Quy Trình Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: A-Z

Giới thiệu về Thông tư 78 và Hóa đơn điện tử

Chắc hẳn dân kế toán, đặc biệt là các anh chị làm cho doanh nghiệp, không ai còn lạ gì với cụm từ “Thông tư 78”. Nhưng mà, nói thật, để hiểu tường tận và áp dụng đúng *quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78* thì không phải ai cũng nắm rõ. Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hiệu lực từ 1/7/2022, đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng trong việc quản lý hóa đơn ở Việt Nam, chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoàn toàn. Mục tiêu là minh bạch hóa, chống gian lận và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn còn đang loay hoay với việc chuyển đổi, thì bài viết này chính là “cẩm nang” dành cho bạn đó!

Bài viết này sẽ đi sâu vào chi tiết quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn Thông tư 78, từ việc chuẩn bị, thực hiện đến lưu trữ và quản lý. Chúng ta sẽ cùng nhau “mổ xẻ” từng bước, đảm bảo bạn có thể áp dụng một cách trơn tru vào thực tế công việc.

Điều kiện để xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Để xuất hóa đơn theo Thông tư 78 một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực ra cũng không có gì ghê gớm đâu. Cụ thể là:

• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Cái này là đương nhiên rồi ha. Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế để được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục đăng ký bạn có thể tìm hiểu thêm tại trang web của Tổng cục Thuế.
• Có chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số (token) là “chữ ký” của doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử. Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được cấp bởi nhà cung cấp uy tín.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78: Hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng không phải phần mềm nào cũng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Thông tư 78 đâu nha. Hãy lựa chọn phần mềm uy tín và được cơ quan thuế chấp nhận. Ví dụ, bạn có thể tham khảo một số Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn hiệu quả.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng: Đảm bảo máy tính, internet hoạt động ổn định để thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử một cách suôn sẻ.

Nói chung, chỉ cần chuẩn bị đầy đủ những thứ trên là bạn đã có thể tự tin “bắt tay” vào việc xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 rồi đó!

Các bước chi tiết trong quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Đây là phần quan trọng nhất nè! Chúng ta sẽ đi qua từng bước trong *quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78* một cách chi tiết nhất có thể.

1. Bước 1: Lập hóa đơn điện tử:
   Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã chọn để lập hóa đơn. Nhập đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm:
   • Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế...)
   • Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế...)
   • Thông tin hàng hóa, dịch vụ (tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền...)
   • Thuế suất, tiền thuế GTGT
   • Tổng tiền thanh toán
2. Bước 2: Ký số hóa đơn:
   Sau khi lập xong hóa đơn, bạn cần ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Chữ ký số này sẽ đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của hóa đơn.
3. Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua:
   Có nhiều cách để gửi hóa đơn cho người mua:
   • Gửi trực tiếp qua email
   • Gửi qua cổng thông tin của phần mềm hóa đơn điện tử
   • Gửi qua các kênh khác (nếu có thỏa thuận với người mua)
4. Bước 4: Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (nếu thuộc đối tượng):
   Theo Thông tư 78, có hai hình thức gửi hóa đơn cho cơ quan thuế:
   • Gửi theo từng lần phát sinh: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
   • Gửi theo bảng kê: Áp dụng cho doanh nghiệp không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Bảng kê hóa đơn được gửi định kỳ (thường là theo tháng).
5. Bước 5: Lưu trữ hóa đơn:
   Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Việc lưu trữ có thể thực hiện trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Để hiểu rõ hơn về từng bước trong quy trình, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy Trình Xuất Hóa Đơn Chuẩn: A-Z Cho Doanh Nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về các bước thực hiện.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Để đảm bảo việc xuất hóa đơn theo Thông tư 78 diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xuất hóa đơn: Sai sót thông tin trên hóa đơn có thể dẫn đến nhiều rắc rối, thậm chí là bị phạt. Vì vậy, hãy cẩn thận kiểm tra lại tất cả thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin hàng hóa/dịch vụ...) trước khi ký số và gửi hóa đơn.
• Tuân thủ đúng thời hạn gửi hóa đơn cho cơ quan thuế: Việc chậm trễ gửi hóa đơn có thể bị xử phạt theo quy định.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, vì vậy việc bảo quản cẩn thận là rất quan trọng.
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất của cơ quan thuế: Các quy định về hóa đơn điện tử có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, bạn cần cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Xử lý các sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn

Trong quá trình xuất hóa đơn, đôi khi chúng ta không tránh khỏi những sai sót. Vậy, khi gặp những sai sót này, chúng ta cần xử lý như thế nào?

• Sai sót về thông tin: Nếu phát hiện sai sót về thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế...), bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
• Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền: Tương tự, bạn cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để điều chỉnh lại các thông tin này.
• Hóa đơn bị sai sót nhưng đã gửi cho cơ quan thuế: Trong trường hợp này, bạn cần thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót và thực hiện các thủ tục điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Quan trọng nhất là, khi phát hiện sai sót, bạn cần xử lý kịp thời và đúng quy định để tránh những hậu quả không mong muốn.

Phần mềm hỗ trợ quy trình xuất hóa đơn điện tử

Như đã đề cập ở trên, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là rất quan trọng để thực hiện *quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78* một cách hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Một số phần mềm phổ biến có thể kể đến như:

• Phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Ví dụ như Viettel, VNPT, BKAV... Các phần mềm này thường có đầy đủ các tính năng cần thiết để lập, ký số, gửi và quản lý hóa đơn điện tử.
• Phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn điện tử: Nhiều phần mềm kế toán hiện nay đã tích hợp sẵn tính năng hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách đồng bộ với các nghiệp vụ kế toán khác.

Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp.
• Mức giá: So sánh mức giá của các phần mềm khác nhau để lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách.
• Khả năng hỗ trợ: Chọn nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết Quy Trình Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử: A-Z Cho DN để có cái nhìn tổng quan hơn về việc quản lý hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về *quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78*:

Kết luận

Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về *quy trình xuất hóa đơn theo thông tư 78*. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện thành công, bạn cần nắm vững các quy định, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp *phần mềm tra cứu hóa đơn* hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Chúc bạn thành công!

Disclaimer: Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho các văn bản pháp luật chính thức. Để có thông tin chính xác nhất, vui lòng tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành và ý kiến của các chuyên gia tư vấn.