1. Tài khoản 335 là gì? Tóm tắt cho người mới bắt đầu

Chào mọi người, tôi là [Tên của bạn], một kế toán viên với hơn 5 năm kinh nghiệm. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình về một tài khoản khá quen thuộc nhưng cũng dễ gây nhầm lẫn – tài khoản 335: Chi phí phải trả. Nói nôm na, tài khoản này dùng để theo dõi các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã phát sinh rồi, nhưng chưa trả tiền ngay. Ví dụ như tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà… đã dùng trong tháng, nhưng đến đầu tháng sau mới trả. Hoặc tiền lương của nhân viên, ta thường xem thêm bài viết về hạch toán tài khoản 334 để hiểu rõ hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào:

• Nguyên tắc hạch toán tài khoản 335
• Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản
• Phương pháp hạch toán chi tiết (kèm ví dụ minh họa dễ hiểu)
• Các lưu ý quan trọng để tránh sai sót

2. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 335 bạn cần nhớ

Trước khi đi vào chi tiết, nắm vững nguyên tắc là cực kỳ quan trọng. Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều bạn kế toán mới vào nghề hay bị rối ở chỗ này. Dưới đây là một vài nguyên tắc vàng:

• Tính dồn tích: Chi phí phải được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán. Cái này quan trọng nè, đừng để bị lẫn lộn giữa thời điểm phát sinh và thời điểm trả tiền nha.
• Phù hợp: Chi phí phải phù hợp với doanh thu. Tức là, chi phí nào tạo ra doanh thu nào thì phải ghi nhận cùng kỳ với doanh thu đó. Cái này giúp cho báo cáo tài chính của mình chính xác hơn đó.
• Đầy đủ chứng từ: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để làm căn cứ hạch toán. Cái này thì khỏi nói rồi, làm kế toán mà thiếu chứng từ là “toang” ngay. Bạn có thể sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng và nhanh chóng.

Ví dụ, nếu bạn thuê văn phòng và đã sử dụng trong tháng 10, nhưng đến tháng 11 mới trả tiền, thì chi phí thuê văn phòng đó phải được ghi nhận vào tháng 10, chứ không phải tháng 11.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 335 có kết cấu như sau:

• Bên Nợ:
  1. Các khoản chi phí đã trả bằng tiền hoặc bằng các tài sản khác
  2. Các khoản chi phí không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
  3. Điều chỉnh số chi phí phải trả đã hạch toán lớn hơn chi phí thực tế phát sinh.
• Bên Có:
  1. Số chi phí phải trả cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã mua hoặc đã nhận từ người bán, người cung cấp nhưng còn khất lại chưa thanh toán
  2. Số phải trả về tiền thuê hoạt động tài sản, lãi vay phải trả, các khoản phải trả khác.
• Số dư bên Có: Số chi phí còn phải trả.

4. Phương pháp hạch toán tài khoản 335 (kèm ví dụ)

Đây là phần quan trọng nhất nè. Tôi sẽ trình bày phương pháp hạch toán bằng sơ đồ chữ T cho dễ hình dung nha.

4.1. Khi phát sinh chi phí phải trả

Đầu tiên, khi phát sinh chi phí phải trả, ta sẽ hạch toán:

• Nợ các tài khoản chi phí (ví dụ: 627, 641, 642...)
• Có tài khoản 335

Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng trong tháng 10 với giá 10 triệu đồng, chưa thanh toán. Kế toán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 10.000.000
• Có TK 335 (Chi phí phải trả): 10.000.000

Ở đây, TK 642 tăng lên (vì chi phí quản lý tăng), còn TK 335 cũng tăng lên (vì công ty đang nợ tiền thuê văn phòng).

4.2. Khi thanh toán chi phí phải trả

Khi thanh toán chi phí phải trả, ta sẽ hạch toán:

• Nợ tài khoản 335
• Có các tài khoản tiền (ví dụ: 111, 112...)

Ví dụ: Sang tháng 11, công ty A thanh toán tiền thuê văn phòng tháng 10 bằng tiền mặt. Kế toán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 335 (Chi phí phải trả): 10.000.000
• Có TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000

Lúc này, TK 335 giảm xuống (vì công ty đã trả nợ), còn TK 111 cũng giảm xuống (vì tiền mặt đã chi ra).

Để rõ ràng hơn, bạn có thể tham khảo bài viết Hạch Toán TK 511: Chi Tiết A-Z, Ví Dụ Cụ Thể! để hiểu thêm về cách hạch toán các tài khoản doanh thu và chi phí.

5. Ví dụ thực tế về hạch toán TK 335

Tình huống: Công ty B là một doanh nghiệp sản xuất, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12 như sau:

• Ngày 10/12: Nhận hóa đơn tiền điện của tháng 11, trị giá 5 triệu đồng (chưa VAT).
• Ngày 15/12: Trả lương cho công nhân sản xuất tháng 12, tổng cộng 20 triệu đồng.
• Ngày 20/12: Nhận hóa đơn dịch vụ sửa chữa máy móc, trị giá 3 triệu đồng (chưa VAT).
• Ngày 31/12: Tính lãi vay phải trả cho ngân hàng, 1 triệu đồng.

Hạch toán:

1. Ngày 10/12:
   Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 5.000.000
   Có TK 335 (Chi phí phải trả): 5.000.000
   (Ghi nhận chi phí điện sử dụng cho sản xuất)
2. Ngày 15/12:
   Nợ TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp): 20.000.000
   Có TK 335 (Chi phí phải trả): 20.000.000
   (Ghi nhận chi phí lương công nhân)
3. Ngày 20/12:
   Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 3.000.000
   Có TK 335 (Chi phí phải trả): 3.000.000
   (Ghi nhận chi phí sửa chữa máy móc)
4. Ngày 31/12:
   Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): 1.000.000
   Có TK 335 (Chi phí phải trả): 1.000.000
   (Ghi nhận chi phí lãi vay)

6. Lưu ý quan trọng khi hạch toán tài khoản 335

Để tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Xác định đúng bản chất của chi phí: Phải xác định rõ chi phí đó thuộc loại nào (chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý...) để hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng.
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Hóa đơn, chứng từ phải đầy đủ thông tin, hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng: Nên mở sổ chi tiết theo dõi chi phí phải trả cho từng nhà cung cấp, từng khoản mục chi phí để dễ quản lý và đối chiếu.
• Đối chiếu thường xuyên: Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái để phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo các quy định pháp luật hiện hành về kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

7. Sử dụng phần mềm để hạch toán hiệu quả hơn

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc. Các phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ hạch toán tài khoản 335 một cách tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Tôi thấy nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang dần chuyển sang dùng phần mềm để quản lý tài chính kế toán, từ đó có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi hơn.

Bảng so sánh các tính năng của phần mềm kế toán:

Bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết về hạch toán trả lương để hiểu rõ hơn về quy trình và cách sử dụng phần mềm trong lĩnh vực này.

8. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hạch toán tài khoản 335 có khác gì so với tài khoản 331 (Phải trả người bán)?
   Điểm khác biệt chính là tài khoản 335 dùng để hạch toán các chi phí phát sinh, còn tài khoản 331 dùng để hạch toán các khoản phải trả cho người bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Khi nào thì sử dụng tài khoản 335?
   Sử dụng khi có chi phí phát sinh nhưng chưa thanh toán (ví dụ: tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà, lương nhân viên...).
3. Có cần thiết phải mở sổ chi tiết cho tài khoản 335 không?
   Có, nên mở sổ chi tiết để theo dõi chi tiết các khoản chi phí phải trả theo từng đối tượng, từng khoản mục chi phí.

9. Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán tài khoản 335. Đây là một tài khoản quan trọng trong kế toán, giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đồng nghiệp của mình. Và đừng quên ghé thăm Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý tài chính kế toán hiệu quả nhé!