Hạch Toán TK 335: Chi Tiết & Dễ Hiểu Nhất 2024

Chào bạn đến với cẩm nang hạch toán TK 335 cực kỳ chi tiết!

Bạn đang loay hoay với việc hạch toán TK 335 – Phải trả người lao động? Đừng lo, tôi hiểu mà! Cái khoản này nhiều khi làm rối não lắm, nhất là với những bạn mới vào nghề hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối tơ lòng, từ A đến Z về TK 335, đảm bảo đọc xong là “nắm chắc như bắp”. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá từ khái niệm cơ bản, cách hạch toán trong các trường hợp cụ thể, đến những lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Nói chung là, đọc xong bài này, bạn sẽ tự tin “cân” mọi nghiệp vụ liên quan đến TK 335.

1. TK 335 là gì?

TK 335, hay còn gọi là “Phải trả người lao động”, là tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, nó giống như một cuốn sổ ghi nợ của công ty với nhân viên vậy đó. Các khoản này bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản thanh toán khác theo quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận lao động. Nói chung, cứ cái gì mà công ty còn nợ nhân viên thì đều “chui” vào TK 335 hết.

Ví dụ, cuối tháng công ty chưa kịp trả lương cho nhân viên, thì khoản lương đó sẽ được ghi nhận vào TK 335. Hoặc công ty có chế độ thưởng KPI cho nhân viên, nhưng chưa đến kỳ trả, thì khoản thưởng này cũng nằm trong TK 335.

2. Đặc điểm của TK 335

Để hiểu rõ hơn về hạch toán TK 335, chúng ta cần nắm vững những đặc điểm sau:

• Tính chất: Là tài khoản nợ phải trả, thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động.
• Thời gian: Thường có thời gian thanh toán ngắn hạn, thường là trong vòng một kỳ kế toán (tháng, quý).
• Đối tượng: Người lao động có quan hệ lao động chính thức với doanh nghiệp (có hợp đồng lao động).
• Căn cứ: Dựa trên hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, các quyết định của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.

Nắm rõ những đặc điểm này sẽ giúp bạn hạch toán chính xác và tránh nhầm lẫn với các tài khoản khác. Ví dụ, nếu công ty có khoản vay ngân hàng để trả lương, thì khoản vay đó sẽ không được hạch toán vào TK 335, mà sẽ được ghi nhận vào TK vay và nợ thuê tài chính.

3. Nguyên tắc hạch toán TK 335

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, việc hạch toán TK 335 cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Các khoản phải trả cho người lao động phải được ghi nhận khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế chi trả.
• Nguyên tắc phù hợp: Các khoản chi phí liên quan đến người lao động phải được ghi nhận vào chi phí của kỳ kế toán tương ứng với kỳ mà người lao động tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.
• Nguyên tắc thận trọng: Khi có các khoản phải trả ước tính (ví dụ: thưởng tết), cần ước tính một cách thận trọng và có căn cứ hợp lý.
• Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng nhất quán các phương pháp hạch toán và trình bày TK 335 qua các kỳ kế toán.

Ví dụ, công ty có chính sách thưởng tết cho nhân viên dựa trên kết quả kinh doanh. Mặc dù đến sau tết mới thực tế chi trả, nhưng kế toán vẫn phải ước tính và ghi nhận khoản thưởng này vào chi phí của năm tài chính hiện tại, để đảm bảo nguyên tắc phù hợp.

4. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 335

Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán TK 335, chúng ta cần nắm được kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này:

• Bên Nợ:
  • Các khoản đã trả cho người lao động (lương, thưởng, bảo hiểm...).
  • Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động (thuế TNCN, bảo hiểm...).
• Bên Có:
  • Các khoản phải trả cho người lao động (lương, thưởng, bảo hiểm...).
  • Các khoản điều chỉnh tăng số phải trả (do tính toán sai sót, bổ sung...).
• Số dư Có:
  • Số tiền còn phải trả cho người lao động tại thời điểm báo cáo.

Nói một cách dễ hiểu, bên Có là những gì công ty đang nợ nhân viên, còn bên Nợ là những gì công ty đã trả cho nhân viên. Số dư Có chính là số tiền mà công ty vẫn còn “khất” nhân viên đến cuối kỳ.

5. Phương pháp hạch toán TK 335

Đây là phần quan trọng nhất, chúng ta sẽ đi vào chi tiết cách hạch toán TK 335 trong các trường hợp cụ thể. Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ minh họa.

5.1. Hạch toán tiền lương

• Khi tính lương phải trả cho người lao động:
  • Nợ TK 622, 627, 641, 642 (Tùy theo bộ phận): Chi phí lương
  • Có TK 335: Phải trả người lao động
• Khi trả lương cho người lao động:
  • Nợ TK 335: Phải trả người lao động
  • Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Khi trích các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) tính vào chi phí của doanh nghiệp:
  • Nợ TK 622, 627, 641, 642: Chi phí bảo hiểm
  • Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (chi tiết các loại bảo hiểm)
• Khi trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương của người lao động:
  • Nợ TK 335: Phải trả người lao động
  • Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (chi tiết các loại bảo hiểm)
• Khi nộp các khoản bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm:
  • Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác
  • Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Ví dụ: Công ty A tính lương cho bộ phận bán hàng là 50 triệu đồng. Kế toán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 641: 50.000.000 VNĐ
• Có TK 335: 50.000.000 VNĐ

5.2. Hạch toán tiền thưởng

• Khi tính thưởng phải trả cho người lao động:
  • Nợ TK 622, 627, 641, 642: Chi phí thưởng
  • Có TK 335: Phải trả người lao động
• Khi trả thưởng cho người lao động:
  • Nợ TK 335: Phải trả người lao động
  • Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Ví dụ: Công ty B quyết định thưởng tết cho nhân viên văn phòng 20 triệu đồng. Kế toán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 642: 20.000.000 VNĐ
• Có TK 335: 20.000.000 VNĐ

5.3. Hạch toán các khoản phụ cấp, trợ cấp

Việc hạch toán các khoản phụ cấp, trợ cấp (ăn trưa, đi lại, nhà ở...) cũng tương tự như hạch toán tiền lương và tiền thưởng. Tùy thuộc vào quy định của công ty và tính chất của từng khoản, kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản chi phí phù hợp (622, 627, 641, 642).

Bạn có thể tham khảo thêm Mã Số Tài Khoản Kế Toán: Tất Tần Tật Cho DN để nắm rõ hơn về cách sử dụng các tài khoản chi phí.

5.4. Bảng so sánh các bút toán hạch toán TK 335

6. Những lưu ý quan trọng khi hạch toán TK 335

Trong quá trình hạch toán TK 335, bạn cần đặc biệt lưu ý những điều sau đây để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật:

• Chứng từ gốc: Luôn có đầy đủ chứng từ gốc hợp lệ (bảng chấm công, bảng lương, quyết định thưởng, hóa đơn, chứng từ thanh toán...) để làm căn cứ hạch toán.
• Thời gian: Hạch toán đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán, không chậm trễ.
• Chi tiết: Theo dõi chi tiết từng khoản phải trả cho từng người lao động, tránh ghi chung chung.
• Thuế TNCN: Tính toán và khấu trừ thuế TNCN của người lao động theo đúng quy định của pháp luật.
• Đối chiếu: Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa TK 335 với các tài khoản liên quan (TK 111, 112, TK 338...) để phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
• Quy chế: Tuân thủ quy chế lương thưởng của công ty và các quy định của pháp luật về lao động.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm Hệ Thống TK Theo TT 200: Cẩm Nang Chi Tiết Cho DN để nắm vững các quy định về hạch toán kế toán theo Thông tư 200.

Để hỗ trợ công việc kế toán, nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn. Phần mềm tra cứu hóa đơn giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu quy trình làm việc của mình.

7. FAQ về hạch toán TK 335

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hạch toán TK 335:

1. Hỏi: Khi nào thì ghi nhận vào TK 335?Trả lời: Ghi nhận vào TK 335 khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán cho người lao động, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế chi trả.
2. Hỏi: Có thể sử dụng TK 335 để theo dõi các khoản vay của nhân viên không?Trả lời: Không, các khoản vay của nhân viên nên được theo dõi ở một tài khoản riêng, ví dụ TK 138 (Phải thu khác).
3. Hỏi: Cách xử lý khi phát hiện sai sót trong hạch toán TK 335?Trả lời: Cần điều chỉnh sai sót bằng cách ghi bút toán điều chỉnh, có giải thích rõ lý do.

Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều thông tin hữu ích khác về kế toán và hóa đơn điện tử, tra cứu hóa đơn, tải hóa đơn và mua hóa đơn đỏ trên trang web của chúng tôi.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về hạch toán TK 335. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé! Chúc bạn thành công!