Hóa Đơn Điện Tử Tiki: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp 2024

Hóa đơn điện tử Tiki là gì?

Chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với việc mua sắm trên Tiki rồi đúng không? Nhưng khi mua hàng với tư cách doanh nghiệp, hay đơn giản là bạn cần hóa đơn đỏ để khấu trừ thuế, thì câu chuyện lại khác. Hóa đơn điện tử Tiki chính là loại hóa đơn đỏ (VAT) được Tiki phát hành dưới dạng điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó có đầy đủ giá trị pháp lý như một hóa đơn thông thường, được ký số bởi Tiki và tuân thủ theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính, đặc biệt là Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tôi còn nhớ lần đầu tiên công ty tôi mua một lô máy tính từ Tiki cho nhân viên, bộ phận kế toán cứ loay hoay mãi với việc xin hóa đơn. Giấy tờ lằng nhằng, chờ đợi cả tuần. Giờ thì khác hẳn, chỉ cần vài thao tác trên website hoặc app, hóa đơn điện tử đã gửi thẳng vào email, tiện lợi vô cùng.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn Tiki?

Nếu bạn đang băn khoăn có nên chuyển sang dùng hóa đơn điện tử Tiki hay không, thì tôi xin đưa ra mấy lý do "cứng" sau đây, dựa trên trải nghiệm thực tế của chính tôi và nhiều doanh nghiệp khác.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không còn cảnh in ấn, gửi bưu điện, chờ đợi và lo lắng thất lạc. Mọi thứ được xử lý tức thì. Chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy cũng được cắt giảm triệt để.

Bảo mật và lưu trữ dễ dàng

Hóa đơn điện tử được mã hóa và ký số, đảm bảo tính toàn vẹn, chống giả mạo. Bạn có thể lưu trữ trên cloud, máy tính cá nhân hoặc các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng, dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Hỗ trợ tốt cho công tác kế toán

Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể được xuất sang các phần mềm kế toán, giúp việc hạch toán, khấu trừ thuế trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp thường xuyên mua sắm vật tư, văn phòng phẩm.

Quy trình lập và xử lý hóa đơn điện tử Tiki

Để có được một hóa đơn điện tử Tiki hợp lệ, bạn cần thực hiện theo các bước sau. Quy trình khá đơn giản, nhưng cần chú ý một số điểm để tránh sai sót.

1. Khai báo thông tin doanh nghiệp: Trước khi đặt hàng, bạn cần cập nhật đầy đủ thông tin công ty (tên, mã số thuế, địa chỉ) trong phần "Thông tin xuất hóa đơn" trên tài khoản Tiki.
2. Chọn xuất hóa đơn đỏ khi đặt hàng: Trong quá trình thanh toán, nhớ tick vào ô "Xuất hóa đơn đỏ" và kiểm tra kỹ thông tin đã khai báo.
3. Nhận hóa đơn điện tử: Sau khi đơn hàng được xác nhận và giao thành công, hóa đơn điện tử sẽ được Tiki gửi tự động đến email đăng ký của doanh nghiệp. Thường thì trong vòng 7-10 ngày làm việc.
4. Kiểm tra và lưu trữ: Mở file PDF nhận được, kiểm tra tính hợp lệ (có chữ ký số của Tiki, thông tin chính xác). Lưu trữ cẩn thận phục vụ cho quyết toán thuế.

Một mẹo nhỏ từ tôi: Hãy dùng một email chung của công ty (ví dụ: accounting@congty.com) để nhận hóa đơn, thay vì email cá nhân. Như vậy bộ phận kế toán sẽ dễ quản lý và tra cứu hóa đơn hơn, tránh thất lạc.

So sánh hóa đơn Tiki với các nền tảng khác

Không chỉ Tiki, các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada hay các doanh nghiệp như PVOIL cũng đã triển khai hóa đơn điện tử. Vậy đâu là sự khác biệt? Tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây để bạn dễ hình dung.

Nhìn chung, hóa đơn điện tử Tiki phù hợp nhất với các doanh nghiệp thường xuyên mua sắm hàng hóa đa ngành hàng từ Tiki. Còn nếu bạn cần một giải pháp tổng thể để tự tạo và quản lý hóa đơn cho mọi hoạt động của công ty, thì có lẽ nên tìm hiểu các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như giải pháp hóa đơn điện tử SmartSign.

Hướng dẫn tải và tra cứu hóa đơn Tiki

Giả sử bạn lỡ xóa email, hoặc cần tìm lại hóa đơn của một đơn hàng cũ, thì làm thế nào? Đừng lo, vẫn có cách.

• Tra cứu qua email: Cách đơn giản nhất là search trong hộp thư email bạn đã đăng ký với Tiki, với từ khóa "Tiki", "Hóa đơn", hoặc mã đơn hàng.
• Tra cứu trên website Tiki: Đăng nhập tài khoản Tiki Business (nếu có) hoặc tài khoản cá nhân đã dùng để mua hàng. Vào mục "Đơn mua" hoặc "Quản lý đơn hàng", tìm đến đơn hàng cần lấy hóa đơn. Thường sẽ có nút "Tải hóa đơn" hoặc "Xuất hóa đơn" nếu hóa đơn đã được phát hành.
• Liên hệ tổng đài hỗ trợ: Nếu không tìm thấy, bạn có thể gọi lên tổng đài hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp của Tiki. Chuẩn bị sẵn mã đơn hàng và thông tin công ty để họ hỗ trợ bạn nhanh nhất.

Cá nhân tôi thấy việc tải hóa đơn trực tiếp từ website là tiện nhất, vì nó tập trung toàn bộ lịch sử mua hàng. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau có thể gây rối. Lúc đó, một phần mềm tra cứu hóa đơn tập trung sẽ là cứu cánh, giúp bạn lưu trữ và tìm kiếm tất cả hóa đơn điện tử từ Tiki, PVOIL hay các nhà cung cấp khác chỉ trong một nơi.

Những lưu ý pháp lý và kế toán

Dùng hóa đơn điện tử Tiki thì cũng phải nắm rõ mấy vấn đề pháp lý này, không thì "tiền mất tật mang".

Thông tin trên hóa đơn phải chính xác: Đây là điều sống còn. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trên hóa đơn phải khớp 100% với giấy phép đăng ký kinh doanh. Sai một ly là có thể bị cơ quan thuế từ chối cho khấu trừ. Tôi từng chứng kiến một công ty bạn chỉ vì ghi thiếu chữ "TNHH" mà phải đi làm công văn giải trình rất mệt.

Thời hạn lưu trữ: Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian ít nhất 10 năm. Bạn phải có biện pháp backup dữ liệu an toàn, phòng trường hợp hỏng hóc ổ cứng hoặc mất email.

Giá trị pháp lý: Hóa đơn điện tử từ Tiki đã có chữ ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy. Bạn không cần in ra để nộp cho cơ quan thuế nữa, chỉ cần file gốc. Nhưng lưu ý, nếu cơ quan thanh tra kiểm tra, họ có thể yêu cầu bạn xuất trình file gốc có chữ ký số còn nguyên vẹn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về khung pháp lý, tôi khuyên nên đọc kỹ Thông tư 78/2021/TT-BTC trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn điện tử Tiki có được cơ quan thuế chấp nhận để khấu trừ thuế VAT không?

Hoàn toàn có. Hóa đơn điện tử Tiki được phát hành theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, có đầy đủ chữ ký số của Tiki. Do đó, nó có giá trị pháp lý đầy đủ để doanh nghiệp bạn sử dụng khấu trừ thuế đầu vào.

Tôi có thể chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn điện tử Tiki sau khi nhận được không?

Không thể. Hóa đơn điện tử sau khi được ký số và phát hành là bất biến. Nếu phát hiện thông tin sai (ví dụ sai mã số thuế), bạn cần liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp của Tiki để được hướng dẫn hủy hóa đơn cũ và xuất lại hóa đơn mới với thông tin chính xác. Tuyệt đối không tự ý sửa file PDF.

Mua hàng trên Tiki bằng tài khoản cá nhân có xuất được hóa đơn công ty không?

Được, nhưng bạn phải thao tác đúng. Khi thanh toán, bạn cần chọn "Xuất hóa đơn đỏ" và nhập chính xác thông tin công ty (tên, MST, địa chỉ). Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc quản lý và mua sắm số lượng lớn, Tiki có dịch vụ Tiki Business dành riêng cho doanh nghiệp, bạn nên đăng ký sử dụng.

Thời gian Tiki xuất hóa đơn điện tử là bao lâu?

Thông thường, Tiki sẽ xử lý và gửi hóa đơn điện tử Tiki đến email của bạn trong vòng 7 đến 10 ngày làm việc kể từ khi đơn hàng được giao thành công. Trong một số trường hợp cao điểm như dịp lễ tết, thời gian có thể lâu hơn một chút.

Tôi nên lưu trữ hóa đơn điện tử Tiki như thế nào cho an toàn?

Bạn nên lưu trữ ít nhất ở 2 nơi: 1) Email công ty (có dung lượng lớn và backup định kỳ). 2) Một ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive) được tổ chức theo thư mục rõ ràng (ví dụ: theo năm, theo tháng). Tốt nhất, hãy sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng, vì chúng không chỉ lưu trữ mà còn giúp bạn phân loại, tìm kiếm và xuất báo cáo cực kỳ hiệu quả.

---

Tóm lại, việc sử dụng hóa đơn điện tử Tiki là một bước chuyển đổi số tất yếu, mang lại nhiều lợi ích thiết thực về thời gian, chi phí và hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin và kinh nghiệm tôi chia sẻ ở trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn và tự tin hơn khi mua hóa đơn đỏ từ Tiki. Nếu công ty bạn có nhu cầu quản lý tập trung nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau, đừng ngần ngại khám phá các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu hóa công việc kế toán nhé.