Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Grab Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Chắc hẳn nhiều kế toán hay chủ doanh nghiệp nhỏ đã từng đau đầu với việc lấy hóa đơn cho các chuyến đi Grab phục vụ công tác. Tôi cũng vậy, có lần gần cuối kỳ kê khai thuế mới tá hỏa phát hiện một đống chi phí đi lại chưa có hóa đơn hợp lệ. Từ đó, tôi mới tìm hiểu kỹ và thấy việc xuất hóa đơn điện tử Grab thực ra không khó, chỉ cần nắm đúng quy trình. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử Grab một cách chi tiết và dễ hiểu nhất, từ A đến Z, dựa trên kinh nghiệm thực tế của tôi và các quy định mới nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điện tử Grab?

Nhiều người vẫn nghĩ chỉ cần có biên lai trong app là đủ. Nhưng với cơ quan thuế, để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, bạn bắt buộc phải có hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chi phí, mà còn tránh được rủi ro về thuế sau này. Một lần tôi bị loại chi phí vì chỉ có biên lai điện tử, bài học đắt giá đấy. Hóa đơn điện tử Grab sẽ có đầy đủ các yếu tố theo Thông tư 78 của Bộ Tài chính, như mã số thuế người mua, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn…

Điều kiện cần thiết trước khi xuất hóa đơn

Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần chuẩn bị vài thứ. Quan trọng nhất là thông tin doanh nghiệp của bạn phải được cập nhật chính xác trên hệ thống của Grab. Nếu bạn chưa từng xuất hóa đơn, Grab sẽ cần xác minh thông tin này. Hãy đảm bảo bạn có sẵn: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ đăng ký kinh doanh, và email nhận hóa đơn (nên dùng email công ty). Ngoài ra, tài khoản Grab của bạn (cá nhân hoặc doanh nghiệp) cần được liên kết với thông tin thanh toán (thẻ ngân hàng, ví điện tử) để Grab có thể xuất hóa đơn cho giao dịch đó.

Thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị

Đừng chủ quan, một chữ sai trong mã số thuế cũng có thể khiến hóa đơn vô hiệu. Tôi khuyên bạn nên lấy thông tin chính xác từ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc từ trang tra cứu mã số thuế của Tổng cục Thuế. Việc này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian sửa chữa sau này.

Hướng dẫn chi tiết từng bước xuất hóa đơn điện tử Grab

Grab cung cấp hai cách chính để xuất hóa đơn: xuất ngay sau chuyến đi và xuất hàng loạt theo kỳ. Tôi sẽ hướng dẫn bạn cả hai.

Cách 1: Xuất hóa đơn cho từng chuyến đi cụ thể

Đây là cách làm thủ công, phù hợp khi số lượng chuyến đi không nhiều. Sau khi kết thúc chuyến đi, trong phần "Lịch sử chuyến đi" của app Grab, bạn tìm đến chuyến đi cần xuất hóa đơn. Thường sẽ có nút "Yêu cầu hóa đơn" hoặc "Xuất hóa đơn". Bạn click vào, điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp (nếu lần đầu) hoặc chọn thông tin đã lưu, rồi xác nhận. Hóa đơn điện tử sẽ được gửi về email bạn đăng ký trong vòng 24-48 giờ. Cá nhân tôi thấy cách này khá mất thời gian nếu đi nhiều.

Cách 2: Đăng ký xuất hóa đơn định kỳ (hàng tháng)

Đây là cách tôi đang dùng và thấy cực kỳ hiệu quả cho doanh nghiệp. Bạn đăng ký tính năng xuất hóa đơn định kỳ trên trang web dành cho doanh nghiệp của Grab (Grab for Business) hoặc qua tổng đài hỗ trợ. Sau khi đăng ký, cuối mỗi tháng (hoặc kỳ bạn chọn), Grab sẽ tự động tổng hợp tất cả các chuyến đi trong kỳ và gửi về một hóa đơn điện tử tổng hợp kèm file chi tiết các chuyến đi. File này rất quan trọng để bạn đối chiếu nội bộ. Cách này tiết kiệm thời gian và dễ quản lý hơn nhiều.

So sánh các phương thức xuất hóa đơn Grab

Để bạn dễ hình dung, tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây:

Lưu ý quan trọng khi xuất và lưu trữ hóa đơn

Xuất được hóa đơn rồi, nhưng lưu trữ và xử lý thế nào cũng là cả một vấn đề. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở định dạng XML gốc (file .xml) trong thời gian ít nhất 10 năm. File PDF hay hình ảnh chỉ để tham khảo, không có giá trị pháp lý thay thế. Bạn nên tải file XML này về và lưu vào hệ thống lưu trữ của công ty, tốt nhất là có phần mềm quản lý chuyên dụng. Một lưu ý nữa là thời hạn yêu cầu xuất hóa đơn. Grab thường quy định thời gian nhất định (ví dụ 30-60 ngày kể từ ngày chuyến đi), quá hạn sẽ không xuất được nữa. Vì vậy, đừng để đến sát kỳ kê khai thuế mới làm, dễ bị "trễ tàu" lắm.

Sau khi có hóa đơn, bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin như mã số thuế, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, ngày tháng, thành tiền… Nếu có sai sót, cần liên hệ ngay với Grab để được điều chỉnh hoặc hủy, xuất lại. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về kiểm tra hóa đơn điện tử để đảm bảo hóa đơn của mình hợp lệ. Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tự động hóa việc kiểm tra này, tiết kiệm rất nhiều công sức.

Giải quyết các vấn đề thường gặp

Trong quá trình thực hiện, tôi và nhiều người thường vướng phải vài vấn đề. Chẳng hạn như không tìm thấy nút xuất hóa đơn trong app. Lúc này, bạn thử kiểm tra xem chuyến đi đó đã được thanh toán chưa (hóa đơn chỉ xuất được cho giao dịch đã hoàn tất thanh toán). Hoặc có thể app của bạn chưa cập nhật phiên bản mới. Cách tốt nhất là truy cập trang web quản lý tài khoản Grab trên trình duyệt máy tính, khả năng thành công cao hơn.

Một vấn đề khác là hóa đơn không về email. Hãy kiểm tra hòm thư rác (spam), và xác nhận lại địa chỉ email bạn đã điền. Nếu vẫn không thấy, hãy liên hệ tổng đài hỗ trợ khách hàng của Grab (1900 6601) để được hỗ trợ trực tiếp. Họ khá nhanh chóng trong việc này. Đôi khi, việc tra cứu hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của cơ quan thuế cũng là cách để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn sau khi nhận được.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Grab có cung cấp hóa đơn đỏ (VAT) không?

Có, Grab là doanh nghiệp đã đăng ký thuế VAT và cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) đầy đủ cho các chuyến đi GrabCar, GrabCar Plus... Bạn cần điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp có mã số thuế khi yêu cầu xuất hóa đơn.

Thời gian nhận được hóa đơn điện tử Grab sau khi yêu cầu là bao lâu?

Thông thường, hóa đơn sẽ được gửi về email đăng ký trong vòng 24 đến 48 giờ làm việc. Với hóa đơn định kỳ, bạn sẽ nhận được vào ngày làm việc đầu tiên của tháng sau (cho kỳ tháng trước).

Tôi có thể xuất hóa đơn cho các chuyến đi đã xảy ra từ lâu không?

Grab thường có chính sách lưu trữ lịch sử và cho phép xuất hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 60-90 ngày). Đối với các chuyến đi quá lâu, bạn nên liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp của Grab để được tư vấn cụ thể.

Chi phí xuất hóa đơn điện tử Grab có mất phí không?

Hiện tại, Grab không thu phí xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng. Việc xuất hóa đơn là hoàn toàn miễn phí.

Hóa đơn điện tử Grab có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Hoàn toàn có. Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, với điều kiện đáp ứng đầy đủ các quy định về hình thức và nội dung theo pháp luật. Bạn cần lưu trữ file XML gốc.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn điện tử Grab cho doanh nghiệp giờ đây đã trở nên khá dễ dàng và hệ thống. Quan trọng là bạn chọn đúng phương thức phù hợp với quy mô và nhu cầu của công ty mình, từ xuất lẻ đến đăng ký định kỳ. Hãy làm ngay từ bây giờ, đừng để "nước đến chân mới nhảy", vừa áp lực lại dễ sai sót. Nếu công ty bạn có nhiều hóa đơn điện tử từ nhiều nguồn khác nhau, việc đầu tư một phần mềm tra cứu hóa đơn tập trung là một giải pháp thông minh, giúp quản lý, tra cứu và lưu trữ tự động, tiết kiệm hàng giờ công cho bộ phận kế toán.