Giới thiệu: Vì sao hạch toán nhà hàng lại quan trọng?

Này bạn ơi, mở nhà hàng bây giờ không phải chuyện dễ! Ngoài chuyện đồ ăn ngon, không gian đẹp, thì cái khoản hạch toán nhà hàng ăn uống nó mới là cái “xương sống” để nhà hàng sống sót và phát triển được đó. Không quản lý chặt chẽ thu chi, không biết lãi lỗ thế nào, sớm muộn cũng “toang” thôi. Bài viết này sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm hạch toán nhà hàng từ A-Z, giúp bạn nắm vững kiến thức và quản lý tài chính hiệu quả cho nhà hàng của mình.

Nói thật, nhiều chủ nhà hàng mình gặp, cứ nghĩ có tiền là mở được. Nhưng đến khi hỏi về hạch toán, sổ sách thì ôi thôi, ngơ ngác như nai vàng. Thành ra, làm ăn cứ phập phù, nay lãi mai lỗ, chẳng biết đường nào mà lần. Đó là lý do mà tôi quyết định viết bài này, chia sẻ những kinh nghiệm xương máu mà tôi đã tích lũy được trong quá trình tư vấn cho rất nhiều nhà hàng lớn nhỏ.

Đặc điểm kinh doanh nhà hàng ảnh hưởng đến hạch toán

Nhà hàng khác các loại hình kinh doanh khác ở chỗ nào? Nhiều lắm! Thứ nhất, nguyên vật liệu đầu vào phức tạp, đủ thứ rau củ quả, thịt cá, gia vị... mà lại còn tươi sống, dễ hư hỏng. Thứ hai, doanh thu biến động theo mùa, theo ngày, theo giờ. Thứ ba, nhân viên thì đông, lại còn hay “nhảy việc”. Tất cả những yếu tố này khiến cho việc hạch toán nhà hàng ăn uống trở nên phức tạp và đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận.

Ví dụ, bạn bán phở bò. Hạch toán không chỉ là ghi nhận doanh thu bán phở, mà còn phải tính toán chi phí mua thịt bò, bánh phở, rau thơm, hành lá, gia vị... rồi còn cả khấu hao nồi phở, chi phí điện nước... Đấy, thấy phức tạp chưa? Chưa kể, nhiều khi thịt bò tăng giá, rau thơm khan hiếm, bạn lại phải điều chỉnh giá bán, hoặc tìm nguồn cung khác. Cái này mà không cập nhật liên tục vào hệ thống hạch toán thì coi như “tịt ngòi”.

Chính vì vậy, việc nắm vững đặc điểm kinh doanh của nhà hàng là vô cùng quan trọng để xây dựng một hệ thống hạch toán phù hợp và hiệu quả. Nếu bạn đang loay hoay tìm hiểu về phần mềm tra cứu hóa đơn thì có thể tham khảo thêm tại đây để tối ưu quy trình quản lý hóa đơn đầu vào, một yếu tố quan trọng trong hạch toán nhà hàng.

Các tài khoản kế toán quan trọng trong hạch toán nhà hàng ăn uống

Dân kế toán bọn tôi hay nói đùa với nhau, làm nhà hàng là “học hết các loại tài khoản”. Nghe thì ghê gớm vậy thôi, chứ thực ra cũng chỉ cần nắm vững mấy cái tài khoản chính là ổn:

• 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (cái này thì ai cũng biết rồi!)
• 131: Phải thu của khách hàng (nếu có khách đặt tiệc trả sau)
• 152: Nguyên vật liệu (thịt, cá, rau, củ, quả...)
• 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi phí chế biến món ăn)
• 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (doanh thu bán đồ ăn, đồ uống)
• 632: Giá vốn hàng bán (giá vốn của các món ăn, đồ uống đã bán)
• 641, 642: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí quảng cáo...)

Nhớ kỹ nha, mỗi khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: mua thịt bò, bán phở, trả lương nhân viên...), bạn phải xác định xem nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và ghi sổ đúng theo nguyên tắc “nợ có”. Cái này mà không chắc thì nên tìm một kế toán có kinh nghiệm để hướng dẫn.

Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ok, bây giờ mình sẽ đi vào chi tiết cách hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế thường gặp trong nhà hàng:

1. Mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152/ Có TK 111, 112, 331 (tùy hình thức thanh toán)
2. Bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131/ Có TK 511, 3331 (thuế GTGT đầu ra)
3. Tính giá vốn hàng bán: Nợ TK 632/ Có TK 154
4. Trả lương nhân viên: Nợ TK 641, 642/ Có TK 334, 3331 (thuế TNCN)
5. Khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 641, 642/ Có TK 214

Nghe có vẻ khô khan nhỉ? Nhưng bạn cứ hình dung thế này: mỗi khi bạn mua một món đồ gì đó cho nhà hàng, coi như bạn đang “nợ” cái tài khoản nguyên vật liệu (152), và phải “có” một cái tài khoản khác (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải trả người bán) để cân bằng lại. Tương tự, khi bạn bán được hàng, bạn đang “nợ” tiền (111, 112, 131) và “có” doanh thu (511). Đấy, đơn giản vậy thôi!

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hạch toán kế toán xây dựng, bạn có thể tham khảo bài viết Hạch Toán Kế Toán Xây Dựng: Từ A Đến Z Cho DN. Mặc dù là về xây dựng, nhưng nhiều nguyên tắc kế toán cũng tương tự nhau.

Phần mềm hỗ trợ hạch toán kế toán cho nhà hàng ăn uống

Thời buổi công nghệ 4.0 rồi, ai còn ngồi hạch toán bằng tay nữa? Vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót. Tốt nhất là nên đầu tư một phần mềm kế toán chuyên dụng cho nhà hàng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm với đủ các tính năng và mức giá khác nhau. Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên chú ý đến những yếu tố sau:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng được các nghiệp vụ kế toán đặc thù của nhà hàng (quản lý nguyên vật liệu, tính giá vốn, quản lý kho, báo cáo doanh thu...)
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ thao tác, kể cả với người không chuyên về kế toán.
• Khả năng tích hợp: Có thể tích hợp với các phần mềm khác đang sử dụng (phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho...)
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp phải có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay là Misa, Fast, Bravo, Effect... Bạn có thể tìm hiểu thêm trên mạng hoặc liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để được tư vấn và dùng thử.

Bên cạnh đó, việc quản lý vật tư cũng vô cùng quan trọng. Nếu bạn đang tìm hiểu về cách hạch toán kế toán vật tư, hãy xem qua bài viết Hạch Toán Kế Toán Vật Tư: A-Z Cho Doanh Nghiệp để có thêm kiến thức nhé.

Những lưu ý quan trọng khi hạch toán nhà hàng

Để việc hạch toán nhà hàng ăn uống được suôn sẻ và chính xác, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Ghi chép đầy đủ, kịp thời: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ sách kế toán. Tránh tình trạng “quên” hoặc “để sau”, vì như vậy sẽ rất khó kiểm soát.
• Kiểm kê thường xuyên: Thường xuyên kiểm kê nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo số liệu thực tế khớp với số liệu trên sổ sách. Cái này đặc biệt quan trọng với các loại nguyên vật liệu tươi sống, dễ hư hỏng.
• Lập báo cáo định kỳ: Định kỳ hàng tháng, quý, năm, bạn phải lập các báo cáo tài chính (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) để đánh giá tình hình tài chính của nhà hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
• Tuân thủ pháp luật: Luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế. Nếu không chắc chắn về vấn đề gì, tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

Tôi nhớ có một lần, một nhà hàng tôi tư vấn bị phạt rất nặng vì tội khai sai thuế. Lý do là vì họ không nắm vững các quy định về thuế GTGT đối với ngành nhà hàng. Bài học rút ra là, đừng bao giờ chủ quan với pháp luật!

FAQ: Câu hỏi thường gặp về hạch toán nhà hàng

1. Hạch toán nhà hàng có khác gì so với hạch toán các loại hình kinh doanh khác?
   Có, hạch toán nhà hàng có những đặc thù riêng do tính chất phức tạp của nguyên vật liệu, doanh thu biến động và số lượng nhân viên lớn.
2. Tôi nên sử dụng phần mềm kế toán nào cho nhà hàng của mình?
   Có nhiều phần mềm kế toán tốt trên thị trường. Bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của nhà hàng.
3. Làm thế nào để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả trong nhà hàng?
   Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho, kiểm kê thường xuyên và thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
4. Tôi có cần thuê kế toán chuyên nghiệp cho nhà hàng của mình không?
   Nếu bạn không có kinh nghiệm về kế toán, tốt nhất là nên thuê một kế toán chuyên nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ kế toán ngoài.
5. Thông tư 133 có ảnh hưởng gì đến hạch toán nhà hàng không?
   Thông tư 133 quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo bài viết Hạch Toán Kế Toán Xây Dựng Theo Thông Tư 133: Chi Tiết A-Z để hiểu rõ hơn về các quy định này, mặc dù nó liên quan đến lĩnh vực xây dựng nhưng các nguyên tắc chung vẫn áp dụng được.

Kết luận

Hạch toán nhà hàng ăn uống là một công việc phức tạp nhưng vô cùng quan trọng. Nếu bạn nắm vững kiến thức và thực hiện đúng cách, bạn sẽ có thể quản lý tài chính hiệu quả, đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và phát triển nhà hàng của mình một cách bền vững. Chúc bạn thành công! Đừng quên, Phần mềm tra cứu hóa đơn có thể giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn và giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán.