1. Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là gì?

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, hay còn gọi là hóa đơn điện tử Thông tư 78, là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy truyền thống. Nó được tạo lập, xử lý, lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên môi trường điện tử theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Hiểu một cách đơn giản, nó là hóa đơn nhưng mà... online! Cái này thì chắc chắn nhiều bạn làm kế toán, đặc biệt là dân startup hay doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ quan tâm, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày. Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 đang dần trở thành bắt buộc.

2. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?

Chắc chắn bạn sẽ tự hỏi: “Tại sao tôi phải chuyển đổi, hóa đơn giấy có sao đâu?”. Thực tế, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Tôi nhớ hồi xưa, mỗi lần cuối tháng là cả phòng kế toán “bơi” trong đống hóa đơn giấy, vừa tốn chỗ, vừa dễ thất lạc. Giờ có hóa đơn điện tử thì khỏe re.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu, báo cáo hóa đơn. Mọi thứ được số hóa, quản lý tập trung, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tham khảo thêm về cách Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng Điện Tử: Tất Tần Tật 2024 để hiểu rõ hơn về quy trình.
• Giảm thiểu rủi ro: Tránh thất lạc, hư hỏng hóa đơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận. Hóa đơn điện tử được bảo mật cao, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Chậm trễ có thể dẫn đến bị phạt đó nha!
• Góp phần bảo vệ môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường. Cái này nghe có vẻ to tát, nhưng mỗi hành động nhỏ của chúng ta đều có ý nghĩa lớn.

3. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo quy định, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đều thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Cụ thể:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.
• Tổ chức kinh tế có hoạt động kinh doanh, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp được tạm thời chưa áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng số lượng này không nhiều và thường có thời hạn. Tốt nhất là bạn nên chủ động chuyển đổi để không bị động.

4. Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tính pháp lý: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính pháp lý, có giá trị như hóa đơn giấy.
• Tính chính xác: Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, trung thực.
• Tính bảo mật: Hóa đơn điện tử phải được bảo mật, tránh bị truy cập trái phép.
• Tính toàn vẹn: Hóa đơn điện tử không được sửa chữa, thay đổi sau khi đã ký điện tử.
• Tính tra cứu: Doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng. Phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn làm điều này một cách hiệu quả.

5. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải chứa đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế GTGT: Thuế suất, tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền phải thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử của người bán.
• Mã của cơ quan thuế: Mã do cơ quan thuế cấp (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Mã số hóa đơn: Mã số do doanh nghiệp tự tạo hoặc do cơ quan thuế cấp.

Lưu ý là phải kiểm tra kỹ các thông tin này trước khi phát hành hóa đơn, tránh sai sót dẫn đến rắc rối về sau.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như thế nào cho an toàn?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng quan trọng không kém việc lập hóa đơn. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian ít nhất 10 năm. Để đảm bảo an toàn, bạn nên:

• Sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử chuyên dụng, có tính năng bảo mật cao.
• Sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử thường xuyên, định kỳ.
• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử ở nhiều nơi khác nhau (ví dụ: trên máy tính, trên ổ cứng di động, trên đám mây).
• Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin của pháp luật.

Tôi biết một số doanh nghiệp nhỏ hay dùng Google Drive để lưu trữ, nhưng thật ra không an toàn bằng các phần mềm chuyên dụng đâu. Đầu tư một chút vào phần mềm lưu trữ sẽ giúp bạn yên tâm hơn nhiều.

7. Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp có thể khiến bạn đau đầu. Một số tiêu chí bạn nên xem xét khi lựa chọn phần mềm bao gồm:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, từ lập, phát hành, đến lưu trữ, tra cứu.
• Tính dễ sử dụng: Giao diện phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, ngay cả với người không rành về công nghệ.
• Tính bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật cao, tránh bị truy cập trái phép.
• Giá cả: Giá cả phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm phải có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm phổ biến như MISA meInvoice, BKAV eHoadon, Viettel Invoice… Hoặc tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft để có thêm lựa chọn. Đừng quên đọc kỹ review và dùng thử trước khi quyết định mua nhé!

8. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử có cần phải in ra không?

Trả lời: Không bắt buộc, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có thể sửa chữa được không?

Trả lời: Không, hóa đơn điện tử đã phát hành không được sửa chữa. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp có thể tự tạo hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể tự tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.

Câu hỏi 4: Mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?

Trả lời: Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ khôi phục hóa đơn điện tử. Hãy xem hướng dẫn chi tiết về Mua Hóa Đơn Xăng Dầu: Hướng Dẫn Chi Tiết & An Toàn để biết thêm các tình huống và cách xử lý.

Câu hỏi 5: Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Có, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán.

9. Kết luận

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78 là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Và đừng quên, việc lựa chọn một nhà Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử: Thủ Tục & Giải Pháp Tối Ưu uy tín cũng quan trọng không kém!