Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?

Chắc hẳn nhiều bạn làm kế toán hay quản lý doanh nghiệp đều đã quá quen với việc này rồi. Nhưng tôi vẫn muốn nhấn mạnh lại, việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ là một thao tác đơn thuần. Nó là chìa khóa để bạn kiểm soát được toàn bộ hoạt động xuất hóa đơn của doanh nghiệp mình. Từ việc xác minh xem hóa đơn đã phát hành có thành công không, cho đến việc đối chiếu số liệu với khách hàng, hay thậm chí là chuẩn bị cho một cuộc thanh tra thuế bất chợt. Một lần, tôi chứng kiến một anh bạn làm kế toán phải vật lộn cả buổi chiều chỉ để tìm lại một hóa đơn cũ cho khách hàng vì không biết cách tra cứu. Lúc đó mới thấy, nắm vững kỹ năng này quan trọng thế nào.

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn: Xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn; Theo dõi trạng thái hóa đơn (đã phát hành, đã hủy, đã thay thế...); Đối chiếu, kiểm tra số liệu khi lập báo cáo thuế; In lại hóa đơn khi cần thiết; Lưu trữ và bảo quản chứng từ điện tử một cách hệ thống. Nếu bạn chưa rõ về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử nói chung, có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử từ A đến Z này để có cái nhìn tổng quan trước.

Các phương thức tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến

Hiện nay, có mấy cách chính để bạn có thể "truy lùng" một hóa đơn điện tử mà mình cần. Tùy vào điều kiện và thói quen, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp.

Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Đây là kênh chính thống và miễn phí. Bất kỳ ai có mã số thuế đều có thể đăng nhập và tra cứu. Ưu điểm là độ tin cậy cao nhất, vì dữ liệu được lấy trực tiếp từ cơ quan quản lý. Nhược điểm là đôi khi giao diện hơi rườm rà và tốc độ có thể chậm vào giờ cao điểm. Đây là phương pháp mà các kế toán trưởng lâu năm thường rất tin tưởng.

Tra cứu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, thì việc tra cứu sẽ trở nên cực kỳ dễ dàng. Giao diện thân thiện, tốc độ nhanh, và thường tích hợp nhiều tính năng lọc, tìm kiếm nâng cao. Đây là xu hướng được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng hiện nay vì tính tiện lợi.

Tra cứu qua email hoặc tin nhắn (nếu có lưu trữ)

Đây là cách thủ công. Nếu bạn hoặc khách hàng có lưu lại file hóa đơn gốc (định dạng PDF hoặc XML) được gửi qua email, bạn có thể mở lại file đó. Tuy nhiên, cách này không dùng để xác minh tính hợp lệ từ phía cơ quan thuế, mà chỉ để đối chiếu nội dung.

Hướng dẫn chi tiết tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Để tra cứu trên trang web của Tổng cục Thuế, bạn làm theo các bước sau. Tôi sẽ cố gắng mô tả dễ hiểu nhất có thể, kể cả với người mới bắt đầu.

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Bạn có thể tìm kiếm trên Google với từ khóa "Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế" để vào đúng trang chính thức.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống. Bạn cần có tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế (thường là mã số thuế và mật khẩu). Nếu chưa có, cần đăng ký trước.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, tìm đến mục liên quan đến hóa đơn điện tử. Tên mục có thể thay đổi theo thời gian, nhưng thường là "Hóa đơn điện tử", "Tra cứu hóa đơn", hoặc nằm trong phần "Khai thuế".

Bước 4: Nhập thông tin tìm kiếm. Bạn có thể tìm theo nhiều tiêu chí: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn; Số hóa đơn; Ngày phát hành; Mã số thuế của người bán/người mua; Trạng thái hóa đơn.

Bước 5: Xem kết quả và tải về (nếu cần). Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn khớp với điều kiện tìm kiếm. Bạn có thể xem chi tiết và tải file PDF về máy. Lưu ý nhỏ: đôi khi trang web bị quá tải, bạn cần kiên nhẫn thử lại hoặc chọn khung giờ ít người dùng.

Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về quy trình tạo ra những hóa đơn này, bài viết hướng dẫn làm hóa đơn điện tử này sẽ giải thích rất cặn kẽ từng bước một.

Hướng dẫn tra cứu qua phần mềm hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm chuyên dụng thường cho trải nghiệm mượt mà hơn. Tôi lấy ví dụ với một phần mềm phổ biến trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn mà nhiều doanh nghiệp đang dùng.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của bạn.

Bước 2: Vào mục "Tra cứu", "Quản lý hóa đơn" hoặc "Danh sách hóa đơn".

Bước 3: Sử dụng bộ lọc mạnh mẽ. Đây là điểm cộng lớn. Bạn có thể lọc cùng lúc nhiều điều kiện: theo khách hàng, theo khoảng thời gian, theo loại hóa đơn, theo số tiền, thậm chí theo trạng thái (chưa gửi, đã gửi, khách đã xem...).

Bước 4: Xem kết quả ngay lập tức. Danh sách hiện ra rất trực quan. Bạn click vào một hóa đơn bất kỳ để xem đầy đủ thông tin, bao gồm cả hình ảnh hóa đơn gốc (PDF).

Bước 5: Thực hiện các thao tác khác: Xuất Excel danh sách, gửi lại hóa đơn cho khách, hoặc in trực tiếp. Một số phần mềm còn cho phép bạn tra cứu hóa đơn của đối tác gửi đến nếu có thiết lập kết nối.

Việc phát hành hóa đơn thành công là bước đầu, và phần mềm tốt sẽ giúp bạn quản lý chúng về sau dễ dàng. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử chi tiết để đảm bảo mọi thứ đúng quy trình ngay từ đầu.

So sánh các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử

Để bạn dễ hình dung và lựa chọn, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Đây là quan điểm cá nhân dựa trên trải nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp.

Nhìn chung, nếu doanh nghiệp bạn phát hành vài chục hóa đơn mỗi tháng, dùng trang của Thuế là ổn. Nhưng nếu con số lên đến hàng trăm, hàng nghìn, thì đầu tư một phần mềm tra cứu hóa đơn bài bản là điều nên làm, vì nó tiết kiệm thời gian và giảm sai sót về lâu dài.

Những lưu ý khi tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử

Tra cứu được rồi, nhưng làm sao để quản lý chúng hiệu quả? Dưới đây là vài điều tôi rút ra được, đôi khi là từ những lần "đau thương" vì mất dữ liệu.

• Lưu trữ cả file PDF và XML: File PDF để in ấn, đọc dễ. File XML là dữ liệu gốc, có chữ ký số, cực kỳ quan trọng khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Đừng chỉ giữ mỗi PDF.
• Đặt tên file có hệ thống: Ví dụ: "HD_001_20241015_KHNguyenVanA.pdf". Việc này giúp bạn tìm kiếm trên máy tính dễ dàng hơn nhiều so với một đống file tên ngẫu nhiên.
• Sao lưu định kỳ: Dữ liệu điện tử cũng có thể mất. Hãy sao lưu ra ổ cứng ngoài, cloud... theo tuần hoặc tháng. Tôi từng biết một công ty bị mất hết dữ liệu hóa đơn cả năm vì hỏng server, khổ sở vô cùng.
• Kiểm tra trạng thái hóa đơn định kỳ: Đừng để đến lúc quyết toán thuế mới tra. Thỉnh thoảng (mỗi tháng) nên vào tra cứu một lần để đảm bảo tất cả hóa đơn đã phát hành đều ở trạng thái "Đã sử dụng" bình thường, không có hóa đơn bị hủy/thay thế ngoài ý muốn.
• Bảo mật thông tin đăng nhập: Tài khoản tra cứu trên cổng thuế hay phần mềm đều chứa thông tin nhạy cảm. Chỉ giao cho nhân viên có trách nhiệm và đổi mật khẩu định kỳ.

Các câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn điện tử

1. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử của đối tác không?
Được, nhưng chỉ khi bạn có đầy đủ thông tin như mã số thuế của họ, số hóa đơn, ngày phát hành... và thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trên phần mềm của bạn chỉ tra cứu được hóa đơn do chính bạn phát hành hoặc hóa đơn đối tác gửi trực tiếp vào hệ thống của bạn.

2. Tra cứu thấy hóa đơn bị ghi "Đã hủy" là sao?
Điều này có nghĩa hóa đơn đó đã bị người bán thực hiện thủ tục hủy trên hệ thống của cơ quan thuế. Bạn không được sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế. Cần liên hệ ngay với người bán để được cung cấp hóa đơn hợp lệ thay thế.

3. Tại sao tôi không tìm thấy hóa đơn vừa mới lập xong?
Có thể do độ trễ dữ liệu. Thông thường, sau khi phát hành thành công, hóa đơn sẽ được đồng bộ lên hệ thống cơ quan thuế trong vòng vài phút đến vài giờ. Nếu sau 24 giờ vẫn không thấy, bạn nên kiểm tra lại quy trình phát hành hoặc liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

4. File XML quan trọng thế nào? Có bắt buộc phải lưu không?
Rất quan trọng! Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ file XML có chữ ký số của hóa đơn điện tử. Đây là bằng chứng pháp lý gốc. File PDF chỉ để tham khảo, in ấn. Nếu thanh tra thuế yêu cầu, bạn phải cung cấp được file XML.

5. Tôi có thể ủy quyền cho nhân viên tra cứu hóa đơn không?
Có. Trên Cổng thuế, bạn có thể cấp quyền cho tài khoản khác cùng mã số thuế. Trên phần mềm, bạn có thể tạo tài khoản user với quyền hạn cụ thể (chỉ xem, không được chỉnh sửa/xóa).

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có một cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử. Nó không khó, chỉ cần bạn làm quen vài lần là thành thạo ngay. Quan trọng là hình thành thói quen quản lý chứng từ điện tử một cách khoa học, vì đó chính là "sức khỏe tài chính" của doanh nghiệp bạn. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm hiểu thêm các tài liệu chính thống từ Tổng cục Thuế hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong lĩnh vực này.