Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Chắc hẳn nhiều kế toán, chủ doanh nghiệp đã quen với việc lập và gửi hóa đơn điện tử, nhưng khi khách hàng yêu cầu bản cứng, việc in ấn lại khiến không ít người lúng túng. Tôi cũng từng vậy, lần đầu tiên in hóa đơn điện tử cho đối tác, cứ loay hoay mãi không biết in thế nào cho đúng chuẩn, có cần chữ ký số không, có phải đóng dấu không. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ toàn bộ kinh nghiệm thực tế của mình về hướng dẫn in hóa đơn điện tử một cách đầy đủ và dễ hiểu nhất, từ những quy định pháp lý mới nhất đến các bước thực hiện cụ thể trên từng phần mềm.

Quy Định Pháp Lý Về In Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

Trước khi bấm nút in, bạn cần nắm rõ luật chơi. Nhiều người nhầm tưởng hóa đơn điện tử thì không cần in, nhưng thực tế, pháp luật vẫn cho phép in ra khi có nhu cầu. Điều quan trọng là bản in đó phải đảm bảo tính pháp lý.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung), hóa đơn điện tử khi in ra giấy được coi là bản sao từ chứng từ điện tử và có giá trị pháp lý như bản gốc điện tử, với điều kiện: Nội dung trên bản in phải đầy đủ, rõ ràng, không chỉnh sửa so với bản điện tử đã phát hành. Tức là bạn không được tùy tiện thay đổi số tiền, ngày tháng hay thông tin hàng hóa khi in.

Một điểm tôi hay thấy mọi người thắc mắc: "In ra có cần ký tay và đóng dấu đỏ không?". Câu trả lời là KHÔNG. Giá trị pháp lý nằm ở chữ ký số đã được ký trên bản điện tử. Bản in chỉ là phương tiện thể hiện nội dung đó. Việc bạn có ký tay hay đóng dấu thêm lên bản in là không cần thiết và đôi khi còn làm mất tính toàn vẹn của hóa đơn gốc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn có quy định nội bộ hoặc đối tác yêu cầu (dù không đúng luật), bạn có thể thỏa thuận thêm, nhưng phải đảm bảo không che lấp thông tin gốc.

Khi Nào Cần In Hóa Đơn Điện Tử?

• Khách hàng yêu cầu bản cứng để lưu hồ sơ giấy tờ truyền thống.
• Phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở (mặc dù họ có thể tra cứu trực tuyến, nhưng đôi khi vẫn yêu cầu xuất trình bản in).
• Lưu trữ nội bộ theo phương pháp kết hợp (vừa điện tử vừa giấy) để dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần.
• Giao cho đối tác, khách hàng không thành thạo công nghệ.

Các Bước In Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Từ A-Z

Quy trình in về cơ bản khá đơn giản, nhưng làm đúng từng bước sẽ giúp bạn có một bản in hoàn hảo, đẹp mắt và đúng quy định.

Bước 1: Truy Cập Vào Hóa Đơn Cần In

Đầu tiên, bạn cần tìm đến hóa đơn điện tử đã phát hành. Bạn có thể tìm nó trong: - Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ (MISA, FAST, BRAVO...). - Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (nếu bạn ký và phát hành trực tiếp trên cổng). - Email hoặc tin nhắn nếu bạn là người nhận hóa đơn và muốn in nó ra.

Nếu bạn là bên mua hàng và cần tra cứu hóa đơn để in, có thể sử dụng các công cụ phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để tìm kiếm nhanh chóng.

Bước 2: Chọn Chế Độ Xem Và Kiểm Tra

Mở hóa đơn ra, xem ở chế độ đầy đủ. Hãy dành 30 giây để kiểm tra lướt qua các thông tin: mã số thuế, tên công ty, tổng tiền, thuế suất, ngày tháng. Đảm bảo mọi thứ đã chính xác trước khi in, tránh in ra mới phát hiện sai sót, vừa mất thời gian vừa tốn giấy.

Bước 3: Thực Hiện Lệnh In

Nhấp vào nút "In" hoặc biểu tượng máy in (thường ở góc màn hình). Hộp thoại cài đặt máy in sẽ hiện ra. Đây là bước quan trọng quyết định bản in của bạn có đẹp hay không. - Chọn máy in: Chọn máy in vật lý bạn muốn sử dụng. - Thiết lập trang in: - Khổ giấy: Thường là A5 (1/2 tờ A4) hoặc A4. Hóa đơn liên 2, liên 3 thường thiết kế vừa khổ A5. - Hướng giấy: Dọc (Portrait) hoặc Ngang (Landscape). Xem trước (Print Preview) để chọn hướng phù hợp. - Tỷ lệ (Scale): Chọn "Fit to Page" để nội dung tự co dãn vừa khít trang giấy. Bỏ chọn "Headers and Footers" để không in tiêu đề và chân trang của trình duyệt.

Bước 4: In Thử & In Chính Thức

Nếu in số lượng nhiều hoặc hóa đơn quan trọng, nên in thử 1 bản ra giấy nháp trước để kiểm tra căn lề, font chữ. Nếu ưng ý, hãy cho giấy in chính thức vào và in.

Hướng Dẫn In Trên Các Phần Mềm & Cổng Thuế Phổ Biến

Giao diện mỗi nơi một khác, nhưng nguyên tắc chung thì giống nhau. Dưới đây là vài hướng dẫn cụ thể:

In Từ Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử (VD: MISA, FAST)

Thường là dễ nhất. Trong phần mềm, bạn vào danh sách hóa đơn đã phát hành, chọn cái cần in. Sẽ có nút "In hóa đơn" riêng, khi nhấn vào, phần mềm thường xuất ra file PDF được định dạng sẵn rất đẹp, sau đó bạn chỉ việc in file PDF đó ra. Các phần mềm này, đặc biệt là những giải pháp cho ngành đặc thù như hóa đơn điện tử cho nhà hàng, thường có mẫu in tối ưu sẵn cho máy in nhiệt hoặc máy in hóa đơn thông thường.

In Từ Cổng Thuế Điện Tử (Tổng Cục Thuế)

Đăng nhập vào Cổng Thuế điện tử (https://canhan.gdt.gov.vn/ hoặc https://doanhnghiep.gdt.gov.vn/). Vào mục "Hóa đơn điện tử" -> "Tra cứu". Tìm hóa đơn cần in. Tại đây, bạn có thể tải file PDF (XML, PDF) về máy rồi mở file đó lên để in. Một số cổng cũng có nút "Xem" hoặc "In" trực tiếp.

In Từ File PDF Hoặc XML Đã Nhận Được

Nếu bạn nhận được hóa đơn qua email dưới dạng file đính kèm (thường là PDF), chỉ cần mở file bằng trình đọc PDF (Adobe Reader, Foxit...) và nhấn Ctrl+P để in. Đối với file XML (định dạng gốc của hóa đơn điện tử), bạn cần một công cụ để đọc và chuyển đổi nó sang dạng dễ in. Có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng hoặc công cụ xem XML trực tuyến.

Những Lưu Ý "Sống Còn" Khi In Và Lưu Trữ Hóa Đơn

Sai một ly, đi một dặm. Dưới đây là những điều tôi đúc kết được, có thể giúp bạn tránh khỏi rắc rối không đáng có.

• Chất Lượng Mực & Giấy: Dùng mực đủ đậm, giấy không bị nhàu, ố vàng. Hóa đơn in mờ, phai nhòe theo thời gian sẽ gây khó khăn khi tra cứu, đối chiếu, thậm chí có thể không được chấp nhận khi thanh tra.
• In Đầy Đủ Nội Dung: Phải đảm bảo in đủ tất cả các tiểu mục, kể cả phần mã QR (nếu có). Mã QR chứa liên kết tra cứu hóa đơn, là một thành phần quan trọng để xác minh tính chân thực.
• Không Tự Ý Chỉnh Sửa Bố Cục: Tuyệt đối không cắt xén, chỉnh sửa bố cục, font chữ so với bản gốc điện tử. Việc thay đổi này có thể làm mất tính toàn vẹn của hóa đơn.
• Lưu Trữ Kết Hợp: Dù đã in ra, bạn VẪN PHẢI lưu trữ bản gốc điện tử (file XML có chữ ký số) theo đúng quy định (ít nhất 10 năm). Bản in chỉ là phụ trợ. Hãy tổ chức lưu trữ khoa học: sắp xếp theo tháng, năm, có sổ theo dõi để dễ tra cứu hóa đơn khi cần.
• Đối Với Hóa Đơn Đặc Thù: Ví dụ như hóa đơn đỏ bệnh viện để tính BHXH, cần kiểm tra kỹ các thông tin như mã số người hưởng, chế độ thanh toán... trước khi in để tránh bị trả lại.

So Sánh In Hóa Đơn Từ Các Nguồn Khác Nhau

Để bạn có cái nhìn trực quan hơn, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây:

Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp Khi In Hóa Đơn Điện Tử

1. In hóa đơn điện tử ra có cần chữ ký số hay con dấu không?

Không cần. Giá trị pháp lý nằm ở chữ ký số đã được tích hợp trong file hóa đơn điện tử gốc (XML). Bản in chỉ là bản thể hiện nội dung đó. Việc ký tay hay đóng dấu lên bản in là không có căn cứ pháp lý và không làm tăng giá trị của hóa đơn.

2. Tôi in hóa đơn từ file PDF nhưng bị mất một phần chữ, hoặc căn lề sai thì phải làm sao?

Đây là lỗi phổ biến. Bạn hãy thử: - Trong hộp thoại in (Print Dialog), chọn "More Settings" hoặc "Page Setup". - Thay đổi tỷ lệ (Scale) thành "Fit to Page" hoặc điều chỉnh % scale cho phù hợp. - Thay đổi hướng giấy từ Portrait sang Landscape hoặc ngược lại. - Nếu vẫn không được, hãy thử lưu file PDF đó ra một file mới, hoặc mở bằng một trình đọc PDF khác (ví dụ đang dùng Adobe thì đổi sang Foxit Reader) rồi thử in lại.

3. Hóa đơn điện tử in ra có được dùng để thanh toán, quyết toán thuế không?

Có, hoàn toàn được. Như đã nói, bản in đầy đủ, rõ ràng từ bản gốc điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc. Bạn có thể dùng nó để kê khai, quyết toán thuế, làm chứng từ thanh toán. Cơ quan thuế khi thanh tra có quyền yêu cầu xuất trình bản in này, đồng thời họ sẽ đối chiếu với dữ liệu điện tử trên hệ thống.

4. Tôi có thể in hàng loạt hóa đơn điện tử không?

Được. Hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp đều có tính năng in hàng loạt. Bạn có thể chọn nhiều hóa đơn trong một khoảng thời gian (ví dụ: tháng 10/2024) và thực hiện lệnh in một lần. Trên cổng thuế hoặc khi in từ file PDF riêng lẻ, tính năng này có thể bị hạn chế, bạn phải in từng cái một.

5. Nếu hóa đơn điện tử bị mất file gốc, chỉ còn bản in, có sao không?

Rất nguy hiểm. Bản in không thay thế được file gốc điện tử (XML có chữ ký số). Nếu mất file gốc, về mặt kỹ thuật, bạn đã mất chứng từ gốc hợp lệ. Bản in chỉ là bằng chứng phụ. Bạn cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp hóa đơn (bên bán) để được cấp lại file gốc hoặc xác nhận lại. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu trữ song song cả bản điện tử lẫn bản in có hệ thống.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia & Kết Luận

Nhìn chung, việc in hóa đơn điện tử không hề phức tạp nếu bạn nắm vững các nguyên tắc cơ bản: in đúng nguyên bản, đầy đủ nội dung, và lưu trữ song song với bản gốc điện tử. Đừng quá lo lắng về chữ ký hay con dấu trên bản in.

Theo kinh nghiệm của tôi, để mọi thứ suôn sẻ, doanh nghiệp nên: 1. Đầu tư một phần mềm hóa đơn điện tử tốt: Nó sẽ tự động hóa việc lập, phát hành, lưu trữ và cung cấp tính năng in ấn chuyên nghiệp. 2. Quy định nội bộ rõ ràng: Khi nào cần in, ai được in, lưu trữ bản in ở đâu. Tránh tình trạng in tràn lan, mất kiểm soát. 3. Đào tạo nhân viên: Đảm bảo kế toán, nhân viên bán hàng đều biết cách thực hiện hướng dẫn in hóa đơn điện tử cơ bản. 4. Sử dụng công cụ hỗ trợ: Đối với bên mua hàng, việc sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp việc tìm kiếm, tổng hợp và in ấn hóa đơn từ nhiều nguồn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Hy vọng với những chia sẻ chi tiết và thực tế trên đây, bạn đã có thể tự tin thực hiện việc in hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại câu hỏi bên dưới, tôi và các chuyên gia sẽ cố gắng giải đáp sớm nhất!