Xác định bên Nợ, bên Có: Dựa vào tính chất của tài khoản, xác định tài khoản nào ghi bên Nợ, tài khoản nào ghi bên Có.
5. Ghi số tiền vào bên Nợ và bên Có: Đảm bảo tổng số tiền bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có.

Ví dụ minh họa định khoản nghiệp vụ kế toán

Để dễ hình dung, mình cùng xem một vài ví dụ cụ thể nha:

• Ví dụ 1: Công ty mua hàng hóa nhập kho, thanh toán bằng tiền mặt 20.000.000 VNĐ.
  Định khoản:
  Nợ TK 156 (Hàng hóa): 20.000.000 VNĐ
  Có TK 111 (Tiền mặt): 20.000.000 VNĐ
• Ví dụ 2: Khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ bằng chuyển khoản ngân hàng 10.000.000 VNĐ.
  Định khoản:
  Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 10.000.000 VNĐ
  Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 10.000.000 VNĐ

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Tài Khoản Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024 hoặc Thông Tư 133 Hệ Thống Tài Khoản: Giải Mã Từ A-Z để hiểu rõ hơn về các tài khoản kế toán được sử dụng trong định khoản, tùy theo loại hình doanh nghiệp nhé.

Mẹo định khoản nhanh và chính xác

Đây là một vài 'bí kíp' mà tui rút ra được sau nhiều năm làm nghề:

• Lập sơ đồ chữ T: Vẽ sơ đồ chữ T để hình dung rõ hơn về tác động của nghiệp vụ đến các tài khoản.
• Học thuộc bảng hệ thống tài khoản: Nắm vững số hiệu và tên tài khoản sẽ giúp bạn định khoản nhanh hơn.
• Thực hành thường xuyên: 'Trăm hay không bằng tay quen', càng làm nhiều bạn sẽ càng 'nhạy' với các nghiệp vụ.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Các phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng tự động định khoản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Những sai lầm thường gặp khi định khoản

Lúc mới vào nghề, tui cũng hay mắc phải mấy lỗi này lắm nè:

• Nhầm lẫn giữa tài khoản tài sản và tài khoản chi phí: Ví dụ, mua văn phòng phẩm thì phải định khoản vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), chứ không phải tài sản (TK 153).
• Quên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh đồng thời: Ví dụ, khi bán hàng trả chậm, bạn phải ghi nhận cả doanh thu và giá vốn.
• Không kiểm tra lại định khoản: Sau khi định khoản xong, hãy dành chút thời gian để kiểm tra lại xem có sai sót gì không.

Quản lý hóa đơn hiệu quả với phần mềm tra cứu hóa đơn

Trong quá trình định khoản, việc quản lý và tra cứu hóa đơn là vô cùng quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, thì Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft là một lựa chọn đáng cân nhắc. Phần mềm này giúp bạn:

• Tra cứu hóa đơn nhanh chóng: Tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau (mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập,...).
• Lưu trữ hóa đơn an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống đám mây, đảm bảo an toàn và bảo mật.
• Tải hóa đơn dễ dàng: Tải hóa đơn về máy tính hoặc in ấn khi cần thiết.
• Kết nối với các phần mềm kế toán khác: Giúp bạn tự động nhập liệu và định khoản các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn.

Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn giúp bạn quản lý hóa đơn một cách khoa học và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến hóa đơn như mất mát, hư hỏng hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu. Điều này sẽ giúp bạn tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về hóa đơn và tránh bị xử phạt.

FAQ - Câu hỏi thường gặp về định khoản nghiệp vụ kế toán

1. Hỏi: Em mới ra trường, chưa có kinh nghiệm định khoản, có cách nào học nhanh không ạ?
   Đáp: Em nên bắt đầu từ những nghiệp vụ đơn giản nhất, sau đó tăng dần độ khó. Em cũng nên tham gia các khóa học kế toán thực hành để được hướng dẫn cụ thể hơn.
2. Hỏi: Công ty em sử dụng phần mềm kế toán, nhưng em vẫn muốn hiểu rõ về định khoản, có cần thiết không ạ?
   Đáp: Hoàn toàn cần thiết nha em. Hiểu rõ về định khoản sẽ giúp em kiểm soát được dữ liệu kế toán và phát hiện sai sót kịp thời.
3. Hỏi: Em thấy có nhiều loại tài khoản khác nhau quá, làm sao để nhớ hết ạ?
   Đáp: Em nên chia các tài khoản thành từng nhóm (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí) và học theo nhóm. Em cũng nên làm nhiều bài tập để làm quen với các tài khoản.

Hy vọng những chia sẻ của tui sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản nghiệp vụ kế toán. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nha. Chúc các bạn thành công trên con đường kế toán!

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho các quy định của pháp luật. Vui lòng tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành để có thông tin chính xác nhất.