Số TK Kế Toán Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết & Cách Dùng Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn mới bắt đầu làm kế toán hoặc đang quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến cụm từ "số tk kế toán". Nghe thì có vẻ khô khan và phức tạp, nhưng thực ra, đây chính là ngôn ngữ chung, là bảng chữ cái để bạn có thể "đọc" và hiểu được tình hình tài chính của công ty mình. Tôi còn nhớ những ngày đầu đi làm, cứ mỗi lần nhìn vào sổ sách với hàng loạt con số 111, 112, 131... là đầu óc quay cuồng. Nhưng một khi đã nắm được quy tắc, mọi thứ trở nên rõ ràng và logic đến không ngờ. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ về số tk kế toán, từ khái niệm cơ bản đến cách vận dụng linh hoạt trong thực tế, đặc biệt là trong kỷ nguyên số hóa và sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn như hiện nay.

Số TK Kế Toán Là Gì? Hiểu Đúng Bản Chất

Nói một cách đơn giản nhất, số tk kế toán (hay số hiệu tài khoản) là một mã số được quy định thống nhất để phân loại, ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản tương ứng với một loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí... khác nhau. Ví dụ, khi công ty bạn rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ, bạn sẽ ghi: Nợ TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng). Hai con số 111 và 112 đó chính là số tk kế toán.

Tại sao phải dùng số mà không dùng tên? Câu trả lời nằm ở sự thống nhất và tốc độ. Hãy tưởng tượng bạn làm việc trong một tập đoàn lớn với hàng chục công ty con, mỗi nơi gọi "Tiền mặt" một kiểu: "quỹ tiền mặt", "tiền tồn quỹ", "cash in hand"... thì việc tổng hợp báo cáo sẽ là cơn ác mộng. Số tk kế toán chính là chuẩn mực chung, giúp mọi kế toán viên, dù ở đâu, đều hiểu và làm việc theo cùng một ngôn ngữ. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về khái niệm này trong bài viết Số Hiệu Tài Khoản Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp.

Cấu Trúc Và Ý Nghĩa Ẩn Sau Các Con Số

Nhìn vào một dãy số tk kế toán, ví dụ 1561, không phải ngẫu nhiên. Nó được cấu trúc có hệ thống, thường gồm 3 hoặc 4 chữ số, mỗi chữ số mang một lớp ý nghĩa.

• Chữ số đầu tiên (hoặc hai chữ số đầu): Chỉ loại tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán hoặc Báo cáo Kết quả kinh doanh. Ví dụ: 1xx thường là Tài sản ngắn hạn, 2xx là Nợ phải trả, 3xx là Vốn chủ sở hữu, 5xx là Doanh thu, 6xx là Chi phí...
• Các chữ số tiếp theo: Phân loại chi tiết hơn. Ví dụ, trong nhóm 1xx (Tài sản ngắn hạn), 111 là Tiền mặt, 112 là Tiền gửi ngân hàng, 131 là Phải thu khách hàng.
• Chữ số cuối cùng (nếu có): Thường dùng để chi tiết hóa tài khoản cấp 1. Ví dụ, TK 156 (Hàng hóa) có thể mở chi tiết: 1561 (Giá mua hàng hóa), 1562 (Chi phí thu mua hàng hóa).

Việc hiểu cấu trúc này giúp bạn không phải học thuộc lòng từng số một, mà có thể suy luận và nhớ một cách có hệ thống. Nó giống như bạn nhớ mã vùng điện thoại của các tỉnh thành vậy.

Bảng Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Thông Dụng Nhất

Hiện nay ở Việt Nam, hai hệ thống tài khoản được áp dụng phổ biến là theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho doanh nghiệp vừa và nhỏ). Dưới đây là một số tài khoản cốt lõi mà hầu như doanh nghiệp nào cũng dùng đến:

Đây chỉ là bảng rút gọn. Để có cái nhìn đầy đủ và chính xác nhất về hệ thống tài khoản theo Thông tư 200, bạn nên tham khảo bài viết chuyên sâu: Số Hiệu Tài Khoản Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z.

So Sánh Số TK Theo Thông Tư 133 Và Thông Tư 200

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai hệ thống này. Về cơ bản, chúng giống nhau đến 90%, nhưng có một số điểm khác biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để chọn áp dụng cho đúng.

Theo quan điểm cá nhân tôi, nếu doanh nghiệp bạn quy mô nhỏ, giao dịch đơn giản, thì Thông tư 133 là lựa chọn hợp lý, giúp giảm tải công việc kế toán. Nhưng nếu bạn có định hướng phát triển lớn, cần báo cáo tài chính minh bạch để huy động vốn hoặc có cổ đông, thì nên áp dụng Thông tư 200 ngay từ đầu để tránh phải chuyển đổi hệ thống sau này, rất mất thời gian.

Hướng Dẫn Hạch Toán Thực Tế Với Số TK

Lý thuyết là vậy, còn thực hành thì sao? Hãy cùng xem qua một vài ví dụ sinh động về cách sử dụng số tk kế toán trong các nghiệp vụ hàng ngày.

Ví dụ 1: Mua hàng hóa về nhập kho, chưa thanh toán

Ngày 10/10, công ty bạn mua 1 lô hàng trị giá 50 triệu đồng (chưa VAT) từ nhà cung cấp A, hàng đã về nhập kho, tiền chưa trả.
Hạch toán:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa): 50,000,000
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ - nếu có): 5,000,000 (5% VAT)
- Có TK 331 (Phải trả người bán - NCC A): 55,000,000
Giải thích: Tài sản (hàng hóa) tăng lên ghi Nợ, khoản nợ phải trả tăng lên ghi Có.

Ví dụ 2: Trả lương cho nhân viên

Cuối tháng, công ty bạn chi trả tổng lương cho nhân viên là 100 triệu đồng bằng tiền gửi ngân hàng.
Hạch toán:
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): 100,000,000
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 100,000,000
Giải thích: Khoản nợ phải trả (lương) giảm đi ghi Nợ, tài sản (tiền ngân hàng) giảm đi ghi Có.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi phí và tính giá thành sẽ phức tạp hơn nhiều, liên quan đến nhiều tài khoản như 154, 621, 622, 627... Bạn có thể tìm hiểu chi tiết quy trình này trong bài viết: Quy Trình Hạch Toán Kế Toán Sản Xuất: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z.

Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Sử Dụng Số TK

Trong quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, tôi thường gặp những lỗi "kinh điển" liên quan đến số tk kế toán:

• Nhầm lẫn giữa TK 111 và 112: Nhiều kế toán ghi nhận tiền mặt nhưng thực tế giao dịch qua ngân hàng, hoặc ngược lại. Sai lầm này làm số dư quỹ tiền mặt trên sổ sách không khớp với thực tế, gây khó khăn cho việc quản lý thanh khoản.
• Gộp chung TK 331 (Phải trả NCC) cho tất cả: Không mở chi tiết theo từng nhà cung cấp. Đến khi cần đối chiếu công nợ, thanh toán thì mò mẫm không biết còn nợ ai, nợ bao nhiêu.
• Sử dụng sai TK chi phí: Ví dụ, chi phí mua máy tính cho nhân viên văn phòng (thuộc chi phí quản lý - TK 642) lại hạch toán vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung) nếu là công ty sản xuất. Điều này làm sai lệch giá thành sản phẩm.
• Không hiểu bản chất ghi Nợ/Có: Nhiều người cố gắng học thuộc "cái gì tăng thì ghi Nợ, cái gì giảm thì ghi Có" mà không hiểu quy tắc cơ bản: Tài sản tăng ghi Nợ, giảm ghi Có; Nguồn vốn (và chi phí) thì ngược lại. Chỉ cần nắm vững nguyên tắc này, bạn sẽ tự suy luận được mà không cần nhớ máy móc.

Số TK Kế Toán Trong Xu Hướng Số Hóa & Phần Mềm

Ngày nay, với sự phát triển của phần mềm tra cứu hóa đơn và các phần mềm kế toán điện tử, việc sử dụng số tk kế toán đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn không còn phải nhớ từng số một.

Khi bạn nhập một hóa đơn mua vào vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động đề xuất định khoản. Ví dụ, bạn chọn nhà cung cấp "Công ty X", mặt hàng "Vật liệu xây dựng", phần mềm có thể tự động hạch toán: Nợ TK 152 / Có TK 331 (Công ty X). Công việc của bạn chỉ là kiểm tra lại tính chính xác. Các phần mềm hiện đại còn cho phép bạn thiết lập sẵn các "mẫu định khoản" cho từng loại nghiệp vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Hơn nữa, việc tích hợp giữa phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử giúp dữ liệu được đồng bộ hóa hoàn toàn. Hóa đơn điện tử khi được phát hành và xác nhận, thông tin sẽ tự động chuyển vào phần mềm kế toán, sinh ra bút toán gốc mà không cần nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và gian lận. Đây chính là xu hướng tất yếu mà mọi doanh nghiệp nên hướng tới.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Số TK Kế Toán

Tóm lại, số tk kế toán không phải là thứ gì đó đáng sợ. Nó đơn giản là một hệ thống mã hóa thông minh, giúp công việc kế toán trở nên khoa học, thống nhất và dễ kiểm soát. Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay kế toán viên, việc hiểu rõ về nó sẽ giúp bạn làm chủ được các con số, từ đó đưa ra những quyết định tài chính sáng suốt. Trong thời đại công nghệ, hãy tận dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán để việc sử dụng các con số này trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn bao giờ hết.