Giới thiệu về Thông tư 78 và hóa đơn điện tử

Chào bạn, trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở nên phổ biến và gần như là bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt, Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng ngày càng được sử dụng rộng rãi. Thông tư 78/2021/TT-BTC (TT78) ra đời đã tạo ra một hành lang pháp lý vững chắc cho việc phát hành và sử dụng HĐĐT. Vậy, Phần mềm tra cứu hóa đơn hoạt động như thế nào và làm sao để xuất hóa đơn điện tử theo TT78 một cách chính xác và hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết từ A đến Z, giúp bạn nắm vững quy trình và tránh những sai sót không đáng có. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ lưỡng về các bước thực hiện, những lưu ý quan trọng, và cả những câu hỏi thường gặp xoay quanh chủ đề này. Đừng lo lắng nếu bạn là người mới bắt đầu, tôi sẽ cố gắng giải thích mọi thứ một cách đơn giản và dễ hiểu nhất có thể.

Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử theo TT78

Trước khi đi vào chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử theo TT78, chúng ta cần đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT theo quy định của TT78.
• Có chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số (token) là yếu tố bắt buộc để ký điện tử lên hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép: Lựa chọn một phần mềm HĐĐT uy tín và tuân thủ các quy định của TT78. Bạn có thể tham khảo các Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.
• Đảm bảo kết nối internet ổn định: Việc xuất và gửi hóa đơn điện tử đòi hỏi kết nối internet liên tục và ổn định.

Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào, bạn sẽ không thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ theo TT78. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bắt đầu quy trình nhé.

Các bước xuất hóa đơn điện tử theo TT78 chi tiết

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết, chúng ta sẽ bắt đầu quy trình xuất hóa đơn điện tử theo TT78. Quy trình này bao gồm các bước sau:

1. Lập hóa đơn:
   - Sử dụng phần mềm HĐĐT để tạo hóa đơn mới. Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc như: tên người mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có), tổng tiền thanh toán.
   - Lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
2. Ký điện tử:
   - Sử dụng chữ ký số (token) để ký điện tử lên hóa đơn vừa lập. Đảm bảo rằng chữ ký số còn hiệu lực và được thực hiện đúng quy trình.
3. Gửi hóa đơn cho người mua:
   - Hóa đơn điện tử sau khi ký sẽ được gửi cho người mua qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác. Đảm bảo rằng người mua nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng và đầy đủ.
4. Lưu trữ hóa đơn:
   - Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật. Có thể lưu trữ trên hệ thống của phần mềm HĐĐT hoặc trên các thiết bị lưu trữ khác.
5. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
   - Định kỳ, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định.

Ví dụ, bạn bán một chiếc máy tính cho công ty ABC với giá 15 triệu đồng (chưa VAT). Bạn sẽ lập hóa đơn với đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, sau đó ký điện tử và gửi cho công ty ABC. Đồng thời, bạn cũng cần lưu trữ hóa đơn này trên hệ thống của mình.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử TT78

Để quá trình xuất hóa đơn điện tử theo TT78 diễn ra suôn sẻ và tránh những rủi ro pháp lý, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Sử dụng đúng mẫu hóa đơn: TT78 quy định rõ về mẫu hóa đơn điện tử, bao gồm các thông tin bắt buộc và cách trình bày. Hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng mẫu quy định.
• Điền đầy đủ và chính xác thông tin: Sai sót trong thông tin hóa đơn có thể dẫn đến những vấn đề phức tạp khi kê khai thuế. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký và gửi hóa đơn.
• Bảo mật chữ ký số: Chữ ký số là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Hãy bảo mật chữ ký số cẩn thận, tránh bị lộ hoặc sử dụng trái phép.
• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật. Hãy sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát.
• Cập nhật các quy định mới: Các quy định về hóa đơn điện tử có thể thay đổi theo thời gian. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Tôi nhớ có một lần, một khách hàng của tôi đã quên điền mã số thuế của người mua trên hóa đơn. Kết quả là hóa đơn đó không được chấp nhận và họ phải lập lại hóa đơn khác. Đây là một bài học nhỏ nhưng rất quan trọng.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo TT78. Việc lựa chọn một phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót. Một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm bao gồm:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín trên thị trường.
• Tính năng phù hợp: Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của doanh nghiệp, từ lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn đến lưu trữ và báo cáo.
• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm cần thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác.
• Hỗ trợ kỹ thuật tốt: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng khi cần thiết.
• Chi phí hợp lý: So sánh chi phí của các phần mềm khác nhau và lựa chọn phần mềm có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường hiện nay như MISA meInvoice, Bkav eHoadon, VNPT Invoice, ThaiSon eInvoice,... Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, không có phần mềm nào là hoàn hảo cho tất cả mọi người. Hãy tìm hiểu kỹ và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Tra cứu hóa đơn điện tử sau khi xuất

Sau khi xuất hóa đơn điện tử, cả người bán và người mua đều có thể tra cứu hóa đơn để kiểm tra thông tin và đảm bảo tính hợp lệ. Có hai cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến:

1. Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế:
   - Truy cập vào website của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/).
   - Nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế người bán, mã số thuế người mua, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã kiểm tra.
   - Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn nếu thông tin nhập vào chính xác.
2. Tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử:
   - Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT mà bạn đang sử dụng.
   - Tìm kiếm hóa đơn theo các tiêu chí như số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên người mua,...
   - Phần mềm sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro liên quan đến hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ. Bạn có thể tham khảo thêm Hướng Dẫn Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Nhanh Chóng để biết thêm chi tiết.

Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử TT78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc xuất hóa đơn điện tử theo TT78:

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp được miễn trừ.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời: Bạn cần đăng ký với cơ quan thuế thông qua tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục đăng ký có thể khác nhau tùy theo từng địa phương.

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Thay vào đó, hóa đơn được ký điện tử bằng chữ ký số.

Câu hỏi 4: Tôi có thể sửa hóa đơn điện tử sau khi đã phát hành không?

Trả lời: Bạn không thể sửa trực tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành. Nếu có sai sót, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Câu hỏi 5: Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Trả lời: Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào phần mềm HĐĐT mà bạn lựa chọn. Thông thường, chi phí bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì và phí sử dụng hàng tháng.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm HĐĐT để được giải đáp.

Bảng So Sánh Các Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến

Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo. Vui lòng liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để có thông tin chi tiết và chính xác nhất.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu chi tiết về Hướng Dẫn Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78 A-Z. Việc xuất hóa đơn điện tử theo TT78 không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình và tuân thủ đúng các quy định. Hy vọng rằng, với những thông tin và hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ tự tin hơn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đừng quên rằng, việc cập nhật thông tin và lựa chọn một phần mềm HĐĐT phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ ăn uống, hãy tham khảo thêm về Hóa Đơn Dịch Vụ Ăn Uống Theo Thông Tư 78: Chi Tiết A-Z để hiểu rõ hơn về các quy định đặc thù. Chúc bạn thành công!