Mẫu Hóa Đơn GTGT Chuẩn: Tải Ngay + Cách Viết Chi Tiết!

Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng), hay còn gọi là hóa đơn VAT, là một chứng từ quan trọng do người bán lập, ghi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ đã bán, giá bán, thuế suất thuế GTGT và số tiền thuế GTGT. Nó đóng vai trò then chốt trong việc kê khai và nộp thuế GTGT của doanh nghiệp. Nói nôm na, đây là tờ giấy (hoặc bản điện tử) chứng minh bạn đã mua bán hàng hóa, dịch vụ và đã trả thuế giá trị gia tăng cho khoản đó. Thuế GTGT này sau đó sẽ được doanh nghiệp nộp lại cho nhà nước.

Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất 2024

Theo quy định hiện hành, mẫu hóa đơn GTGT phải tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan. Điều quan trọng là, từ khi có Thông tư 78, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy giờ chỉ còn được sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt mà thôi. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về hóa đơn điện tử tại chuyên mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để hiểu rõ hơn nhé.

Về cơ bản, một mẫu hóa đơn GTGT chuẩn cần có những thông tin sau: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế); thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế - nếu có); tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT; tổng cộng tiền thanh toán; chữ ký của người bán và người mua (nếu có).

Các loại mẫu hóa đơn GTGT phổ biến hiện nay

Hiện nay, chúng ta chủ yếu sử dụng hai loại hóa đơn chính: hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (tuy nhiên hóa đơn giấy đang dần được thay thế). Mỗi loại lại có những đặc điểm và quy định riêng.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống điện tử của tổ chức, được lưu trữ dữ liệu theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế. Nó có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và mang lại nhiều tiện lợi cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, dễ dàng quản lý và tra cứu. Chẳng hạn, bạn muốn kiểm tra hóa đơn thì việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều. Thậm chí, nếu cần bạn có thể check hóa đơn điện tử ở bất cứ đâu, chỉ cần có internet.

Hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là hóa đơn được in ra trên giấy. Loại hóa đơn này hiện nay ít được sử dụng hơn, chủ yếu chỉ dành cho một số trường hợp đặc biệt theo quy định của cơ quan thuế. Mặc dù vậy, việc hiểu rõ về hóa đơn giấy vẫn rất quan trọng, đặc biệt là với những doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng trong tương lai.

Hóa đơn bán hàng

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng bởi các hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Điểm khác biệt lớn nhất là hóa đơn bán hàng không thể hiện thuế GTGT một cách tách biệt như hóa đơn GTGT. Thay vào đó, giá trị hàng hóa dịch vụ đã bao gồm thuế GTGT.

Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn GTGT

Để một hóa đơn GTGT được coi là hợp lệ, nó cần phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Theo quy định của cơ quan thuế.
• Số hóa đơn: Được đánh số liên tục.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả rõ ràng, chi tiết.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Các thông tin cần thiết để tính toán giá trị hàng hóa, dịch vụ.
• Thành tiền: Giá trị của hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT.
• Thuế suất thuế GTGT: Áp dụng theo quy định hiện hành.
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế GTGT phải nộp.
• Tổng cộng tiền thanh toán: Tổng số tiền người mua phải trả (bao gồm cả thuế GTGT).
• Chữ ký của người bán và người mua (nếu có): Xác nhận giao dịch.

Thiếu bất kỳ thông tin nào trong số này có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ và gây khó khăn cho việc kê khai thuế.

Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT chi tiết, không sai sót

Việc viết hóa đơn GTGT tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

1. Điền đầy đủ thông tin người bán và người mua: Kiểm tra kỹ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế để tránh sai sót.
2. Ghi rõ thông tin hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết, chính xác tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
3. Tính toán chính xác thành tiền, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán: Sử dụng công thức đúng và kiểm tra lại kết quả.
4. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi giao cho khách hàng: Đảm bảo không có sai sót nào xảy ra.

Nếu bạn mới bắt đầu hoặc chưa quen với việc viết hóa đơn, đừng ngại tham khảo ý kiến của kế toán hoặc những người có kinh nghiệm.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu hóa đơn GTGT

Trong quá trình sử dụng mẫu hóa đơn GTGT, có một vài lưu ý quan trọng mà bạn cần đặc biệt quan tâm:

• Sử dụng đúng mẫu hóa đơn theo quy định: Đảm bảo mẫu hóa đơn bạn đang sử dụng là mẫu mới nhất và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ quan trọng, cần được bảo quản cẩn thận để tránh mất mát, hư hỏng.
• Xử lý hóa đơn sai sót: Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn, cần phải xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật.

Thực tế là đôi khi mình cũng cuống lên khi viết hóa đơn, nhất là lúc đông khách. Nhưng mà cứ bình tĩnh, kiểm tra kỹ từng thông tin là ổn thôi.

Phần mềm tra cứu hóa đơn GTGT – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn đã trở thành một xu hướng tất yếu. Các phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải lục tìm trong đống giấy tờ, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể tra cứu được thông tin hóa đơn mình cần. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử giờ cũng đơn giản hơn rất nhiều, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi và áp dụng.

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn GTGT như thế nào?

Để đảm bảo hóa đơn GTGT bạn nhận được là hợp lệ, hãy kiểm tra các yếu tố sau:

• Thông tin trên hóa đơn: So sánh thông tin trên hóa đơn với thông tin của người bán và người mua.
• Tính liên tục của số hóa đơn: Kiểm tra xem số hóa đơn có được đánh số liên tục hay không.
• Tra cứu thông tin hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế: Sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn trực tuyến để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu bất thường nào, hãy liên hệ ngay với người bán hoặc cơ quan thuế để được giải đáp.

FAQ: Những câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn GTGT

1. Hóa đơn GTGT có bắt buộc phải có chữ ký của người mua không?
   Không bắt buộc, trừ trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh.
2. Có được viết tắt trên hóa đơn GTGT không?
   Không nên, trừ những từ viết tắt đã được quy định.
3. Hóa đơn GTGT viết sai có được tẩy xóa không?
   Tuyệt đối không. Hóa đơn viết sai phải được hủy và lập hóa đơn mới.
4. Có thể xuất hóa đơn GTGT cho nhiều lần mua hàng trong tháng không?
   Có, có thể xuất hóa đơn gộp cho các giao dịch phát sinh trong cùng một tháng.

Kết luận

Hiểu rõ về mẫu hóa đơn GTGT và các quy định liên quan là điều vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn tự tin hơn trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn GTGT. Đừng quên cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất của cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Chúc các bạn thành công!