Hóa Đơn Dịch Vụ Ăn Uống Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cà phê hay bất kỳ dịch vụ ăn uống nào, chắc hẳn bạn đã nghe nhiều về Thông tư 78. Nhưng cụ thể hóa đơn dịch vụ ăn uống theo thông tư 78 cần tuân thủ những gì thì không phải ai cũng rõ. Tôi cũng từng rất lúng túng khi mới chuyển đổi, phải tìm hiểu rất nhiều và thậm chí còn bị phạt vì những sai sót nhỏ. Bài viết này tôi sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm thực tế của mình, từ khái niệm cơ bản đến những mẹo xử lý tình huống phức tạp, giúp bạn tự tin xuất hóa đơn đúng luật.

Hóa đơn dịch vụ ăn uống theo Thông tư 78 là gì?

Nói một cách dễ hiểu, đây là hóa đơn mà các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B) phải lập và cung cấp cho khách hàng khi bán hàng, và nó phải tuân theo các quy định được nêu trong Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này thay thế cho Thông tư 32 cũ và có nhiều điểm mới linh hoạt hơn, đặc biệt là khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều quan trọng nhất bạn cần nhớ: dù bạn bán một tô phở, một ly cà phê hay một bữa tiệc, bạn đều phải có trách nhiệm xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu. Và cái hóa đơn đó không thể viết tay qua loa nữa, mà phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo mẫu quy định.

Tại sao lại phải quan tâm?

Tôi đã chứng kiến không ít chủ quán bị xử phạt hành chính vì hóa đơn không đúng quy định, số tiền phạt có thể lên đến vài chục triệu đồng. Hơn nữa, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cửa hàng. Khách hàng ngày nay, nhất là các công ty cần hóa đơn đỏ để giải trình chi phí, họ rất để ý đến tính pháp lý của hóa đơn bạn cung cấp.

Những thay đổi quan trọng từ Thông tư 78

So với quy định cũ, Thông tư 78 mang lại một làn gió mới, đỡ cứng nhắc hơn cho doanh nghiệp nhỏ như chúng ta.

• Linh hoạt về hình thức: Bạn có thể chọn dùng hóa đơn tự in, đặt in, hoặc tốt nhất là hóa đơn điện tử. Cá nhân tôi thấy dùng điện tử tiện lợi hơn hẳn, không lo hết mẫu, không lo lưu trữ.
• Hóa đơn bán lẻ điện tử được công nhận: Đây là điểm cực kỳ quan trọng. Bạn không nhất thiết phải dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế cho mọi giao dịch. Với bán lẻ hàng hóa, dịch vụ dưới 20 triệu và khách hàng không yêu cầu lấy thông tin người mua, bạn có thể dùng hóa đơn bán lẻ điện tử. Nó đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với đa số giao dịch tại quán.
• Quy định rõ về trường hợp không có thuế GTGT: Nhiều quán ăn nhỏ áp dụng phương pháp tính thuế khoán hoặc tính trực tiếp nên trên hóa đơn không tách tiền thuế GTGT. Điều này là hoàn toàn hợp lệ nếu bạn làm đúng. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết về hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT.

Các loại hóa đơn được áp dụng cho dịch vụ ăn uống

Tùy quy mô và nhu cầu của khách hàng, bạn có thể dùng một trong các loại sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Dùng khi khách hàng là doanh nghiệp cần hóa đơn đỏ để khấu trừ thuế, hoặc giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
2. Hóa đơn bán lẻ điện tử: Loại này tôi dùng phổ biến nhất. Phù hợp cho 90% các giao dịch lẻ tại quán. Nhanh, gọn, khách có thể nhận qua email hoặc tin nhắn.
3. Hóa đơn tự in, đặt in: Vẫn có thể dùng nhưng đang dần được thay thế bằng điện tử vì tính tiện lợi và an toàn thấp hơn.

So sánh hóa đơn bán lẻ điện tử và hóa đơn bán hàng thông thường

Để bạn dễ hình dung sự khác biệt, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Nó dựa trên trải nghiệm thực tế khi tôi vận hành cả hai loại.

Như bạn thấy, với đặc thù bán lẻ giá trị nhỏ lẻ, hóa đơn bán lẻ điện tử là sự lựa chọn tối ưu về chi phí và thời gian. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết hơn về cách áp dụng các loại hóa đơn trong bài Hóa đơn bán hàng theo Thông tư 78 từ A-Z.

Hướng dẫn lập hóa đơn dịch vụ ăn uống đúng chuẩn

Dù dùng loại hóa đơn nào, nội dung cơ bản vẫn phải có. Tôi hay kiểm tra list này trước khi in hoặc gửi cho khách:

• Tên hóa đơn: Ví dụ: "HÓA ĐƠN BÁN LẺ ĐIỆN TỬ" hoặc "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG".
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Dãy số này phải duy nhất và liên tục.
• Thông tin người bán: Tên nhà hàng/quán, mã số thuế, địa chỉ. Cái này phải chính xác tuyệt đối.
• Thông tin người mua: Với hóa đơn bán lẻ, có thể bỏ qua nếu khách không yêu cầu. Nhưng nếu khách doanh nghiệp cần, phải ghi đầy đủ.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên món (Ví dụ: "Phở bò", "Cà phê đen"), đơn vị tính (tô, ly), số lượng, đơn giá, thành tiền. Đừng ghi chung chung như "Tiền ăn".
• Tổng tiền thanh toán: Ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký số, ngày tháng: Với hóa đơn điện tử, chữ ký số là bắt buộc.

Các lưu ý đặc biệt cho ngành ăn uống

Làm trong ngành này, tôi gặp vài tình huống "khó nhằn" mà bạn nên biết:

• Khách thanh toán theo hóa đơn gộp (Bill chung): Khi một bàn có nhiều khách nhưng thanh toán chung một hóa đơn, bạn vẫn chỉ xuất một hóa đơn duy nhất với tổng giá trị. Tuy nhiên, nên lưu lại order chi tiết từng món để đối chiếu nội bộ.
• Khách yêu cầu tách hóa đơn: Một công ty đi ăn có thể yêu cầu tách bill cho từng phòng ban. Lúc này, bạn phải xuất nhiều hóa đơn khác nhau, mỗi hóa đơn ghi rõ thông tin người mua (từng bộ phận đó). Việc này dễ gây nhầm lẫn nếu làm thủ công, nên có phần mềm hỗ trợ là tốt nhất.
• Chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi: Nếu bạn có chương trình giảm giá 10% hay tặng voucher, phải ghi rõ trên hóa đơn. Phần "chiết khấu/thương mại" nên được thể hiện thành một dòng riêng, trước dòng tổng cộng.
• Phí phục vụ: Nếu thu phí phục vụ (thường 5-10%), phải ghi rõ là một khoản mục dịch vụ riêng biệt trên hóa đơn, không được cộng chung vào giá món ăn.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ cho doanh nghiệp

Thú thật, trước đây tôi dùng sổ ghi chép và excel, mỗi lần xuất hóa đơn hay tra cứu hóa đơn cũ là một cực hình. Từ ngày chuyển sang dùng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng tích hợp trong hệ thống bán hàng, mọi thứ nhẹ tênh.

Một phần mềm tốt cho ngành F&B sẽ giúp bạn:

• Tự động xuất hóa đơn điện tử: Chỉ một click từ order, hóa đơn được tạo và gửi ngay cho khách qua email/Zalo. Không cần nhập liệu thủ công, tránh sai sót.
• Quản lý và tra cứu dễ dàng: Bạn có thể tìm bất kỳ hóa đơn nào trong vài giây theo ngày, số hóa đơn, tên khách, số tiền... Việc này cực kỳ hữu ích khi khách quay lại yêu cầu tải hóa đơn cũ hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Lưu trữ an toàn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên cloud, không sợ mất, hỏng như giấy tờ. Bạn có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp với kế toán: Số liệu bán hàng tự động chuyển sang phần mềm kế toán, giảm thiểu công sức nhập liệu và báo cáo thuế.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp tổng thể, tôi khuyên nên đầu tư tìm hiểu các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Nó không chỉ là công cụ xuất hóa đơn, mà còn là trợ thủ đắc lực quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Khách hàng cá nhân ăn tại quán có được yêu cầu xuất hóa đơn đỏ không?

Được. Nếu khách hàng cá nhân có nhu cầu (ví dụ để thanh toán công tác phí cá nhân), bạn vẫn phải xuất hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin của người mua (họ tên, địa chỉ) theo yêu cầu. Tuy nhiên, họ không thể dùng hóa đơn này để khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp.

Tôi bán đồ uống mang về, có cần xuất hóa đơn không?

Có. Dù là bán tại quán hay mang về, bản chất vẫn là giao dịch bán hàng. Bạn nên sẵn sàng xuất hóa đơn nếu khách yêu cầu. Với khách mang về, việc gửi hóa đơn điện tử qua tin nhắn hoặc email là rất tiện.

Nếu khách thanh toán bằng thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử, hóa đơn có gì khác biệt?

Về nội dung hóa đơn không khác. Bạn chỉ cần ghi chú thêm ở phần "Hình thức thanh toán" là "Thẻ tín dụng/ghi nợ", "Ví điện tử Momo/ZaloPay...". Quan trọng là số tiền trên hóa đơn phải khớp với số tiền thực tế khách đã thanh toán qua các kênh đó.

Tôi kinh doanh nhỏ, doanh thu dưới 100 triệu/tháng, có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Theo lộ trình của Chính phủ, việc áp dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp, kể cả hộ kinh doanh. Tuy nhiên, lộ trình cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ có thể linh hoạt hơn tùy địa phương. Dù vậy, tôi vẫn khuyên bạn nên chuyển đổi sớm vì tính tiện lợi, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ về lâu dài.

Làm sao để xử lý khi xuất nhầm hoặc hủy hóa đơn?

Với hóa đơn điện tử, bạn không thể tự ý xóa. Khi xuất nhầm, bạn phải lập "Hóa đơn điều chỉnh" hoặc "Hóa đơn thay thế" với cùng số liệu nhưng ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: "Điều chỉnh do ghi sai tên hàng hóa"). Hóa đơn gốc vẫn được lưu trong hệ thống. Đây là lý do tại sao việc kiểm tra kỹ trước khi ký số là rất quan trọng.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về việc xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống theo thông tư 78. Nhìn chung, quy định không quá phức tạp nếu bạn nắm vững nguyên tắc cơ bản và lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp. Quan trọng nhất là thái độ sẵn sàng tuân thủ pháp luật, nó không chỉ giúp bạn tránh rủi ro mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm hiểu thêm các tài liệu hướng dẫn chính thức từ Tổng cục Thuế hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín.