Hóa Đơn Điện Tử VETC: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang tìm hiểu về hóa đơn điện tử VETC, chắc hẳn bạn là một doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải, logistics, hoặc đơn giản là một tài xế thường xuyên qua trạm thu phí. Tôi còn nhớ lần đầu tiên nghe khách hàng hỏi về cái này, tôi cũng hơi bối rối một chút. Nhưng sau khi tìm hiểu kỹ và làm việc với nhiều đơn vị, tôi nhận ra đây thực sự là một bước chuyển mình quan trọng, giúp mọi thứ trở nên minh bạch và tiện lợi hơn rất nhiều. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ tôi biết về hóa đơn điện tử VETC, từ A đến Z, theo cách dễ hiểu nhất.

VETC là gì? Tại sao lại cần hóa đơn điện tử?

VETC, hay Công ty CP Đầu tư và Phát triển Công nghệ Giao thông Vận tải Việt Nam, là đơn vị vận hành hệ thống thu phí không dừng (ETC) trên các tuyến cao tốc. Mỗi lần xe của bạn đi qua trạm thu phí ETC, một khoản phí sẽ được trừ tự động từ tài khoản. Và hóa đơn điện tử VETC chính là chứng từ xác nhận cho giao dịch đó, thay thế cho tờ hóa đơn giấy nhỏ bé ngày xưa.

Tại sao lại chuyển sang điện tử? Thực ra, đây là xu hướng chung của cả nước thôi. Nhà nước đang đẩy mạnh chuyển đổi số, và việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc theo các quy định mới như Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa công tác kế toán một cách đáng kể.

Lợi ích “không tưởng” của hóa đơn điện tử VETC

Tôi từng chứng kiến một công ty vận tải nhỏ phải thuê một người chỉ để sắp xếp, lưu trữ và đối chiếu đống hóa đơn giấy thu phí mỗi tháng. Chuyển sang hóa đơn điện tử VETC, công việc đó gần như biến mất. Dưới đây là những lợi ích cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, lưu trữ: Không còn lo mất hóa đơn, ướt hóa đơn hay ngồi dán từng tờ vào sổ sách nữa.
• Tra cứu và tải về dễ dàng: Mọi hóa đơn đều được lưu trữ trực tuyến. Bạn chỉ cần vài cú click chuột là có thể tra cứu và tải về bất kỳ hóa đơn nào, ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty có đội xe hoạt động trên toàn quốc.
• Minh bạch tuyệt đối: Hệ thống điện tử giúp theo dõi chính xác lộ trình, thời gian và chi phí thu phí của từng xe, hạn chế tối đa sai sót và gian lận.
• Thuận tiện cho kê khai thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, hỗ trợ kê khai thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN một cách nhanh chóng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về khung pháp lý cho loại hóa đơn này, bài viết về Thông tư 32 sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rất chi tiết.

Quy trình sử dụng và lấy hóa đơn điện tử VETC chi tiết

Nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra quy trình để có được một hóa đơn điện tử VETC lại khá đơn giản. Tôi sẽ chia sẻ theo hai góc độ: người điều khiển phương tiện và kế toán doanh nghiệp.

Đối với tài xế/ chủ phương tiện

1. Đăng ký và nạp tiền vào tài khoản ETC: Bạn cần có thẻ ETC (liên kết với tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử) và đảm bảo tài khoản luôn có đủ tiền.
2. Khai báo thông tin nhận hóa đơn: Đây là bước QUAN TRỌNG NHẤT mà nhiều người hay bỏ qua. Bạn phải đăng nhập vào ứng dụng VETC (hoặc website) để cập nhật đầy đủ thông tin doanh nghiệp (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ email nhận hóa đơn). Nếu không khai báo, hệ thống sẽ không thể phát hành hóa đơn điện tử cho bạn.
3. Qua trạm thu phí: Khi qua trạm thu phí ETC, phí sẽ được trừ tự động. Giao dịch này sẽ được ghi nhận ngay lập tức.
4. Nhận hóa đơn: Hóa đơn điện tử sẽ được tự động gửi về email mà bạn đã đăng ký, thường là vào cuối ngày hoặc theo chu kỳ (hàng tháng).

Đối với kế toán doanh nghiệp

Công việc của bạn sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều với sự hỗ trợ của các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Thay vì phải thu thập hàng trăm tờ hóa đơn giấy, bạn chỉ cần:

• Truy cập hệ thống quản lý của VETC (dành cho doanh nghiệp đăng ký dịch vụ) hoặc sử dụng email tập trung để thu thập tất cả hóa đơn.
• Xuất báo cáo tổng hợp chi phí thu phí theo từng xe, từng tuyến đường.
• Tải các file hóa đơn điện tử (định dạng PDF hoặc XML) về và lưu trữ trên máy tính, server công ty hoặc các nền tảng đám mây.
• Sử dụng dữ liệu này để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Một số phần mềm kế toán hiện đại có thể nhận diện và nhập liệu tự động từ file XML của hóa đơn điện tử, tiết kiệm cả tiếng đồng hồ gõ tay.

So sánh hóa đơn giấy truyền thống và hóa đơn điện tử VETC

Để bạn dễ hình dung sự khác biệt, tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Cá nhân tôi thấy, bên nào “lợi hơn” là quá rõ ràng.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử VETC

Từ kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng, tôi thấy có mấy điểm mà doanh nghiệp hay vướng phải, bạn nên tránh:

• Khai báo thông tin sai hoặc thiếu: Đặc biệt là mã số thuế. Một hóa đơn ghi sai MST sẽ trở thành tờ giấy lộn, không thể sử dụng để kê khai thuế được. Hãy kiểm tra kỹ trên app VETC.
• Không kiểm tra email thường xuyên: Hóa đơn được gửi tự động, đôi khi có thể rơi vào hộp thư rác (spam). Bạn nên thiết lập filter hoặc dùng email chuyên cho công việc này.
• Quên đối chiếu số dư tài khoản ETC: Hãy thường xuyên kiểm tra số dư và lịch sử giao dịch để đảm bảo không có sai sót hoặc giao dịch lạ. Phí qua trạm bị trừ nhưng không nhận được hóa đơn cũng là một vấn đề cần lưu ý.
• Lưu trữ không bài bản: Dù là file điện tử, bạn cũng cần có quy trình lưu trữ khoa học (theo tháng, theo xe, theo biển số) để dễ dàng tìm kiếm khi cần, nhất là khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn là giải pháp tối ưu cho việc này.

Ngoài VETC, các sàn thương mại điện tử lớn như Tiki cũng có cơ chế phát hành hóa đơn điện tử riêng. Bạn có thể tham khảo thêm tại bài viết về hóa đơn điện tử Tiki để có cái nhìn tổng quát hơn về xu hướng này.

Giải đáp những thắc mắc thường gặp về hóa đơn điện tử VETC

1. Làm thế nào để tôi tra cứu hóa đơn điện tử VETC đã phát hành?

Có hai cách chính: (1) Tra cứu trực tiếp trên website hoặc ứng dụng di động của VETC bằng số thẻ ETC hoặc biển số xe. (2) Kiểm tra email đã đăng ký. Các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp cũng có thể hỗ trợ tích hợp và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, giúp bạn quản lý tập trung hơn.

2. Hóa đơn điện tử VETC có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Hoàn toàn có. Theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Giao dịch điện tử và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính (như Thông tư 78, Thông tư 32), hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống, dùng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí.

3. Tôi có thể xuất lại hóa đơn điện tử VETC nếu bị mất không?

Có, và đây là ưu điểm vượt trội. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản trên hệ thống của VETC, tra cứu giao dịch và tải xuống lại file hóa đơn (PDF) bất cứ lúc nào. Không còn nỗi lo “làm mất hóa đơn gốc” nữa.

4. Doanh nghiệp tôi cần lưu trữ hóa đơn điện tử VETC trong bao lâu?

Theo Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ năm tiếp theo năm phát hành hóa đơn. Bạn phải đảm bảo lưu trữ file gốc (cả PDF và XML nếu có) một cách an toàn, có sao lưu định kỳ.

5. Chi phí thu phí trên hóa đơn điện tử VETC có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Có, nếu hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện: có thông tin đầy đủ của doanh nghiệp bạn (tên, mã số thuế), là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (qua tài khoản ETC) kèm theo. Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết từ Tổng cục Thuế Việt Nam trên trang chính thức của họ (www.gdt.gov.vn).

Kết luận & Lời khuyên từ chuyên gia

Nhìn lại, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử VETC không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà thực sự là một cơ hội để doanh nghiệp vận tải, logistics hiện đại hóa công tác quản lý tài chính, kế toán. Nó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính minh bạch và hiệu quả làm việc.

Lời khuyên của tôi dành cho bạn là: Đừng chần chừ. Hãy bắt đầu bằng việc đăng ký và cấu hình đầy đủ thông tin nhận hóa đơn trên hệ thống VETC cho toàn bộ đội xe. Tiếp theo, xây dựng một quy trình nội bộ để thu thập, lưu trữ và xử lý các hóa đơn điện tử này một cách bài bản. Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô lớn, việc đầu tư vào một phần mềm tra cứu hóa đơn tích hợp là hoàn toàn xứng đáng.

Mọi sự thay đổi ban đầu đều có chút bỡ ngỡ, nhưng một khi đã quen, bạn sẽ không muốn quay lại với núi hóa đơn giấy ngày xưa nữa đâu. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cụ thể hơn, đừng ngại tìm hiểu sâu trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi hoặc để lại câu hỏi phía dưới. Chúc bạn chuyển đổi số thành công!