Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết Từ A-Z 2024

Chắc hẳn không ít lần bạn, hay kế toán trong công ty, phải lục tung đống giấy tờ hoặc email để tìm một hóa đơn điện tử cụ thể nào đó. Tôi cũng từng rơi vào tình cảnh ấy, nhất là vào cuối tháng khi cần đối chiếu số liệu, cảm giác mất thời gian và dễ sai sót thật sự rất khó chịu. Thực tế, việc tra cứu hóa đơn điện tử không hề khó nếu bạn biết đúng phương pháp và công cụ. Bài viết này sẽ là cẩm nang đầy đủ nhất, chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của tôi về hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử qua nhiều kênh khác nhau, từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế đến các phần mềm chuyên dụng, giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Tại Sao Cần Biết Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử?

Trước đây, tôi cứ nghĩ chỉ cần lưu file PDF hóa đơn vào máy tính là xong. Nhưng một lần bị virus, toàn bộ dữ liệu gần như "tan thành mây khói", lúc ấy mới thấy hoảng. Tra cứu hóa đơn điện tử không đơn thuần là tìm lại một tờ hóa đơn, mà nó mang lại những lợi ích thiết thực:

• Đối chiếu, kiểm tra thông tin: Khi nhận hóa đơn, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tránh trường hợp hóa đơn giả, hóa đơn đã bị hủy bỏ. Việc này cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Phục vụ công tác kế toán, quyết toán thuế: Kế toán cần tập hợp, sắp xếp hóa đơn theo trình tự thời gian, theo đối tác để lập báo cáo. Biết cách tra cứu nhanh sẽ tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tháng.
• Giải quyết tranh chấp, khiếu nại: Khi có mâu thuẫn với đối tác về số tiền, ngày tháng, hàng hóa dịch vụ, việc bạn có thể nhanh chóng tìm ra và xuất trình được hóa đơn gốc từ hệ thống là bằng chứng đanh thép nhất.
• Lưu trữ an toàn, lâu dài: Hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung trên hệ thống của cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm. Bạn không còn lo cháy, mất, hỏng hay tốn diện tích kho như hóa đơn giấy.

Nói chung, đây là kỹ năng tối thiểu mà bất kỳ ai làm việc liên quan đến tài chính, mua bán trong doanh nghiệp cũng nên thành thạo. Nó giống như việc bạn biết cách tra cứu số dư tài khoản ngân hàng vậy, rất cơ bản nhưng cực kỳ cần thiết.

Các Phương Pháp Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến

Không có một cách duy nhất đâu. Tùy vào hoàn cảnh, thông tin bạn có và thói quen sử dụng mà có thể lựa chọn phương án phù hợp. Dưới đây là 3 cách chính mà tôi hay dùng:

1. Tra Cứu Trực Tiếp Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Của Tổng Cục Thuế

Đây là cách chính thống và đáng tin cậy nhất, vì dữ liệu được lấy trực tiếp từ cơ quan quản lý. Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được kê khai và lưu trữ tại đây. Cách này phù hợp khi bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của một hóa đơn bất kỳ, không cần biết nó từ phần mềm nào phát hành.

2. Tra Cứu Trong Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Của Đơn Vị Cung Cấp

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử cụ thể (của Viettel, VNPT, MISA, BKAV...), thì giao diện quản lý của phần mềm đó chính là công cụ tra cứu mạnh mẽ và tiện lợi nhất. Bạn có thể lọc theo ngày, mã số thuế người mua/bán, ký hiệu mẫu số, tình trạng... rất linh hoạt. Đây cũng là trung tâm của phần mềm tra cứu hóa đơn mà nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.

3. Tra Cứu Qua Ứng Dụng Ngân Hàng, Ví Điện Tử

Với các hóa đơn thanh toán trực tuyến qua ngân hàng (Internet Banking, Mobile Banking) hoặc ví điện tử (Momo, ZaloPay, VNPay...), lịch sử giao dịch của bạn thường đi kèm với liên kết tải về hóa đơn điện tử. Cách này siêu nhanh cho những giao dịch cá nhân hoặc mua sắm nhỏ lẻ.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tra Cứu Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Của Tổng Cục Thuế

Đây là phần nhiều người ngại vì nghĩ thủ tục rườm rà, nhưng thực ra làm vài lần là quen ngay. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể, kèm theo một số mẹo nhỏ từ trải nghiệm của bản thân.

Bước 1: Truy cập Cổng Thông Tin Điện Tử Tổng Cục Thuế
Bạn vào trang web chính thức: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Giao diện khá đơn giản và dễ nhìn.

Bước 2: Nhập Thông Tin Tra Cứu
Bạn cần chuẩn bị ít nhất một trong các thông tin sau từ hóa đơn cần tìm:

• Mã số thuế của người bán hoặc người mua.
• Số hóa đơn (chính là số thứ tự trên hóa đơn).
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn (ví dụ: 01GTKT0/001).
• Ký hiệu hóa đơn (số seri).
• Ngày lập hóa đơn (từ ngày... đến ngày...).

Một mẹo của tôi là nếu có tờ hóa đơn trong tay (file PDF hoặc bản in), bạn nên điền càng nhiều thông tin càng tốt, đặc biệt là kết hợp MST người bán + Số hóa đơn + Ngày lập. Kết quả sẽ chính xác tuyệt đối và nhanh hơn.

Bước 3: Nhập Mã Xác Minh (Captcha) và Bấm Tra Cứu
Điền mã xác nhận rồi bấm nút "Tra cứu". Hệ thống sẽ trả về kết quả ngay lập tức.

Bước 4: Đọc Và Phân Tích Kết Quả
Đây là bước quan trọng. Hệ thống sẽ hiển thị:

• Tình trạng hóa đơn: "Đã sử dụng" (hợp lệ), "Đã bị thay thế", "Đã bị điều chỉnh", "Đã bị hủy bỏ". Chỉ hóa đơn "Đã sử dụng" mới có giá trị khấu trừ thuế.
• Đầy đủ thông tin người mua, người bán, tổng tiền, thuế GTGT...

Nếu kết quả trả về "Không tìm thấy thông tin hóa đơn", bạn cần kiểm tra lại: (1) Hóa đơn có thật sự đã được kê khai lên hệ thống chưa? (2) Bạn nhập sai thông tin gì đó? (3) Có thể hóa đơn đó không hợp lệ. Lúc này, nên liên hệ trực tiếp bên bán để được cung cấp file gốc hoặc xác minh lại.

Sử Dụng Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Của Nhà Cung Cấp

Nếu doanh nghiệp bạn là bên mua và đã được thiết lập nhận hóa đơn điện tử trực tiếp vào phần mềm (qua email token hoặc tích hợp API), việc tra cứu trở nên dễ như trở bàn tay. Tôi thấy cách này tiện hơn nhiều so với lên cổng thuế, đặc biệt khi cần tìm nhiều hóa đơn cùng lúc.

Thông thường, trong giao diện quản trị phần mềm, bạn sẽ tìm thấy mục "Tra cứu hóa đơn", "Quản lý hóa đơn đầu vào" hoặc tương tự. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ:

• Lọc theo thời gian: Tháng này, quý này, năm nay, hoặc một khoảng ngày tùy chọn.
• Lọc theo đối tác: Nhập tên hoặc MST của nhà cung cấp.
• Lọc theo trạng thái: Chưa kế toán, đã kế toán, hóa đơn cần điều chỉnh...
• Lọc theo số tiền, loại hóa đơn...

Sau khi tìm ra, bạn có thể xem chi tiết, tải file PDF, XML hoặc xuất danh sách ra Excel để làm báo cáo. Tính năng này thực sự là xương sống của một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian khủng khiếp.

Một lưu ý nhỏ: Mỗi phần mềm có giao diện và cách sắp xếp tính năng khác nhau. Bạn nên dành 30 phút làm quen hoặc nhờ bộ phận IT/bên cung cấp hỗ trợ demo một lần là sẽ dùng thành thạo ngay.

Tra Cứu Qua Các App Ngân Hàng & Ví Điện Tử

Cách này thì có lẽ ai cũng từng làm mà không để ý. Mỗi khi bạn thanh toán hóa đơn dịch vụ (điện, nước, internet) hoặc mua hàng online qua cổng VNPay, OnePay..., trong chi tiết giao dịch thành công thường có dòng chữ "Tải hóa đơn điện tử" hoặc "Xuất hóa đơn".

Bạn chỉ cần bấm vào đó, điền thêm một vài thông tin như tên công ty, mã số thuế (nếu cần), email nhận hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử hợp lệ về email bạn đăng ký trong vòng vài phút đến vài giờ. Rất tiện cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ có ít hóa đơn.

Tuy nhiên, nhược điểm là bạn chỉ tra cứu được những hóa đơn mà chính bạn đã thanh toán. Còn nếu muốn kiểm tra một hóa đơn do đối tác gửi cho mà không liên quan đến giao dịch ngân hàng của bạn, thì phải dùng 2 cách trên.

So Sánh Các Phương Pháp Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử

Để bạn dễ hình dung và lựa chọn, tôi đã tổng hợp vào bảng so sánh dưới đây dựa trên trải nghiệm cá nhân và phản hồi từ nhiều kế toán viên.

Phương Pháp	Ưu Điểm	Nhược Điểm	Phù Hợp Với Ai?
Cổng Tổng Cục Thuế	- Độ tin cậy tuyệt đối. - Kiểm tra được mọi hóa đơn, không phụ thuộc phần mềm. - Miễn phí.	- Cần nhiều thông tin chính xác. - Giao diện đôi khi chậm vào giờ cao điểm. - Chỉ tra cứu được từng hóa đơn một.	- Người cần xác minh tính hợp lệ của 1 hóa đơn lẻ. - Kế toán kiểm tra hóa đơn từ đối tác mới.
Phần Mềm của NCC	- Tốc độ nhanh, giao diện thân thiện. - Lọc và tra cứu hàng loạt rất mạnh. - Tích hợp với các nghiệp vụ kế toán khác.	- Chỉ tra cứu được hóa đơn trong hệ thống phần mềm đó. - Có thể mất phí sử dụng phần mềm.	- Doanh nghiệp đang dùng phần mềm hóa đơn điện tử. - Kế toán thường xuyên phải tập hợp, đối chiếu số liệu.
App Ngân Hàng/Ví	- Siêu nhanh, tiện lợi, trên điện thoại. - Tự động liên kết giao dịch với hóa đơn.	- Chỉ có hóa đơn từ giao dịch của chính bạn. - Không có tính năng lọc, quản lý chuyên sâu.	- Cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ. - Nhân viên cần xuất hóa đơn cho khoản chi tiêu cá nhân thanh toán thay công ty.

Lưu Ý Quan Trọng Khi Tra Cứu Và Lưu Trữ Hóa Đơn

Tra cứu được rồi, nhưng làm sao để sử dụng hiệu quả và đúng luật? Dưới đây là vài điều tôi đúc kết được, có thể hơi chủ quan nhưng hy vọng giúp ích.

• Đừng chỉ tin vào file PDF: File PDF có thể bị làm giả. Luôn luôn kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng Thuế hoặc phần mềm chính thống trước khi hạch toán. Tôi từng gặp trường hợp nhận file PDF rất đẹp nhưng tra cứu lên thì hóa đơn đã bị hủy từ lâu.
• Hiểu rõ loại hóa đơn: Không phải hóa đơn điện tử nào cũng có thuế GTGT. Có những hóa đơn giá trị gia tăng (có VAT) và hóa đơn bán hàng (không có VAT). Bạn cần phân biệt rõ để hạch toán đúng. Nếu muốn tìm hiểu sâu, bài viết về sự khác biệt giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn VAT sẽ giải thích rất rõ. Thậm chí, có những trường hợp đặc biệt như hóa đơn đỏ không có VAT cũng cần lưu ý kỹ.
• Lưu trữ cả file XML: Nhiều người chỉ lưu file PDF cho dễ đọc. Nhưng theo thông tư, dữ liệu hóa đơn điện tử gốc phải là file XML (định dạng dữ liệu có cấu trúc). File này mới chứa đầy đủ thông tin và chữ ký số để đối chứng khi có thanh tra. Hãy lưu cả 2 định dạng này.
• Thời hạn lưu trữ: Theo Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Với hóa đơn điện tử, bạn phải đảm bảo hệ thống lưu trữ của mình hoặc của nhà cung cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu này. Nên có phương án backup định kỳ.
• Tra cứu hóa đơn từ lĩnh vực đặc thù: Với các ngành như y tế, việc xuất và tra cứu hóa đơn cũng có quy định riêng. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên có chi phí khám chữa bệnh, nên tham khảo thêm hướng dẫn đầy đủ về hóa đơn đỏ bệnh viện để tránh sai sót.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử (FAQ)

1. Tra cứu hóa đơn điện tử có mất phí không?

Hoàn toàn miễn phí khi tra cứu trên Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế. Việc sử dụng phần mềm của nhà cung cấp có thể mất phí dịch vụ hàng tháng/năm, nhưng tính năng tra cứu thường đã bao gồm trong gói phí đó rồi.

2. Tại sao tôi nhập đúng thông tin nhưng không tìm thấy hóa đơn?

Có thể do một số nguyên nhân: (1) Hóa đơn chưa được người bán kê khai lên hệ thống cơ quan thuế (thường có độ trễ 1-2 ngày). (2) Bạn nhập sai một chi tiết nào đó, ví dụ số hóa đơn có chữ cái in hoa/thường. (3) Hóa đơn đó không hợp lệ hoặc đã bị xóa/hủy trên hệ thống gốc.

3. Tôi có thể tra cứu hóa đơn cũ từ 3-5 năm trước được không?

Được. Hệ thống của Tổng cục Thuế lưu trữ toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành. Chỉ cần bạn có đủ thông tin chính xác, có thể tra cứu hóa đơn từ những ngày đầu triển khai hóa đơn điện tử.

4. Tra cứu trên cổng Thuế và trong phần mềm, kết quả nào đáng tin cậy hơn?

Về mặt pháp lý, kết quả tra cứu trên Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế là có giá trị cao nhất, vì đây là nguồn dữ liệu gốc từ cơ quan quản lý. Dữ liệu trong phần mềm của nhà cung cấp thực chất cũng được đồng bộ từ cổng này về.

5. Doanh nghiệp tôi nhận hàng trăm hóa đơn/ngày, làm sao tra cứu cho hiệu quả?

Trường hợp này, việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, có tính năng nhận và phân loại hóa đơn tự động (qua email token, API) là bắt buộc. Bạn sẽ không thể ngồi tra cứu thủ công từng cái được. Hãy đầu tư vào một giải pháp phần mềm tốt, nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót.

---

Tóm lại, việc thành thạo các hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ là kỹ năng, mà còn là thói quen cần có trong kỷ nguyên số. Dù bạn chọn cách nào đi nữa, thì mục đích cuối cùng vẫn là đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho chứng từ và tối ưu hóa công việc. Hãy bắt đầu bằng việc thử tra cứu lại một vài hóa đơn gần đây nhất của công ty bạn theo các bước tôi đã chia sẻ. Chắc chắn bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên có tổ chức và dễ kiểm soát hơn rất nhiều. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay kinh nghiệm nào khác, đừng ngại chia sẻ bên dưới nhé!