Giới thiệu: Số hóa đơn theo Thông tư 78 là gì?

Chào bạn, nếu bạn đang tìm hiểu về số hóa đơn theo Thông tư 78, bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy! Mình hiểu rằng, với những thay đổi liên tục trong quy định về hóa đơn điện tử, việc nắm bắt thông tin đôi khi hơi "khó nhằn". Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ ràng, chi tiết về số hóa đơn theo Thông tư 78, từ đó áp dụng vào thực tế công việc một cách hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ cùng nhau đi qua những quy định quan trọng, cách lập và quản lý số hóa đơn, và cả những lưu ý để tránh sai sót không đáng có. Nói chung, đọc xong bài này, bạn sẽ tự tin "xử lý" ngon ơ mọi vấn đề liên quan đến số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp của mình.

Thông tư 78/2021/TT-BTC: Những điểm quan trọng về số hóa đơn

Thông tư 78/2021/TT-BTC, hay còn gọi là "Thông tư 78", đã chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022, đánh dấu một bước chuyển quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Một trong những nội dung then chốt của Thông tư này chính là quy định về số hóa đơn theo Thông tư 78. Vậy, cụ thể, Thông tư 78 quy định những gì về số hóa đơn mà chúng ta cần đặc biệt lưu ý?

Số hóa đơn là gì?

Số hóa đơn là một dãy số duy nhất được cấp cho mỗi hóa đơn điện tử, giúp định danh và phân biệt hóa đơn này với các hóa đơn khác. Số hóa đơn này là bắt buộc và phải tuân thủ theo quy định của Thông tư 78. Thực tế, cái số này nó quan trọng lắm đó, nó giống như "số chứng minh nhân dân" của mỗi tờ hóa đơn vậy!

Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Thông tư 78 quy định rõ về cấu trúc của ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Cụ thể:

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Gồm 1 chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4) và 1 chữ cái (T, D, L, N, G, H, B). Ví dụ: 1T, 2D, 4N,...
• Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là chữ cái, thể hiện năm lập hóa đơn. Ví dụ: AA22, BB23,...

Việc tuân thủ đúng quy định về ký hiệu này giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử.

Sự khác biệt so với Thông tư 32

Trước Thông tư 78, chúng ta áp dụng Thông tư 32. Sự khác biệt lớn nhất nằm ở chỗ: Thông tư 32 cho phép doanh nghiệp tự tạo số hóa đơn theo quy tắc riêng, miễn là đảm bảo tính duy nhất. Còn Thông tư 78 thì "siết" hơn, yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng số hóa đơn do cơ quan thuế cấp (đối với hóa đơn có mã) hoặc tự tạo theo quy tắc nhưng phải đăng ký với cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã).

Nếu bạn vẫn chưa rõ về quy trình xuất hóa đơn, có thể tham khảo bài viết Quy Trình Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Chuẩn Nhất 2024 để nắm vững hơn nhé.

Vị trí số hóa đơn trên hóa đơn điện tử

Nhiều bạn mới làm hóa đơn điện tử hay hỏi mình: "Số hóa đơn nằm ở chỗ nào trên hóa đơn?". Cái này cũng dễ hiểu thôi, vì hóa đơn điện tử có nhiều thông tin, nếu không quen thì dễ bị rối mắt. Thông thường, số hóa đơn theo Thông tư 78 sẽ được đặt ở vị trí dễ nhận thấy trên hóa đơn, thường là ở góc trên bên phải hoặc ngay dưới tiêu đề hóa đơn. Nó thường đi kèm với ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Bạn cứ để ý kỹ là sẽ thấy ngay thôi!

Quy tắc lập và quản lý số hóa đơn theo Thông tư 78

Việc lập và quản lý số hóa đơn theo Thông tư 78 đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Dưới đây là một số quy tắc quan trọng bạn cần nắm vững:

Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Với loại hóa đơn này, số hóa đơn sẽ do cơ quan thuế cấp tự động khi bạn gửi tờ khai đến cơ quan thuế và được chấp nhận. Bạn không cần phải tự tạo số, chỉ cần sử dụng số mà cơ quan thuế đã cấp thôi.

Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ tự tạo số hóa đơn theo quy tắc riêng, nhưng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Tính duy nhất: Mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất trong một kỳ kế toán.
• Tính liên tục: Số hóa đơn phải được đánh số liên tục theo thứ tự thời gian.
• Đăng ký với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thông báo quy tắc lập số hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Một số phần mềm hiện nay còn có tính năng tự động quản lý và đánh số hóa đơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu quy trình làm việc.

Ví dụ về quy tắc lập số hóa đơn

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể quy định số hóa đơn có dạng: "HD-YYYY-NNNN", trong đó:

• HD: Ký hiệu hóa đơn.
• YYYY: Năm lập hóa đơn.
• NNNN: Số thứ tự của hóa đơn trong năm (ví dụ: 0001, 0002,...).

Quy tắc này phải được thông báo cho cơ quan thuế trước khi áp dụng.

Xử lý sai sót liên quan đến số hóa đơn

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Nếu bạn phát hiện sai sót liên quan đến số hóa đơn theo Thông tư 78, cần phải xử lý kịp thời và đúng quy trình để tránh những rắc rối pháp lý.

Các trường hợp sai sót thường gặp

• Nhập sai số hóa đơn: Đây là lỗi phổ biến nhất, thường do sơ suất trong quá trình nhập liệu.
• Trùng số hóa đơn: Xảy ra khi doanh nghiệp vô tình sử dụng lại số hóa đơn đã dùng trước đó.
• Sai ký hiệu mẫu số hoặc ký hiệu hóa đơn: Lỗi này thường do không nắm vững quy định về ký hiệu.

Cách xử lý khi phát hiện sai sót

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể áp dụng các biện pháp xử lý sau:

• Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới: Áp dụng khi sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính chính xác của hóa đơn.
• Điều chỉnh hóa đơn: Áp dụng khi sai sót không quá nghiêm trọng, có thể điều chỉnh bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Thông báo cho cơ quan thuế: Trong một số trường hợp, bạn cần phải thông báo cho cơ quan thuế về sai sót và biện pháp khắc phục.

Luôn nhớ rằng, việc xử lý sai sót phải được thực hiện một cách minh bạch và có đầy đủ chứng từ, giấy tờ liên quan.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Để quản lý số hóa đơn theo Thông tư 78 một cách hiệu quả, việc lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và phù hợp là vô cùng quan trọng. Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình lập, quản lý và tra cứu hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm

• Tuân thủ Thông tư 78: Đây là tiêu chí hàng đầu. Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các quy định của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử.
• Tính năng đầy đủ: Phần mềm nên có đầy đủ các tính năng cần thiết như lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, tra cứu hóa đơn, báo cáo hóa đơn,...
• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm nên thân thiện, dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng thao tác.
• Bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo an toàn cho dữ liệu hóa đơn của bạn.
• Hỗ trợ tốt: Nhà cung cấp phần mềm nên có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Bạn có thể tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp hoặc tìm kiếm thông tin trên mạng để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Đừng quên đọc kỹ các đánh giá và so sánh giữa các phần mềm khác nhau trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Tra cứu hóa đơn điện tử và số hóa đơn

Việc tra cứu hóa đơn điện tử, đặc biệt là số hóa đơn theo Thông tư 78, là một thao tác quan trọng giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và đối chiếu thông tin khi cần thiết. Bạn có thể tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trên website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.

Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Để tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, bạn cần có các thông tin sau:

• Mã số thuế của người bán.
• Mã số thuế của người mua (nếu có).
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tổng tiền thanh toán.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn sẽ nhận được kết quả tra cứu, bao gồm thông tin chi tiết về hóa đơn và trạng thái của hóa đơn (đã được cấp mã, đã gửi cho người mua,...).

Tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, việc tra cứu sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần đăng nhập vào phần mềm và nhập số hóa đơn hoặc các thông tin liên quan để tìm kiếm hóa đơn cần thiết. Các phần mềm thường có chức năng lưu trữ và quản lý hóa đơn một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn bỏ trốn, hãy tham khảo ngay bài viết Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn Bỏ Trốn: Giải Pháp Nhanh Chóng để được hướng dẫn chi tiết.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về số hóa đơn theo Thông tư 78

Chắc hẳn bạn vẫn còn một vài thắc mắc về số hóa đơn theo Thông tư 78 đúng không? Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà mình đã tổng hợp lại, hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp phần nào:

1. Số hóa đơn có bắt buộc phải liên tục không?

Trả lời: Có, số hóa đơn phải được đánh số liên tục theo thứ tự thời gian trong một kỳ kế toán, đặc biệt đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

2. Nếu lỡ in hóa đơn ra rồi mới phát hiện sai số hóa đơn thì phải làm sao?

Trả lời: Bạn cần hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới với số hóa đơn đúng. Sau đó, bạn cần thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn sai và lý do hủy.

3. Có thể sử dụng lại số hóa đơn đã hủy không?

Trả lời: Không, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất. Số hóa đơn đã hủy sẽ không được sử dụng lại.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử nào đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay?

Trả lời: Có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử tốt trên thị trường. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm phổ biến như MISA meInvoice, VNPT Invoice, BKAV eHoadon,...

5. Doanh nghiệp mới thành lập có cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, bạn nên liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được tư vấn cụ thể hơn về trường hợp của mình.

Kết luận

Hy vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn đã nắm vững những kiến thức cơ bản và quan trọng về số hóa đơn theo Thông tư 78. Việc tuân thủ đúng quy định về số hóa đơn không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho mình nhé. Chúc bạn thành công!

À, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quy trình xuất hóa đơn chuẩn chỉnh từ A đến Z trong năm 2024, đừng bỏ lỡ bài viết Quy Trình Xuất Hóa Đơn Chuẩn 2024: Từ A Đến Z nhé. Nó sẽ giúp bạn "nâng cấp" kỹ năng làm hóa đơn của mình lên một tầm cao mới đấy!