Hạch Toán Công Cụ Dụng Cụ: Tất Tần Tật Cho Dân Kế Toán

Công cụ dụng cụ (CCDC) là thứ không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, từ cái bút bi đến cái máy in. Nhưng mà, hạch toán công cụ dụng cụ sao cho đúng, cho chuẩn, lại là một bài toán không hề đơn giản. Đặc biệt là với những bạn mới vào nghề hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối từ A đến Z về vấn đề này, đảm bảo đọc xong là áp dụng được ngay!

1. Công cụ dụng cụ là gì? Phân biệt với tài sản cố định

Trước khi đi sâu vào hạch toán, mình cần làm rõ cái đã. Công cụ dụng cụ là gì? Nói nôm na, nó là những tài sản không đủ tiêu chuẩn để coi là tài sản cố định. Vậy, tiêu chuẩn là gì? Theo quy định hiện hành, một tài sản được coi là tài sản cố định khi:

• Có thời gian sử dụng trên 1 năm.
• Có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

Nếu không đáp ứng cả hai điều kiện này, thì “auto” nó là công cụ dụng cụ. Ví dụ, một cái máy tính bàn trị giá 25 triệu đồng, dùng trong 3 năm, thì vẫn là CCDC. Ngược lại, một cái máy photocopy 35 triệu đồng, dùng 5 năm, thì là TSCĐ. Đơn giản vậy thôi!

Phân biệt rõ ràng như vậy để hạch toán cho đúng, tránh nhầm lẫn giữa tài khoản này với tài khoản kia. Mà nhầm lẫn thì dễ "toang" lắm đó nha.

2. Nguyên tắc hạch toán công cụ dụng cụ theo quy định

Đã làm kế toán là phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy định. Với hạch toán công cụ dụng cụ, chúng ta cần lưu ý:

• Giá gốc: CCDC khi mua về phải được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế (nếu có).
• Phân bổ giá trị: Giá trị CCDC được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian sử dụng.
• Theo dõi chi tiết: Phải theo dõi chi tiết từng loại CCDC về số lượng, giá trị, thời gian sử dụng, bộ phận sử dụng…
• Tuân thủ chế độ kế toán: Hạch toán CCDC phải tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (tùy theo loại hình doanh nghiệp). Bạn có thể tham khảo thêm về Hệ Thống TK TT133: Giải Mã & Ứng Dụng Cho DN Nhỏ để hiểu rõ hơn về cách áp dụng vào thực tế.

3. Các phương pháp tính giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng

Khi CCDC được xuất dùng, chúng ta cần tính giá trị của nó để ghi nhận vào chi phí. Có nhiều phương pháp để tính, nhưng phổ biến nhất là:

• Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị xuất dùng được tính bằng cách lấy tổng giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị nhập trong kỳ, chia cho tổng số lượng tồn kho đầu kỳ và số lượng nhập trong kỳ.
• Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Giả định rằng CCDC nào nhập trước thì xuất trước.
• Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Giả định rằng CCDC nào nhập sau thì xuất trước (phương pháp này ít được sử dụng ở Việt Nam).

Chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và quy định của chế độ kế toán. Tuy nhiên, đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng nhất quán trong suốt kỳ kế toán năm.

4. Hướng dẫn chi tiết các bút toán hạch toán công cụ dụng cụ

Đây là phần quan trọng nhất, liên quan đến các bút toán định khoản. Mình sẽ đi vào chi tiết từng trường hợp:

• Khi mua CCDC:
  • Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331…
• Khi xuất CCDC sử dụng:
  • Nợ TK 627, 641, 642… (tùy theo bộ phận sử dụng)
  • Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Khi thanh lý, nhượng bán CCDC:
  • Ghi giảm giá trị còn lại của CCDC.
  • Ghi nhận doanh thu, chi phí liên quan đến thanh lý, nhượng bán.

Ví dụ: Doanh nghiệp A mua 10 cái bàn làm việc, giá 2 triệu đồng/cái (chưa VAT), VAT 10%. Chi phí vận chuyển là 200.000 đồng (chưa VAT), VAT 10%. Định khoản như sau:

• Nợ TK 153: 20.000.000
• Nợ TK 133: 2.200.000
• Có TK 111: 22.200.000

Sau đó, khi xuất 2 cái bàn cho bộ phận bán hàng sử dụng, định khoản:

• Nợ TK 641: 4.000.000
• Có TK 153: 4.000.000

5. Cách phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí

Như đã nói ở trên, giá trị CCDC phải được phân bổ dần vào chi phí. Có hai phương pháp phân bổ phổ biến:

• Phân bổ một lần: Toàn bộ giá trị CCDC được phân bổ hết vào chi phí trong kỳ. Phương pháp này thường áp dụng cho các CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.
• Phân bổ nhiều lần: Giá trị CCDC được phân bổ dần vào chi phí trong nhiều kỳ. Phương pháp này thường áp dụng cho các CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài.

Việc lựa chọn phương pháp phân bổ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp trong từng kỳ. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.

Ví dụ, doanh nghiệp B mua một cái máy in trị giá 10 triệu đồng, dự kiến sử dụng trong 2 năm. Nếu phân bổ đều trong 2 năm, mỗi năm chi phí sẽ tăng thêm 5 triệu đồng. Nếu phân bổ một lần, chi phí năm đầu tiên sẽ tăng thêm 10 triệu đồng, còn năm thứ hai thì không.

6. Kiểm kê và đánh giá lại công cụ dụng cụ

Định kỳ, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê CCDC để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách. Nếu có chênh lệch, phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Ngoài ra, cũng cần đánh giá lại giá trị của CCDC để đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế. Việc kiểm kê, đánh giá này rất quan trọng, tránh thất thoát hoặc ghi nhận sai lệch.

Bạn có thể tham khảo thêm về cách Tổ Chức Tài Khoản Kế Toán Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp để đảm bảo công tác kế toán được thực hiện một cách trơn tru.

7. So sánh các phần mềm quản lý hạch toán công cụ dụng cụ

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán để quản lý và hạch toán CCDC là điều nên làm. Có rất nhiều phần mềm trên thị trường, mỗi phần mềm có ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là bảng so sánh một số phần mềm phổ biến:

8. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán công cụ dụng cụ

Dưới đây là một số câu hỏi mà tôi thường gặp khi tư vấn cho khách hàng về vấn đề hạch toán CCDC:

1. Hỏi: CCDC mua về nhưng chưa sử dụng thì hạch toán như thế nào?Đáp: Vẫn hạch toán vào TK 153. Khi nào xuất dùng thì mới chuyển sang chi phí.
2. Hỏi: Có cần thiết phải lập thẻ kho cho từng loại CCDC không?Đáp: Rất cần thiết. Thẻ kho giúp theo dõi chi tiết số lượng, giá trị của từng loại CCDC.
3. Hỏi: Làm thế nào để xác định thời gian phân bổ CCDC hợp lý?Đáp: Dựa vào thời gian sử dụng dự kiến của CCDC và chính sách kế toán của doanh nghiệp.

Hy vọng những giải đáp này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề hạch toán CCDC.

Lời kết

Hạch toán công cụ dụng cụ có vẻ phức tạp, nhưng nếu nắm vững nguyên tắc và thực hiện đúng theo quy định, thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đừng ngại tìm hiểu, đừng ngại hỏi, và đặc biệt là đừng ngại sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc. Chúc bạn thành công! Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.