Hóa Đơn Điện Tử PVOIL: Hướng Dẫn Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang tìm mua xăng dầu cho công ty, đội xe hay dự án xây dựng, chắc hẳn bạn đã nghe đến PVOIL. Nhưng sau khi mua hàng, việc nhận và quản lý hóa đơn điện tử PVOIL như thế nào mới là vấn đề khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp đau đầu. Tôi còn nhớ lần đầu tiên công ty tôi chuyển sang mua xăng thẻ của PVOIL, cả phòng kế toán như ngồi trên đống lửa vì không biết tra cứu hóa đơn ở đâu, in ra sao cho hợp lệ. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm thực tế về hóa đơn điện tử PVOIL, từ cách lấy, tra cứu đến những lưu ý pháp lý quan trọng mà bạn không thể bỏ qua.

Hóa đơn điện tử PVOIL là gì?

Hiểu đơn giản, đây là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) mà Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (PVOIL) phát hành dưới dạng file điện tử (thường là PDF có chữ ký số) thay vì hóa đơn giấy đỏ truyền thống. Khi bạn mua xăng dầu bằng thẻ doanh nghiệp tại các cột xăng PVOIL hoặc mua hàng trực tiếp, hóa đơn sẽ được gửi về email đăng ký hoặc có thể tải xuống từ hệ thống của PVOIL.

Việc này tuân thủ theo xu hướng chung của Chính phủ về chuyển đổi số và được quy định rõ trong các thông tư như Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về các quy định này trong bài viết hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 mà chúng tôi đã tổng hợp.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử PVOIL

Tại sao nên chuyển sang dùng hóa đơn điện tử? Ngoài việc bắt buộc theo quy định, nó thực sự mang lại nhiều tiện ích mà tôi đã trải nghiệm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không còn cảnh nhân viên phải đi hàng chục cây số đến cột xăng để lấy hóa đơn giấy, hay lo lắng thất lạc. Mọi thứ có ngay trong email.
• Bảo mật và an toàn: Hóa đơn điện tử PVOIL được ký số, đảm bảo tính toàn vẹn, chống giả mạo. Bạn không sợ hóa đơn bị nhàu nát, phai mờ như giấy.
• Tra cứu và lưu trữ dễ dàng: Chỉ cần vài cú click, bạn có thể tra cứu mọi hóa đơn theo ngày, số hóa đơn hay mã giao dịch. Việc lưu trữ lâu dài cũng đơn giản hơn rất nhiều, không tốn diện tích kho.
• Thuận tiện cho kê khai thuế: Dữ liệu điện tử dễ dàng xuất ra để phục vụ cho công tác kê khai thuế GTGT, thuế TNDN một cách nhanh chóng và chính xác.

Hướng dẫn chi tiết các cách tra cứu và tải hóa đơn điện tử PVOIL

Đây có lẽ là phần được quan tâm nhất. Dựa trên thực tế sử dụng, tôi thấy có 3 cách chính để lấy hóa đơn điện tử PVOIL:

1. Nhận hóa đơn qua Email (Phổ biến nhất)

Khi đăng ký mua thẻ xăng dầu doanh nghiệp PVOIL, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp email. Sau mỗi giao dịch mua hàng, hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử về email này. Bạn chỉ cần tải file đính kèm (PDF) về và lưu lại. Hãy kiểm tra cả hộp thư spam nếu không thấy nhé!

2. Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử PVOIL eInvoice

PVOIL có một cổng thông tin riêng cho khách hàng doanh nghiệp. Bạn truy cập vào trang web eInvoice của PVOIL, đăng nhập bằng tài khoản được cung cấp (thường là mã số thuế và mật khẩu). Tại đây, bạn có thể:

• Tra cứu lịch sử giao dịch.
• Tải về hóa đơn điện tử theo tháng, quý.
• In hóa đơn trực tiếp từ hệ thống.

3. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, mua xăng dầu từ nhiều nguồn khác nhau (không chỉ PVOIL), việc quản lý thủ công sẽ rất mệt mỏi. Lúc này, một phần mềm tra cứu hóa đơn tập trung là giải pháp tối ưu. Các phần mềm này có thể kết nối và tự động thu thập hóa đơn điện tử từ nhiều nhà cung cấp như PVOIL, PetroVietnam, các đại lý xăng dầu độc lập… về một nơi, giúp bạn quản lý, phân loại và xuất báo cáo cực kỳ tiện lợi. Nó tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải check từng email hay đăng nhập nhiều website khác nhau.

Những lưu ý quan trọng về tính hợp lệ của hóa đơn PVOIL

Không phải cứ có file PDF là hóa đơn đó hợp lệ để kê khai thuế. Dưới đây là mấy điểm sống còn bạn cần kiểm tra trên hóa đơn điện tử PVOIL của mình:

• Chữ ký số của PVOIL: File hóa đơn phải có chữ ký số hợp lệ của PVOIL. Bạn có thể dùng phần mềm kiểm tra chữ ký số (thường có sẵn khi cài chữ ký số doanh nghiệp) để xác minh.
• Đầy đủ thông tin bắt buộc: Tên, mã số thuế của cả hai bên, ngày tháng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất VAT… phải rõ ràng, chính xác.
• Định dạng file: Hóa đơn phải ở định dạng không thể chỉnh sửa (PDF). Nếu bạn nhận được file Word hay Excel, đó không phải là hóa đơn điện tử hợp lệ.
• Thời hạn lưu trữ: Theo luật, bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm. Hãy đảm bảo có hệ thống sao lưu an toàn, tránh mất mát dữ liệu.

Nếu không may nhận phải một hóa đơn không đạt các tiêu chí trên, bạn sẽ gặp rắc rối lớn khi quyết toán thuế. Tôi đã từng chứng kiến một công ty bạn bị loại hàng tỷ đồng chi phí xăng dầu chỉ vì tập hợp hóa đơn không hợp lệ. Bạn có thể đọc thêm về các tình huống này trong bài phân tích về hóa đơn điện tử không hợp lệ và cách xử lý.

So sánh hóa đơn truyền thống và hóa đơn điện tử PVOIL

Để bạn dễ hình dung sự khác biệt, hãy xem bảng so sánh dưới đây:

Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử PVOIL hiệu quả cho doanh nghiệp

Vậy làm sao để tối ưu hóa việc này? Dựa trên quy mô doanh nghiệp, tôi có vài gợi ý:

• Doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch: Cách nhận email và tra cứu thủ công trên website PVOIL là đủ. Hãy lập một folder trên máy tính hoặc Google Drive để lưu trữ file PDF theo tháng, quý.
• Doanh nghiệp vừa và lớn, nhiều xe, nhiều giao dịch: Đây là lúc cần đến công cụ hỗ trợ. Bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhiên liệu tích hợp hoặc phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên biệt. Những phần mềm này không chỉ giúp bạn tập hợp tự động hóa đơn điện tử PVOIL, mà còn có thể xử lý hóa đơn từ các nhà cung cấp khác, thậm chí cả trong lĩnh vực như khách sạn, nhà hàng.
• Kết hợp với phần mềm kế toán: Một số phần mềm kế toán hiện đại đã cho phép import trực tiếp dữ liệu từ hóa đơn điện tử. Điều này giúp giảm thiểu tối đa sai sót và thời gian nhập liệu thủ công.

Bạn có thể tham khảo thêm các quy định chính thống về hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để luôn cập nhật những thay đổi mới nhất.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử PVOIL

1. Tôi có thể in hóa đơn điện tử PVOIL ra giấy để lưu hồ sơ không?

Có. Bản in từ file PDF có chữ ký số hợp lệ của PVOIL được coi là bản sao hợp lệ và có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc. Tuy nhiên, bạn vẫn phải lưu trữ file gốc điện tử theo quy định.

2. Làm thế nào nếu tôi không nhận được hóa đơn điện tử qua email?

Hãy kiểm tra lại hộp thư spam (thư rác). Nếu vẫn không có, bạn nên:

• Liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng doanh nghiệp của PVOIL để kiểm tra email đăng ký.
• Đăng nhập vào cổng eInvoice của PVOIL để tự tải về.
• Kiểm tra xem giao dịch đó có được thực hiện đúng thẻ/tài khoản đã đăng ký email hay không.

3. Hóa đơn điện tử PVOIL có giá trị để kê khai, khấu trừ thuế GTGT không?

Hoàn toàn có giá trị, miễn là nó đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật (có chữ ký số, đầy đủ nội dung, định dạng PDF…).

4. Tôi mua xăng bằng thẻ cá nhân nhưng cần hóa đơn công ty thì phải làm sao?

Trường hợp này khá phổ biến. Bạn cần liên hệ với PVOIL để được hướng dẫn làm thủ tục xuất hóa đơn sau. Thông thường, bạn sẽ cần cung cấp chứng từ mua hàng (số thẻ, ngày giờ giao dịch, số tiền) và thông tin công ty cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, thủ tục này có thể phức tạp và mất thời gian, tốt nhất nên sử dụng thẻ doanh nghiệp ngay từ đầu.

Kết luận

Như vậy, việc hiểu rõ và quản lý tốt hóa đơn điện tử PVOIL không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách để doanh nghiệp của bạn vận hành chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả hơn. Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi khuyên các doanh nghiệp nên chủ động làm quen với hình thức này, thiết lập quy trình rõ ràng từ khâu nhận, kiểm tra, đến lưu trữ hóa đơn. Đối với những đơn vị có nhu cầu quản lý tập trung nhiều loại hóa đơn, đừng ngần ngại tìm hiểu các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu hóa công việc kế toán và tài chính. Hy vọng những chia sẻ thực tế này sẽ giúp bạn xử lý vấn đề hóa đơn điện tử PVOIL một cách dễ dàng và tự tin.