Hóa Đơn GTGT Tiền Điện: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp 2024

Chắc hẳn nhiều kế toán, đặc biệt là những bạn mới vào nghề, đều từng có lúc bối rối với cái hóa đơn tiền điện. Nhìn thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế xử lý hóa đơn gtgt tiền điện cho doanh nghiệp lại có nhiều điểm cần lưu ý hơn bạn tưởng đấy. Tôi còn nhớ lần đầu tiên tiếp nhận một tập hóa đơn điện trị giá vài chục triệu, tôi cứ loay hoay mãi với việc phân bổ chi phí sao cho hợp lý và kê khai thuế GTGT đầu vào thế nào. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ từ A đến Z những kinh nghiệm thực tế của mình, giúp bạn hiểu rõ và xử lý đúng loại hóa đơn tưởng chừng "nhỏ mà có võ" này.

Hóa đơn GTGT tiền điện là gì?

Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn gtgt tiền điện chính là hóa đơn giá trị gia tăng do Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) hoặc các công ty điện lực địa phương phát hành khi cung cấp dịch vụ điện cho khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp. Khi bạn đăng ký sử dụng điện cho trụ sở công ty, nhà máy, cửa hàng... với mục đích kinh doanh, thì hóa đơn bạn nhận được hàng tháng chính là loại hóa đơn này.

Khác với hóa đơn tiền điện sinh hoạt thông thường, hóa đơn dành cho doanh nghiệp bắt buộc phải có đầy đủ các yếu tố của một hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật, như: Tên, mã số thuế của cả bên bán (điện lực) và bên mua (doanh nghiệp bạn), số tiền chưa thuế, thuế suất thuế GTGT (thường là 10%), số tiền thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp bạn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần hóa đơn GTGT tiền điện?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hay thắc mắc: "Tiền điện thì cứ đóng thôi, lấy hóa đơn làm gì cho mất thời gian?" Đây là một quan điểm sai lầm có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại về tài chính và gặp rủi ro về thuế. Dưới đây là 3 lý do chính:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Đây là lợi ích trực tiếp nhất. Số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn (10% trên giá chưa thuế) sẽ được trừ vào số thuế GTGT đầu ra phải nộp của doanh nghiệp. Ví dụ tháng đó bạn phải nộp 15 triệu thuế GTGT, nhưng có 2 triệu thuế GTGT trên hóa đơn tiền điện, thì bạn chỉ cần nộp 13 triệu. Không có hóa đơn hợp lệ, bạn mất quyền này.
• Tính vào chi phí hợp lý: Toàn bộ số tiền điện phải trả (bao gồm cả phần thuế GTGT) được tính là chi phí kinh doanh hợp lý, làm giảm lợi nhuận trước thuế, từ đó giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Tuân thủ pháp luật: Cơ quan thuế yêu cầu mọi chi phí của doanh nghiệp phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Việc không lưu giữ hóa đơn gtgt tiền điện có thể bị xử phạt hành chính về thuế, thậm chí không được trừ chi phí khi quyết toán, dẫn đến số thuế phải nộp tăng lên đáng kể.

Các loại hóa đơn GTGT tiền điện phổ biến

Hiện nay, bạn có thể nhận được hóa đơn tiền điện dưới hai hình thức chính:

Hóa đơn điện tử (E-invoice)

Đây là xu hướng tất yếu và đang được khuyến khích. Hóa đơn được xuất và gửi qua email hoặc tài khoản người dùng trên cổng thông tin của điện lực. Loại này có chữ ký số của đơn vị cung cấp điện, đảm bảo tính pháp lý và rất tiện lợi cho việc lưu trữ, tra cứu. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu về tính pháp lý của loại hình này, có thể tham khảo thêm bài viết về hóa đơn có chữ ký số để hiểu rõ cơ chế xác thực.

Hóa đơn giấy truyền thống

Hóa đơn được in sẵn và gửi về địa chỉ đăng ký hoặc để tại các điểm thu hộ. Vẫn còn phổ biến, nhất là với các hộ kinh doanh cá thể. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn giấy để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lệ.

Hướng dẫn tra cứu và xác thực hóa đơn GTGT tiền điện

Việc tra cứu và xác thực hóa đơn là bước quan trọng để tránh rủi ro hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ. Đặc biệt với những hóa đơn giá trị lớn, bạn nên làm thao tác này.

• Tra cứu trên cổng thông tin điện lực: Hầu hết các công ty điện lực đều có cổng thông tin cho khách hàng doanh nghiệp. Bạn có thể đăng nhập bằng mã khách hàng hoặc số hợp đồng để tải về các hóa đơn điện tử và xem lịch sử thanh toán. Đây cũng là một hình thức tra cứu hóa đơn chủ động và hiệu quả.
• Xác thực trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn có thể sử dụng tính năng "Tra cứu hóa đơn" trên trang web của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) bằng cách nhập mã số thuế người bán và các thông tin khác trên hóa đơn.
• Kiểm tra thủ công: Với hóa đơn giấy, hãy kiểm tra kỹ: Chữ ký, đóng dấu có rõ ràng không? Mã số thuế của đơn vị điện lực có chính xác? Các thông tin về kỳ tính tiền, chỉ số công tơ, đơn giá... có hợp lý không?

Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phải xử lý nhiều loại hóa đơn khác nhau, từ điện nước đến dịch vụ, việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp tự động hóa quy trình này, tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp tại danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Cách hạch toán và kê khai thuế với hóa đơn điện

Đây là phần "ruột" mà các anh chị kế toán quan tâm. Việc hạch toán chi phí tiền điện sẽ phụ thuộc vào bộ phận sử dụng. Tôi lấy ví dụ cho dễ hình dung:

• Điện dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chính: (Ví dụ: điện chạy máy móc trong nhà máy, điện thắp sáng cho văn phòng bán hàng)
  Nợ TK 627, 641, 642 (Chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp)
  Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ - nếu có hóa đơn GTGT)
  Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán)
• Điện dùng cho hoạt động khác (không phải SXKD): (Ví dụ: điện ở nhà ở của chủ doanh nghiệp đứng tên công ty) thì phần chi phí này có thể không được tính vào chi phí hợp lý.

Khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý, bạn sẽ đưa toàn bộ số thuế GTGT trên các hóa đơn gtgt tiền điện hợp lệ vào chỉ tiêu [23] "Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào" trên Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT. Lưu ý quan trọng: Hóa đơn phải có mã số thuế của doanh nghiệp bạn thì mới được khấu trừ. Nếu bạn dùng hóa đơn ghi tên cá nhân, dù là giám đốc, cũng sẽ không được chấp nhận.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn GTGT tiền điện

Từ những lần va vấp và kinh nghiệm thực tế, tôi đúc kết lại mấy điểm mà doanh nghiệp nào cũng nên ghi nhớ:

1. Đăng ký thông tin chính xác với Điện lực: Khi làm hợp đồng mua bán điện, phải cung cấp đầy đủ Tên, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp. Nếu thay đổi thông tin (ví dụ đổi địa chỉ, đổi tên), phải thông báo ngay để điện lực cập nhật và xuất hóa đơn đúng. Sai một ly là đi một dặm, hóa đơn sai thông tin coi như vứt đi.
2. Thời hạn khấu trừ thuế: Theo quy định, hóa đơn GTGT chỉ được kê khai khấu trừ trong kỳ kê khai thuế của tháng/quý phát sinh hoặc trong vòng 01 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn. Đừng để tồn đọng hóa đơn lâu quá, dễ quên và mất quyền lợi.
3. Phân bổ cho trường hợp nhiều hoạt động: Nếu doanh nghiệp bạn vừa sản xuất, vừa kinh doanh chịu thuế TNDN và có cả hoạt động kinh doanh không chịu thuế TNDN hoặc có dùng cho mục đích cá nhân, thì phải phân bổ số tiền điện và thuế GTGT tương ứng. Phần dùng cho hoạt động không chịu thuế TNDN hoặc cá nhân thì không được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí. Cái này cần lập bảng phân bổ rõ ràng.
4. Lưu trữ hóa đơn: Dù là bản giấy hay bản điện tử, phải lưu trữ đầy đủ theo quy định (ít nhất 10 năm). Với hóa đơn điện tử, cần có hệ thống lưu trữ an toàn, có thể in ra khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Những quy định về hóa đơn GTGT nói chung, bao gồm cả hóa đơn điện, đều được hướng dẫn chi tiết trong các thông tư của Bộ Tài chính. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về khung pháp lý qua bài viết Hóa Đơn GTGT Theo Thông Tư 78 để nắm vững các quy tắc chung.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn

Quản lý hàng chục, hàng trăm hóa đơn tiền điện, nước, viễn thông, dịch vụ mỗi tháng thực sự là một cơn ác mộng nếu làm thủ công. Sai sót là điều khó tránh khỏi. Giải pháp lúc này chính là các phần mềm chuyên dụng. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động thu thập hóa đơn điện tử từ email hoặc kết nối trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ.
• Tự động trích xuất dữ liệu (MST, ngày tháng, số tiền, thuế...) từ hóa đơn hình ảnh/PDF, nhập thẳng vào phần mềm kế toán.
• Tự động xác thực hóa đơn với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế, cảnh báo hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ.
• Phân loại và lưu trữ hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, báo cáo khi cần.
• Hỗ trợ phân bổ chi phí điện cho các bộ phận, dự án một cách chính xác.

Đầu tư vào một giải pháp công nghệ như vậy không phải là chi phí, mà là một khoản tiết kiệm đáng kể thời gian, nhân lực và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Cũng giống như việc bạn quản lý hóa đơn nhà hàng, khách sạn cần những quy tắc riêng, được đề cập trong bài Hóa Đơn Dịch Vụ Ăn Uống Theo Thông Tư 78, thì việc quản lý hóa đơn tiện ích như điện cũng cần được số hóa.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, chưa có doanh thu, tiền điện có được tính vào chi phí không?

Được. Chi phí tiền điện phát sinh trong giai đoạn chuẩn bị thành lập và ngay cả khi chưa có doanh thu vẫn được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thuế TNDN (nếu có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp lệ). Tuy nhiên, thuế GTGT đầu vào trong giai đoạn này vẫn được khấu trừ bình thường, nếu không khấu trừ hết sẽ được kết chuyển sang kỳ sau.

Tôi có thể dùng hóa đơn tiền điện ghi tên cá nhân Giám đốc để tính vào chi phí công ty không?

Không thể. Theo quy định, hóa đơn để tính chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp phải ghi rõ Tên và Mã số thuế của doanh nghiệp. Hóa đơn ghi tên cá nhân, dù là người đại diện pháp luật, cũng không được cơ quan thuế chấp nhận. Bạn cần liên hệ ngay với điện lực để đổi tên và MST trên hợp đồng và hóa đơn.

Hóa đơn tiền điện bị mất thì phải làm sao?

Bạn cần liên hệ ngay với công ty điện lực nơi bạn đăng ký sử dụng dịch vụ để xin cấp lại bản sao hóa đơn (thường gọi là "xác nhận thanh toán" hoặc "bản sao hóa đơn"). Bản sao này phải có đóng dấu xác nhận của đơn vị điện lực. Tuy nhiên, theo thông tư hiện hành, bản sao này có thể chỉ được chấp nhận để tính chi phí, còn quyền khấu trừ thuế GTGT có thể bị ảnh hưởng. Tốt nhất là hãy bảo quản cẩn thận hoặc chuyển sang dùng hóa đơn điện tử để tránh rủi ro này.

Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn tiền điện là bao nhiêu?

Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ điện sinh hoạt và sản xuất kinh doanh hiện nay là 10%. Con số này sẽ được ghi rõ trên hóa đơn GTGT.

Tôi có nhiều chi nhánh cùng dùng chung một công tơ điện, vậy hóa đơn phân bổ thế nào?

Trường hợp này khá phức tạp. Trên hóa đơn chỉ ghi tên và MST của đơn vị đứng tên hợp đồng. Đơn vị này sau đó phải lập Bảng kê phân bổ tiền điện cho các chi nhánh, kèm theo hóa đơn gốc. Các chi nhánh sẽ dựa vào Bảng kê này và bản sao hóa đơn gốc (có xác nhận của đơn vị đứng tên) để hạch toán chi phí cho đơn vị mình. Việc khấu trừ thuế GTGT chỉ áp dụng cho đơn vị đứng tên hợp đồng. Để tối ưu, nên cân nhắc đăng ký hợp đồng riêng cho từng chi nhánh nếu có thể.

---

Kết luận: Hóa đơn gtgt tiền điện tuy là một loại chứng từ quen thuộc nhưng ẩn chứa nhiều quy tắc kế toán và thuế quan trọng. Hiểu rõ và xử lý đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí thuế, mà còn đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ pháp luật. Hy vọng những chia sẻ thực tế từ trải nghiệm của tôi có thể giúp ích cho bạn. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng loạt hóa đơn điện tử các loại, hãy thử khám phá các giải pháp tự động hóa trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn - nó có thể là "cứu cánh" đắc lực mà bạn đang tìm kiếm đấy!