Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ: Hướng Dẫn Chi Tiết & Tải Mẫu Chuẩn 2024

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ để sử dụng cho doanh nghiệp của mình, chắc hẳn bạn đã nghe qua rất nhiều thông tin khác nhau, thậm chí là mâu thuẫn. Có người bảo chỉ cần đủ thông tin là được, người lại nói phải có chữ ký số, mã của cơ quan thuế... Thực tế, tôi từng chứng kiến không ít doanh nghiệp nhỏ bị phạt chỉ vì dùng sai mẫu, dù hóa đơn vẫn ghi đầy đủ thông tin giao dịch. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z thế nào là một mẫu hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật, tránh những rủi ro không đáng có và tối ưu hóa quy trình của bạn.

Điều kiện để một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ là một file PDF hay hình ảnh có đầy đủ thông tin. Nó phải đáp ứng được 4 điều kiện cốt lõi sau, mà tôi hay gọi là "tứ trụ" của hóa đơn điện tử:

1. Được tạo lập bằng phương tiện điện tử: Toàn bộ quy trình từ khởi tạo, gửi, nhận đến lưu trữ đều phải thực hiện trên môi trường máy tính, internet. Bạn in ra rồi ký tay, scan gửi lại thì không được tính là hóa đơn điện tử nữa.
2. Có đầy đủ tính chất lưu trữ và bảo mật: Dữ liệu hóa đơn phải được đảm bảo toàn vẹn, không bị sửa đổi trong suốt vòng đời. Chữ ký số chính là "con dấu" điện tử để xác thực điều này.
3. Mang tính pháp lý đầy đủ: Hóa đơn đó phải được cơ quan thuế chấp nhận, có thể dùng để kê khai, khấu trừ thuế. Điều này phụ thuộc vào việc bạn có thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hay không.
4. Định dạng có thể hiển thị, tra cứu được: Dù lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, khi xuất ra cho khách hàng hoặc cơ quan chức năng kiểm tra, nó phải hiển thị đầy đủ nội dung theo quy định. Định dạng PDF là phổ biến nhất.

Nhiều người nhầm lẫn rằng cứ tải một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ về, điền thông tin vào là xong. Thực tế, cái mẫu đó chỉ là phần "vỏ". Cái "hồn" nằm ở chữ ký số, mã của cơ quan thuế và quy trình phát hành đúng luật. Tôi từng gặp một chủ cửa hàng bán lẻ, anh ấy dùng mẫu rất đẹp, nhưng lại ký số bằng chứng thư cá nhân thay vì chứng thư của doanh nghiệp. Kết quả là toàn bộ hóa đơn đó bị cơ quan thuế từ chối khi quyết toán.

Cấu trúc và nội dung bắt buộc của mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Vậy một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những thông tin gì? Bạn có thể tham khảo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 78. Dưới đây là những nội dung bắt buộc phải có, tôi liệt kê theo nhóm để dễ nhớ:

• Thông tin về hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn, mẫu số, số hóa đơn, ngày tháng năm lập. Số hóa đơn phải được đánh liên tục, duy nhất theo từng mẫu.
• Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản (nếu có). Đây phải là thông tin chính xác của doanh nghiệp bạn đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (bắt buộc nếu người mua là tổ chức, khuyến khích với cá nhân), địa chỉ. Thiếu mã số thuế của người mua là tổ chức, hóa đơn có thể không được chấp nhận để khấu trừ thuế.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Phần này cần rõ ràng, không tẩy xóa. Đơn giá có thể chưa hoặc đã bao gồm thuế GTGT.
• Thông tin thuế: Tổng tiền hàng, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán (bằng chữ và số). Đây là phần dễ sai sót nhất trong tính toán.
• Thông tin pháp lý: Chữ ký số của người bán (bắt buộc), chữ ký số của người mua (khuyến khích). Hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế (mã tra cứu) để xác thực.

Một điểm mà ít người để ý: mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cho các ngành đặc thù có thể có thêm một số thông tin riêng. Ví dụ, nếu bạn làm trong lĩnh vực xuất khẩu, bạn cần tham khảo kỹ bài viết về mẫu hóa đơn xuất khẩu điện tử để biết thêm các quy định về tiền tệ, tỷ giá và điều kiện xuất khẩu. Tương tự, hóa đơn cho xăng dầu hay tiền điện cũng có những mẫu riêng biệt mà bạn có thể tìm hiểu thêm.

Phân biệt các loại mẫu hóa đơn điện tử phổ biến

Không phải tất cả hóa đơn điện tử đều giống nhau. Hiểu rõ từng loại sẽ giúp bạn chọn đúng mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cho từng nghiệp vụ. Dưới đây là bảng so sánh nhanh 3 loại chính:

Ngoài ra, còn có các mẫu chuyên biệt như hóa đơn xăng dầu (có mã hàng hóa đặc thù) hay hóa đơn tiền điện (thể hiện chỉ số công tơ, đơn giá bậc thang). Việc dùng đúng mẫu không chỉ là hợp lệ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp đối tác dễ dàng hạch toán.

Quy trình lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ

Có được mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ rồi, bạn cần một quy trình đúng để phát hành nó. Quy trình chuẩn thường trải qua 5 bước:

1. Thông báo phát hành: Trước khi dùng, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Bạn phải đăng ký mẫu hóa đơn sẽ sử dụng ở bước này.
2. Tạo lập hóa đơn: Nhập đầy đủ thông tin vào mẫu trên phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận. Phần mềm sẽ tự động gán số hóa đơn liên tục.
3. Ký số và gửi: Người bán ký số (chữ ký điện tử) lên hóa đơn. Sau đó, phần mềm sẽ gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để lấy mã xác thực (mã tra cứu).
4. Chuyển cho người mua: Hóa đơn đã có mã xác thực sẽ được gửi đến người mua qua email, tin nhắn hoặc cổng tra cứu. Định dạng thường là PDF có chứa mã QR để tra cứu.
5. Lưu trữ: Cả người bán và người mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng dữ liệu số (XML, PDF) trong thời hạn tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập. Việc chỉ in ra giấy và lưu là không đủ.

Quy trình này nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, mọi thứ sẽ được tự động hóa gần như hoàn toàn. Từ việc đánh số, tính thuế, ký số, gửi lên thuế đến chuyển cho khách hàng đều diễn ra trong vài giây.

Những sai lầm thường gặp khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử

Dù đã có mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ chuẩn, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi "ngớ ngẩn" khiến hóa đơn trở nên vô giá trị. Dưới đây là những sai lầm tôi tổng hợp được từ thực tế:

• Sai thông tin người mua: Ghi thiếu hoặc sai mã số thuế của đối tác là tổ chức. Đây là lỗi phổ biến nhất dẫn đến việc đối tác không được khấu trừ thuế.
• Dùng chung một mẫu cho mọi đối tượng: Dùng hóa đơn VAT cho khách hàng cá nhân không lấy MST, hoặc dùng hóa đơn bán hàng cho công ty cần khấu trừ thuế.
• Lỗi ký số: Ký số bằng chứng thư cá nhân thay vì chứng thư của doanh nghiệp, hoặc ký số sau khi đã gửi cho khách hàng (phải ký trước khi gửi lên hệ thống thuế).
• Không có mã tra cứu của cơ quan thuế: Nhiều phần mềm "tự phát" không kết nối với cổng thuế, nên hóa đơn không có mã xác thực. Hóa đơn này coi như chưa hợp lệ.
• Lưu trữ không đúng cách: Chỉ in ra giấy và bỏ đi file gốc (file dữ liệu XML). Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ yêu cầu cung cấp file gốc để đối chiếu tính toàn vẹn.

Một kinh nghiệm cá nhân của tôi: Hãy luôn kiểm tra kỹ hóa đơn điện tử nhận được từ nhà cung cấp. Tôi từng nhận một hóa đơn dịch vụ, nhìn thì rất đẹp, nhưng khi dùng phần mềm tra cứu hóa đơn để check mã, thì phát hiện nó không tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Hóa ra đối tác đó dùng phần mềm "chui". Nếu không kiểm tra, công ty tôi đã mất quyền khấu trừ một khoản thuế không nhỏ.

Giải pháp tối ưu: Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp

Vậy làm sao để đảm bảo mọi hóa đơn bạn phát hành và nhận về đều là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ? Câu trả lời nằm ở việc sử dụng công cụ phù hợp. Thay vì vật lộn với các file mẫu tải về rồi nhập tay, ký số thủ công, bạn nên đầu tư vào một giải pháp tổng thể.

Một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ tạo mẫu, điền thông tin, tính thuế, ký số, gửi lên thuế lấy mã, đến chuyển cho khách hàng. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu gốc một lần.
• Đảm bảo 100% hợp lệ pháp lý: Phần mềm được cấp phép kết nối trực tiếp với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo mọi hóa đơn đều có mã xác thực hợp lệ.
• Quản lý và tra cứu tập trung: Lưu trữ toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra trên hệ thống đám mây an toàn. Bạn có thể tra cứu, tải xuống bất kỳ lúc nào chỉ với vài cú click.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, lưu kho chứng từ giấy. Nhân viên không còn mất hàng giờ để lập hóa đơn thủ công nữa.
• Hỗ trợ đa dạng mẫu: Tích hợp sẵn các mẫu chuẩn cho VAT, bán hàng, xuất khẩu, và cả các mẫu đặc thù như xăng dầu, điện nước.

Theo một báo cáo của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử qua phần mềm được cấp phép giảm tới 80% lỗi sai sót so với cách làm thủ công hoặc dùng phần mềm không chính thống. Đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn không phải là chi phí, mà là một khoản tiết kiệm lâu dài, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và an toàn trước pháp luật.

Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu công ty không?
Không. Tính pháp lý của hóa đơn điện tử được xác định bằng chữ ký số của người bán (và người mua nếu có), không cần con dấu giấy. Chữ ký số đóng vai trò như "con dấu điện tử".

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho công ty mình không?
Có, nhưng mẫu tự thiết kế phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Thông tư 78. Sau đó, bạn phải gửi mẫu này kèm theo Thông báo phát hành để cơ quan thuế chấp thuận trước khi sử dụng. Tuy nhiên, để đơn giản và an toàn, bạn nên sử dụng các mẫu chuẩn đã được tích hợp sẵn trong phần mềm được cấp phép.

Làm sao để kiểm tra một hóa đơn điện tử nhận được có hợp lệ hay không?
Bạn có thể kiểm tra trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cứu Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) bằng cách nhập mã số thuế người bán, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Cách nhanh hơn là sử dụng các ứng dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng, quét mã QR trên hóa đơn để biết kết quả ngay lập tức.

Hóa đơn điện tử gửi qua email có giá trị pháp lý như bản giấy không?
Hoàn toàn có. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử (file PDF có chữ ký số và mã xác thực) là tương đương với hóa đơn giấy. Bạn có thể in ra từ file PDF đó để lưu hồ sơ giấy nếu cần, nhưng bản gốc có giá trị vẫn là file điện tử.

Có bắt buộc phải có chữ ký số của người mua trên hóa đơn không?
Không bắt buộc, nhưng rất được khuyến khích. Việc người mua ký số lên hóa đơn sẽ xác nhận họ đã nhận được hóa đơn và thông tin trên đó là đúng, tạo tính ràng buộc cao hơn và hạn chế tranh chấp sau này.

Tóm lại, việc nắm vững kiến thức về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ là vô cùng quan trọng với mọi doanh nghiệp trong thời đại số. Nó không chỉ là chuyện tuân thủ pháp luật, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền (thông qua khấu trừ thuế), uy tín và hiệu quả vận hành. Thay vì loay hoay với các mẫu tĩnh và quy trình thủ công dễ sai sót, hãy cân nhắc đến việc sử dụng một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn toàn diện. Đó chắc chắn sẽ là lựa chọn thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và ngủ ngon hơn mỗi khi mùa quyết toán thuế đến gần.