Định khoản tài khoản kế toán là gì?

Nói một cách dễ hiểu, định khoản tài khoản kế toán là việc xác định và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán phù hợp. Nó giống như việc bạn phân loại và ghi lại các khoản thu chi trong gia đình vào sổ sách vậy. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế, định khoản đúng và chính xác là nền tảng quan trọng cho việc lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý sáng suốt cho doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về định khoản, bạn có thể tham khảo bài viết Định khoản trong kế toán là việc gì? Giải đáp từ A-Z.

Định khoản không chỉ đơn thuần là ghi chép, mà còn đòi hỏi người làm kế toán phải am hiểu về bản chất của từng nghiệp vụ, hệ thống tài khoản kế toán và các quy định pháp luật liên quan. Thú thật, hồi mới ra trường, tôi cũng khá lúng túng với việc này. May mắn là sau một thời gian làm việc, được các anh chị đi trước chỉ bảo, tôi mới dần dần nắm vững được các nguyên tắc và kỹ năng định khoản.

Nguyên tắc định khoản tài khoản kế toán cơ bản

Để định khoản chính xác, bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc ghi kép: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào ít nhất hai tài khoản, một bên Nợ và một bên Có, với số tiền bằng nhau.
• Nguyên tắc phù hợp: Các khoản doanh thu và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau trong cùng một kỳ kế toán.
• Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác.
• Nguyên tắc thận trọng: Phải thận trọng trong việc ước tính và ghi nhận các khoản mục kế toán, không được đánh giá cao tài sản hoặc đánh giá thấp nợ phải trả.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp đảm bảo tính trung thực, khách quan và đáng tin cậy của thông tin kế toán. Tham khảo thêm về Định Khoản Tài Khoản: Hướng Dẫn Chi Tiết A-Z để hiểu rõ hơn về các nguyên tắc này.

Mối quan hệ giữa tài khoản kế toán và định khoản

Tài khoản kế toán là nơi dùng để phản ánh và theo dõi sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể (ví dụ: tiền mặt, hàng tồn kho, phải thu khách hàng...). Định khoản là việc xác định tài khoản nào sẽ bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép số tiền vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản đó. Nói cách khác, tài khoản kế toán là “ngôi nhà”, còn định khoản là “địa chỉ” để ghi chép các nghiệp vụ.

Ví dụ, khi công ty mua hàng hóa nhập kho, bạn sẽ định khoản Nợ tài khoản Hàng tồn kho và Có tài khoản Tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Có tài khoản Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). Lúc này, tài khoản Hàng tồn kho và tài khoản Tiền mặt/Phải trả người bán chính là các tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép nghiệp vụ mua hàng.

Ví dụ định khoản tài khoản kế toán thực tế

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi xin đưa ra một vài ví dụ cụ thể:

• Nghiệp vụ: Công ty A bán hàng cho khách hàng B, thu tiền mặt 100 triệu đồng.Định khoản:
  • Nợ TK 111 (Tiền mặt): 100.000.000 VNĐ
  • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): 100.000.000 VNĐ
• Nghiệp vụ: Công ty A trả lương cho nhân viên, bằng tiền mặt 50 triệu đồng.Định khoản:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50.000.000 VNĐ
  • Có TK 111 (Tiền mặt): 50.000.000 VNĐ
• Nghiệp vụ: Công ty A mua văn phòng phẩm, chưa thanh toán, trị giá 5 triệu đồng.Định khoản:
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 5.000.000 VNĐ
  • Có TK 331 (Phải trả người bán): 5.000.000 VNĐ

Bạn thấy đấy, mỗi nghiệp vụ đều được ghi vào ít nhất hai tài khoản, đảm bảo nguyên tắc ghi kép. Hãy thử tự mình định khoản các nghiệp vụ khác để rèn luyện kỹ năng nhé.

Các phương pháp định khoản phổ biến

Hiện nay, có hai phương pháp định khoản phổ biến là:

• Phương pháp định khoản chữ T: Đây là phương pháp đơn giản, dễ hiểu, thích hợp cho người mới bắt đầu. Bạn sẽ vẽ một chữ T, bên trái là bên Nợ, bên phải là bên Có, và ghi số tiền vào tài khoản tương ứng.
• Phương pháp định khoản Nhật ký chung: Đây là phương pháp chính thức, được sử dụng trong các phần mềm kế toán. Bạn sẽ ghi các nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, kèm theo thông tin về tài khoản Nợ, tài khoản Có và số tiền.

Dù sử dụng phương pháp nào, điều quan trọng nhất vẫn là phải hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ và lựa chọn tài khoản phù hợp. Định Khoản Theo Thông Tư 200: Giải Mã Chi Tiết Cho DN sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách định khoản theo quy định của pháp luật.

Mẹo định khoản tài khoản kế toán chuẩn chỉnh

Để định khoản “chuẩn chỉnh”, tôi xin chia sẻ một vài mẹo nhỏ sau đây:

• Nắm vững hệ thống tài khoản kế toán: Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (tùy theo loại hình doanh nghiệp).
• Phân tích kỹ bản chất nghiệp vụ: Đừng vội vàng định khoản khi chưa hiểu rõ nghiệp vụ đó là gì, ảnh hưởng đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí.
• Sử dụng sơ đồ chữ T: Vẽ sơ đồ chữ T để hình dung rõ hơn tác động của nghiệp vụ đến các tài khoản.
• Kiểm tra lại định khoản: Sau khi định khoản xong, hãy kiểm tra lại xem đã đảm bảo nguyên tắc ghi kép, phù hợp và nhất quán chưa.
• Tham khảo ý kiến đồng nghiệp: Nếu bạn còn băn khoăn, đừng ngại hỏi ý kiến của những người có kinh nghiệm hơn.

Ứng dụng phần mềm tra cứu hóa đơn trong định khoản

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán và Phần mềm tra cứu hóa đơn là vô cùng cần thiết. Phần mềm tra cứu hóa đơn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, tải về và quản lý hóa đơn điện tử, từ đó giúp việc định khoản các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Thử tưởng tượng bạn phải lục tung cả đống hóa đơn giấy để tìm một hóa đơn cần thiết thì mất thời gian biết bao! Các phần mềm này còn hỗ trợ tự động đối chiếu dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho kế toán viên. Ngoài ra, việc sử dụng các phần mềm này cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán và Phần mềm tra cứu hóa đơn trên thị trường, bạn nên tìm hiểu kỹ để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mình. Một số tính năng quan trọng cần xem xét bao gồm: khả năng tích hợp với các phần mềm khác, tính năng bảo mật, giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Đặc biệt, với các doanh nghiệp sử dụng nhiều hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một Phần mềm tra cứu hóa đơn hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Câu hỏi thường gặp về định khoản tài khoản kế toán

1. Định khoản sai thì có bị phạt không?

Có, nếu định khoản sai dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, tùy theo mức độ sai phạm.

2. Làm sao để biết mình định khoản đúng hay sai?

Bạn có thể kiểm tra lại định khoản bằng cách đối chiếu với các quy định của pháp luật, tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc sử dụng phần mềm kế toán có tính năng kiểm tra sai sót.

3. Có cần phải học kế toán thì mới định khoản được không?

Việc học kế toán sẽ giúp bạn có kiến thức nền tảng vững chắc để định khoản chính xác hơn. Tuy nhiên, nếu bạn không có bằng cấp kế toán, bạn vẫn có thể học hỏi và rèn luyện kỹ năng định khoản thông qua các khóa học ngắn hạn, tài liệu hướng dẫn hoặc kinh nghiệm thực tế.

4. Tại sao cần phải định khoản chính xác?

Định khoản chính xác là nền tảng để lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan và đáng tin cậy. Báo cáo tài chính là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, cũng như để các bên liên quan (nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế...) đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.

5. Thông tư 200 và Thông tư 133 khác nhau như thế nào trong định khoản?

Nhìn chung, việc lựa chọn áp dụng Thông tư nào phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cả hai Thông tư đều có mục đích chung là hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán, giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính một cách chính xác và trung thực. Bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán để lựa chọn Thông tư phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Kết luận

Định khoản tài khoản kế toán là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực kế toán. Việc nắm vững các nguyên tắc, phương pháp và mẹo định khoản sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách chính xác, hiệu quả và chuyên nghiệp. Đừng quên tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán và Phần mềm tra cứu hóa đơn để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về định khoản tài khoản kế toán. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!