1. Nhân công thuê ngoài là gì?

Nói nôm na, nhân công thuê ngoài là việc doanh nghiệp sử dụng lao động từ một đơn vị khác (bên thứ ba) để thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Thay vì trực tiếp tuyển dụng và quản lý nhân viên, doanh nghiệp trả tiền cho bên thứ ba để họ cung cấp nguồn nhân lực. Cái này nhiều khi còn được gọi là outsourcing đó bạn. Ví dụ, công ty mình làm về phần mềm, đôi khi cần người viết content, thay vì tuyển hẳn nhân viên, mình thuê một agency bên ngoài làm cho nhanh.

2. Tại sao doanh nghiệp lại thuê ngoài nhân công?

Có nhiều lý do lắm! Đầu tiên là tiết kiệm chi phí. Thuê ngoài thường rẻ hơn so với việc tuyển dụng nhân viên chính thức vì không phải trả các khoản bảo hiểm, phúc lợi, và chi phí đào tạo. Thứ hai, nó giúp doanh nghiệp tập trung vào core business. Những việc không phải chuyên môn chính thì cứ thuê ngoài cho khỏe. Thứ ba, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Khi có dự án lớn thì thuê thêm nhân công, hết dự án thì thôi, không lo dư thừa nhân sự. Đấy, nói chung là nhiều cái lợi lắm.

Ví dụ như mấy công ty xây dựng hay thuê đội thợ bên ngoài về xây nhà, xong việc thì giải tán, chứ ai mà nuôi cả đống thợ suốt ngày. Mà nhắc đến xây dựng, bạn có thể tham khảo thêm về Hạch Toán Kế Toán Xây Dựng Theo Thông Tư 133 để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán trong ngành này nhé.

3. Hạch toán nhân công thuê ngoài như thế nào?

Đây mới là phần quan trọng nè! Việc hạch toán nhân công thuê ngoài cần tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán. Nói chung là phải rõ ràng, minh bạch, để tránh bị phạt đó nha.

3.1. Chứng từ cần thiết

Để hạch toán chính xác, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng thuê nhân công: Cái này là quan trọng nhất, ghi rõ phạm vi công việc, thời gian, đơn giá, và các điều khoản khác.
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng: Chứng minh là công việc đã hoàn thành và được nghiệm thu.
• Hóa đơn: Cái này thì chắc chắn phải có rồi, bên cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn cho mình. Mà nói đến hóa đơn thì đừng quên dùng Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý cho tiện nhé.
• Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi, phiếu chi… chứng minh mình đã trả tiền cho bên cung cấp dịch vụ.

3.2. Sử dụng tài khoản kế toán nào?

Thường thì mình sẽ dùng các tài khoản sau:

• TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp: Nếu nhân công thuê ngoài tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, kinh doanh.
• TK 641, 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng: Nếu nhân công thuê ngoài làm các công việc quản lý, bán hàng.
• TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Trường hợp liên quan đến công trình, dự án chưa hoàn thành.

3.3. Các bút toán hạch toán

Đây là phần mà dân kế toán mình hay làm nè:

Khi nhận hóa đơn từ bên cung cấp dịch vụ:

Nợ TK 622, 641, 642, 154 (tùy trường hợp)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112: Phải trả người bán/Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Khi thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112: Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

Đừng quên kiểm tra xem có phát sinh chi phí lương và các khoản trích theo lương không nhé! Cái này quan trọng lắm đó, nếu không cẩn thận là bị phạt như chơi á. Hạch Toán Lương Theo Thông Tư 133: Chi Tiết & Dễ Hiểu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần này.

4. Thuế và các khoản trích theo lương

Một điểm quan trọng cần lưu ý là khi thuê ngoài nhân công, doanh nghiệp không phải trích các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và thuế TNCN cho người lao động. Vì sao? Vì bên cung cấp dịch vụ (bên thứ ba) sẽ chịu trách nhiệm này. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng để đảm bảo điều này được quy định rõ ràng.

Trường hợp bên cung cấp dịch vụ là cá nhân kinh doanh, bạn cần yêu cầu họ cung cấp hóa đơn và kê khai thuế theo quy định. Cái này hơi lằng nhằng một chút, nhưng làm đúng thì mới yên tâm được.

5. Phân biệt nhân công thuê ngoài và lao động chính thức

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, nên mình sẽ làm rõ luôn:

Nhìn vào bảng này là thấy rõ sự khác biệt rồi đúng không?

6. Những lưu ý quan trọng khi hạch toán

• Kiểm tra kỹ hợp đồng: Đảm bảo các điều khoản rõ ràng, minh bạch, đặc biệt là về trách nhiệm thuế và các khoản trích theo lương.
• Thu thập đầy đủ chứng từ: Không có chứng từ là không hạch toán được đâu nha.
• Hạch toán đúng tài khoản: Chọn tài khoản phù hợp với bản chất của nghiệp vụ.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Cái này thì khỏi phải nói rồi, luôn luôn phải tuân thủ.
• Lập báo cáo chi tiết: Để theo dõi và quản lý chi phí nhân công thuê ngoài.

À, mà nếu bạn đang quản lý tòa nhà thì cũng nên tìm hiểu thêm về Hạch Toán Kế Toán Quản Lý Tòa Nhà: A-Z Cho Dân Kế Toán, vì nó cũng có nhiều điểm tương đồng đó.

7. Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý

Thời đại 4.0 rồi, ai còn ngồi hạch toán bằng tay nữa! Sử dụng phần mềm kế toán giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Có rất nhiều phần mềm trên thị trường, bạn nên chọn cái nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.

Ví dụ, phần mềm Phần mềm tra cứu hóa đơn của bên mình cũng có nhiều tính năng hay ho, giúp bạn quản lý hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán khác một cách dễ dàng.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hỏi: Có cần phải ký hợp đồng lao động với nhân công thuê ngoài không?Trả lời: Không cần, vì đây là quan hệ hợp đồng dịch vụ, không phải quan hệ lao động.
2. Hỏi: Chi phí nhân công thuê ngoài có được trừ khi tính thuế TNDN không?Trả lời: Có, nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
3. Hỏi: Làm thế nào để kiểm soát chi phí nhân công thuê ngoài hiệu quả?Trả lời: Lập kế hoạch chi tiết, theo dõi thường xuyên, và so sánh với ngân sách.

9. Kết luận

Hạch toán nhân công thuê ngoài là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, và sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!