Phát Hành Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: A-Z Cho DN

Phát Hành Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết

Thông tư 78 đã thay đổi hoàn toàn cách các doanh nghiệp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn đang loay hoay, chưa biết bắt đầu từ đâu, thì bài viết này chính là cẩm nang mà bạn đang tìm kiếm. Chúng ta sẽ cùng nhau đi từ A đến Z về phát hành hóa đơn theo thông tư 78, đảm bảo bạn nắm vững kiến thức và áp dụng thành công vào thực tế.

1. Tổng quan về Thông tư 78

Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022, quy định chi tiết về việc hóa đơn điện tử (HĐĐT), từ việc tạo lập, phát hành đến quản lý và sử dụng. Mục tiêu chính là đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Mình nhớ hồi mới ra Thông tư này, các anh chị kế toán bên mình cuống cuồng cả lên, vì chuyển đổi mà, ai cũng sợ sai sót.

Sự thay đổi lớn nhất mà Thông tư 78 mang lại là bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là, trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn cần phải gửi hóa đơn đó lên cơ quan thuế để được cấp mã. Bên cạnh đó, Thông tư cũng có nhiều quy định mới về nội dung, hình thức và quy trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc áp dụng Thông tư 78 đem lại nhiều lợi ích, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) với nguồn lực hạn chế.

2. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để phát hành hóa đơn theo Thông tư 78, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chữ ký số hợp lệ.
• Có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp Phần mềm tra cứu hóa đơn, bạn có thể tham khảo để tìm ra giải pháp phù hợp.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo việc lập, truyền, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi thực hiện phát hành hóa đơn. Thủ tục đăng ký cũng khá đơn giản, có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Các cách thức phát hành hóa đơn điện tử

Có hai cách thức chính để phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

1. Sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Đây là cách phổ biến nhất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tổ chức này sẽ cung cấp phần mềm, hạ tầng và hỗ trợ kỹ thuật để doanh nghiệp có thể phát hành và quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.
2. Tự xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử: Cách này phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nguồn lực và đội ngũ kỹ thuật riêng. Tuy nhiên, việc tự xây dựng hệ thống đòi hỏi đầu tư lớn và phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

Cho dù bạn chọn cách nào, thì việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín là vô cùng quan trọng. Hãy tìm hiểu kỹ về kinh nghiệm, uy tín và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp trước khi quyết định.

4. Thiết lập ban đầu và đăng ký sử dụng

Sau khi đã lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, bạn cần thực hiện các bước thiết lập ban đầu, bao gồm:

• Cài đặt và cấu hình phần mềm.
• Tạo mẫu hóa đơn điện tử.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Phân quyền cho người sử dụng.

Quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường mất khoảng 1-2 ngày làm việc. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Mẫu hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo đúng quy định của Thông tư 78. Bạn có thể tham khảo mẫu hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành hoặc sử dụng mẫu hóa đơn do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.

5. Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn

Trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc hóa đơn bị sai sót. Theo Thông tư 78, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước sau:

1. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (nếu sai sót liên quan đến thông tin về giá trị, thuế).
2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể).
3. Gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế.

Việc xử lý sai sót đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Nếu không xử lý kịp thời và đúng cách, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

6. Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của mình hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp phần mềm.

Việc quản lý hóa đơn điện tử cũng cần được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống. Doanh nghiệp cần phải có quy trình rõ ràng về việc tạo lập, phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử.

Một lời khuyên nhỏ là nên sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử thường xuyên để tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật.

7. Tra cứu hóa đơn điện tử

Việc tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những lợi ích lớn nhất mà hóa đơn điện tử mang lại. Bạn có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn trên hệ thống của mình hoặc trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tra cứu hóa đơn giấy truyền thống. Nếu bạn vẫn chưa rõ về Thủ Tục Mua Hóa Đơn Lẻ Tại Chi Cục Thuế [2024], hãy tìm hiểu thêm để biết rõ hơn về các quy định nhé.

Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần có các thông tin sau:

• Mã số thuế của người bán.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế.

Bạn có thể sử dụng Ứng Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp để tra cứu một cách nhanh chóng và tiện lợi.

8. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về phát hành hóa đơn theo Thông tư 78:

1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
   Có, theo quy định hiện hành, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Có thể sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
   Không, doanh nghiệp chỉ được sử dụng một loại hóa đơn duy nhất.
3. Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
   Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và gói dịch vụ mà bạn lựa chọn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về phát hành hóa đơn theo thông tư 78. Chúc bạn thành công trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử!

Lời khuyên: Đừng chần chừ nữa, hãy bắt đầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử ngay hôm nay để tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn cũng sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn một cách hiệu quả hơn.

Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có thông tin chính xác và chi tiết nhất, bạn nên tham khảo trực tiếp các văn bản pháp luật liên quan hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được tư vấn cụ thể.

Nguồn tham khảo: Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư 78