Hóa Đơn Không Có Mẫu Số: Hiểu Đúng, Làm Đúng Để Tránh Rủi Ro

Hóa đơn không có mẫu số - Vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp "đau đầu"

Chắc hẳn không ít lần bạn, với tư cách là một người làm kế toán hay chủ doanh nghiệp, đã nhận được một tờ hóa đơn mà trên đó không thấy ghi mẫu số, ký hiệu. Bạn băn khoăn không biết liệu hóa đơn không có mẫu số này có hợp lệ không? Có được khấu trừ thuế hay không? Nếu bạn đang loay hoay với câu hỏi này, thì bài viết này chính là dành cho bạn. Tôi sẽ chia sẻ từ góc nhìn thực tế, những trải nghiệm mà tôi và đồng nghiệp đã gặp phải, để giúp bạn hiểu rõ và xử lý đúng trường hợp này, tránh những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế.

Hóa đơn không có mẫu số là gì?

Trước khi đi sâu, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm. Thông thường, một hóa đơn hợp lệ theo quy định hiện hành, như Thông tư 78, phải có đầy đủ các tiêu chí, trong đó có thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Đây là dãy số và chữ cái do cơ quan thuế cấp, thể hiện mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy, hóa đơn không có mẫu số đơn giản là hóa đơn bị thiếu trường thông tin này, hoặc để trống, hoặc in sai, in mờ không đọc được.

Tôi nhớ có lần công ty tôi nhận hóa đơn từ một nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Hóa đơn in từ máy tính, nhìn rất chỉn chu, nhưng khi kiểm tra kỹ thì phát hiện ô "Mẫu số" hoàn toàn trống trơn. Anh kế toán trẻ mới vào nghề cứ nghĩ không sao, nhưng tôi biết đây là một lỗi nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế sau này.

Hóa đơn không có mẫu số có hợp lệ không?

Câu trả lời ngắn gọn là: KHÔNG.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 123/2020/TT-BTC), một hóa đơn hợp lệ bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung, bao gồm cả "Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn". Việc thiếu thông tin này đồng nghĩa với việc hóa đơn đó không đáp ứng đủ điều kiện về hình thức theo luật định.

Hậu quả thì rõ ràng lắm. Nếu bạn sử dụng hóa đơn không có mẫu số để hạch toán chi phí, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận khoản chi phí đó. Điều này dẫn đến: 1) Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có), và 2) Không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Nói nôm na là bạn "mất cả chì lẫn chài", vừa mất tiền thuế, vừa bị phạt nếu quyết toán sai.

Tại sao lại xảy ra tình huống này?

Có nhiều lý do dẫn đến việc phát hành hóa đơn thiếu mẫu số, đa phần đến từ phía người bán:

• Sơ suất trong cài đặt phần mềm: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Khi thiết lập phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cấu hình máy in hóa đơn, nhân viên có thể quên nhập thông tin mẫu số, ký hiệu được cơ quan thuế cấp vào hệ thống.
• Sử dụng phần mềm "chui", không đảm bảo: Một số đơn vị tiết kiệm chi phí bằng cách dùng các phần mềm không rõ nguồn gốc, không được cập nhật đầy đủ các quy định, dẫn đến in thiếu thông tin bắt buộc.
• Lỗi kỹ thuật khi in ấn: Máy in hỏng, mực mờ, hoặc file in bị lỗi có thể khiến phần thông tin này không hiển thị.
• Thiếu hiểu biết về quy định: Người lập hóa đơn không nắm rõ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn, dẫn đến bỏ sót. Điều này hay xảy ra với các hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ.

Dù lý do là gì, thì hậu quả vẫn thuộc về người mua nếu chúng ta chấp nhận và thanh toán mà không kiểm tra kỹ. "Tin người quá đôi khi cũng thiệt", nhất là trong chuyện giấy tờ thuế má này.

Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn cho dịch vụ đặc thù

Có một số ngành nghề đặc thù như giáo dục hay ăn uống, việc lập hóa đơn cũng cần tuân thủ quy định riêng. Bạn có thể tham khảo thêm về hóa đơn học phí hay hóa đơn dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên, dù là ngành nào, thông tin mẫu số, ký hiệu vẫn là bắt buộc và không có ngoại lệ.

Cách xử lý khi nhận được hóa đơn không có mẫu số

Vậy, nếu lỡ nhận được một tờ hóa đơn như vậy, bạn phải làm gì? Đừng hoảng, hãy bình tĩnh xử lý theo các bước sau:

1. Không thanh toán ngay: Ngay khi phát hiện lỗi, hãy tạm dừng việc thanh toán (nếu chưa) và thông báo ngay cho nhà cung cấp.
2. Liên hệ yêu cầu điều chỉnh/thay thế: Gửi lại hóa đơn lỗi và yêu cầu bên bán xuất lại hóa đơn mới hợp lệ, có đầy đủ mẫu số, ký hiệu. Theo Thông tư, doanh nghiệp được phép điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót trước khi khai thuế.
3. Kiểm tra kỹ hóa đơn mới: Khi nhận hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bạn phải kiểm tra lại TẤT CẢ các thông tin, không chỉ mỗi phần mẫu số. Đảm bảo ngày tháng, số tiền, MST... vẫn khớp với giao dịch thực tế.
4. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Lưu cả hóa đơn lỗi ban đầu và hóa đơn đã điều chỉnh, cùng với email/trao đổi yêu cầu điều chỉnh. Điều này để giải trình với cơ quan thuế nếu cần.
5. Trường hợp nhà cung cấp không hợp tác: Nếu họ từ chối xuất lại hóa đơn hợp lệ, bạn buộc phải cân nhắc. Chấp nhận hóa đơn lỗi đồng nghĩa với việc tự chịu rủi ro về thuế. Bạn nên cân nhắc việc tìm nhà cung cấp khác uy tín hơn cho những lần mua hàng sau.

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: hãy đưa điều khoản về việc xuất hóa đơn hợp lệ vào trong hợp đồng mua bán/dịch vụ ngay từ đầu. Điều này tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để bạn yêu cầu họ thực hiện.

So sánh hóa đơn hợp lệ và không hợp lệ

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Nhìn vào đây, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ ràng giữa một hóa đơn đúng chuẩn và một hóa đơn không có mẫu số tiềm ẩn rủi ro.

Giải pháp ngăn chặn từ gốc

Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Thay vì vật lộn xử lý hóa đơn lỗi, hãy chủ động ngăn chặn việc nhận phải hóa đơn không có mẫu số ngay từ đầu.

• Đào tạo nội bộ: Đào tạo cho nhân viên mua hàng, kế toán biết cách kiểm tra nhanh một hóa đơn hợp lệ. Hãy làm một checklist các thông tin bắt buộc, trong đó có mẫu số, và yêu cầu nhân viên kiểm tra trước khi nhận hóa đơn hoặc thanh toán.
• Sử dụng công nghệ: Đây có lẽ là giải pháp hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Bạn nên sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Các phần mềm này không chỉ giúp bạn tra cứu hóa đơn nhanh chóng để xác minh tính hợp lệ, mà còn có thể tự động kiểm tra và cảnh báo các lỗi cơ bản như thiếu mẫu số, sai MST, số hóa đơn không tồn tại... ngay khi bạn nhập liệu vào hệ thống. Nó như một "người gác cổng" tự động cho bộ phận kế toán của bạn vậy.
• Lựa chọn đối tác có uy tín: Làm việc với những nhà cung cấp lớn, có hệ thống quản lý chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu đáng kể rủi ro này. Họ thường có quy trình kiểm soát chất lượng hóa đơn chặt chẽ.
• Rà soát hợp đồng: Như đã nói ở trên, hãy bổ sung điều khoản ràng buộc trách nhiệm xuất hóa đơn hợp lệ của bên bán vào hợp đồng.

Việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tốt thực sự là một khoản đầu tư thông minh. Nó tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và quan trọng nhất là giúp bạn ngủ ngon hơn vì không còn lo lắng về rủi ro thuế từ những tờ hóa đơn "dỏm".

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn chỉ thiếu mẫu số nhưng có đầy đủ các thông tin khác và có chữ ký, con dấu thì có được chấp nhận không?

Không. Theo quy định, việc thiếu bất kỳ một nội dung bắt buộc nào (trong đó có mẫu số) đều khiến hóa đơn đó không hợp lệ. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào danh sách các tiêu chí bắt buộc để đánh giá, không có ngoại lệ cho trường hợp "chỉ thiếu một chỗ".

Công ty tôi nhận hóa đơn từ năm ngoái, giờ mới phát hiện không có mẫu số. Xử lý thế nào?

Trường hợp này phức tạp hơn. Bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để yêu cầu điều chỉnh/thay thế hóa đơn. Tuy nhiên, nếu họ từ chối hoặc không còn hoạt động, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Khi quyết toán thuế, bạn phải loại bỏ khoản chi phí này và chịu truy thu thuế (nếu đã khấu trừ). Cách tốt nhất là chuẩn bị văn bản giải trình chi tiết lý do và nộp kèm hồ sơ quyết toán, nhưng khả năng được chấp nhận là không cao. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận.

Tôi có thể tự điền bổ sung mẫu số vào hóa đơn không?

Tuyệt đối KHÔNG. Việc tự ý sửa chữa, tẩy xóa, bổ sung thông tin trên hóa đơn (cả giấy và điện tử) là vi phạm quy định. Hóa đơn đó sẽ trở thành hóa đơn giả và bạn có thể bị xử phạt rất nặng. Chỉ có người bán (tổ chức phát hành hóa đơn) mới có quyền điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn thông qua các thủ tục pháp định.

Hóa đơn điện tử có bị lỗi không có mẫu số không?

Có. Lỗi này có thể xảy ra nếu phần mềy hóa đơn điện tử của người bán được cấu hình không đúng, thiếu thông tin về mẫu số, ký hiệu trong cài đặt mẫu hóa đơn. Vì vậy, dù là hóa đơn điện tử, bạn vẫn phải kiểm tra kỹ các trường thông tin bắt buộc trước khi chấp nhận.

Làm sao để tra cứu xem mẫu số trên hóa đơn có đúng không?

Bạn có thể sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế trên trang web tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Tuy nhiên, cách này khá thủ công. Hiệu quả hơn, bạn nên sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp có tích hợp sẵn tính năng này, cho phép kiểm tra hàng loạt và tự động hóa quy trình.

Kết luận

Tóm lại, hóa đơn không có mẫu số là một lỗi nghiêm trọng, khiến hóa đơn trở nên vô giá trị về mặt pháp lý thuế. Đừng xem nhẹ nó chỉ vì những thông tin khác có vẻ ổn. Rủi ro tiềm ẩn là rất lớn, từ việc không được khấu trừ thuế, tăng chi phí thuế phải nộp, cho đến bị xử phạt hành chính.

Hãy trang bị cho mình và đội ngũ kiến thức đầy đủ, thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, và đặc biệt là ứng dụng công nghệ - cụ thể là các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín. Đó chính là chìa khóa để bạn vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru, an toàn và tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác về các vấn đề liên quan đến hóa đơn, đừng ngần ngại khám phá thêm các bài viết trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi. Chúc bạn quản lý hóa đơn thật hiệu quả!