Kế toán hàng hóa là gì? Sao lại quan trọng với doanh nghiệp?

Ê, nói thiệt, làm kinh doanh mà không quan tâm tới kế toán hàng hóa thì coi như điếc không sợ súng á! Nghe thì có vẻ hơi quá, nhưng mà đúng là vậy đó. Cái này nó không chỉ đơn thuần là mấy con số khô khan đâu nha, mà nó là cả một hệ thống giúp mình quản lý, theo dõi sát sao từng “đồng ra đồng vào” của hàng hóa trong doanh nghiệp. Nó giúp mình biết được hàng tồn kho còn bao nhiêu, giá vốn hàng bán là bao nhiêu, lời lãi thế nào… Tóm lại, nó là cái “kim chỉ nam” để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt, tránh bị “mắc cạn” giữa dòng đời đó bà con ạ.

Vậy, kế toán hàng hóa là gì? Hiểu nôm na là quá trình thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa trong doanh nghiệp. Thông tin này sẽ giúp cho ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn về việc mua hàng, bán hàng, quản lý kho bãi… Ví dụ, nếu thấy hàng tồn kho quá nhiều, mình phải tìm cách đẩy hàng đi, giảm giá khuyến mãi chẳng hạn. Còn nếu thấy hàng bán chạy quá, mình phải nhập thêm hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chứ để khách “chạy mất dép” thì tiếc lắm!

Đặc điểm của kế toán hàng hóa mà dân kế toán cần nắm vững

Kế toán hàng hóa nó có mấy cái đặc điểm "nhận dạng" mà dân kế toán như tụi mình cần phải "khắc cốt ghi tâm" nè:

• Tính đa dạng: Hàng hóa thì muôn hình vạn trạng, từ cái kim sợi chỉ đến máy móc thiết bị, đủ chủng loại, quy cách, chất lượng. Vì vậy, việc quản lý và theo dõi từng loại hàng hóa cũng phức tạp hơn.
• Tính luân chuyển liên tục: Hàng hóa thì cứ nhập xuất liên tục như con thoi, không ngừng nghỉ. Mình phải theo dõi sát sao để tránh bị thất thoát, hư hỏng.
• Tính giá trị lớn: Hàng hóa thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý và bảo quản hàng hóa cẩn thận là vô cùng quan trọng.

Mà nói thiệt, nhiều khi làm kế toán mà không cẩn thận là dễ bị "tẩu hỏa nhập ma" lắm đó. Nhớ hồi xưa tôi mới ra trường, làm kế toán cho một công ty may mặc. Hàng hóa thì nhiều vô kể, nào là vải vóc, chỉ thêu, cúc áo… Lúc đầu còn bỡ ngỡ, quản lý không xuể, cứ bị lệch số liệu hoài. Sau đó, tôi phải tự tìm tòi học hỏi, xây dựng quy trình quản lý kho bài bản, rồi sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ nữa thì mới “thoát nạn” đó.

Các nguyên tắc kế toán hàng hóa "bất di bất dịch"

Trong kế toán hàng hóa, có mấy cái nguyên tắc mà tụi mình phải tuân thủ nghiêm ngặt, không được “xí xóa” đâu nha:

• Nguyên tắc giá gốc: Hàng hóa phải được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản…
• Nguyên tắc thận trọng: Phải đánh giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho.
• Nguyên tắc phù hợp: Giá vốn hàng bán phải phù hợp với doanh thu bán hàng.
• Nguyên tắc nhất quán: Phải áp dụng nhất quán các phương pháp kế toán hàng hóa trong suốt kỳ kế toán.

Nói chung, mấy cái nguyên tắc này nó giúp đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán. Mình cứ tuân thủ theo là “auto” đúng, không sợ bị “bóc phốt” đâu.

Quy trình kế toán hàng hóa chi tiết từ A đến Z

Quy trình kế toán hàng hóa nó cũng không có gì ghê gớm lắm đâu. Mình cứ đi theo mấy bước sau là “ok lah”:

1. Lập chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng…
2. Ghi sổ kế toán: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ cái tài khoản liên quan…
3. Tính giá vốn hàng bán: Sử dụng các phương pháp như FIFO, bình quân gia quyền…
4. Kiểm kê hàng tồn kho: Định kỳ kiểm kê để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách.
5. Lập báo cáo: Báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo tình hình tiêu thụ…

Mà cái quan trọng nhất là mình phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời. Chứ mà ghi ẩu tả, sai sót là “toang” đó. Với lại, phải phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người, tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”.

Các tài khoản kế toán hàng hóa cần nhớ như cháo

Trong kế toán hàng hóa, có mấy cái tài khoản mà mình phải “thuộc nằm lòng” nè:

• Tài khoản 156 – Hàng hóa: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa.
• Tài khoản 155 – Thành phẩm tồn kho: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của thành phẩm.
• Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn của hàng hóa đã bán.
• Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu từ việc bán hàng hóa.

Ngoài ra, còn có mấy cái tài khoản khác liên quan nữa như tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước… Mình cứ từ từ tìm hiểu là sẽ “vỡ ra” hết thôi.

Để nắm vững hơn hệ thống tài khoản, bạn có thể tham khảo thêm Hệ Thống Tài Khoản TT200: A-Z Cho Doanh Nghiệp Việt! hoặc Hệ Thống Tài Khoản TT107: Chi Tiết Nhất 2024, tùy theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp bạn đang áp dụng.

Định khoản kế toán hàng hóa: Ví dụ "nóng hổi"

Nói không là không “thực chiến” rồi, giờ mình “thực hành” luôn mấy cái ví dụ định khoản kế toán hàng hóa cho nó “máu lửa” nè:

1. Mua hàng hóa nhập kho:Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa (chưa VAT)Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
2. Bán hàng hóa:Nợ TK 111/112/131: Tổng giá thanh toánCó TK 511: Doanh thu bán hàng (chưa VAT)Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộpNợ TK 632: Giá vốn hàng bánCó TK 156: Giá trị hàng hóa xuất kho

Ví dụ cụ thể: Công ty ABC mua 100 sản phẩm A với giá 100.000 VNĐ/sản phẩm (chưa VAT), thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt. Định khoản:

• Nợ TK 156: 10.000.000 VNĐ
• Nợ TK 133: 1.000.000 VNĐ
• Có TK 111: 11.000.000 VNĐ

Sau đó, công ty ABC bán 50 sản phẩm A với giá 150.000 VNĐ/sản phẩm (chưa VAT), thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Định khoản:

• Nợ TK 111: 8.250.000 VNĐ
• Có TK 511: 7.500.000 VNĐ
• Có TK 3331: 750.000 VNĐ
• Nợ TK 632: 5.000.000 VNĐ
• Có TK 156: 5.000.000 VNĐ

Cái này chỉ là ví dụ cơ bản thôi nha, thực tế thì nó còn phức tạp hơn nhiều. Nhưng mà mình cứ nắm vững nguyên tắc là sẽ “xử lý” được hết.

Phần mềm hỗ trợ kế toán hàng hóa: "Cánh tay phải" đắc lực

Thời đại 4.0 rồi, ai còn ngồi “cặm cụi” ghi chép sổ sách bằng tay nữa. Phải “tậu” ngay một em phần mềm hỗ trợ kế toán hàng hóa về mà dùng thôi. Nó giúp mình:

• Quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, nhanh chóng.
• Tính giá vốn hàng bán tự động.
• Lập báo cáo một cách dễ dàng.
• Tiết kiệm thời gian, công sức.
• Hạn chế sai sót.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán hàng hóa, tha hồ mà lựa chọn. Nhưng mà phải chọn cái nào uy tín, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình nha. Chứ chọn “bậy bạ” là “tiền mất tật mang” đó.

Mà nhắc tới phần mềm kế toán, không thể không nhắc tới các giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn. Nó giúp mình quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, tra cứu thông tin hóa đơn nhanh chóng, tránh bị thất lạc, sai sót. Với sự hỗ trợ của Phần mềm tra cứu hóa đơn, công việc kế toán trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Các phần mềm này không chỉ giúp bạn tra cứu hóa đơn, mà còn hỗ trợ tải hóa đơn và quản lý các hóa đơn mua vào, bán ra một cách tập trung, giúp bạn dễ dàng đối chiếu và kiểm soát.

Bảng so sánh một vài phần mềm kế toán hàng hóa phổ biến:

FAQ: Giải đáp các thắc mắc thường gặp về kế toán hàng hóa

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về kế toán hàng hóa, mình cùng nhau giải đáp cho nó “ra ngô ra khoai” nè:

1. Câu hỏi: Phương pháp FIFO là gì?Trả lời: FIFO (First-In, First-Out) là phương pháp tính giá vốn hàng bán theo nguyên tắc “nhập trước xuất trước”. Tức là hàng hóa nào nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước.
2. Câu hỏi: Phương pháp bình quân gia quyền là gì?Trả lời: Phương pháp bình quân gia quyền là phương pháp tính giá vốn hàng bán bằng cách lấy tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ.
3. Câu hỏi: Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?Trả lời: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, mình cần phải xây dựng quy trình quản lý kho bài bản, sử dụng phần mềm hỗ trợ, kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo thông tư 200 và thông tư 133 để hiểu rõ hơn về các quy định và hướng dẫn về kế toán hàng hóa.

Lời kết: Kế toán hàng hóa – Nắm chắc chìa khóa thành công

Tóm lại, kế toán hàng hóa là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu mình nắm vững kiến thức, kỹ năng về kế toán hàng hóa thì sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tránh được rủi ro, và đạt được thành công. Chúc các bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán!