Hạch toán hàng bị trả lại: Tất tần tật cho dân kế toán

Trong kinh doanh, chuyện hàng bị trả lại như cơm bữa ấy mà. Đôi khi khách không ưng ý, đôi khi hàng lỗi, đủ thứ lý do trên đời. Nhưng với dân kế toán chúng ta, mỗi lần hàng bị trả lại là một lần đau đầu vì phải xử lý giấy tờ, hạch toán cho đúng. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối vụ hạch toán hàng bị trả lại một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, đảm bảo chuẩn chỉnh theo quy định hiện hành.

1. Hàng bị trả lại là gì?

Hiểu đơn giản thì hàng bị trả lại là số lượng hàng hóa mà bên mua trả lại cho bên bán sau khi đã mua (hoặc đã nhận), do không đúng quy cách, chất lượng, chủng loại như thỏa thuận ban đầu. Cái này thì ai làm kinh doanh cũng gặp rồi, có gì lạ đâu.

Nói một cách chính thống hơn, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, hàng bị trả lại được coi là một khoản giảm trừ doanh thu. Do đó, việc hạch toán hàng bị trả lại cần tuân thủ các quy định về ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.

2. Nguyên nhân hàng bị trả lại

Hàng bị trả lại thì muôn hình vạn trạng nguyên nhân. Nhưng thường gặp nhất là mấy lý do này:

• Hàng không đúng quy cách, chất lượng: Cái này phổ biến nhất. Ví dụ, bạn mua cái áo size L, nó giao size M, tất nhiên là phải trả rồi.
• Hàng không đúng chủng loại: Đặt cái váy hoa, nó giao cái quần bò, ai mà chịu cho được.
• Hàng bị lỗi, hỏng hóc: Cái này thì khỏi bàn, hàng lỗi thì ai mà nhận.
• Không đúng số lượng: Đặt 10 cái, giao có 5, thiếu thì phải trả thôi.
• Do thỏa thuận trong hợp đồng: Ví dụ, hợp đồng ghi rõ được trả hàng trong vòng 7 ngày nếu không ưng ý.

3. Hạch toán hàng bị trả lại theo Thông tư 200

Đây là phần quan trọng nhất đây. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc hạch toán hàng bị trả lại được thực hiện như sau:

3.1. Khi nhận lại hàng bị trả lại

Khi nhận lại hàng bị trả lại, doanh nghiệp cần ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán.

• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán: (Giá bán chưa VAT)
• Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có): (Thuế GTGT của hàng bị trả lại)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: (Tổng giá trị hàng bị trả lại)

Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại:

• Nợ TK 156 - Hàng hóa (hoặc TK khác phù hợp): (Giá vốn của hàng bị trả lại)
• Có TK 632 – Giá vốn hàng bán: (Giá vốn của hàng bị trả lại)

3.2. Trường hợp đã thu tiền của khách hàng

Nếu đã thu tiền của khách hàng, khi trả lại hàng, doanh nghiệp cần trả lại tiền cho khách hàng hoặc cấn trừ vào công nợ.

• Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: (Số tiền trả lại cho khách hàng)
• Có TK 111, 112: (Số tiền trả lại cho khách hàng)

Hoặc:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán: (Số tiền cấn trừ vào công nợ)
• Có TK 111, 112: (Số tiền trả lại cho khách hàng)

4. Ví dụ minh họa hạch toán hàng bị trả lại

Để dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể. Công ty A bán cho khách hàng B 100 sản phẩm X, giá bán 100.000 VNĐ/sản phẩm, giá vốn 80.000 VNĐ/sản phẩm, thuế GTGT 10%. Sau đó, khách hàng B trả lại 10 sản phẩm do lỗi.

Hạch toán của công ty A như sau:

a) Khi bán hàng:

• Nợ TK 131: 11.000.000 VNĐ
• Có TK 511: 10.000.000 VNĐ
• Có TK 3331: 1.000.000 VNĐ

• Nợ TK 632: 8.000.000 VNĐ
• Có TK 156: 8.000.000 VNĐ

b) Khi nhận lại hàng bị trả lại:

• Nợ TK 5213: 1.000.000 VNĐ
• Nợ TK 3331: 100.000 VNĐ
• Có TK 511: 1.100.000 VNĐ

• Nợ TK 156: 800.000 VNĐ
• Có TK 632: 800.000 VNĐ

c) Trả lại tiền cho khách hàng:

• Nợ TK 338: 1.100.000 VNĐ
• Có TK 111: 1.100.000 VNĐ

5. Xử lý hóa đơn khi hàng bị trả lại

Khi hàng bị trả lại, việc xử lý hóa đơn cũng khá quan trọng. Có mấy trường hợp sau:

• Nếu hàng bị trả lại trong cùng kỳ kế toán: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
• Nếu hàng bị trả lại khác kỳ kế toán: Bên bán lập biên bản điều chỉnh, ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại, kèm theo hóa đơn gốc. Sau đó, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Bạn có thể tham khảo thêm về Hạch Toán Ghi Nhận Doanh Thu: Chuẩn Nhất 2024 để hiểu rõ hơn về cách ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ.

6. Những lưu ý quan trọng khi hạch toán hàng bị trả lại

Để tránh sai sót khi hạch toán, bạn cần lưu ý mấy điểm sau:

• Xác định rõ nguyên nhân trả hàng: Cái này quan trọng để hạch toán cho đúng.
• Có đầy đủ chứng từ: Hóa đơn, biên bản trả hàng, phiếu nhập kho...
• Hạch toán đúng tài khoản: Xem kỹ Thông tư 200 để chọn tài khoản cho chính xác.
• Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng trả lại: Để quản lý kho và tránh thất thoát.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm Hạch Toán Giảm Trừ Doanh Thu: Chi Tiết Nhất 2024 để nắm vững các quy định về giảm trừ doanh thu.

7. Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hàng bị trả lại

Thời đại 4.0 rồi, làm kế toán mà không dùng phần mềm thì hơi bị "tối cổ" đấy. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn:

• Tự động hạch toán: Nhập liệu một lần, phần mềm tự động hạch toán vào các tài khoản liên quan.
• Quản lý kho hàng hiệu quả: Theo dõi số lượng hàng trả lại, hàng tồn kho, tránh thất thoát.
• Lập báo cáo nhanh chóng: Dễ dàng lập các báo cáo liên quan đến doanh thu, giá vốn, lợi nhuận.

Hiện nay, có rất nhiều Phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ quản lý hàng bị trả lại. Bạn nên tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp mình.

Ví dụ, một số phần mềm còn tích hợp tính năng tra cứu hóa đơn điện tử, giúp bạn dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế khi có nghiệp vụ trả hàng xảy ra. Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về Hạch Toán Giảm Doanh Thu: Chi Tiết & Cách Xử Lý 2024 để hiểu rõ hơn về cách xử lý các trường hợp giảm doanh thu khác.

8. Câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng bị trả lại

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng bị trả lại:

• Hỏi: Hàng bị trả lại có phải xuất hóa đơn không?
  Đáp: Có, bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
• Hỏi: Hạch toán hàng bị trả lại ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?
  Đáp: Hàng bị trả lại làm giảm doanh thu, giảm giá vốn, và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Hỏi: Nếu hàng bị trả lại do lỗi của bên vận chuyển thì xử lý như thế nào?
  Đáp: Cần lập biên bản xác nhận lỗi của bên vận chuyển và có thỏa thuận bồi thường thiệt hại.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ các quy định về hạch toán hàng bị trả lại. Tuy có vẻ phức tạp, nhưng nếu làm đúng theo hướng dẫn và có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chúc các bạn thành công!