Hạch toán thu chi nội bộ là gì? Sao doanh nghiệp cần?

Chào bạn! Nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp nhỏ, kế toán viên mới vào nghề, hay đơn giản là người muốn quản lý tài chính công ty tốt hơn, thì bài viết này đích thị dành cho bạn. Chúng ta sẽ cùng nhau “mổ xẻ” vấn đề hạch toán thu chi nội bộ, một công việc nghe có vẻ khô khan nhưng lại cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp “khỏe mạnh” về tài chính. Nghe thì to tát vậy thôi, chứ thực ra nó cũng không quá phức tạp đâu, tôi sẽ cố gắng giải thích một cách dễ hiểu nhất, kiểu “người thường” cũng hiểu được ấy. Chúng ta sẽ đi từ khái niệm cơ bản, quy trình thực hiện, đến những lưu ý quan trọng để bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế. Thậm chí, tôi còn chia sẻ cả những “mẹo” mà tôi học được trong quá trình làm kế toán nữa đó. Đừng lo nếu bạn chưa có kinh nghiệm gì nhé, cứ đọc hết bài này, tôi tin chắc bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều trong việc quản lý “túi tiền” của công ty mình.

Hạch toán thu chi nội bộ là gì?

Nói một cách đơn giản, hạch toán thu chi nội bộ là việc ghi chép, theo dõi và phân tích tất cả các khoản tiền vào (thu) và tiền ra (chi) của doanh nghiệp, nhưng chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ thôi. Nó khác với kế toán tài chính, là cái mà mình dùng để báo cáo cho cơ quan thuế hay các bên liên quan khác. Cái này, mình tự quản lý, tự theo dõi để biết tiền của mình đi đâu, về đâu, có hiệu quả hay không.

Ví dụ, tiền bán hàng, tiền lương nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện thoại, tiền mua văn phòng phẩm... tất tần tật đều phải được ghi chép đầy đủ. Nếu bạn đang sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn, hãy đảm bảo rằng các khoản thu chi này được đồng bộ để việc đối chiếu và kiểm tra trở nên dễ dàng hơn.

Vì sao hạch toán thu chi nội bộ lại quan trọng?

Nhiều người nghĩ, công ty nhỏ thì cần gì hạch toán chi li như vậy, cứ “nhắm mắt đưa chân” cho xong. Nhưng thực tế không phải vậy đâu bạn ạ. Hạch toán thu chi nội bộ quan trọng lắm đó, nó giống như “bản đồ tài chính” của doanh nghiệp vậy. Nhờ nó, mình có thể:

• Kiểm soát dòng tiền: Biết tiền vào ra như thế nào, tránh tình trạng “rỗng túi” bất ngờ.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Nhìn vào các khoản thu chi, mình sẽ biết hoạt động nào đang “ăn nên làm ra”, hoạt động nào đang “ngốn” tiền vô ích.
• Lập kế hoạch tài chính: Dựa vào dữ liệu thu chi, mình có thể dự đoán được tình hình tài chính trong tương lai, từ đó có kế hoạch đầu tư, tiết kiệm phù hợp.
• Ra quyết định sáng suốt: Khi có thông tin đầy đủ, mình sẽ đưa ra được những quyết định kinh doanh tốt hơn.

Tôi từng chứng kiến một công ty phá sản chỉ vì không quản lý tốt dòng tiền. Họ cứ thấy có tiền là tiêu, không hề biết tiền đó đến từ đâu, dùng vào việc gì. Đến khi cần tiền để trả nợ, thì tá hỏa phát hiện ra là… hết sạch. Bài học này cho thấy, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc quản lý tài chính chặt chẽ là vô cùng quan trọng.

Quy trình hạch toán thu chi nội bộ chuẩn chỉnh

Vậy, quy trình hạch toán thu chi nội bộ như thế nào là chuẩn chỉnh? Dưới đây là các bước cơ bản:

1. Thu thập chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… tất cả những giấy tờ liên quan đến tiền bạc đều phải được thu thập đầy đủ.
2. Phân loại chứng từ: Phân loại theo từng khoản mục (ví dụ: chi phí văn phòng, chi phí marketing, doanh thu bán hàng…).
3. Ghi chép vào sổ sách: Ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ sách kế toán (hoặc phần mềm kế toán).
4. Đối chiếu, kiểm tra: Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ sách và thực tế để phát hiện sai sót.
5. Lập báo cáo: Lập các báo cáo quản trị để đánh giá tình hình tài chính (ví dụ: báo cáo thu chi, báo cáo dòng tiền).

Ở bước ghi chép, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Hạch Toán Phải Trả Người Bán: Từ A-Z Cho DN Mới để hiểu rõ hơn về cách hạch toán các khoản phải trả, một phần quan trọng của thu chi nội bộ.

Các tài khoản kế toán thường dùng

Khi hạch toán thu chi nội bộ, chúng ta sẽ thường xuyên sử dụng các tài khoản kế toán sau:

• Tài khoản 111, 112: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.
• Tài khoản 331: Phải trả người bán.
• Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Tài khoản 621, 622, 627: Chi phí sản xuất kinh doanh.
• Tài khoản 641, 642: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Ví dụ, khi thanh toán tiền điện, bạn có thể tham khảo Hạch Toán Thanh Toán Tiền Điện Trên MISA: Chi Tiết A-Z để hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi tiết trên phần mềm MISA.

Việc sử dụng các tài khoản này cần tuân thủ theo Thông tư 200, bạn có thể đọc thêm Hạch Toán Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024 để nắm vững các quy định mới nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý thu chi: Nên hay không?

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm quản lý thu chi là một lựa chọn thông minh. Thay vì ghi chép sổ sách thủ công, mình có thể nhập liệu vào phần mềm, và phần mềm sẽ tự động tính toán, lập báo cáo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý thu chi trên thị trường, từ miễn phí đến trả phí, từ đơn giản đến phức tạp. Tùy vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp.

Ví dụ, nếu bạn chỉ cần quản lý thu chi cơ bản, thì có thể sử dụng các phần mềm miễn phí như Sổ Thu Chi MISA, Money Lover… Còn nếu bạn muốn quản lý chi tiết hơn, có nhiều tính năng nâng cao, thì có thể sử dụng các phần mềm trả phí như MISA SME, Fast Accounting….

Tuy nhiên, dù sử dụng phần mềm nào, bạn cũng cần đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào chính xác, và phần mềm được sử dụng đúng cách. Nếu không, thì dù phần mềm có “xịn” đến đâu, cũng không mang lại hiệu quả.

Những lưu ý quan trọng để hạch toán hiệu quả

Để hạch toán thu chi nội bộ hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Ghi chép đầy đủ, kịp thời: Đừng để “nước đến chân mới nhảy”, hãy ghi chép ngay khi phát sinh thu chi.
• Sử dụng chứng từ hợp lệ: Chỉ sử dụng hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, có đầy đủ thông tin.
• Phân loại rõ ràng: Phân loại các khoản thu chi theo đúng mục đích, tránh nhầm lẫn.
• Kiểm tra thường xuyên: Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu để phát hiện sai sót.
• Bảo mật dữ liệu: Bảo vệ dữ liệu kế toán cẩn thận, tránh mất mát, rò rỉ.

Tôi có một lời khuyên nhỏ là, hãy tạo một quy trình làm việc rõ ràng cho việc hạch toán thu chi nội bộ. Quy định rõ ai là người chịu trách nhiệm thu thập chứng từ, ai là người ghi chép, ai là người kiểm tra. Khi mọi người cùng tuân thủ quy trình, thì công việc sẽ trôi chảy hơn rất nhiều.

Ngoài ra, bạn cũng nên liên kết đến Phần mềm tra cứu hóa đơn để có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu các hóa đơn đầu vào, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Theo thống kê từ Tổng cục Thống kê, việc áp dụng các giải pháp quản lý tài chính hiệu quả giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng trưởng doanh thu trung bình 15% mỗi năm. Nguồn: Tổng cục Thống kê.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về lợi ích của việc hạch toán thu chi nội bộ:

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập có cần hạch toán thu chi nội bộ không?
Trả lời: Rất cần. Dù doanh nghiệp mới hay cũ, lớn hay nhỏ, việc quản lý tài chính luôn là ưu tiên hàng đầu.

Câu hỏi 2: Tôi không có chuyên môn về kế toán, có tự hạch toán thu chi được không?
Trả lời: Hoàn toàn có thể. Với sự hỗ trợ của phần mềm và các hướng dẫn trên mạng, bạn có thể tự học và thực hiện được.

Câu hỏi 3: Chi phí nào được xem là chi phí hợp lệ để đưa vào hạch toán?
Trả lời: Chi phí hợp lệ là chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ đầy đủ, và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để bảo mật dữ liệu kế toán?
Trả lời: Bạn nên sử dụng mật khẩu mạnh, sao lưu dữ liệu thường xuyên, và hạn chế quyền truy cập của người khác.

Kết luận

Vậy đó, trên đây là tất cả những gì tôi muốn chia sẻ về hạch toán thu chi nội bộ. Hy vọng rằng, với những kiến thức này, bạn sẽ tự tin hơn trong việc quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình. Đừng quên rằng, việc quản lý tiền bạc hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Tôi và các bạn đọc khác sẽ cùng nhau giải đáp.

Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn hiệu quả để hỗ trợ công tác kế toán, đừng quên tìm hiểu thêm về các sản phẩm của chúng tôi. Chúc bạn thành công!