Hệ Thống TK TT 133: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Hệ Thống TK TT 133 Là Gì?

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, chắc hẳn cụm từ "hệ thống tk tt 133" đã không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó thì không phải ai cũng làm được. Tôi nhớ hồi mới thành lập công ty, nghe mấy anh kế toán nói chuyện về TT 133 mà đầu óc quay cuồng, toàn những con số và quy định khô khan. Thực chất, hệ thống tk tt 133 là hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó như một bộ "luật chơi" về cách ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, từ việc mua một cái máy tính đến việc trả lương cho nhân viên, tất cả đều phải tuân theo một trình tự và nguyên tắc nhất định mà TT 133 đã vạch ra.

Mục đích chính của hệ thống này là chuẩn hóa công tác kế toán, giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính minh bạch, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý nội bộ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Nói nôm na, nó là xương sống của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các quy định chi tiết, tôi khuyên bạn nên đọc bài hướng dẫn rất đầy đủ này.

Đối Tượng Áp Dụng TT 133: Ai Phải Làm?

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc áp dụng hệ thống tk tt 133 đâu nhé. Theo quy định, thông tư này áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DVVN) theo tiêu chí tại Nghị định 39/2018/NĐ-CP. Cụ thể hơn, đó là những doanh nghiệp có số lao động bình quân năm không quá 200 người và tổng doanh thu năm không quá 200 tỷ đồng HOẶC tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc diện này, thì xin chúc mừng (hoặc chia buồn), bạn phải áp dụng TT 133.

Còn các doanh nghiệp lớn hơn, hoặc có yêu cầu đặc thù như công ty niêm yết, ngân hàng, tổ chức tín dụng... thì sẽ áp dụng Thông tư 200. Sự phân biệt này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn hạch toán kế toán và lập báo cáo. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn doanh nghiệp mình thuộc loại nào, hãy tham khảo thêm bài viết so sánh giữa hệ thống kế toán theo TT200 và TT133 để có cái nhìn rõ ràng hơn.

Trường Hợp Ngoại Lệ Cần Lưu Ý

Có một số trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thể lựa chọn áp dụng Thông tư 200 nếu thấy phù hợp hơn với đặc điểm hoạt động, hoặc khi có yêu cầu từ đối tác, nhà đầu tư. Tuy nhiên, việc này cần được ghi rõ trong chính sách kế toán của doanh nghiệp và áp dụng nhất quán. Tôi từng gặp một chủ doanh nghiệp nhỏ nhưng làm ăn với đối tác nước ngoài, họ yêu cầu báo cáo tài chính theo chuẩn mực cao hơn (gần với TT200), thế là cả công ty phải "nâng cấp" hệ thống kế toán lên, khá là vất vả.

So Sánh TT 133 Và TT 200: Đâu Là Sự Khác Biệt Lớn Nhất?

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai hệ thống này. Về cơ bản, TT 133 được xây dựng dựa trên TT 200 nhưng đã được đơn giản hóa rất nhiều để phù hợp với quy mô và năng lực quản lý của DVVN. Dưới đây là bảng so sánh một số điểm khác biệt chính mà tôi tổng hợp được, hy vọng giúp bạn hình dung dễ hơn.

Nhìn chung, TT 133 như một phiên bản "nhẹ nhàng" hơn, giúp doanh nghiệp nhỏ giảm bớt gánh nặng về thủ tục kế toán, tập trung nhiều hơn vào kinh doanh. Bạn có thể xem thêm bài hướng dẫn đầy đủ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại đây để nắm bắt chi tiết hơn.

Nguyên Tắc Kế Toán Cơ Bản Theo TT 133

Dù đã đơn giản hóa, hệ thống tk tt 133 vẫn yêu cầu tuân thủ những nguyên tắc kế toán cơ bản. Đây là điều bất di bất dịch, nếu sai thì toàn bộ số liệu về sau sẽ đi lệch hết.

• Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ phải được ghi sổ vào thời điểm phát sinh, chứ không phải thời điểm thu/chi tiền. Ví dụ, bạn bán hàng tháng 12 nhưng tháng 1 năm sau mới nhận tiền, thì doanh thu vẫn phải hạch toán vào tháng 12.
• Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính được lập trên giả định doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc (giá mua + chi phí liên quan) tại thời điểm mua, không phải giá thị trường hiện tại.
• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí phải được ghi nhận phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Chi phí quảng cáo cho đợt bán hàng tháng 10 thì phải tính vào chi phí tháng 10.
• Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Không thể năm nay khấu hao theo cách A, sang năm lại đổi sang cách B một cách tùy tiện.

Nghe thì có vẻ lý thuyết, nhưng khi vào thực tế, vi phạm những nguyên tắc này là chuyện thường xảy ra, nhất là ở các doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán chuyên nghiệp.

Danh Mục Tài Khoản Kế Toán Theo TT 133

Đây là phần "trái tim" của hệ thống tk tt 133. Danh mục tài khoản được phân loại theo số hiệu, giúp bạn dễ dàng tra cứu và hạch toán. Nó được chia thành 9 loại chính, từ loại 1 đến loại 9.

• Loại 1, 2: Tài sản. Bao gồm Tài sản ngắn hạn (tiền, hàng tồn kho, phải thu...) và Tài sản dài hạn (TSCĐ, đầu tư dài hạn...). Ví dụ: TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
• Loại 3: Nợ phải trả. Phản ánh các khoản nợ của doanh nghiệp. Ví dụ: TK 331 - Phải trả người bán, TK 341 - Vay dài hạn.
• Loại 4: Vốn chủ sở hữu. Thể hiện số vốn thực tế của chủ doanh nghiệp. Ví dụ: TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
• Loại 5, 7: Doanh thu. Tập hợp tất cả các khoản doanh thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính...
• Loại 6, 8: Chi phí. Bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp...
• Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. Dùng để kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi lỗ trong kỳ.

Việc nắm vững danh mục này giống như bạn có một tấm bản đồ, biết mỗi nghiệp vụ kinh tế nên "đi" vào tài khoản nào cho đúng. Nếu không, số liệu sẽ loạn hết lên.

Trình Tự Và Quy Trình Hạch Toán Thực Tế

Lý thuyết là vậy, còn thực tế một kỳ kế toán diễn ra như thế nào? Tôi sẽ kể lại quy trình mà công ty tôi (một công ty vừa về phần mềm) đang áp dụng, hy vọng mang tính tham khảo.

1. Thu thập chứng từ: Mọi nghiệp vụ mua bán, thanh toán, xuất nhập kho... đều phải có chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho). Đây là bước sống còn. Ngày nay, với hóa đơn điện tử, việc này đã dễ dàng hơn nhiều, bạn có thể lưu trữ và tra cứu hóa đơn ngay trên hệ thống.
2. Kiểm tra và phân loại chứng từ: Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và phân loại chúng theo từng loại nghiệp vụ.
3. Định khoản (Hạch toán): Dựa vào danh mục tài khoản TT 133, kế toán sẽ xác định nghiệp vụ đó ghi Nợ tài khoản nào, Có tài khoản nào. Ví dụ: Mua máy tính bằng tiền mặt: Nợ TK 211 (TSCĐ) / Có TK 111 (Tiền mặt).
4. Ghi sổ: Sau khi định khoản, thông tin sẽ được ghi vào các sổ sách kế toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái...). Hiện nay, hầu hết đều dùng phần mềm kế toán để làm tự động bước này.
5. Khóa sổ và lập báo cáo cuối kỳ: Cuối tháng/quý/năm, kế toán tổng hợp số liệu, thực hiện các bút toán kết chuyển, điều chỉnh (nếu có) và lập Báo cáo tài chính theo mẫu của TT 133.

Quy trình nghe thì có vẻ thẳng tắp, nhưng thực tế luôn có những phát sinh ngoài ý muốn, như hóa đơn bị thất lạc, nghiệp vụ phức tạp không biết hạch toán ra sao... Lúc đó mới thấy giá trị của một kế toán giỏi hoặc một phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán chuyên nghiệp.

Những Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Làm kế toán theo hệ thống tk tt 133, tôi thấy có mấy lỗi "kinh điển" mà hầu như doanh nghiệp nhỏ nào cũng mắc phải ít nhất một lần.

• Hạch toán sai tài khoản: Ví dụ, mua công cụ dụng cụ giá trị nhỏ (dưới 30 triệu và thời gian sử dụng dưới 1 năm) lại đưa vào Tài sản cố định (TK 211). Cái này phải đưa vào Chi phí trả trước (TK 242) hoặc chi phí ngay. Cách khắc phục: Đào tạo kế toán nắm vững đặc điểm từng tài khoản. Sử dụng phần mềm kế toán có cấu hình sẵn theo TT 133 sẽ giảm thiểu lỗi này.
• Không phân bổ chi phí trả trước: Mua bảo hiểm 1 năm, hạch toán toàn bộ vào chi phí tháng mua. Điều này làm chi phí tháng đó đội lên bất thường. Phải phân bổ đều cho 12 tháng.
• Nhầm lẫn giữa doanh thu và thu nhập khác: Tiền bán phế liệu, được ghi vào doanh thu bán hàng. Thực tế, nó là thu nhập khác (TK 711).
• Không đối chiếu số liệu thường xuyên: Số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ sách không khớp với sao kê ngân hàng. Cần đối chiếu ít nhất hàng tháng.
• Lưu trữ chứng từ lộn xộn: Khi cơ quan thuế kiểm tra hay cần tải hóa đơn cũ để đối chiếu thì mất cả buổi để tìm. Hãy lưu trữ có hệ thống, theo tháng và theo loại nghiệp vụ. Sử dụng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử sẽ giúp ích rất nhiều trong việc này.

Một lời khuyên chân thành: Đừng tiếc tiền đầu tư vào một bộ phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán tốt ngay từ đầu. Nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và tránh được những rủi ro không đáng có về sau. Bạn có thể tìm hiểu các giải pháp phù hợp tại danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Giải Pháp Phần Mềm Hỗ Trợ Kế Toán TT 133

Trong thời đại công nghệ, việc áp dụng hệ thống tk tt 133 thủ công bằng tay gần như là tự làm khó mình. Một phần mềm kế toán được thiết kế chuẩn theo TT 133 sẽ là trợ thủ đắc lực. Nó giúp bạn:

• Tự động hóa việc hạch toán: Chỉ cần nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động định khoản và ghi sổ theo đúng quy định.
• Giảm thiểu sai sót: Ràng buộc dữ liệu, cảnh báo khi hạch toán sai tài khoản.
• Lập báo cáo tự động: Tổng hợp số liệu và xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế chỉ với vài cú click.
• Tích hợp với hóa đơn điện tử: Nhập liệu một lần, dữ liệu hóa đơn tự động chuyển vào phần mềm kế toán, tiết kiệm thời gian nhập liệu và tránh nhầm lẫn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tra cứu hóa đơn hay mua hóa đơn đỏ cho khách hàng.
• Lưu trữ an toàn: Toàn bộ chứng từ, sổ sách được lưu trữ trên đám mây, dễ dàng truy xuất mọi lúc mọi nơi.

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cũng cần cân nhắc về quy mô, ngân sách và tính năng. Nhưng nhìn chung, đây là khoản đầu tư xứng đáng, giúp bạn quản lý tài chính minh bạch và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Hệ Thống TK TT 133

Doanh nghiệp tôi vừa chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty TNHH, có phải áp dụng TT 133 ngay không?

Có. Khi đã thành lập công ty TNHH (dù là một thành viên hay hai thành viên trở lên), bạn đã là một pháp nhân độc lập và bắt buộc phải thực hiện kế toán theo Luật Kế toán. Nếu công ty bạn đáp ứng tiêu chí DVVN, thì hệ thống tk tt 133 là lựa chọn bắt buộc và phải áp dụng ngay từ năm tài chính đầu tiên.

Tôi có thể tự học và tự làm kế toán theo TT 133 được không?

Về lý thuyết là được, nếu bạn có thời gian và khả năng tự nghiên cứu. Tuy nhiên, kế toán là công việc đòi hỏi tính chính xác cao và liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt hành chính. Với doanh nghiệp mới thành lập, tôi khuyên bạn nên thuê một kế toán part-time có kinh nghiệm hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài trong 1-2 năm đầu để ổn định hệ thống, sau đó có thể cân nhắc tự làm nếu quy mô còn nhỏ.

Khi nào thì doanh nghiệp phải chuyển từ TT 133 sang TT 200?

Khi doanh nghiệp của bạn không còn đáp ứng tiêu chí DVVN nữa (vượt quá ngưỡng về lao động, doanh thu hoặc vốn). Khi đó, bạn phải thông báo thay đổi chính sách kế toán và áp dụng TT 200 từ năm tài chính tiếp theo. Việc chuyển đổi cần được lập kế hoạch cẩn thận, có thể phải điều chỉnh lại số dư đầu kỳ của một số tài khoản để phù hợp với quy định mới.

Chi phí mua phần mềm kế toán có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Có. Chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán (thường được xử lý như Tài sản cố định vô hình hoặc chi phí trả trước tùy giá trị và thời hạn sử dụng) được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Bạn nên phân bổ chi phí này theo thời gian sử dụng hữu ích của phần mềm.

Nếu tôi sử dụng phần mềm kế toán, tôi có cần in và lưu trữ sổ sách giấy không?

Theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn hiện hành, sổ kế toán và báo cáo tài chính có thể được thực hiện dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, bạn vẫn phải in các sổ sách, báo cáo tài chính ra giấy, đóng thành quyển, ký tên và đóng dấu để lưu trữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Việc lưu trữ điện tử là bắt buộc, nhưng lưu trữ giấy vẫn là yêu cầu pháp lý quan trọng để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.