Hướng Dẫn Làm Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc, và việc sử dụng hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng. Nhưng thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp, kế toán vẫn còn lúng túng khi bắt đầu. Tôi cũng từng như vậy, loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, sợ sai quy định. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ lại toàn bộ kinh nghiệm thực tế của mình, một hướng dẫn làm hóa đơn điện tử cụ thể, từ những bước chuẩn bị ban đầu cho đến khi xuất hóa đơn thành công, hy vọng giúp bạn tự tin hơn.

Bước 1: Những Chuẩn Bị Cần Thiết Trước Khi Làm Hóa Đơn Điện Tử

Không phải cứ mua phần mềm về là dùng được ngay đâu. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn cần chuẩn bị kỹ những thứ sau, nếu không sẽ rất dễ vướng mắc về sau.

Hiểu Rõ Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Đầu tiên, bạn phải hiểu bản chất của nó. Nhiều người nhầm lẫn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn in từ file Word/Excel. Hóa đơn điện tử thực sự là tập tin dữ liệu điện tử được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có chữ ký số và mã của cơ quan thuế. Nếu bạn chưa rõ, tôi khuyên nên đọc bài viết giải thích chi tiết về hóa đơn điện tử này trước, nó rất hữu ích.

Chuẩn Bị Chữ Ký Số (Token)

Cái này là bắt buộc, không có không làm được. Bạn cần mua chữ ký số của các nhà cung cấp được phép (VNPT, Viettel, FPT, BKAV...). Lưu ý chữ ký số phải đăng ký đúng thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế). Nhiều công ty mua token cá nhân về dùng, đến lúc ký lên hóa đơn là sai ngay.

Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn có thể chọn:

• Tự xây dựng hệ thống: Chỉ phù hợp với tập đoàn lớn, có nguồn lực CNTT mạnh. Chi phí cao, rủi ro lớn.
• Sử dụng giải pháp của nhà cung cấp dịch vụ: Lựa chọn tối ưu cho hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn chỉ cần đăng ký, trả phí dịch vụ hàng tháng/năm.

Khi chọn nhà cung cấp, hãy xem họ có được Bộ Tài chính chứng nhận không, giao diện có dễ dùng không, hỗ trợ khách hàng có nhiệt tình không. Tôi từng dùng thử vài bên, bên nào hỗ trợ chậm là xài rất bực.

Bước 2: Lựa Chọn Phương Thức Phát Hành Phù Hợp

Hiện nay có 3 cách chính, mỗi cách có cái hay riêng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn so sánh nhanh:

Phương Thức	Ưu Điểm	Nhược Điểm	Phù Hợp Với
1. Có Mã Của Cơ Quan Thuế	- Được cấp mã trước khi lập, an toàn tuyệt đối. - Khách hàng dễ dàng tra cứu, xác thực.	- Thủ tục đăng ký phức tạp hơn. - Phải chờ cấp mã cho mỗi mẫu số.	Doanh nghiệp lớn, có nhu cầu xuất hóa đơn giá trị cao, cần độ tin cậy tối đa.
2. Không Có Mã Của Cơ Quan Thuế	- Thủ tục đơn giản, nhanh chóng. - Chủ động hoàn toàn trong việc lập và phát hành.	- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp. - Khách hàng có thể nghi ngờ tính xác thực.	Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hóa đơn giá trị không quá cao, cần sự linh hoạt.
3. Tự In, Tự Phát Hành (Đã hết thời hạn chuyển đổi)	- Tự chủ về mẫu mã, thời điểm in.	- Đã hết hạn áp dụng từ 1/7/2022. Không còn được sử dụng.	Không còn phù hợp.

Cá nhân tôi thấy, nếu bạn mới bắt đầu và quy mô không lớn, chọn phương thức không mã là ổn nhất. Còn nếu làm ăn với đối tác lớn, họ thường yêu cầu hóa đơn có mã để đảm bảo.

Bước 3: Đăng Ký & Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi chọn được phương thức và nhà cung cấp phần mềm, bạn phải làm thủ tục với cơ quan thuế. Đừng lo, giờ làm online khá dễ.

Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Bạn đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn bằng chữ ký số. Vào mục "Hóa đơn điện tử" -> "Thông báo phát hành". Điền đầy đủ thông tin về loại hóa đơn, phương thức phát hành (có mã/không mã), ký hiệu mẫu số, ngày bắt đầu sử dụng. Sau khi ký điện tử và gửi đi, hệ thống sẽ xác nhận ngay. Bạn nhớ tải biên bản về lưu lại nhé.

Đăng Ký Sử Dụng Mẫu Hóa Đơn (Nếu Chọn Phương Thức Có Mã)

Nếu chọn cách có mã, sau khi thông báo, bạn cần đăng ký mẫu hóa đơn cụ thể để được cấp mã. Cơ quan thuế sẽ duyệt và cấp mã cho mẫu hóa đơn của bạn. Quá trình này có thể mất vài ngày làm việc.

Bước 4: Các Bước Tạo & Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cụ Thể

Đây là phần "thực chiến" mà ai cũng quan tâm. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một trên phần mềm phổ biến.

Bước 1: Thiết Lập Thông Tin Doanh Nghiệp & Mẫu Hóa Đơn

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, bạn cần nhập/chọn thông tin công ty, cấu hình mẫu hóa đơn (logo, thông tin liên hệ, tiêu đề, footer...). Hãy thiết kế mẫu cho chuyên nghiệp một chút, nó cũng là bộ mặt của công ty đấy.

Bước 2: Nhập Thông Tin Khách Hàng & Hàng Hóa/Dịch Vụ

Bạn có thể nhập mới hoặc chọn khách hàng từ danh sách có sẵn. Lưu ý quan trọng: Với khách hàng là cá nhân không có mã số thuế, bạn vẫn xuất hóa đơn được bình thường, chỉ cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ. Phần hàng hóa, bạn nhập tên, đơn vị tính, đơn giá, số lượng. Hệ thống sẽ tự động tính thành tiền, thuế GTGT (nếu có) và tổng cộng.

Bước 3: Ký Số & Phát Hành Hóa Đơn

Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, bạn nhấn nút "Ký và Phát hành". Hệ thống sẽ yêu cầu bạn cắm Token và nhập mã PIN. Sau khi ký thành công, hóa đơn chính thức được tạo. Lúc này, hệ thống sẽ sinh ra một mã tra cứu (với hóa đơn có mã) hoặc một ký hiệu riêng. Bạn nhất định phải ghi nhớ hoặc lưu lại mã này để sau này tra cứu, đối chiếu khi cần. Nếu bạn muốn in ra giấy để lưu hồ sơ giấy, có thể tham khảo hướng dẫn in hóa đơn điện tử đầy đủ của chúng tôi.

Bước 4: Gửi Hóa Đơn Cho Khách Hàng

Phần mềm thường cho phép bạn gửi hóa đơn qua email ngay lập tức. Bạn nên gửi kèm file PDF (để khách dễ xem và in) và file XML (dữ liệu gốc, dùng để kê khai thuế). Nhớ kiểm tra lại email khách hàng cho chính xác.

Bước 5: Lưu Trữ, Bảo Quản & Tra Cứu Hóa Đơn

Xuất xong không có nghĩa là xong việc. Lưu trữ và tra cứu cũng quan trọng không kém.

Thời Gian Lưu Trữ Bắt Buộc

Theo Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, bạn phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu lưu trữ dưới 10 năm, bạn có thể bị phạt. Phần mềm tốt sẽ tự động sao lưu và lưu trữ đám mây an toàn cho bạn.

Cách Tra Cứu Hóa Đơn Khi Cần

Đây là lúc bạn cần đến các công cụ phần mềm tra cứu hóa đơn. Bạn có thể tra cứu ngay trên phần mềm bạn đang dùng bằng mã hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng... Ngoài ra, nếu nhận được hóa đơn từ đối tác và nghi ngờ, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên cổng của Tổng cục Thuế bằng mã số của hóa đơn (nếu có). Việc tra cứu hóa đơn định kỳ giúp bạn đối chiếu sổ sách, phát hiện sai sót kịp thời. Bạn có thể xem thêm 5 bước kiểm tra hóa đơn điện tử đơn giản để tránh rủi ro.

Những Sai Lầm Thường Gặp & Cách Khắc Phục

Từ kinh nghiệm bản thân và đồng nghiệp, tôi tổng hợp mấy lỗi hay gặp này:

• Sai thông tin khách hàng: Sai mã số thuế, tên công ty. Cách khắc phục: Hủy hóa đơn sai (nếu chưa gửi đi) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn thay thế theo quy định.
• Quên ký số trước khi gửi: Hóa đơn chưa có chữ ký số là chưa hợp lệ. Luôn nhớ bước ký điện tử.
• Không lưu trữ file XML gốc: Chỉ lưu file PDF. Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ yêu cầu file XML có chứa chữ ký số. Hãy lưu cả 2.
• Ỷ lại hoàn toàn vào phần mềm: Máy móc cũng có lúc lỗi. Bạn phải tự kiểm tra lại số liệu, đặc biệt là các hóa đơn giá trị lớn.

Câu Hỏi Thường Gặp Khi Làm Hóa Đơn Điện Tử

Như vậy, toàn bộ quy trình hướng dẫn làm hóa đơn điện tử từ A-Z cũng không quá phức tạp phải không nào? Quan trọng là bạn hiểu rõ các bước, chuẩn bị đầy đủ "vũ khí" (chữ ký số, phần mềm) và bắt tay vào thực hành. Lần đầu có thể còn bỡ ngỡ, nhưng làm vài lần là quen ngay. Việc chuyển đổi này không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp bạn chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể về lâu dài. Nếu còn băn khoăn gì về phần mềm tra cứu hóa đơn hay quy trình cụ thể, đừng ngại tìm hiểu thêm các tài nguyên trong danh mục của chúng tôi nhé. Chúc bạn thực hiện thành công!