Hóa Đơn Điện Tử Theo TT78: Toàn Tập Từ A-Z

Giới thiệu

Chào bạn! Bạn đang đau đầu vì hóa đơn giấy, rồi lại lo lắng về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78? Đừng lo, tôi hiểu mà. Hồi trước công ty tôi cũng vậy, tá hỏa tam tinh khi nghe đến cái vụ này. Nhưng rồi mọi chuyện cũng đâu vào đấy cả. Bài viết này sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 một cách dễ hiểu nhất, giúp bạn tự tin áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Chúng ta sẽ đi từ tổng quan đến chi tiết, từ quy trình đăng ký đến cách lựa chọn phần mềm, và cả những câu hỏi thường gặp nữa. Yên tâm là tôi sẽ cố gắng dùng ngôn ngữ đời thường nhất, không khô khan như mấy văn bản luật đâu. Chúng ta cùng bắt đầu nhé!

Tổng quan về Thông tư 78 và hóa đơn điện tử

Trước khi đi sâu vào chi tiết, mình cần nắm rõ cái “gốc” của vấn đề. Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) do Bộ Tài chính ban hành, quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Mục đích chính là để chuẩn hóa việc sử dụng hóa đơn điện tử, giúp việc quản lý thuế trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Nhìn chung, nó thay thế cho các thông tư cũ như 32/2011/TT-BTC và 68/2019/TT-BTC. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử, có thể tham khảo bài viết Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: A-Z Cho Doanh Nghiệp để có cái nhìn toàn diện.

Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Hiểu đơn giản, nó là một dạng hóa đơn được tạo lập, xử lý và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường điện tử. Nó có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng tiện lợi hơn rất nhiều.

Chắc chắn bạn đang thắc mắc, Thông tư 78 có gì khác so với các quy định cũ? Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở việc dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm soát, đồng thời giảm thiểu tình trạng gian lận hóa đơn. Để hiểu rõ hơn về những thay đổi này, bạn có thể xem bài viết Sử Dụng Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: A-Z Cho Doanh Nghiệp.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo quy định của Thông tư 78, hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ nhất định. Để biết chính xác doanh nghiệp của bạn có thuộc đối tượng áp dụng hay không, bạn nên tham khảo các văn bản pháp luật liên quan hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được tư vấn cụ thể. Theo thông tư 78, các đối tượng sau BẮT BUỘC sử dụng hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã.
• Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 có thể được tóm tắt thành 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi có thể xuất hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký với cơ quan thuế. Quá trình đăng ký này thường được thực hiện trực tuyến thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Bạn sẽ cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp, thông tin về chữ ký số, và lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế). Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi được chấp thuận đăng ký, bạn có thể bắt đầu lập hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn có thể được thực hiện thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên cổng thông tin của cơ quan thuế (nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử có mã). Bạn cần nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc trên hóa đơn, bao gồm thông tin người bán, thông tin người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế suất, và tổng tiền thanh toán.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập xong hóa đơn, bạn cần ký số (sử dụng chữ ký số) để xác thực tính hợp lệ của hóa đơn. Sau đó, bạn có thể gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc các phương tiện điện tử khác. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn cần gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Việc gửi hóa đơn cũng cần tuân thủ theo quy định, ví dụ như về định dạng file (thường là XML hoặc PDF).

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 10 năm theo quy định của pháp luật). Bạn có thể lưu trữ hóa đơn trên hệ thống của mình hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ của bạn có khả năng bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép.

Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Cái gì cũng có hai mặt của nó, sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 cũng vậy. Chúng ta cùng điểm qua những ưu điểm và nhược điểm chính:

Nhìn chung, ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử vượt trội hơn hẳn so với nhược điểm. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và phù hợp là vô cùng quan trọng. Bạn nên xem xét các yếu tố sau:

• Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp: Tìm hiểu về lịch sử hoạt động, số lượng khách hàng, và đánh giá của khách hàng về nhà cung cấp.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, như lập hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn, tra cứu hóa đơn, báo cáo hóa đơn.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng) hay không.
• Chi phí: So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ bạn khi cần thiết.

Việc lựa chọn kỹ lưỡng nhà cung cấp sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng hóa đơn điện tử là khả năng tra cứu và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng. Với phần mềm tra cứu hóa đơn, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau, như số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên người mua, tên người bán. Bạn cũng có thể xem chi tiết hóa đơn, tải hóa đơn về máy tính, hoặc in hóa đơn (nếu cần thiết). Nếu bạn quan tâm đến việc tra cứu hóa đơn, bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.

Việc quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình kê khai thuế. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Số Hóa Đơn: Tất Tần Tật Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp để có cái nhìn tổng quan về số hóa đơn và cách quản lý chúng.

Hỏi đáp về sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Chắc hẳn bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:

1. Hóa đơn điện tử có cần phải in ra không? Không bắt buộc, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử? Phải lập biên bản hủy hóa đơn và thực hiện theo quy trình quy định của cơ quan thuế.
3. Hóa đơn điện tử có thể sửa chữa được không? Không, hóa đơn điện tử đã phát hành thì không được sửa chữa. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
4. Chữ ký số có bắt buộc phải sử dụng không? Có, chữ ký số là bắt buộc để ký xác thực hóa đơn điện tử.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được giải đáp.

Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 là một xu hướng tất yếu trong thời đại số. Mặc dù ban đầu có thể gặp một số khó khăn, nhưng lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn tự tin hơn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tra cứu hóa đơn hiệu quả, hãy cân nhắc sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn của bạn. Chúc bạn thành công!

À, mà nếu bạn vẫn còn lăn tăn gì thì cứ comment bên dưới nhé, mình sẽ cố gắng giải đáp hết mình! Cảm ơn bạn đã đọc!