Hóa đơn xăng dầu theo Thông tư 78: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z 2024

Hóa đơn xăng dầu theo Thông tư 78 là gì?

Nếu bạn đang làm kế toán cho một doanh nghiệp có xe ô tô, hoặc kinh doanh xăng dầu, chắc hẳn cụm từ "hóa đơn xăng dầu theo thông tư 78" đã không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó thì không phải ai cũng nắm được. Tôi nhớ có lần một khách hàng gọi điện hỏi, giọng rất sốt ruột: "Anh ơi, công ty em mua xăng cho xe công ty, cây xăng đưa hóa đơn nhưng kế toán bảo không hợp lệ, không được khấu trừ. Giờ phải làm sao?". Câu chuyện đó khiến tôi nhận ra, nhiều người vẫn đang rất mơ hồ về loại chứng từ đặc biệt này.

Về cơ bản, hóa đơn xăng dầu theo thông tư 78 là loại hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) đặc thù, được sử dụng riêng cho hàng hóa là xăng dầu các loại. Nó được quy định chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay thế cho các quy định cũ về hóa đơn bán hàng. Điểm khác biệt lớn nhất so với hóa đơn thông thường chính là những thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn, như số seri tem, phiếu kiểm nghiệm, hay tên chỉ tiêu chất lượng. Nếu thiếu những thông tin này, dù bạn có hóa đơn đỏ đi chăng nữa, cơ quan thuế vẫn có quyền loại trừ và không cho bạn khấu trừ thuế đầu vào đâu.

Điều kiện sử dụng hóa đơn xăng dầu đặc thù

Không phải cứ mua bán xăng dầu là tự động được dùng loại hóa đơn này đâu nhé. Có mấy điều kiện cần lưu ý:

• Về phía người bán (cửa hàng xăng dầu): Phải là đơn vị kinh doanh xăng dầu hợp pháp, có đăng ký kinh doanh và được cấp phép. Họ phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận để lập và phát hành hóa đơn. Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm bán hàng, thể hiện đầy đủ thông tin theo mẫu quy định.
• Về phía người mua (doanh nghiệp, cá nhân): Khi mua xăng dầu để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh được khấu trừ thuế VAT, bạn phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn hợp lệ. Còn nếu mua cho mục đích cá nhân, tiêu dùng thì không cần. Một lưu ý nữa là hóa đơn phải ghi rõ tên, mã số thuế của người mua thì mới được coi là hợp lệ để hạch toán.

Nhiều tài xế hay chủ xe nhỏ lẻ thường bỏ qua việc lấy hóa đơn, hoặc ngại vì phải cung cấp thông tin công ty. Đến cuối kỳ, kế toán lại vật vã đi tìm chứng từ, thậm chí phải bỏ tiền ra... mua lại hóa đơn, rất rủi ro. Tôi từng gặp trường hợp công ty bị phạt vì sử dụng hóa đơn xăng dầu không đúng quy định, số tiền phạt còn lớn hơn số thuế được khấu trừ. Đúng là tiền mất tật mang.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xăng dầu

Đây là phần quan trọng nhất mà bạn cần kiểm tra kỹ trên mỗi tờ hóa đơn nhận được. Một hóa đơn xăng dầu theo thông tư 78 hợp lệ phải có đủ các yếu tố sau, nếu thiếu một trong số này, bạn nên yêu cầu người bán xuất lại ngay:

• Thông tin chung của hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tháng năm lập hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản (nếu có).
• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán. Cái này cực kỳ quan trọng, nhiều hóa đơn chỉ ghi "Khách lẻ" là không được chấp nhận.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa (ví dụ: Xăng RON 95-III), đơn vị tính (lít), số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
• Thông tin đặc thù bắt buộc: Đây là điểm then chốt!
  • Số seri của tem nhãn niêm phong trên bồn chứa, phương tiện vận chuyển hoặc tại cửa hàng.
  • Số của phiếu kiểm nghiệm (Certificate of Quality - C/Q) của lô hàng xăng dầu đó.
  • Tên chỉ tiêu chất lượng và kết quả kiểm nghiệm của lô hàng (ví dụ: chỉ số octan, hàm lượng lưu huỳnh...). Thông tin này thường được in sẵn trên hóa đơn hoặc thể hiện qua mã vạch/QR code để tra cứu.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các loại hóa đơn điện tử khác, có thể tham khảo bài viết về hóa đơn trực tiếp điện tử hoặc hóa đơn tự in, chúng tôi đã có hướng dẫn rất chi tiết.

Quy trình lập và xuất hóa đơn xăng dầu

Quy trình này diễn ra khá nhanh chóng tại các trạm xăng hiện đại, nhưng đằng sau nó là cả một hệ thống tuân thủ chặt chẽ.

1. Xác định thông tin giao dịch: Nhân viên bán hàng nhập số lượng, loại xăng dầu vào hệ thống máy tính hoặc máy bán hàng tại cây xăng.
2. Thu thập thông tin người mua: Với khách hàng là doanh nghiệp, nhân viên sẽ yêu cầu cung cấp tên công ty và mã số thuế. Thông tin này có thể được nhập thủ công hoặc quét từ thẻ visit thông minh.
3. Truy xuất thông tin chất lượng: Hệ thống phần mềm sẽ tự động truy xuất và điền các thông tin đặc thù (số seri tem, số phiếu kiểm nghiệm, chỉ tiêu chất lượng) từ cơ sở dữ liệu trung tâm của đơn vị kinh doanh xăng dầu. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
4. Lập và ký số hóa đơn: Phần mềm tự động lập hóa đơn điện tử, sau đó được ký số bởi chữ ký số của doanh nghiệp bán hàng.
5. Phát hành và gửi hóa đơn: Hóa đơn được gửi trực tiếp đến người mua qua email hoặc tin nhắn điện tử ngay lập tức. Một bản giấy có mã QR cũng có thể được in ra để người mua tiện lưu trữ. Bạn có thể dùng các phần mềm tra cứu hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ của nó sau đó.

Lưu ý về thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định, hóa đơn phải được lập tại thời điểm bán hàng, không được lập sau. Việc "gom" hóa đơn cuối tháng hay cuối quý là vi phạm và hóa đơn đó sẽ không có giá trị pháp lý. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy nhắc nhở nhân viên của mình lấy hóa đơn ngay khi mua xong.

So sánh các loại hóa đơn xăng dầu phổ biến

Hiện nay, có một số hình thức hóa đơn xăng dầu đang được sử dụng. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ hơn:

Như bạn thấy, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cho xăng dầu là xu thế tất yếu, không chỉ giúp doanh nghiệp bạn an toàn về thuế mà còn tối ưu hóa công tác kế toán. Tương tự, với hoạt động xuất khẩu, bạn cũng cần nắm rõ quy định về hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 để tránh những rắc rối không đáng có.

Các lưu ý và sai lầm thường gặp

Làm việc với nhiều doanh nghiệp, tôi thấy có một số lỗi cứ lặp đi lặp lại, khiến họ mất tiền oan:

• Chấp nhận hóa đơn không đủ thông tin người mua: "Khách lẻ", "Công ty TNHH..." mà không có mã số thuế là lỗi phổ biến nhất. Không có MST thì coi như hóa đơn vô giá trị.
• Không kiểm tra thông tin đặc thù: Nhiều kế toán chỉ kiểm tra ngày tháng, số tiền, thuế suất mà quên mất phải xem có số seri tem và số phiếu kiểm nghiệm không. Thiếu những cái này, cơ quan thuế vẫn sẽ loại.
• Tích trữ hóa đơn cuối kỳ mới xử lý: Đến cuối tháng mới ngồi gom một đống hóa đơn xăng dầu lại để làm chứng từ. Cách làm này vừa dễ sót, vừa dễ nhận phải hóa đơn không hợp lệ mà không biết để đối chiếu kịp.
• Nhầm lẫn với hóa đơn bán lẻ: Một số cây xăng nhỏ, hoặc vào giờ cao điểm, có thể đưa cho bạn tờ hóa đơn bán hàng thông thường (thường in sẵn, nhỏ). Loại này tuyệt đối không dùng để khấu trừ thuế được.
• Không lưu trữ bản điện tử gốc: Chỉ in bản giấy ra và lưu, nhưng bản gốc điện tử mới là có giá trị pháp lý. Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ có quyền yêu cầu file gốc đã ký số. Hãy sử dụng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn để lưu trữ an toàn và hệ thống.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ

Để xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hóa đơn xăng dầu mỗi tháng một cách chính xác và nhanh chóng, việc sử dụng công nghệ là không thể thiếu. Các phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán hiện đại có thể giúp bạn:

• Tự động thu thập và xử lý hóa đơn: Khi nhân viên mua xăng, chỉ cần chụp ảnh hóa đơn (có mã QR) gửi về, phần mềm sẽ tự động trích xuất toàn bộ thông tin (ngày, số hóa đơn, MST người bán, số tiền, thuế, số seri tem...) và đưa vào hệ thống. Không cần nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót.
• Kiểm tra tính hợp lệ tự động: Phần mềm sẽ kết nối với cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra xem hóa đơn đó có tồn tại, đã được ký số và chưa bị hủy hay sửa đổi chưa. Nó cũng cảnh báo ngay nếu hóa đơn thiếu các trường thông tin bắt buộc theo Thông tư 78.
• Phân loại và hạch toán tự động: Dựa trên MST người bán hoặc từ khóa, phần mềm có thể tự động phân bổ chi phí xăng dầu vào đúng tài khoản chi phí, đúng bộ phận (ví dụ: xe kinh doanh, xe quản lý...).
• Lưu trữ an toàn và tra cứu tức thì: Mọi hóa đơn điện tử gốc được lưu trữ tập trung trên đám mây, an toàn, không lo hỏa hoạn, mối mọt. Chỉ cần vài giây để tìm lại bất kỳ hóa đơn nào bằng số hóa đơn, ngày tháng, biển số xe...

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có một quy trình quản lý hóa đơn xăng dầu bài bản, tôi thực sự khuyên bạn nên tìm hiểu ngay các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử. Đầu tư ban đầu có thể tốn một chút, nhưng nó tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và quan trọng nhất là giảm thiểu rủi ro về thuế về lâu dài.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công ty tôi mua xăng cho xe công ty, hóa đơn ghi MST người mua là MST công ty, nhưng người đi mua là tài xế. Vậy có được không?

Được. Quan trọng là thông tin người mua trên hóa đơn phải là thông tin của công ty (tên, MST). Người đại diện đi mua hàng là ai không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, để quản lý nội bộ tốt, công ty nên có sổ theo dõi hoặc ủy quyền cụ thể cho tài xế.

Hóa đơn xăng dầu bị mất thì phải làm sao?

Nếu mất bản giấy, bạn vẫn còn bản điện tử gốc được gửi về email hoặc lưu trong phần mềm. Bản điện tử gốc (file PDF hoặc XML có chữ ký số) mới là có giá trị pháp lý. Bạn chỉ cần in lại từ bản điện tử đó. Nếu mất cả bản điện tử, bạn có thể liên hệ người bán để họ cung cấp lại bản sao điện tử. Theo quy định, người bán có trách nhiệm lưu trữ và cung cấp lại khi có yêu cầu.

Tôi mua xăng cho xe cá nhân, nhưng cây xăng vẫn xuất hóa đơn có ghi MST cá nhân tôi. Hóa đơn đó có giá trị gì không?

Với mục đích cá nhân, hóa đơn đó chủ yếu có giá trị như một chứng từ mua hàng, bảo hành (nếu có). Bạn không thể dùng nó để khấu trừ thuế VAT vì không phục vụ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn là cá nhân kinh doanh có đăng ký MST và mua xăng cho xe phục vụ kinh doanh, thì hóa đơn đó có giá trị để bạn tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập cá nhân.

Thuế suất VAT trên hóa đơn xăng dầu hiện nay là bao nhiêu?

Thuế suất VAT đối với xăng dầu các loại hiện hành là 10%, áp dụng chung theo Luật Thuế GTGT. Con số này sẽ được thể hiện rõ trên hóa đơn.

Khi nào thì hóa đơn xăng dầu bị coi là bất hợp pháp?

Hóa đơn có thể bị coi là bất hợp pháp hoặc không hợp lệ trong các trường hợp: (1) Lập sau thời điểm bán hàng; (2) Thiếu các thông tin bắt buộc theo TT78 (thiếu MST người mua, thiếu số seri tem/phiếu kiểm nghiệm); (3) Hóa đơn giả, hóa đơn của người bán không tồn tại hoặc không hoạt động; (4) Hóa đơn đã bị hủy, điều chỉnh trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về hóa đơn xăng dầu theo thông tư 78. Việc nắm vững quy định không chỉ giúp doanh nghiệp bạn an toàn về mặt pháp lý, tối ưu chi phí thuế, mà còn xây dựng được một quy trình quản lý chứng từ chuyên nghiệp và hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm hoặc nhờ sự tư vấn từ các chuyên gia.